Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek per 01-01-2024 - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1320965

afdelingsnaam:

Publiekszaken - KCC

steller:

Benno van Tilburg

telefoonnummer

035 629 2654

onderwerp:

Zienswijze op concept Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek per 01-01-2024

Voorstel 1.

Bijgaande zienswijze op de Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek vast te stellen en deze in te dienen bij de projectgroep Fusie Archiefdiensten.

Planning Titel

BEELDVORMING

OORDEELSVORMING

BESLUITVORMING

Raadsvoorstel Zienswijze concept GR Archief Gooi en Vechtstreek per 01-01-2024

Commissie economie en Bestuur

Commissie economie en Bestuur

Gemeenteraad

05-07-2023

05-07-2023

Raadsvoorstel Aangaan GR Archief Gooi en Vechtstreek per 01-012024

Commissie Economie en Bestuur

Commissie Economie en Bestuur

11-10-2023

11-10-2023

19-07-2023 Gemeenteraad 15-11-2023

Samenvatting

In de regio Gooi en de Vechtstreek zijn twee archiefdiensten aanwezig, het Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen. Het Streekarchief Gooi en Vechtstreek in Hilversum bedient op dit moment al de gemeenten Hilversum, Wijdemeren, Blaricum, Laren en de samenwerkingsverbanden Regio Gooi en Vechtstreek en Veiligheidsregio en na de fusie komt daar dan nog Gooise Meren en Huizen bij. Al enkele jaren geleden is de wens ontstaan om te komen tot een fusie van de twee archiefdiensten voor de deelnemende gemeenten (Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren, Gooise Meren en Huizen). Vanaf 2022 is intensief gewerkt aan het in kaart brengen van de financiële, personele en juridische gevolgen. Dit heeft geresulteerd in bijgevoegde concept Gemeenschappelijke Regeling met bijlages. In dit geval is er sprake van een zogeheten lichte gemeenschappelijke regeling. Er wordt dan ook geen apart bestuursorgaan opgericht of bevoegdheden overgedragen. Qua uitvoering kan er in feite gesteld worden dat dit vergelijkbaar is met een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Indien echter voor een DVO-vorm gekozen was, had Hilversum met alle partijen een aparte DVO moeten sluiten. 1

De partijen hebben in dat geval onderling geen relatie met elkaar, daarnaast leidt deze vorm tot hogere administratieve druk. Om de gemeenschappelijkheid te stimuleren en aan te sluiten bij de Visie op Samenwerking en Governance van Hilversum is er dus gekozen voor een GR met Hilversum als centrumgemeente. Uit de volgorde van de vraagstelling van de beslisboom Afwegingskader Samenwerking (blz. 33 van de Visie) volgt dat een publiekrechtelijke samenwerking de voorkeur heeft boven een privaatrechtelijke samenwerking. Deze voorkeur volgt uit de Gemeentewet. Op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen is vervolgens beoordeeld of een publiekrechtelijke samenwerking mogelijk is. Dat bleek hier het geval.

Inleiding

Het archief heeft een tweeledige functie: archiveren en toegankelijk maken van enerzijds besluiten van lokale overheden en anderzijds het bewaren en (digitaal) toegankelijk maken van documenten die relevant zijn voor een begrip van de lokale geschiedenis. Daarmee draagt het archief bij aan de toegankelijkheid van informatie, de transparantie van besluiten, de betrokkenheid bij de democratie en de lokale gemeenschap. De fusie zorgt ervoor dat de archiefdienst beter toegerust is op haar taken. Het kabinet wil dat overheden belangrijke informatie na 10 jaar overbrengen naar de regionale archiefdienst. Nu is dat nog 20 jaar. Archiefdiensten hebben experts en systemen om digitale bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar te houden. Door de informatie na 10 jaar naar een archiefdienst te sturen, is deze beter toegankelijk voor gebruikers. Zowel online als in de studiezaal. Ook is de meeste informatie bij archiefdiensten openbaar en voor iedereen in te zien. Sommige informatie kan nog wel een bepaalde tijd afgeschermd zijn of alleen onder voorwaarden in te zien. Maar dit is alleen bij belangrijke redenen, zoals privacy of staatsveiligheid. Voor de fusie zijn twee afzonderlijke raadsbesluiten nodig. De eerste om al dan niet een zienswijze in te dienen op de concept GR en de tweede om de GR vast te stellen.

Pas na vaststelling door alle deelnemende gemeenteraden, zal de GR per 1 januari 2024 in werking treden.

Probleemstelling/doel

De gemeenteraad gelegenheid te bieden om een zienswijze in te dienen op de concept GR Archief Gooi en Vechtstreek per 01-04-2024.

Argumenten

1.1 Gemeenteraden hebben op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen die in juli 2022 is ingegaan recht op het indienen van een zienswijze. In de Wet Gemeenschappelijke Regelingen die in juli 2022 is ingegaan staat aangegeven dat gemeenteraden de mogelijkheid hebben een zienswijze in te dienen bij het voornemen om een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling aan te gaan. 1.2 De bijgevoegde concept GR is tot stand gekomen na een uitgebreid ambtelijk voorbereidingsproces. In 2022 is een intensief traject gestart waarin de betrokken gemeentes (Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren, Gooise Meren en Huizen) uitgebreid input hebben geleverd voor de concept GR. Uit dit voorbereidend proces zijn onderstaande redenen gebleken om de archiefdiensten samen te voegen tot een regionaal werkende dienst: • De afzonderlijke diensten hebben met de huidige capaciteit grote moeite hun wettelijke taken te vervullen en kampen met achterstanden. • De archiefdiensten hebben de nieuwe opgave om digitale bestanden te bewaren in een e-depot. 2

• • •

• •

De archiefdiensten zullen stappen moeten maken om passende digitale dienstverlening te kunnen bieden. Voor de dienstverlening op het vlak van de lokale geschiedenis is binnen de beide diensten weinig ruimte. De verwachting is dat het investeren in één archiefdienst die voldoende toegerust is om haar taken goed te vervullen al met al in financieel opzicht voordeliger is dan te investeren in twee afzonderlijke archiefdiensten. De samenvoeging van de twee archiefdiensten leidt tot een organisatie die in staat is de archieftaken meer duurzaam uit te voeren. De fusie van beide archiefdiensten moet leiden tot de vorming van een stabielere en robuustere archieforganisatie, die in staat is om de vier belangrijkste opgaven voor nu en de nabije toekomst te realiseren, te weten: 1. voldoen aan de wettelijke taken; 2. verbetering van de digitale dienstverlening; 3. de transitie naar duurzaam digitaal archiefbeheer o.a. door middel van een e-depot; 4. bijdragen aan de lokale geschiedenis, bereikbare bezoeklocatie.

1.3 Bestuurders van de deelnemende gemeenten zijn betrokken geweest bij de totstandkoming van de fusie archiefdiensten. Op 17 mei 2023 is er een bestuurlijk overleg geweest waarin de betrokken bestuurders van de deelnemende gemeentes hebben ingestemd met de voorgestelde bestuurlijke route van de GR.

Kanttekeningen

1.1 Als niet alle genoemde gemeentes deelnemer worden van de nieuwe GR kan dit leiden tot hogere kosten voor de overige deelnemers. Er is echter intensief overleg gevoerd met de andere (kandidaat) participanten aan de voorgestelde Gemeenschappelijke Regeling. Er is bij de participanten draagvlak voor een fusie en dus toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling. Beslissingsbevoegd in de GR (zie ook art. 4.1 GR) is B&W Hilversum.

Financiën, middelen & capaciteit

De fusie heeft gevolgen voor alle deelnemende gemeenten, dus ook voor de gemeente Hilversum. Hilversum gaat in de nieuwe situatie immers fungeren als centrumgemeente voor alle deelnemende partijen en draagt daarmee ook zorg voor de financiële geldstromen. Nieuwe situatie na fusie Op basis van de huidige berekening wordt er, per 1 januari 2024, een bedrag van € 6,53 per inwoner ten laste van de gemeentelijke begroting gebracht. Op dit moment telt Hilversum 93.453 inwoners. Daarmee komt het totaalbedrag uit op afgerond € 611.000 voor 2024. In deze berekening is rekening gehouden met de toepassing van een inflatiecorrectie 2023-2024 van 4,4% (CPI-index maart 2023) Huidige situatie Nu heeft Hilversum ook een archieffunctie die kosten met zich meebrengt. Deze kosten zijn al opgenomen in de meerjarenbegroting van de gemeente. Het betreft een bedrag van afgerond € 540.000 op jaarbasis. Dit bedrag is opgebouwd uit materiële kosten, personele kosten en overhead en gebaseerd op het prijspeil 2023. 3

Het bedrag dat in de huidige programmabegroting 2023 is opgenomen wordt, in afwachting van onder andere de cao 2024, nog gecorrigeerd voor het prijspeil 2024. Het verschil van afgerond € 70.000 wordt onder andere veroorzaakt door het toepassen van een inflatiecorrectie 2023-2024. In de opgestelde begroting is rekening gehouden met een indexactie van 4,4% (CPI-index maart 2023). In de cijfers zoals opgenomen in de programmabegroting is deze indexatie nog niet verwerkt (ongeveer € 25.000). Daarnaast is in de opgestelde begroting rekening gehouden met de ontwikkeling van onder andere een e-depot en de (doorontwikkeling) van de digitalisering, deze ontwikkelingskosten zijn niet volledig meegenomen in de huidige programmabegroting 2023 van de gemeente Hilversum (ongeveer + € 45.000). Daarnaast kan na de fusie gebruik worden gemaakt van een tweetal inloop locaties. Dit leidt tot een toename van de huisvestingskosten, ook al worden deze gedeeld met meerdere partijen. De financiële verwerking zal plaatsvinden, na besluitvorming, bij het opstellen van de programmabegroting 2024. Als de fusie niet van toepassing zou zijn geweest, zou het bedrag van € 540.000 ook zijn gestegen i.v.m. cao-stijging en een inflatiecorrectie.

Ter aanvulling willen wij benadrukken dat in de huidige begroting van het Streekarchief nog niet in de volle breedte rekening is gehouden met eventueel te behalen efficiency voordelen in de toekomst. Begroting van het toekomstige Archief Gooi en Vechtstreek in 2024 LASTEN

BATEN

Personeelskosten o.b.v. 10,53 FTE

€ 870.696 Gooise Meren

€ 394.450

Directe kosten

€ 41.760 Huizen

€ 269.527

E-depot

€ 156.600 Hilversum

€ 610.650

Digitalisering

€ 52.200 Wijdemeren

€ 161.097

Huisvestingskosten (2 locaties)

€ 247.000 Blaricum

€ 81.620

Inrichtingskosten/ facilitair

€ 10.440 Laren

€ 76.569

Afdeling P&O/ salarisadministratie

€ 41.760 Regio G&V

€ 11.038

Afdeling ICT

€ 114.840 Veiligheidsregio G&V

€ 8.645

Afdeling Financiën

€ 78.300

TOTAAL

Uitvoering

€ 1.613.596

€ 1.613.596

Er is de afgelopen periode intensief overleg geweest met de deelnemende gemeenten, medewerkers en ondernemingsraden. Gooise Meren en Hilversum hebben de fusie voorbereid en hiervoor de nodige documenten opgesteld. Er zijn vele gesprekken gevoerd met belanghebbenden en geïnteresseerden, zoals historische kringen. 4

Daarnaast wordt momenteel gewerkt aan een implementatieplan voor de gevolgen van de fusie (op het gebied van personeel, branding, ICT, huisvesting etc.…). Dit implementatieplan zal van januari tot en met juni 2024 uitgevoerd worden. Het huidige streekarchief valt nu onder KCC/Publiekszaken en zal dat ook in gefuseerde vorm blijven doen. Medewerkers die nu nog onder Gooise Meren vallen komen dus in dienst van Archief Gooi en Vechtstreek en dus Hilversum zijnde centrumgemeente in de GR. Bij dit raadsvoorstel is een overzicht opgenomen van de producten en diensten die het gefuseerde archief biedt voor gemeenten en belangstellenden. Dit overzicht wordt nog uitgewerkt tot een producten- en dienstencatalogus. Op verzoek van betrokken gemeenten zal er ook – in samenwerking met de aangesloten gemeenten - gewerkt worden aan het formuleren van zogenaamde SMART doelen op het terrein van dienstverlening. Hierdoor kan worden nagegaan of het gefuseerde archief er goed in slaagt de dienstverlening te verbeteren. Dit vraagt behalve het meetbaar formuleren van doelen, ook dat het archief relevante gegevens goed bijhoudt. Dit wordt onderdeel van het implementatieplan, zodra de fusie een feit is. In 2027 zal een evaluatie plaatsvinden van de archiefdienst. Daarbij zal breed gekeken worden naar de dienstverlening, eventuele achterstanden in de bewerking van de archieven, de stand van zaken m.b.t.

digitalisering, het gebruik van de twee bezoeklocaties, de tevredenheid van bezoekers en belanghebbenden en de samenwerking tussen medewerkers. De uitkomst van de evaluatie kan aanleiding zijn om gemaakte keuzes te herzien of aanvullende keuzes te maken.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris, de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Concept Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek per 01-01-2024 Visiedocument Archief Gooi en Vechtstreek Overzicht producten en diensten Personeel en huisvesting Perspectief gebruikers Concept Zienswijze gemeenteraad Hilversum op concept GR Archief Gooi en Vechtstreek

5