FAQ's Controleprotocol inclusief normenkader 2025 (toegevoegd 28 november 2025)

FAQ’s bij Raadsvoorstel Controleprotocol en normenkader 2025 •

Wat is de wettelijke basis voor vaststelling Controleprotocol inclusief normenkader?

De GW schrijft in artikel 213 voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening, en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De gemeenteraad wijst de accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening als bedoeld in art. 197 GW. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft de raad nadere aanwijzingen voor de te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties, alsmede welke wet- en regelgeving in het kader van financieel beheer onderwerp van de controle zal zijn, het zogenaamde normenkader. •

Wat zijn de wettelijke uitgangspunten voor de (accountants)controle van de jaarrekening?

Artikel 213 van de GW schrijft voor dat de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening wordt uitgevoerd door de door de gemeenteraad benoemde accountant. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering, waarin het college verklaard dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen, getrouw is; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 GW (= Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) en d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de GW, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid, alsmede de Nadere 1

voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) van het bestuur van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), die bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daar door middel van de controleverklaring een oordeel over. De controleverklaring omvat vanaf het boekjaar 2023 een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en balansmutaties. Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. •

Wat is de controleverklaring van de accountant?

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze een besluit kan nemen over de vaststelling van de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening. •

Wat is de aanleiding voor vernieuwing Controleprotocol?

Op 21 maart 2025 is het besluit genomen om het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) aan te passen. De gewijzigde besluiten zijn op 16 april 2025 gepubliceerd in het Staatsblad. De belangrijkste wijzigingen hierbij zijn het verder verankeren van de rechtmatigheidsverantwoording in de wet- en regelgeving. In de besluiten zijn twee wijzingen opgenomen die voor boekjaar 2025 (verplichte) actie vereisen van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen: 1. De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens vast op ten hoogste 2% van de totale lasten, exclusief de toevoegingen aan de reserves. 2. Voor de uitvoering van de accountantscontrole tot en met 2024 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten 1% van de totale lasten verhoogd met de reservetoevoegingen en voor onzekerheden in de uitvoering van de controle 3%. In de wijziging vervalt het onderscheid tussen fouten en onzekerheden. Voortaan zal worden 2

uitgegaan van één percentage, namelijk van 2%, om te bepalen of een aangepast oordeel over de financiële overzichten noodzakelijk is. Dit leidt vanaf boekjaar 2025 tot gewijzigde toleranties (zie tabel). •

Wat is de rechtmatigheid?

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. •

Wat is rechtmatigheid in het kader van de jaarrekeningcontrole?

Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole is een minder omvattend begrip. Volgens het Bado wordt onder rechtmatigheid begrepen dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen: “in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen”. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. •

Wat is rechtmatigheidscontrole?

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader dient ook als basis voor de interne controle die de organisatie zelf lopende het begrotingsjaar uitvoert. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. •

Wat zijn de rechtmatigheidscriteria?

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen de volgende negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend: 3

1. het calculatiecriterium 2. het valuteringscriterium 3. het adresseringscriterium 4. het volledigheidscriterium 5. het aanvaardbaarheidscriterium 6. het leveringscriterium 7. het begrotingscriterium 8. het voorwaarden criterium 9. het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)-criterium Aan de eerste zes criteria besteedt de accountant aandacht bij het getrouwheidsonderzoek. Een fout op grond van deze criteria weegt mee in het oordeel van de accountant. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden getoetst, worden deze wel meegenomen bij de verbijzonderde interne controle voor de rechtmatigheid, maar er hoeft in de rechtmatigheidsverantwoording niet over gerapporteerd te worden. •

Wat is de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) door het college van b en w?

Vanaf boekjaar 2023 rapporteert het college over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag en geeft hierover een rechtmatigheidsverklaring af. Gedurende het jaar worden de controlebevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag met de proces-verantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fouten of onduidelijkheden te verminderen gericht op het vermijden. De Concerncontroller monitort de opvolging van de aanbevelingen en de afhandeling verbeteracties. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: 1. Begrotingscriterium; 2. Voorwaardencriterium; 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

4

De overige zes rechtsmatigheidscriteria: het aanvaardbaarheidscriterium, het volledigheidscriterium, het adresseringscriterium, het leveringscriterium, het valideringscriterium en het calculatiecriterium vallen samen met de getrouwheid, dat nog steeds onderwerp is van de accountantscontrole. Een getrouwheidoordeel kan alleen gegeven worden door de accountant. •

Wat is een normenkader?

Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving, van andere overheden en van de gemeente zelf. Bij regelgeving die niet afkomstig is van de gemeente, moet onder meer gedacht worden aan: ✓ Europese richtlijnen, denk hierbij bijvoorbeeld aan de regels die gelden voor staatssteun; ✓ Wetten in formele zin, zoals de Participatiewet; ✓ Algemene Maatregelen van Bestuur, zoals het Besluit Participatiewet; ✓ Ministeriële regeling, zoals Regeling Participatiewet, IOAW en IOAZ. Het normenkader moet actueel en (jaarlijks) aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving. De inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe- en gemeentelijke regelgeving. Onder gemeentelijke regelgeving worden verordeningen, raads- en eventueel collegebesluiten verstaan. •

Wat is het controleprotocol?

In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole door de accountant, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens burgemeester en wethouders.

5

•

Waarom een controleprotocol?

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekeningen 2025 en verder van de gemeente Hilversum. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover deze strenger zijn dan de wettelijke bovengrens. Nadere aanwijzingen vloeien voort uit de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad als opdrachtgever voor de accountantscontrole. Door het invoeren in 2023 van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van b en w heeft het controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording en de rapportagetoleranties ten behoeve het opnemen en toelichten van de door het college geconstateerde onrechtmatigheden in de paragraaf Bedrijfsvoering vast te leggen. •

Wat zijn toleranties t.b.v. de jaarrekeningcontrole?

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op een risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en extrapolaties. We spreken dan over termen als materialiteit/goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagetoleranties. •

Wat is materialiteit/goedkeuringstolerantie?

Bij het controleren van de jaarrekening hanteert de accountant een bepaalde materialiteit. De materialiteit is de basis voor de diepgang van de accountantscontrole en bepalend voor de oordeelsvorming van de accountant. De grenzen liggen vast in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Deze materialiteit wordt ook wel gedefinieerd als goedkeuringstolerantie. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de 6

gebruikers kan worden beïnvloed. De accountant gebruikt deze tolerantie voor de diepgang van de uit te voeren werkzaamheden en daarmee is het bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de accountantsverklaring. •

Waar speelt materialiteit/goedkeuringstolerantie een rol?

Materialiteit speelt op verschillende manieren een rol bij het opstellen van een jaarrekening en de controle daarvan. Allereerst is het een maatstaf van hoe de jaarrekening precies moet zijn opgesteld. Daarbij spelen de kaders en grenzen die de gemeenteraad met het college afspreekt een rol. De kaders en grenzen worden meegegeven aan de accountant. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt uitgegaan van de gedachte dat gebruikers begrijpen dat materialiteit een rol speelt bij het opstellen van de jaarrekening en dat de opsteller een inschatting heeft gemaakt van de belangen van de specifieke gebruikers. •

Wat zijn de wettelijke eisen voor materialiteit/goedkeuringstolerantie?

In het Bado zijn minimum eisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan de minimum eisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. Voor het controlejaar 2025 en verder stelt de gemeenteraad de volgende materialiteit/goedkeuringstolerantie overeenkomstig het Bado vast.

•

Wat is de verantwoordingsgrens?

Naast de materialiteit/goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. De verantwoordings-grens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

7

•

Wat is de wettelijke eis voor de verantwoordingsgrens?

Op 21 maart 2025 is de BBV aangepast: in artikel 58 b, lid 4 staat nu het volgende vermeld: “De gemeenteraad en provinciale staten stellen de verantwoordingsgrens vast op ten hoogste 2% van de totale lasten, exclusief de toevoegingen aan de reserves.” •

Wat is rapporteringstolerantie?

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie bepaald. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt vermelding plaats in het accountantsverslag (verslag van bevindingen). Een lagere rapporteringstolerantie dan goedkeuringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreider accountantsverslag. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 5 of 10%, van de goedkeuringstolerantie of op een relevant geacht absoluut bedrag. Op deze manier kunnen ook constateringen welke voor het goedkeuringsoordeel van de accountant niet van belang zijn wel onder de aandacht van de gemeenteraad worden gebracht. Dit in het kader van ‘kwalitatieve relevantie’. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien. De rapporteringsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college van b en w in de paragraaf bedrijfsvoering bedraagt op basis van het vigerende controleprotocol 2023 € 150.000. Dit betekent dat in de afgelopen jaarrekening(en) de geconstateerde onrechtmatigheden vanaf € 150.000 nader werden toegelicht. Het voorstel is om vanaf 2025 deze te verhogen naar € 300.000.

Conform dezelfde werkwijze voor de accountant werd er in de getrouwheidsverklaring gerapporteerd over elke fout en onzekerheid ≥ € 150.000 in het verslag van bevindingen. Het voorstel is om deze vanaf 2025 te verhogen naar € 300.000.

8