Evaluatie financiële verordening 2018 en vaststelling financiële verordening 2022 - Raadsvoorstel

VOORSTEL zaaknummer:

749193

afdelingsnaam:

Financiën en Control

steller:

W. Babulall

telefoonnummer

06 812 89 450

onderwerp:

De Financiële Verordening 2018 en 2022

Voorstel 1.

2. 3.

4.

Kennis te nemen van het door het college vastgestelde evaluatieverslag de Financiële Verordening 2018 en de daaruit voortvloeiende wijzigingsvoorstellen m.b.t. de nieuwe Financiële Verordening 2022. De Financiële Verordening 2022 vast te stellen en in werking te laten treden per 1 januari 2022 onder gelijktijdige intrekking van de Financiële Verordening 2018. De tekst van artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa, lid 1 van de Financiële Verordening 2018 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2021 te vervangen door: 1. Activering vindt plaats volgens regelgeving van het BBV. Niet geactiveerd worden: a. bijdragen aan activa in eigendom van derden zoals bedoeld in artikel 61 BBV; b. kosten voor het afsluiten van geldleningen; c. saldi van agio en disagio. d. uitgaven die niet hebben geleid tot het realiseren van een activum of het openen van een grondexploitatie.” Met ingang van 1 januari 2021 een afschrijvingstermijn van 50 jaar vast te stellen voor bomen en daartoe de Financiële Verordening 2018 te wijzigen door de daarin opgenomen tabel te vervangen door de afschrijvingstabel Financiële Verordening 2018, zoals opgenomen in de bijlagen van dit voorstel.

Samenvatting De evaluatie in 2017 over de Financiële Verordening geldend voor 2018 heeft geleid tot een aantal innovatieve regelgevingen waaronder de zogenaamde “Beukennotenwet” zoals opgenomen in de nu geldende Financiële Verordening 2018. De Financiële Verordening 2018 is naar aanleiding van de in 2017 vele doorgevoerde wijzigingen en de daaraan gerelateerde toezegging van de toenmalig wethouder Financiën in de Audit en Rekeningcommissie in zijn totaliteit geëvalueerd. De evaluatie heeft plaatsgevonden door middel van een procescontrole, benchmark en een ervaringsonderzoek waarbij gedurende het onderzoek rekening is gehouden met de door de Raad in 2017 geformuleerde principes voor de Financiële Verordening, namelijk transparantie, eenvoudig, toekomstbestendigheid en voorzichtigheid. Uit de evaluatie is gebleken dat de Financiële Verordening 2018 ruimte biedt voor verbeteringen in het kader van deze principes. De 14 voorliggende wijzigingsvoorstellen die voortvloeien uit de evaluatie zijn bedoeld om het financiële sturings- en verantwoordingstraject (bestuurlijke planning- en controlcyclus) richting de Raad te versterken door onder andere verbeterde transparantie en meer samenhang middels eenvoud in de planning en controlcyclus te bewerkstelligen.

De 14 voorliggende wijzigingsvoorstellen zijn verder gebaseerd op recente ontwikkelingen op het gebied van planning en control inclusief wijzigingen in (achterliggende) financiële wet- en regelgeving (het BBV). Op basis hiervan leggen we een nieuwe versie, de Financiële Verordening 2022, aan de Raad voor ter vaststelling.

De 14 wijzigingsvoorstellen zoals verwerkt in de Financiële Verordening 2022 betreffen: 1. Een investeringsanalyse op te nemen in de Kadernota 2. Het lopend begrotingsjaar te betrekken bij de Kadernota 3. De bestuurlijke planningstermijnen niet in concrete maanden op nemen in de Financiële Verordening 4. De inhoud van de Tussenrapportage niet meer afhankelijk te laten zijn van de Raadsinformatiebrieven 5. Het meerjarenperspectief te actualiseren tijdens de Tussenrapportage 6. Afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting te melden op programmaniveau 7. Afwijkingen op taakveld groter dan € 100.000 toe te lichten aan de Raad. 8. Vereenvoudiging van de bestuurlijke planning- en controlcyclus middels de introductie Voorjaarsnota en een Eindejaarsrapportage 9. De Beukennotenwet op te nemen in de begrippenlijst 10. Het Nieuwe kansenbeleid te laten vervallen 11. De bevoegdheden van het College te beleggen binnen het programma 12. Uitbreiding en vervanging van het bomenbestand te beschouwen als te activeren investeringen 13. Het activeren van de directe personeel en organisatiekosten bij investeringen 14. De teksten in de Financiële Verordening 2018 te redigeren ten behoeve van de nieuw op te stellen Financiële Verordening 2022.

Het evaluatieverslag bevat twee voorstellen die een technische wijziging bevatten; het activeren van uitbreidings- en vervangingslasten van bomen en het activeren van de directe personeels- en organisatiekosten (VAT). Aan de Raad wordt voorgesteld om in de huidige Financiële Verordening 2018, artikel 9 ‘Waardering en afschrijving vaste activa’ lid 1 aan te aan te passen. De Financiële Verordening 2018 wordt daarmee in lijn gebracht met de wettelijke geldende financiële regelgeving (BBV) en het genomen bestuurlijk besluit inzake de stelpost herziening financieel beleid’. Indien de Raad akkoord gaat met het voorstel tot het wijzigen van de Financiële Verordening 2018, worden de financiële effecten geactualiseerd en meegenomen in de Kadernota 2021.

Wat is de Financiële Verordening De wet schrijft ter zake het volgende voor: ‘In de financiële Verordening (op basis van artikel 212 eerste lid van de Gemeentewet) stelt de Raad op hoofdlijnen en in maatwerk de spelregels voor het financieel beleid die aanvullend zijn op de landelijke kaders uit de Gemeentewet en het besluit begroting en verantwoording (gemeentelijke financiële wet- en regelgeving) vast. Expliciet wordt vormgegeven hoe de Raad en het College met elkaar omgaan op het gebied van het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer en heeft zo invloed op de planning- en controlcyclus. Deze Verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan’. (VNG)

Aanleiding Tussen de toenmalige portefeuillehouder Financiën en de Audit- en Rekeningencommissie vond in de eerste helft van 2017 een inleidend overleg plaats over een nieuw op te stellen Financiële Verordening. Een aantal voorgestelde wijzigingen ten opzichte van de voorgaande Financiële Verordening werden in de Audit- en Rekeningcommissie als innovatief beschouwd. Tijdens dit overleg is door de voormalige portefeuillehouder Financiën aan de Audit- en Rekeningcommissie toegezegd, de werking van die toenmalige nieuwe Verordening één jaar na vaststelling te zullen laten evalueren en gedurende het onderzoek de uitkomsten van die evaluatie met de Audit- en Rekeningcommissie te zullen delen. De Financiële Verordening is immers een middel voor de Raad ter uitvoering van haar kaderstellende en controlerende rol. De belangrijkste wijzigingen betroffen: Wijzigingen 2017 a. De wijze waarop het College de Raad informeert over financiële en politieke gevoelige onderwerpen Financiële afwijkingen groter dan € 250.000 of politiek gevoelige afwijkingen worden eerst middels een Raadsinformatiebrief aan de Raad gemeld.

De Raad kan zijn oordeel daarover geven en besluiten of deze meteen in de begroting wordt verwerkt of dat dit meegaat met de verwerking in de begroting tijdens de Tussenrapportage. Ontwikkelingen in de begroting – die gedurende het jaar via een Raadsinformatiebrief of voorstel vooraf zijn gemeld – komen via de Tussenrapportages bij de Raad terecht. Alleen de vooraf gemelde financiële afwijkingen staan in de Tussenrapportage. b. De wijze waarop het College de Raad informeert over de financiële omvang van een onderwerp In de huidige Financiële Verordening 2018 staat wanneer het College verplicht is om de Raad te informeren: bij afwijkingen van € 250.000 en meer (bij over- en onderschrijdingen van het budget) op taakveldniveau. Voorheen is bewust gekozen om afwijkingen te melden vanaf het laagste budgetteringsniveau, oftewel op het niveau van taakvelden en deze niet te salderen. Het staat het College vrij om lagere financiële afwijkingen te melden als dat politiek of anderszins gepast is. c. Het instellen van de Beukennotenwet Deze beleidslijn is opgenomen in de Verordening vanwege de politieke vraag naar nóg transparantere financiën, de wens om nóg meer te kunnen sturen aan de voorkant en om er nóg bewuster van te zijn dat er schaarse middelen moeten worden ingezet om de afgesproken beleidsdoelen te halen.

De beukennotengedachte houdt in dat onder de aangevraagde en ter beschikking gestelde budgetten actuele uitvoeringsplannen liggen. Budgetten die hier niet aan voldoen, vloeien terug naar de algemene reserve en zijn voor andere doeleinden te gebruiken. d. Het instellen van het Nieuwe kansenbeleid De schaarste in de budgetten door de Beukennotenwet heeft een keerzijde. Wanneer ambtenaren en het College een probleem of voorheen een kans ‘op straat’ zagen, konden ze de ruimte in de begroting gebruiken om daar op in te spelen. Door de schaarste in de budgetten is die ruimte in de begroting er niet meer. Daarnaast kan het door de Beukennotenwet gebeuren dat ambtelijke budgethouders minder geprikkeld raken om ‘van buiten naar binnen te denken’, omdat ze denken er toch geen budget voor te hebben. Om de effecten van de Beukennotenwet op te vangen en om te kunnen inspelen op kansen die zich gedurende een jaar kunnen voordoen – en die onmiddellijke actie van het College eisen – is het budget ‘Nieuwe kansen’ in het leven geroepen. e. Technische wijzigingen in het kader van toekomstbestendigheid In het kader van toekomstbestendigheid is in 2017 door de Raad besloten om bomen en de voorbereiding, administratie en toezichtkosten (VAT-kosten) niet meer te activeren. Dit betekent dat deze kosten niet worden beschouwd als (onderdeel van) een investering.

De gemaakte kosten landen in het begrotingsjaar waarin het zich voordoet.

Uitgangspunten evaluatie Het uitgangspunt voor de evaluatie was en is het ophalen van wensen en ideeën voor verbetering van de inhoud, omgang en uitleg van de Financiële Verordening 2018. Op basis van de volgende activiteiten hebben we daar invulling aan gegeven; A. toetsen hoe de Financiële Verordening in de praktijk wordt gehanteerd; B. een benchmark met twaalf 100.000+ gemeenten; C. het ophalen van de ervaringen en ideeën van zowel de Audit- en Rekeningcommissie als de ambtelijke organisatie. Audit en Rekeningcommissie Tijdens de evaluatie is zo veel mogelijk aangesloten bij de wensen en ideeën van de Raad. Deze wensen en ideeën hebben we op diverse momenten opgehaald in de Audit- en Rekeningencommissie. In haar vergaderingen van 20 januari, 19 mei, 25 augustus, 20 oktober 2020 en 21 januari en 9 maart 2021 heeft de Audit- en Rekeningcommissie de evaluatie van de Financiële Verordening 2018 behandeld en heeft een advies inzake de Financiële Verordening aan de Raadscommissie verstrekt.

De 4 principes Tijdens de uitvoering van het onderzoek is – net als bij de actualisatie van de Financiële Verordening in 2017– rekening gehouden met de uitgangspunten van de Raad waarbij het doel is de Raad zo goed mogelijk in staat te stellen om effectief en efficiënt invulling te geven aan haar kaderstellende en controlerende rol. De volgende vier principes zijn daarbij opnieuw gehanteerd:  Transparantie: optimaal inzicht in de financiën om zo financieel te kunnen sturen;  Eenvoud: zo min mogelijk en zo eenvoudige mogelijke afspraken, en zo min mogelijk beleidsdocumenten;  Toekomstbestendigheid: zo min mogelijk lasten doorschuiven naar volgende generaties;  Voorzichtigheid: geen risico’s nemen met gemeenschapsgeld. De huidige planning- en controlcyclus van de gemeente Hilversum

De gemeente Hilversum hanteert v.w.b. de bestuurlijke planning- en controlcyclus 5 vaste bestuurlijke sturings- en verantwoordingstrajecten incl. bijhorende planning en control producten:  Tussenrapportage 1;  Kadernota;  Programmabegroting;  Tussenrapportage 2 en;  Jaarstukken. Op deze wijze informeert het College de Raad over de uitvoering van het beleid en de daarbij behorende middelen. Tussendoor stelt het College de Raad op de hoogte van politiek gevoelige en/of significante financiële afwijkingen (>€ 250.000) door middel van Raadsinformatiebrieven of separate Raadsvoorstellen.

De bevindingen op hoofdlijnen Met betrekking tot het opstellen van de Financiële Verordening 2018 is in 2017 besloten om de modelverordening van de VNG als uitgangspunt te nemen en deze aan te vullen met lokaal maatwerk. Achteraf gezien, zo blijkt uit de evaluatie, hebben sommige keuzes geleid tot een complexe wijze van verantwoorden richting de Raad. Door de huidige opzet van de Tussenrapportages is het lastig om de Raad een actueel integraal meerjarig beeld op de gemeentelijke financiële positie te bieden. De Financiële Verordening 2018 biedt daarom ruimte voor verbeteringen. Het gaat dan om transparantie, voorzichtigheid en eenvoud bij het rapporteren aan de Raad over de stand van de begroting. Een aantal gemaakte keuzes in 2017 hebben geleid tot aanvullende regelgeving, zoals de Beukennotenwet en het Nieuwe kansenbeleid. M.b.t. die keuzes ligt nu de vraag voor of deze nog wel bij het Hilversum van nu passen. In de huidige Financiële Verordening zijn bepalingen opgenomen die in strijd zijn met de wettelijke regelgeving. Zo schrijft de wet- en regelgeving voor, dat uitbreiding en vervanging van het bomenbestand geactiveerd dienen te worden.

Ten opzichte van voorgaande jaren wordt in de vernieuwde notitie Materiele vaste activa van de commissie BBV expliciet omschreven dat de zogenoemde directe personeels- en organisatie kosten of te wel de directe VAT kosten (voorbereiding-, administratie- en toezichtkosten (VAT) toe gerekend dienen te worden aan de investering.

De 14 voorgestelde wijzigingen De evaluatie heeft geleid tot 14 wijzigingsvoorstellen gericht op het verbeteren van de sturingsinformatie richting de Raad conform de principes eenvoud, transparantie, voorzichtigheid en toekomstbestendigheid. Voor een uitgebreide toelichting op de voorgestelde wijzigingen wordt verwezen naar het evaluatierapport. De voorliggende wijzigingsvoorstellen op basis van die evaluatie zijn bedoeld om het financiële sturingsen verantwoordingstraject (bestuurlijke planning- en controlcyclus) richting de Raad te versterken door onder andere een verbeterde transparantie en samenhang middels eenvoud in de planning en controlcyclus te bewerkstelligen. De voorliggende wijzigingsvoorstellen zijn verder gebaseerd op recente ontwikkelingen op het gebied van planning en control inclusief wijzigingen in (achterliggende) wet- en regelgeving. 1. Een investeringsanalyse op te nemen in de Kadernota Het voorstel is om ontwikkelingen in investeringen met een analyse op de kapitaallasten voortaan op te nemen in de Kadernota. Het financieel beeld is een integraal geheel van de exploitatiebegroting inclusief de kapitaallasten. De Kadernota geeft een zo actueel mogelijk beeld van de investeringsvoornemens, het dekkingsvraagstuk en de kapitaallasten. 2.

Het lopend begrotingsjaar te betrekken bij de Kadernota Het voorstel is -onder andere op advies van de Audit- en Rekeningcommissie in het kader van transparantie en voorzichtigheid- om de incidentele en structurele meevallers en tegenvallers van het huidig begrotingsjaar te betrekken bij de resultaten uit het afgelopen begrotingsjaar (de voorlopige resultaten uit de jaarrekening) en de drie daaropvolgende begrotingsjaren. 3. De bestuurlijke planningstermijnen niet in concrete maanden op nemen in de Financiële Verordening Het voorstel is om de in de Financiële Verordening 2022 voorgeschreven tussentijdse rapportagemomenten meer algemeen te omschrijven. Nu staat er expliciet dat de 1e tussenrapportage gaat over de eerste 4 maanden en de 2e tussenrapportage over de eerste 9 maanden. Het College kan zo inspelen op onvoorziene ontwikkelingen, zoals bezuinigingsopdrachten, crises, decentralisatie vanuit het Rijk en wensen vanuit de Raad. De Tussenrapportagemomenten kunnen daarop worden afgestemd zonder dat dit meteen in strijd is met de Financiële Verordening. De Raad wordt kwalitatief beter geïnformeerd over actuele vraagstukken. 4. De inhoud van de Tussenrapportage niet meer afhankelijk te laten zijn van de Raadsinformatiebrieven Het voorstel is om de Tussenrapportage niet meer ‘hard’ te koppelen aan de Raadsinformatiebrieven.

Afwijkingen die worden geconstateerd op het moment van verantwoorden (opstellen van de rapportages) richting de Raad, kunnen dan nog worden opgenomen in de Tussenrapportage. De begroting wordt op een vast moment geanalyseerd en de Raad ontvangt een actueler overzicht van de afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting. 5. Het meerjarenperspectief te actualiseren tijdens de Tussenrapportage Het voorstel op onder andere het advies van de Audit- en Rekeningcommissie is om zowel de financiële als beleidsmatige effecten op het meerjarige financiële kader mee te nemen bij de besluitvorming van de Tussenrapportage. Dit houdt in dat een financiële afwijking met een meerjarig financieel gevolg wordt afgezet tegen de lopende begroting én tegen de meerjarenbegroting. 6. Afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting te melden op programmaniveau Het voorstel is om op programmaniveau de afwijkingen gesaldeerd aan de Raad te melden om de begrotingsrechtmatigheid steviger in de planning en controlcyclus te borgen. Een programma bestaat uit diverse taakvelden. Kleine overschrijdingen kunnen gebundeld leiden tot een overschrijding op het programmaniveau.

7. Afwijkingen op taakveld groter dan € 100.000 toe te lichten aan de Raad. Het voorstel is om bij de verantwoording in de Tussenrapportage een gesaldeerde afwijkingsgrens van € 250.000 op programmaniveau te hanteren en het nieuw op te stellen Financiële Uitvoeringsbeleid daarop aan te passen. Indien bij het opstellen van de Tussenrapportage op programmaniveau een afwijking wordt geconstateerd van € 250.000 of meer, zullen we de posten op taakveldniveau van € 100.000 of meer toelichten richting de Raad. De Raad ontvangt met die werkwijze een realistischere stand van de begroting en heeft daarmee ook reëler inzicht op het verwachte jaarresultaat. Tevens zorgt dit voor een gelijkmatigere lijn van informatieverschaffing naar zowel de Raad als het College. 8. Vereenvoudiging van de bestuurlijke planning- en controlcyclus middels de introductie Voorjaarsnota en een Eindejaarsrapportage Bij de voorstellen 2, 4 en 5 is er sprake van meer behoefte in samenhang tussen de verschillende planningen controldocumenten. In het kader van de principes eenvoud en transparantie is het voorstel om de eerste Tussenrapportage en de Kadernota samen te voegen tot een nieuw planning- en controldocument met de naam ‘Voorjaarsnota’. Het College biedt de Voorjaarsnota in mei aan de Raad aan.

De Raad wordt in kennis gesteld over de voortgang van het huidige begrotingsjaar, het afgelopen begrotingsjaar het meerjarenperspectief conform de voorstellen 1 t/m 8. Eveneens is het voorstel om de ‘tweede Tussenrapportage’ voortaan ‘Eindejaarsrapportage’ te noemen. De Eindejaarsrapportage licht alle afwijkingen toe die groter zijn dan € 100.000 per taakveld bij een overschrijding van € 250.000 op programmaniveau (conform voorstel 8). De aanbieding van de Eindejaarsrapportage blijft qua planning ongewijzigd en wordt aan het eind van het jaar aan de Raad geboden. De voorgestelde planning en controlcyclus

9. De Beukennotenwet op te nemen in de begrippenlijst De Beukennotenwet is een Hilversums begrip waar veel waarde aan wordt gehecht. Het voorstel is om de Beukennotenwet centraler te beleggen binnen de nog nieuwe Financiële Verordening door het op te nemen in de begrippenlijst. De nieuwe inrichting van de planning en controlcyclus waarborgt dat de beukennootjes op een meer integrale wijze inzichtelijk worden gemaakt. Het huidige artikel 8 vervalt. De huidige planning en controlcyclus waarborgt de gedachtegang en uitgangspunten van de Beukennotenwet. In de praktijk wordt de gedachtegang van de Beukennotenwet – namelijk het effectief en efficiënt omgaan met budgetten – zichtbaar toegepast bij de Kadernota, programmabegroting en bij de overhevelingsvoorstellen tijdens de verantwoording over het jaarresultaat. 10. Het Nieuwe kansenbeleid te laten vervallen Het voorstel is om het kansenbeleid te laten vervallen. Het budget is met de programmabegroting 2021 meerjarig op € 0 gesteld en de strenge gestelde criteria bemoeilijken aanspraak te doen op het budget. Om in de toekomst toch snel te kunnen anticiperen op nieuwe kansen – passend binnen het vastgesteld beleid en budget – wordt voorgesteld om het College in de nieuwe Financiële Verordening een concretere bevoegdheid te geven (voorstel 11). 11.

De bevoegdheden van het College te beleggen binnen het programma Het voorstel is om het College binnen de begrotingsprogramma’s bevoegdheden te geven en hiervoor een nieuw artikel in de Financiële Verordening 2022 op te nemen. Concreet stellen we voor, dat het College budgetten kan verschuiven tussen taakvelden binnen een programma. Beleidsdoelen staan centraal. Er kan alleen geschoven worden met budgetten, als het halen van de bestaande beleidsdoelen nog steeds mogelijk is met het aangepaste budget. In elk programma zitten meerdere taakvelden onder meerdere wethouders. Het verschuiven van een budget betreft in de nieuwe situatie een collegebesluit en besluiten van het college zijn zichtbaar voor de Raad. In de uitvoeringsregels worden de bevoegdheden gespecificeerd.

Het opnemen van Collegebevoegdheden binnen een programma in de Financiële Verordening heeft een aantal voordelen;  Het huidige Nieuwe kansenbeleid krijgt een andere invulling. Voor Hilversum is dit een alternatieve werkwijze. Andere gemeenten werken al op deze manier.  Er ontstaat transparantie in de kosten op projecten. Er vinden minder administratieve handelingen plaats om op juiste wijze te kunnen verantwoorden aan de Raad. Mogelijke overschrijding of onderschrijding (in het kader van voorzichtigheid) is sneller zichtbaar en de kosten worden geboekt op het taakveld waar ook het eigenaarschap ligt.  De begroting is actueel omdat het mogelijk is administratieve correcties in de begroting door te voeren.  De rapportage kan op simpelere wijze (eenvoud) worden opgesteld, wat de kans op onjuistheden in de begroting verkleint. 12. Uitbreiding en vervanging van het bomenbestand te beschouwen als te activeren investeringen Het voorstel is uitbreiding en vervanging van het Hilversumse bomenbestand te beschouwen als te activeren investeringen en voortaan af te schrijven in 50 jaar. De eerder gemaakte keuze om dat niet te doen, zoals opgenomen in de Financiële Verordening 2018 is achteraf gezien landelijk niet gangbaar en kan leiden tot onenigheid met de accountant, omdat het BBV dit expliciet aanmerkt als een actief (een bezit van de gemeente).

In de jaarstukken 2021 komen de kosten van het in stand houden van bomen niet meer ten laste van de exploitatie. Concreet betekent dit een meerjarig voordeel van € 171.000 excl. de kapitaallasten op de exploitatiebegroting in die jaren. 13. Het activeren van de directe personeel en organisatiekosten bij investeringen (VAT) In de vernieuwde notitie Materiele vaste activa van de commissie BBV wordt nu expliciet omschreven dat de zogenoemde directe personele kosten (de uren van zowel interne als externe medewerkers) toe gerekend dienen te worden aan de investering. Het voorstel is om de directe VAT-kosten te activeren op basis van de gewijzigde financiële wet- en regelging (het BBV) en de Financiële Verordening 2022 hierop aan te passen. We sluiten daarbij beter aan met de recente notitie Materiële vaste activa van de commissie BBV die in januari 2020 in werking is getreden. Aan de hand van de verschillende fasen wordt in het evaluatieverslag aangegeven vanaf welk moment de directe personeels- en organisatiekosten geactiveerd kunnen worden. Een project bestaat uit verschillende fasen, die elkaar opvolgen en die steeds concreter het resultaat van het project bepalen. Bij de initiatiefen definitiefase kan sprake zijn van kosten voor onderzoek en ontwikkeling en directe personeels- en organisatiekosten.

De vooronderzoeken in de voorbereidende fasen leiden uiteindelijk tot een definitief ‘go-or-no-go’ moment waarop het bestuurlijk besluit valt om over te gaan tot de realisatie van een bepaald actief van een bepaalde omvang en kwaliteit en voor het te verlenen krediet. Immateriële kosten voor het realiseren van een bepaald actief in eigendom van de gemeente, worden in Hilversum geactiveerd vanaf het moment dat het inhoudelijk en financieel kader is vastgesteld c.q. het investeringskrediet is vrijgegeven door de gemeenteraad. Immateriële kosten in de fase(n) daarvóór worden in Hilversum niet geactiveerd. Op basis van een onderbouwd voorstel kan de gemeenteraad wel een separaat voorbereidingskrediet verstrekken. Voor majeure projecten leggen we per keer aan de Raad een helder raadsvoorstel over welke directe kosten geactiveerd worden en vanaf welk moment. Zo houdt de Raad grip op de projectkosten en de bijbehorende uitgangspunten. Om in de toekomst een eenduidige en bestendige lijn voor de directe personeels- en organisatiekosten te hanteren wordt in een notitie hiervoor het benodigde beleid uitgewerkt (zie ook paragraaf 3.1 Vooraf). In ieder geval wordt onder andere aandacht besteed aan het definiëren van de directe en indirecte kosten, urenschrijven, projectbeheersing en projectverantwoording.

In het geval van een positieve principe-uitspraak van het College om het project op te pakken en de definitiefase aan te vangen, dient de projectleider een projectadministratie in te richten en het project via het afdelingshoofd op te nemen in het tijdschriftregistratiesysteem. De ambtelijke uren die in de initiatieffase worden gemaakt, komen ten laste van de algemene middelen (exploitatie).

Indirecte personele en organisatiekosten activeren we niet, aangezien dit niet verplicht is en de overstap naar het activeren van directe kosten al redelijk wat aanpassingen in de uitvoering vereist. 14. De teksten in de Financiële Verordening 2018 te redigeren ten behoeve van de nieuw op te stellen Financiële Verordening 2022. Het voorstel is om de weergave van de wet- en regelgeving in de Financiële Verordening 2018 in de Financiële Verordening 2022 beter geordend weer te geven. Hieraan wordt vorm gegeven door de opbouw van de Financiële Verordening 2022 te herschikken, een aantal redactionele aanpassingen door te voeren en artikelen die dubbelen met het BBV te laten vervallen. De tekstuele redactieslagen worden meegenomen tijdens het opstellen van de nieuwe Financiële Verordening 2022 en zijn zichtbaar in een ‘was-wordt- lijst. Verdiepende bijlage vervalt In 2017 heeft de Raad met het vaststellen van de Financiële Verordening 2018 ook een verdiepende bijlage vastgesteld. In de bijlage zijn onder meer aanvullende voorwaarden voor het Uitvoeringsbeleid opgenomen. Deze aanvullende voorwaarden zijn vastgesteld door de Raad. We stellen voor om bij de nieuwe Financiële Verordening 2022 niet meer te werken met een bijlage. Alle voorgestelde wijzigingen die direct leiden tot een wijziging van een artikel wordt ter besluitvorming aangeboden aan de Raad.

De wijzigingen die betrekking hebben op het Uitvoeringsbeleid worden ter kennisname aan de Raad geboden. Op basis van de 14 wijzigingsvoorstellen leggen we een nieuwe versie, de Financiële Verordening 2022, aan de Raad voor ter vaststelling. In onderstaande tabel wordt per wijzigingsvoorstel verwezen naar het nieuwe artikel zoals opgenomen in de Financiële Verordening 2022.

Twee technische wijzigingen Het evaluatieverslag bevat twee voorstellen die een technische wijziging bevatten; de directe personeelsen organisatiekosten (VAT) en het activeren van uitbreidings- en vervangingslasten van bomen. Op basis van de wet- en regelgeving maar ook vanwege de stelpost ‘herziening financieel beleid’ zoals opgenomen in het meerjarenperspectief, dient deze met ingang van 2021 te worden gewijzigd. Aan de Raad wordt voorgesteld om de Financiële Verordening 2018, artikel 9 ‘Waardering en afschrijving vaste activa’ hierop aan te passen. Voor bomen wordt voorgesteld om dit met terugwerkende kracht in 50 jaar af te schrijven en het afschrijvingstabel van de Financiële Verordening 2018 hierop aan te passen (bijlage 7). Indien de Raad akkoord gaat met het Raadsvoorstel inzake de ‘Financiële Verordening 2018 en 2022’, worden de financiële effecten meegenomen in de Kadernota 2021. De verwachting is dat het invullen van de stelpost 2021 gerealiseerd wordt. De overige voorgestelde beleidswijzigingen treden in werking per 1 januari 2022. Gelijktijdig wordt de huidige Financiële Verordening 2018 ingetrokken maar blijft van toepassing op de jaarstukken 2021. De Financiële Verordening 2018 wordt met terugwerkende kracht aangepast en blijft gelden op de jaarstukken 2021.

Het voorstel om artikel 9 ‘Waardering en afschrijving vaste activa’ lid 1 zoals opgenomen in de Financiële Verordening 2018 aan te passen:

Huidige situatie

Voorstel tot aanpassing

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

1. Het volgende activeringsbeleid is van toepassing:

1. Activering vindt plaats volgens regelgeving van het BBV. Niet geactiveerd worden:

Niet geactiveerd worden:

a. bijdragen aan activa in eigendom van derden zoals bedoeld in artikel 61 BBV;

(1) personeels- en organisatiekosten;

b. kosten voor het afsluiten van geldleningen;

(2) bijdragen aan activa in eigendom van derden zoals bedoeld in artikel 61 BBV;

c. saldi van agio en disagio.

(3) kosten voor het afsluiten van geldleningen;

d. uitgaven die niet hebben geleid tot het realiseren van een activum of het openen van een grondexploitatie.

(4) saldi van agio en disagio. (5) uitgaven die niet hebben geleid tot het realiseren van een activum of het openen van een grondexploitatie.

Vervolg De Financiële Verordening (afspraken tussen Raad en College) vertaalt zich door naar de planning- en controlcyclus middels het Financieel Uitvoeringsbeleid (afspraken tussen College en het ambtelijk apparaat). Verordening en Uitvoeringsbeleid zijn zogezegd nauw met elkaar verbonden. De evaluatie richt zich in de eerste instantie op de afspraken tussen de Raad en het College. Afhankelijk van het Raadsbesluit met betrekking tot het vaststellen van de Financiële Verordening 2022 wordt het Financieel Uitvoeringsbeleid in lijn gebracht met de nieuwe Financiële Verordening 2022 en ter kennisname middels een Raadsinformatiebrief aan de Raad geboden. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

D. Emmer

P.I. Broertjes

Bijlage 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Het evaluatieverslag ‘de Financiële Verordening 2018’ De Financiële Verordening 2022 De Financiële Verordening 2018 De was- wordt lijst Financiële Verordening 2018 vs 2022 Het Raadsbesluit de Financiële Verordening 2022 Het Raadsbesluit de Financiële Verordening 2018 Het afschrijvingstabel Financiële Verordening 2018