Eindverslag-Implementatie-Samenwerkingsafspraken (toegevoegd 15 maart 2024)

De MRAwebsite, het maandelijkse Bericht aan raden en Staten en de MRA Agenda inclusief de Meerjarenbegroting, Voortgangsnota en de Termijnagenda worden het meest gebruikt en gewaardeerd. Deze informatiebronnen leveren een positieve bijdrage aan het tijdig met elkaar kunnen voeren van het goede gesprek en stellen ook de deelregio’s en MRA-overheden beter in staat om in de voorbereidingsfase van de kaderdocumenten input aan te leveren; 2. De leden van de raden en Staten worden vaker bijgepraat door hun lid in de Raadtafel en/of hun bestuurder die lid is van een MRA-gremium en kunnen hierdoor ook op proces of inhoud zaken aan hun bestuurder of lid in de Raadtafel meegeven. De bestuurders zelf ervaren ook meer comfort in de gesprekken met hun raden en Staten omdat deze gesprekken nu vaker over de inhoud in plaats van over procesmatige zaken en de betrokkenheid van de raden en Staten kunnen gaan;

23

3. Hoe de verschillende MRA-gremia zich tot elkaar verhouden, is in de afgelopen periode duidelijker geworden. De platforms gaan over de inhoud, voeren de MRA Agenda uit en zorgen dat zaken die van belang zijn op het juiste moment en op de juiste plek geagendeerd worden. Het bestuur richt zich op het vertalen van de inhoud in ambities en strategische en lobbydoelen en bewaakt de uitvoering van de MRA Agenda. De AV controleert het bestuur en stelt – na het ophalen van de wensen en opvattingen bij de raden en Staten – op basis van consensus de inhoudelijke en procesmatige kaders van de MRA vast. De Raadtafel is positief over zijn functioneren en brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur en de Algemene Vergadering. De positie van de deelregio’s is versterkt door een betere organisatie van de samenwerking in de deelregio. Inhoudelijke bijdragen kunnen via de deelregio ook bij de platforms worden ingebracht. Bij het formeel vaststellen/bekrachtigen van documenten door de AV wordt uitgegaan van consensus. Wanneer een of enkele overheden zich hier niet mee kunnen verenigen wordt daarvan aantekening gemaakt in het verslag. Kortom, in vergelijking met ruim 2 jaar geleden is de MRA nu beter in staat om in- en extern uit te dragen waar wij als MRA-overheden met elkaar voor staan en waar wij met elkaar het verschil (kunnen) maken.

4.3 Aanbevelingen Bestuur : Hoewel een aantal zaken nog aandacht behoeft, is het belangrijk dat er nu ook een periode van rust komt zodat de MRA-overheden zich vooral op de inhoud en het behartigen van onze belangen op de (middel)lange termijn kunnen focussen. Om die reden stelt de kwartiermaker voor aan de AV om het bestuur te verzoeken de evaluatie van de Samenwerkingsafspraken in 2027 uit te voeren. Dus op het moment dat de uitvoering van de MRA Agenda 2025 – 2028 halverwege is. Bovendien is het van belang om het tijdstip van de evaluatie goed af te stemmen op het aantreden van nieuwe raden, colleges en bestuurlijke vertegenwoordiging in de MRA-gremia. Daarnaast stelt de kwartiermaker aan de AV voor om het bestuur te verzoeken om een aantal zaken in gang te zetten: 1. Een bijlage toe te voegen aan de Samenwerkingsafspraken1 en deze ook op de MRA-website te plaatsen, waarin de aangepaste procedure voor de Termijnagenda en de vastgestelde procedure voor het kiezen van een voorzitter voor de AV wordt opgenomen en waarin aan de basisprincipes (zie pagina 9 Samenwerkingsafspraken) een tweetal items wordt toegevoegd: a. We maken niet-vrijblijvende afspraken met elkaar en zijn transparant over waarom we bepaalde keuzes hebben gemaakt, b. Standpunten bepalen of het vaststellen van kaderdocumenten doen we op basis van consensus en niet door middel van stemmen, 2.

Aan de voorzitters van de MRA-gremia voor te stellen om jaarlijks de samenwerking te agenderen, met als doel om laagdrempelig te kunnen blijven volgen hoe of dit verloopt en daar dan de portefeuillehouder governance van het bestuur bij uit te nodigen;

1 Omdat wij met elkaar hebben afgesproken dat de samenwerkingsafspraken alleen gewijzigd worden na de officiële evaluatie, maar

het wel belangrijk is dat zichtbaar is wat inmiddels door voortschrijdend inzicht in de samenwerkingsafspraken gewijzigd of aan de samenwerkingsafspraken toegevoegd is.

24

3. Met de voorzitters van de platforms in gesprek te gaan over wat nodig is om op dossiers – waar het vanuit de inhoud gewenst is om domeinoverstijgend samen te werken – ook portefeuillehouders van de MRA-overheden te betrekken die niet deelnemen aan een platform (zoals bijvoorbeeld portefeuillehouders sociaal). Een idee kan zijn dat rondom dat onderwerp - onder leiding van een bestuurder uit een platform – tijdelijk een themagroep wordt samengesteld; 4. Als bestuur met een voorstel te komen hoe wij als MRA-gremia beter de consequenties van keuzes inzichtelijk kunnen maken. Zodat wij op regionaal niveau meer richtinggevende afspraken met elkaar kunnen maken2. Een idee kan zijn dat de ervaring opgedaan met de voorbereiding van de MRA Agenda 2025 – 2028 hiervoor als casus wordt gebruikt. Voorzitter AV/Algemene Vergadering: De kwartiermaker stelt aan de AV voor om de nieuwe voorzitter te verzoeken om voor de zomer met een voorstel te komen over hoe de in- en externe ‘Ambassadeursrol’ van dit gremium vormgegeven kan worden. Vooral ook als het gaat om het borgen van de netwerkfunctie en de verbinding met de deelregio’s. Tot slot stelt de kwartiermaker aan de AV voor om de vergaderingen voortaan afwisselend in de verschillende deelregio’s te houden. Op deze manier kan de verbinding met de deelregio’s versterkt worden.

De AV-vergaderingen kunnen dan ook gekoppeld worden aan een netwerkevent en/of een werkbezoek in die deelregio.

2 Uit de gesprekken met bestuurders is gebleken dat de MRA-overheden het nog steeds moeilijk vinden om weloverwogen keuzes te

maken en prioriteiten te stellen.

25

5. Bijlagen 5.1 Vastgestelde opdracht Inleiding Op 10 december heeft burgemeester Halsema – als voorzitter van de Metropool Regio Amsterdam (MRA) – het startsein gegeven voor de nieuwe samenwerking in de MRA. Het komend jaar zal een overgangsjaar zijn waarin de samenwerkingsafspraken geïmplementeerd en waar nodig geëffectueerd en aangevuld gaan worden. De opmerkingen en suggesties van de leden die opgenomen zijn in de Nota van Beantwoording zullen in dit traject betrokken worden. Uitgangspunt is dat wij in de MRA met elkaar samenwerken vanuit vertrouwen en gelijkwaardigheid waarbij de inhoud en het boeken van (proces)resultaten voorop staat. Om deze uitgangspunten ook in de nieuwe samenwerking te kunnen waarborgen is het van belang dat duidelijk is hoe de verschillende MRA-gremia zich tot elkaar verhouden qua rolverdeling en positie. Maar ook dat dit zichtbaar is in hoe er met elkaar samengewerkt, afgestemd en gecommuniceerd wordt, in het bijzonder ook in relatie tot de raden en Staten, inwoners en partners. De Algemene Vergadering (AV) is één van de MRA-gremia waarvoor de organisatie, werkwijze en positionering - op basis van de vastgestelde samenwerkingsafspraken en bijbehorende werkprocessen verder vormgegeven en uitgewerkt moet worden. Vanzelfsprekend zal dit ook in afstemming met de overige MRA-gremia en de Raadtafel plaatsvinden.

Burgemeester Wienen wordt voor de komende 2 jaren voorgedragen als kwartiermakend voorzitter van de AV, hij heeft vanuit die rol de regie op dit proces. Hij zal in zijn rol ondersteund worden door de MRA-Directie. Opdrachtgever: Leden van de Algemene Vergadering Opdrachtnemer: Kwartiermakend voorzitter Opdracht Na de oprichtingsbijeenkomst van de Algemene Vergadering op 22 december moet helder worden wat de rol en positie van de AV is ten opzichte van de overige MRA-gremia, maar vooral ook ten opzichte van het Bestuur en wat qua organisatie en werkwijze nodig is om met elkaar op het juiste moment het juiste gesprek te voeren en te acteren.

26

Daarnaast is het belangrijk dat de leden van de AV zorgdragen voor structurele contacten en afstemming met de Raadtafel en de deelregio’s, zodat zij zicht hebben op het functioneren van de MRA en tijdig passende interventies kunnen voorstellen aan het Bestuur wanneer de praktijk hier aanleiding toe geeft. Belangrijk dat allerlei vragen beantwoord worden die raken aan de rol en positie van de AV en dat deze antwoorden en inzichten verankerd worden in een passende organisatie, communicatie en werkwijze. Voorbeelden van vragen zijn onder andere: − Wat is de rol en positie van de leden van de AV: Welke onderwerpen dienen geagendeerd te worden in de AV? Wat voor type gesprek moet daar gevoerd worden? − Hoe gaan we dit gesprek organiseren en welke werkafspraken horen daarbij? − Een belangrijke rol van de AV is ‘verbinder’.

Is de in december 2021 voorgestelde bestuurlijke samenstelling een juiste afspiegeling van de MRA of is er bijvoorbeeld meer diversiteit in de bestuurlijke samenstelling nodig en wat wordt dan gemist? − De AV bestaat in de loop van volgend jaar uit 33 leden3, wat is nodig om met dit aantal Bestuurders effectief te kunnen zijn? − Hoe verhoudt de AV zich tot de Raadtafel? o Hoe krijgt de afstemming en terugkoppeling tussen de AV en de Raadtafel vorm en inhoud? o Welke werkwijze is passend om de adviesrol ((on)gevraagd adviseren op procesniveau) van de Raadtafel in relatie tot het Bestuur en de AV goed te borgen? − Hoe verhoudt de AV zich tot het Bestuur en wat betekent dit voor de afstemming, verantwoording enz. en welke werkwijze is dan passend? − Wat is nodig om feeling te houden met de leden van de Raadtafel en de deelregionale (Bestuurlijke) overleggen, zodat de leden van de AV zicht hebben en houden op het functioneren van de MRA als geheel? − Wat is de rol van de AV als het gaat om het borgen van de actieve informatievoorziening en transparantie aan alle leden (bestuurders en raden en Staten) zodat ieder zijn rol effectief kan invullen? − Wat kan de AV leren van andere regio’s op nationaal, maar ook op internationaal niveau en wat betekent dit voor de werkwijze van de AV? Planning Korte termijn eerste kwartaal 2022: 1.

Agenderen concept opdracht voor AV op 22 december 2021: bespreken en waar nodig aanscherpen; 2. Op basis van de samenwerkingsafspraken ontwikkelen van een implementatie aanpak en dit agenderen voor de AV in het eerste kwartaal van 2022; 3. Tegelijkertijd de organisatie van de AV-overleggen goed borgen, ook in relatie tot andere MRA-gremia en in het bijzonder richting het Bestuur en de Raadtafel; Lange termijn: vanaf het tweede kwartaal 2022: 4. Na goedkeuring door de leden van de AV starten met de implementatie van de samenwerkingsafspraken; 5. Opzetten en uitvoeren van een onderzoek (casestudy) naar het functioneren van andere regio’s in ons land en daar buiten. 3 Vanwege de gemeentelijke herindeling (op 1 januari Beemster en na 16 maart 2022 Weesp) bestaat de MRA in 2022 uit 30 gemeen-

ten.

27

Algemene Vergadering (bron MRA-Samenwerkingsafspraken) De AV stelt de financiële en procesmatige kaders vast, en is primair gericht op het behouden en vergroten van het draagvlak voor de MRA-samenwerking onder de deelnemers. Het Bestuur legt verantwoording af aan de AV. Het Bestuur en de AV worden op procesniveau geadviseerd door de Raadtafel. De raden en Staten zijn met één lid vertegenwoordigd in de Raadtafel. De Raadtafel komt in de week voorafgaande aan de AV bij elkaar en adviseert de AV (on)gevraagd over de processen die de raden en Staten aangaan. Bijvoorbeeld over de passende werkwijze om als raden en Staten de kaderstellende documenten van de MRA4 te kunnen doorgronden, bijsturen en vaststellen.

Kenmerken van de AV zijn: − Controleert het MRA Bestuur, is de link naar alle leden, deelregio’s, MRA-gremia en de Raadtafel; − In de AV worden de kaders vastgesteld; − De Raadtafel adviseert de AV (on)gevraagd op procesniveau, zodat de raden en Staten in de MRA in positie zijn en hun rol effectief kunnen invullen; − Taken zijn: zorgen voor draagvlak en monitoren en evalueren van de samenwerking; − Gemeenten, provincies en de vervoerregio Amsterdam vaardigen één bestuurder af in de AV; − De leden van de AV zijn de schakel richting hun eigen colleges, raden en Staten; − De burgemeester van Haarlem wordt met ingang van 18 februari 2022 voor een periode van 2 jaar aangesteld als kwartiermakend voorzitter; − Komen minimaal 4 maal per jaar bij elkaar.

5.2 Groslijst Planning: implementatie samenwerkingsafspraken 1 april 2022 tot 1 april 2024 Wanneer

Wat

Q1 en Q2

1. 2. 3.

Opdracht implementatie samenwerkingsafspraken geformuleerd Planning en groslijst en vastgesteld in AV Uitvoering gestart

Q3

1. 2.

Om niet detachering MRA-directie (streven is afronden voor 1 juli 2022) Aanpak en planning selectie bestuurders voor bestuur en platforms en voorzitters voor platforms Werkafspraken maken met de (vice) voorzitters van de MRA-gremia over voorbereiding vergaderingen

3. 18 november 2022

4.

Stand van zaken (voortgang en resultaten) implementatie Q4 bespreken

4 Kaderstellende documenten zijn: de MRA-Agenda (afgeleide kaderdocumenten zijn de jaarlijkse Termijnagenda en de Voortgangs-

nota), de (Meerjaren)Begroting en Investeringsagenda

28

Q4 2022: activiteiten lopen door in alle kwartalen in 2023

1. 2. 3. 4. 5.

Q1 2023

1. 2.

Q2 2023

3. 4. 5. 6.

Rol en positie van de Raadtafel uitwerken Rol en positie van de Algemene Vergadering t.o.v. het bestuur en de Raadtafel vormgeven Rol en positie van het bestuur t.o.v. de platforms en de Raadtafel vormgeven Hoe omgaan met keuzes maken, prioriteiten stellen en standpunten bepalen en hoe omgaan met minderheidsstandpunten Bepalen wat nodig is om tijdig ‘het goede gesprek’ in de MRA-gremia, de deelregio’s en tussen colleges, raden en Staten te kunnen voeren Infographic (s) of (animatie) filmpjes opstellen voor 4-jaarlijkse en jaarlijkse kaderdocumenten zodat deze processen zichtbaar blijven en toegepast worden Structurele informatievoorziening aan deelregio’s en raden en Staten verder optuigen Ontwikkelen instrumenten zodat de AV zijn controlerende en kaderstellende rol kan vervullen Contacten onderhouden met de deelregio’s: ambassadeursrol AV-leden uitrollen? Doorontwikkelen samenwerking MRA-directie Vormgeven rol en betrokkenheid bestuursadviseurs MRA met de medewerkers van de MRA-directie en als verbinder tussen de deelregio’s en MRA-gremia en MRA-directie

Q3 2023

1. 2.

Uitvoeren evaluatie nieuwe samenwerking MRA (overgangsjaar?) Triple Helix samenwerking vormgeven: Hoe en waarom betrekken stakeholders: aanpak inventariseren. Opstellen pamflet casus om hiermee ervaringen op te doen?

Q4 2023

1. 2. 3. 4.

Eerste resultaten presenteren monitoring MRA-samenwerking Stand van zaken implementatie samenwerking zichtbaar maken Voorstel voor kiezen (vice) voorzitter agenderen in de Algemene Vergadering AV informeren over activiteiten eerste kwartaal 2024 en afronding implementatiefase

Q1 2024

1.

Balans opmaken implementatie samenwerkingsafspraken: stand van zaken, conclusies en aanbevelingen. Deze notitie agenderen voor de AV (inclusief advies Raadtafel en Bestuur) op 24 maart aanstaande Voorstel agenderen (inclusief advies Raadtafel en Bestuur) in de AV op 24 maart 2024 voor voorbereiding en uitvoering algehele evaluatie MRA-samenwerking

2.

29

Termini 179 1025 XM Amsterdam info@metropoolregioamsterdam.nl www.metropoolregioamsterdam.nl