Controleprotocol 2023-2026 en Normenkader 2023 gemeente Hilversum - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1356558

afdelingsnaam:

Directie

steller:

Ali Sheck

telefoonnummer

0618878441

onderwerp:

Raadsvoorstel Controleprotocol 2023-2026 Hilversum en normenkader 2023 Hilversum

Voorstel 1. 2. 3.

Het controleprotocol 2023-2026 Hilversum, van toepassing op de accountantscontrole van de verslagjaren 2023-2026, vast te stellen. Het normenkader 2023 Hilversum, als onderdeel van het controleprotocol, vast te stellen. Geen consequenties te verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid voor de jaarrekening 2023 tot en met 2026 voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving.

Planning Titel Raadsvoorstel Controleprotocol 2023-2026 Hilversum en normenkader 2023

Toelichting Controleprotocol wordt elk 4 jaar door raad vastgesteld en het normenkader elk jaar door raad

BEELDVORMING Commissie Bestuur en Economie 1110-2023

OORDEELSVORMING Commissie Bestuur en Economie 11-102023

BESLUITVORMING Gemeenteraad 15-11-2023

Samenvatting

Dit raadsvoorstel bevat 2 onderdelen om besluit over te nemen: - Controleprotocol 2023-2026: Met ingang van verslagjaar 2023 gaan de spelregels voor de rechtmatigheidscontrole wijzigen. Het is niet langer de externe accountant die een oordeel geeft over de financiële rechtmatigheid. Het College krijgt de verantwoordelijkheid om middels de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening inzicht te geven over de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen binnen de gemeente Hilversum. De accountant krijgt primair de taak om te toetsen of de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hilversum.

- Normenkader: Het normenkader 2023 is geactualiseerd ten opzichte van 2022. Hierin zijn verordeningen en/of nota’s toegevoegd welke vanaf het boekjaar 2023 van toepassing zijn. De verordeningen en nota’s die in 2023 niet meer van kracht zijn, zijn verwijderd.

Inleiding

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole, en de daaruit voortvloeiende controleverklaring, dient de gemeenteraad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het Controleprotocol en het jaarlijks te actualiseren Normenkader. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is dit het geval. Tot en met 2022 verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording “juist” is. Dit controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verantwoordingsjaar 2023 tot en met het verantwoordingsjaar 2026. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig. In het nieuwe controleprotocol vanaf 2023 staan diverse rechtmatigheidscriteria opgenomen. Deze criteria zijn bepaald vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Voor de rechtmatigheidsverantwoording is daarnaast de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens van belang. Met vaststelling van het addendum bij de Financiële verordening ex art. 212 gemeente Hilversum 2022, zijn deze grenswaarden door u bepaald.

Probleemstelling/doel

De gemeenteraad kaders te laten stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023. Het controleprotocol heeft samen met het normenkader als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, het daarvoor geldende normkader en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Argumenten

1.1 Het is een raadsbevoegdheid kaders te stellen aan de rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordelijkheid voor en de verantwoording over het rechtmatig handelen van de organisatie wordt hiermee expliciet bij het college neergelegd. Het is aan de gemeenteraad om het niveau omtrent ambitie en acceptatie van rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden te bepalen. 1.2 de doorlooptijd van het controleprotocol 2023-2026 en normenkader 2023 verschilt van elkaar. Het controleprotocol wordt voor meerdere jaren vastgesteld door de raad. Hiervoor is gekozen omdat de inhoud van het controleprotocol niet vaak verandert. Echter het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd aan de gewijzigde en of nieuwe verordeningen en wetgevingen en dient vastgesteld worden door uw raad. Dit is van belang om jaarlijks te kunnen toetsen aan de relevante regelgeving. 1.3 Het normenkader bakent de onderzoeksopdracht van de accountant af. Het normenkader betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante landelijke wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen en regelgeving voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. De regelgeving, die niet in het normenkader is opgenomen, wordt dus expliciet niet gecontroleerd. Daarmee is het onderzoekskader voldoende gespecificeerd en afgebakend.

Vanaf 2023 krijgt de raad elk boekjaar een raadsvoorstel voor het normenkader van dat boekjaar.

1.4 Toepassing interne regelgeving voor zover strenger dan landelijke, dan wel Europese regelgeving. Voor de jaarrekeningen 2023-2026 zal de accountant géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid voor de jaarrekening voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Deze bepaling was ook voor voorgaande verslagjaren van toepassing.

Kanttekeningen

1.1 Het onafhankelijke oordeel van de accountant over rechtmatigheid van de jaarrekening vervalt, het college moet de organisatie voldoende toerusten om rechtmatigheid te onderzoeken. Het kan lastig zijn om zelf als afdeling een kritisch oordeel te geven over de rechtmatigheid van eigen afdeling. Om een volledig beeld te krijgen over de rechtmatigheid voeren we interne controles uit en verantwoorden managers over de rechtmatigheid van processen op hun afdeling. Dat vraagt een goede kritische blik op eigen organisatie en een goede scheiding van de eerste lijn als uitvoerder van interne controle in de lijn, tweede lijn als ondersteuner en reviewen van de controlewerkzaamheden van de eerste lijn en een derde lijn die toeziet op het gehele verbijzonderde interne controle proces. Om dit voor te bereiden is het vanaf 2023 noodzakelijk te starten met het verantwoorden op rechtmatigheid volgens de hiervoor genoemde drie (verdedigings-)lijnen. Dit staat bekend als het 3-lines model (zie ook bijlage 2). Met als resultaat dat we klaar zijn om de verantwoording op te stellen namens het college van B&W. 1.2 Gemeenteraad kan kiezen voor extra controle elementen. De gemeenteraad kan binnen de kaders van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording.

Aangezien we Hilversum nog de nodige stappen te zetten hebben in het verbeteren van de bedrijfsvoering en het op termijn invoeren van het noodzakelijke 3 Lines model, willen we onze ambities dit verslagjaar nog niet te hoog stellen. Op dit moment kiezen nog weinig gemeenten voor hogere ambities. Daarom stellen we voor om nu te kiezen voor het controleren op financiële rechtmatigheid, zoals ook de accountant die de afgelopen jaren heeft uitgevoerd. 1.3 Gemeenteraad kan kiezen voor kleinere goedkeuringstolerantie. Kiezen voor een lagere goedkeuringstoleranties betekent dat de totale omvang van de fouten om te komen tot een goedkeuring lager wordt. Er zal dus sneller sprake zijn van een afkeuring. Om te bepalen of wordt voldaan aan de strengere goedkeuringstoleranties moeten meer werkzaamheden worden uitgevoerd. De steekproef moet groter zijn om met zekerheid te kunnen bepalen dat de totale hoeveelheid voldoet aan de eisen. Dit betekent meer werk voor de organisatie bij de interne controles en vervolgens meer werk voor de accountant. Dit leidt tot hogere kosten. De extra werkzaamheden gaan ten koste van andere werkzaamheden. Verdere strengere eisen leiden niet per se tot een betere bedrijfsvoering wel sneller tot een afkeurende verklaring. Daarom adviseren wij de voorgestelde goedkeuringstoleranties te hanteren.

1.4 De gemeenteraad heeft een verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vastgesteld in het addendum bij de financiële verordening 2022. Voorgesteld wordt een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves en een rapporteringsgrens van € 150.000 te hanteren. Verantwoordingsgrens is de grens waarboven afwijkingen effect hebben op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording. Afwijkingen onder deze grens werken dus niet door in de rechtmatigheidsverantwoording. De rapportagegrens is de grens waarboven afwijkingen aan u worden gemeld, gerapporteerd en toegelicht. Het kan dus zijn dat afwijkingen geen effect hebben op de rechtmatigheidsverantwoording maar wel worden toegelicht. Door de rapportagegrens lager te

stellen dan de verantwoordingsgrens krijgt u extra inzicht in de bevindingen, afwijkingen en onduidelijkheden uit de interne controle. 1.5 Gemeenteraad kan kiezen voor grotere rapportagetoleranties. De goedkeuringstoleranties kunnen niet worden vergroot. De minimale eisen zijn vastgelegd in de regelgeving, daar moeten we aan voldoen. Wel kan de gemeenteraad de rapporteringstoleranties vergroten, dat betekent dat de omvang van de fouten waar we over moeten rapporteren toeneemt, er worden dan minder fouten gerapporteerd. 1.6 Het vaststellen van het normenkader door de raad is een wettelijk voorschrift. Het niet vaststellen van het normenkader zou formeel in tegenspraak zijn met de wettelijke voorschriften. Inhoudelijk zou de raad zich dan de gelegenheid ontnemen om invulling te geven aan een onderdeel van haar kaderstellend rol.

Financiën, middelen & capaciteit

- Het vaststellen van het controleprotocol 2023-2026 en het normenkader 2023 hebben geen financiële gevolgen. - De kosten en financiële dekking van het onderzoek van de accountant over de getrouwheid van de op te stellen rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen in de programmabegroting.

Uitvoering

- Het door uw raad vast te stellen controleprotocol 2023-2026 en het normenkader 2023 worden toegepast bij de controles die we over het boekjaar 2023 uitvoeren, om te kunnen komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris, de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

Bijlage(n)

dr. ir. G.M. van den Top

1. Controleprotocol 2023-2026 inclusief geactualiseerd normenkader 2023 Hilversum 2 3-Lines Model