Concept advies werkgroep raadsbetrokkenheid voor WG

Eigenaarschap, zichtbaar en transparant Advies aan algemeen bestuur van Werkgroep Raadsbetrokkenheid Aan: Algemeen Bestuur Van: Werkgroep Raadsbetrokkenheid Datum: na input deelnemers werkgroep Aanleiding en opdracht De werkgroep raadsbetrokkenheid brengt advies uit aan het algemeen bestuur om de betrokkenheid en eigenaarschap met en bij de regionale samenwerking verder te verbeteren zonder in te boeten op de formele adviesrol van de gemeenteraden. In het advies worden verbeteringen voorgesteld om de huidige instrumenten te optimaliseren (Regiopodium, startnotitie en de regionale rol van het algemeen bestuur). Daarnaast wordt het belang van contact tussen raadsleden onderstreept en wordt voorgesteld om een klankbordgroep met raadsleden te starten. De werkgroep is naar aanleiding van de zienswijzen van de gemeenteraden over de actualisatie van de Gemeenschappelijke Regeling van start gegaan. Het algemeen bestuur heeft voorgesteld om naar aanleiding van de geluiden en wensen die er zijn rondom besluitvorming en inhoudelijke betrokkenheid van gemeenteraden met een werkgroep van raadsleden een nadere verkenning te doen. Doel van de werkgroep is een heldere analyse te maken rondom het onderwerp raadsbetrokkenheid op basis van de volgende vragen: 1. Hoe kijken we terug op maatregelen van eerdere raadswerkgroepen? 2. Wat missen we? 3. Welke problemen constateren we? 4.

Wat willen we bereiken? De werkgroep raadsbetrokkenheid is tweemaal samengekomen (14 maart en 6 juni 2024). Op basis van deze bijeenkomsten heeft de werkgroep bijgaand advies aan het algemeen bestuur opgesteld. Doel en uitgangspunten De werkgroep heeft gekeken naar het verbeteren van de betrokkenheid van raden. Bij alle voorstellen is het doel het verbeteren van de raadsbetrokkenheid bij de Regio. Daarbij spelen elementen mee als: het vergroten van het eigenaarschap van de raden, transparantie over de besluitvorming optimaliseren en zichtbaarheid van het bestuur vergroten. Het advies is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Formele advisering is en blijft voorbehouden aan de raden. De gemeenteraad is en blijft de partij die om zienswijzen gevraagd wordt door het algemeen bestuur. Wederkerigheid: naast de Regio zijn ook de gemeenteraden zelf aan zet. Om de betrokkenheid tussen Regio en gemeenten/gemeenteraden te verbeteren is inzet nodig van alle betrokkenen. Samenwerken betekent ook compromissen sluiten en/of autonomie deels loslaten. In dit advies zijn verbeteringen opgenomen om de raadsbetrokkenheid bij de Regio te vergroten. Naast deze verbeteringen zijn er ook nog andere formele instrumenten om raden in positie te brengen, zoals de zienswijzen op de P&C-producten (begroting, jaarrekening en bestuursrapportage) en de RSAagendatool.

Deze instrumenten worden in dit advies niet betrokken. Verbeteren bestaande instrumenten In 2020 en 2021 heeft een werkgroep van raadsleden advies uitgebracht over de verbetering van de governance bij de Regio. Destijds zijn verschillende thema’s en instrumenten geïntroduceerd. Door de huidige werkgroep raadsbetrokkenheid is gesproken over het verbeteren van deze instrumenten. Hierbij wordt aangegeven: - hoe deze op dit moment worden ingezet, - welke verbetermogelijkheden de werkgroep aan het algemeen bestuur adviseert. Naast de optimalisatie van de huidige instrumenten (A t/m D) heeft de werkgroep raadsbetrokkenheid ook advies uitgebracht over het introduceren van een klankbordgroep (E). 1

A. Regiopodium Huidige situatie: Regiopodia/Webinars worden ingezet voor onderwerpen waar besluitvorming door de raden over plaats moet vinden. Daarnaast worden themabijeenkomsten ingezet voor onderwerpen waar raden over geïnformeerd willen worden die zij hebben benoemd in de Regionale samenwerkingsagenda (RSA). Er wordt bij het Regiopodium onderscheid gemaakt in drie varianten: 1. Regiopodium digitaal (Webinar) • Informatie ontvangen en vragen stellen • Voorbeeld: Novex MRA, werk en participatie 2. Regiopodium dialoog • Informatie ontvangen en vragen stellen • Raadsleden gaan met elkaar en met de verantwoordelijk portefeuillehouder in gesprek • Voorbeeld: Gemeenschappelijke Regeling, Huisvestingsverordening 3. Themabijeenkomst In de Regionale samenwerkingsagenda (RSA) is een aantal focusopgaven benoemd. Over deze focusopgaven worden themasessies georganiseerd zodat de raden met elkaar in gesprek kunnen gaan. Voorbeeld: Integraal Zorgakkoord (IZA) Advies: - Het doel van het Regiopodium is herbevestigd door de werkgroep. Een Regiopodium blijft gericht op informatie ontvangen en vragen stellen (beeldvorming) en uitwisseling (dialoog) tussen raden en tussen raden en verantwoordelijk bestuurder. Het is een bewuste keuze om het Regiopodium niet te gebruiken voor meningsvorming.

- Raadsleden gaan in de eigen raad na wie naar het Regiopodium gaat en enthousiasmeren elkaar om deel te nemen. - Raadsleden onderzoeken op welke wijze terugkoppeling in raden na afloop van een Regiopodium verbeterd kan worden: bijvoorbeeld door agendering in commissie of via app-groepen terugkoppelen wat is opgehaald aan informatie/beeldvorming. - De data van de Regioavonden worden jaarlijks als optie gereserveerd in de agenda’s van raadsleden. De invulling van de avond (onderwerp en vorm (Webinar/Regiopodium/ - themabijeenkomst) zijn pas bekend bij de verzending van de uitnodiging. Als de geplande onderwerpen/thema’s eerder met raadsleden gedeeld worden kunnen zij hier rekening mee houden in hun planning. - Bespreek met de griffiers de mogelijkheid of Regiopodia ook afwisselend bij gemeenten georganiseerd kunnen worden. B. Startnotitie Huidige situatie: Bij de start van bestuurlijke trajecten waar raden een besluitvormende rol hebben, wordt een startnotitie opgesteld. Hierin zijn proces, planning en procedureafspraken opgenomen. Afhankelijk van het onderwerp is een oplossingsrichting/preadvies van het algemeen bestuur in de startnotitie opgenomen. Advies: - Geef meer gelegenheid om inhoud op te halen, neem verschillende oplossingsrichtingen in de startnotitie op, leg raadsleden meerdere keuzes voor en/of werk met scenario’s. C.

Regionale rol van het algemeen bestuur Huidige situatie: Leden van het algemeen bestuur zijn allemaal voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg en bestuurlijk verantwoordelijk voor één of meerdere RVE’s (zoals de GAD, GGD of Veilig Thuis). Bij de behandeling van bv. een startnotitie kan de bestuurlijk trekker uitgenodigd worden om hier tijdens een raadsbijeenkomst informatie over te geven. Het algemeen bestuur reageert met een ‘nota van zienswijzen’ op de ingebrachte zienswijzen van de gemeenteraden.

2

Advies - Zorg ervoor dat leden van het algemeen bestuur zichtbaarder zijn in de raden. Bij majeure zaken kan de raad in het Presidium aangeven dat de bestuurlijk trekker vanuit de Regio uitgenodigd moet worden om bij de lokale behandeling aanwezig te zijn. De regionale bestuurlijk trekker kan hierdoor een goed beeld krijgen wat de insteek van de verschillende raden is. - Op de agenda van de raadscommissie standaard de regionale samenwerking opnemen. De betrokken portefeuillehouders/lid algemeen bestuur kunnen dan de raad informeren. De raad kan zelf ook actiever op inhoudelijke terugkoppeling vanuit het college aansturen. Het is een kwestie van halen en brengen. - Blijf als Regio alert op de reactie op de zienswijzen (bv. niet te defensief) en verduidelijk waarom een bepaalde keuze is gemaakt. De optie om mondeling zienswijzen toe te lichten door een AB-lid is besproken, maar wordt niet geadviseerd door de werkgroep omdat dit een verzwaring van de werklast is en ook gevoeld wordt als ‘mosterd na de maaltijd’. Daarnaast kunnen raadsleden bij onduidelijkheid bij de beantwoording altijd om opheldering vragen aan de eigen portefeuillehouder. - Blijf alert op informatiesymmetrie: zorg ervoor dat gemeenteraden bij besluitvorming over gelijke informatie beschikken.

- Door de agenda en vastgestelde verslagen van de portefeuillehoudersoverleggen en het algemeen bestuur als ingekomen stuk naar gemeenten te sturen, kunnen deze door het Presidium geagendeerd worden in de commissies, of kunnen raadsleden gerichte vragen aan bestuurders stellen. De Regio stuurt de agenda na publicatie en het verslag na vaststelling naar gemeenten. D. Middel om instrumenten goed te kunnen gebruiken: contact tussen raadsleden Huidige situatie: Elkaar kennen als raadslid staat aan de basis van een goede samenwerking. Raadsleden uit de verschillende gemeenten kunnen elkaar ontmoeten bij een Regiopodium of themabijeenkomst. Aan het begin van de bestuursperiode is een open huis bij de Regio en een Regiocongres georganiseerd waar raadsleden informatie over de organisatie/samenwerking kregen en elkaar konden ontmoeten. Er is geen plek waar raadsleden met elkaar kunnen afstemmen. Naar aanleiding van de besluitvorming rondom PMD hebben deelnemers aan de werkgroep raadsbetrokkenheid het initiatief genomen om elkaar te informeren over moties en amendementen. Een mooi voorbeeld waaruit blijkt dat het elkaar kennen/een gezamenlijk overleg het makkelijker maakt om zaken met elkaar uit te wisselen.

Advies Organiseer een bijeenkomst waar raadsleden elkaar kunnen ontmoeten en waar gesproken wordt over actuele ontwikkelingen in de regio en waar de voortgang over de RSA wordt terug gekoppeld. Qua frequentie is 1x per jaar of 1x per 2 jaar het meest wenselijk, hiermee blijft het ook bijzonder. E. Scenario klankbordgroep Bij het traject rondom de actualisatie van de Gemeenschappelijke Regeling zag een aantal raden het invoeren van een gemeenschappelijke adviescommissie als verbeterpunt om de raden beter in positie te brengen. In de bijeenkomsten van de werkgroep raadsbetrokkenheid is duidelijk naar voren gekomen dat raadsleden een plek zoeken om over regionale zaken af te stemmen, bij te praten en kennis te kunnen nemen van de zaken die voor besluitvorming naar de raden komen. Het gaat om afstemmen en niet om formeel adviseren, daarom stelt de werkgroep voor om niet langer het woord adviescommissie te gebruiken maar te spreken over een klankbordgroep. Advies: Start een klankbordgroep met raadsleden met de volgende uitgangspunten: De klankbordgroep richt zich op afstemmen, bijpraten en terugkijken op regionale processen waar gemeenteraden bij betrokken zijn. Advisering over de inhoud is geen taak voor de klankbordgroep. De klankbordgroep speelt een belangrijke rol bij het actief bijdragen aan een goede verbinding tussen Regio en raden.

Formele advisering blijft voorbehouden aan de lokale raden.

3

-

-

Afstemming over de processen blijft voorbehouden aan het griffiersoverleg. Voor de verbinding met de griffiers blijft een vertegenwoordiging vanuit het griffiersoverleg aangesloten bij de klankbordgroep. Leden van de klankbordgroep worden aangewezen/benoemd door de raden. De deelnemers aan de werkgroep raadsbetrokkenheid geven aan het prettig te vinden als de huidige deelnemers aan de werkgroep raadsbetrokkenheid zitting krijgen in de klankbordgroep. Leden spreken op persoonlijke titel, maar spannen zich wel in om input vanuit de raden op te halen en terug te leggen. Zij vervullen een ‘aanjaagrol’ in de verbinding tussen Regio en raden. Voorzitter van de klankbordgroep is Nanning Mol, als lid van het algemeen- en dagelijks bestuur van de Regio. Ambtelijke ondersteuning voor de klankbordgroep levert de Regio. De klankbordgroep komt 2x per jaar bijeen. Daarnaast is er altijd ruimte om vanuit de deelnemers of vanuit de Regio een extra bijeenkomst te plannen. De Regio zorgt voor een beknopte weergave van de overleggen van de klankbordgroep. Na akkoord van de klankbordgroepleden wordt deze via de griffiers gedeeld ter verspreiding onder alle raadsleden. Dit zorgt voor eenduidige informatie richting raden. De klankbordgroep start als een experiment. In de eerste vergadering van de klankbordgroep bepalen de leden wanneer het experiment is geslaagd en wat daarvan de gevolgen zijn.

4