Collegebrief reactie 'rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking'

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de rekenkamercommissie van Hilversum

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

23 juni 2022 ZAAKNUMMER 1162427 BEHANDELD DOOR Desi Gielkens TELEFOON (035) 629 DATUM

UW KENMERK

0 Bestuurlijke reactie 'rekenkameronderzoek naar BETREFT subsidieverstrekking'

BIJLAGEN

Geachte leden van de rekenkamer, Op 14 juni heeft het college van B&W per e-mail het rapport “rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking” ontvangen. In de mail wordt ons college uitgenodigd om te reageren op de conclusies en aanbevelingen in het rapport. Wij maken graag gebruik van deze gelegenheid. In deze brief treft u onze reactie aan. Voordat wij ingaan op het rapport willen wij de rekenkamer eerst hartelijk danken voor het uitgebreide onderzoek dat zij heeft laten uitvoeren. Het verstrekken van subsidies is voor gemeenten een belangrijk instrument om gemeentelijke doelen te kunnen bereiken. Immers, de gemeente stimuleert instellingen via het verlenen van subsidies, zodat zij zorgen voor een gevarieerd aanbod van activiteiten voor de gemeente en haar inwoners. Met het uitvoeren van activiteiten worden bepaalde resultaten behaald, welke weer bijdragen aan het behalen van de gemeentelijke doelstellingen. Het rekenkameronderzoek bevestigt ook dat de gemeente Hilversum met het verstrekken van subsidie maatschappelijke doelen bereikt. Het is echter niet altijd duidelijk in welke mate, omdat er niet altijd een duidelijke relatie is tussen de gemeentelijke doelstellingen en behaalde resultaten van de gesubsidieerde instellingen. De rekenkamer stelt dat de gemeente op de goede weg is.

De gemeente Hilversum heeft de afgelopen jaren gewerkt aan het verbeteren van het subsidieproces. De Algemene Subsidieverordening is geactualiseerd, evenals de mandaatregeling. Daarnaast zijn de interne processen en procedures binnen de gemeente verbeterd. Processen zijn gestandaardiseerd en relevante informatie is te allen tijde beschikbaar via het nieuwe zaaksysteem. Hiermee is de basis op orde gebracht voor het verstrekken van subsidies binnen de gemeente Hilversum. Het rapport maakt eveneens duidelijk dat de gemeente nog op een aantal punten kan door ontwikkelen. Zo geeft het rapport ten eerste aan dat er verschillende verbeterpunten op het gebied van

rechtmatigheid liggen. Momenteel wordt wel op basis van de beleidsplannen beoordeeld of activiteiten bijdragen aan gemeentelijke doelen, maar ontbreekt een nadere regel, waarin activiteiten uitgewerkt zijn die subsidiabel zijn (hierna subsidieregelingen genoemd) in aanvulling op de geactualiseerde Asv. Hoewel er dus wel inhoudelijk beoordeeld wordt of activiteiten bijdragen, gaan we dit voor alle subsidies volgens de gestelde eisen vormgeven. Ook wordt aangegeven in het rapport dat termijnen soms niet gehaald worden. Ten tweede kunnen ook wat betreft doeltreffendheid nog verbeteringen worden doorgevoerd. Zo geeft het rapport aan dat het onduidelijk is in welke mate de verstrekte subsidies bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. Dat komt vooral omdat voorafgaand aan de subsidieverstrekking niet altijd expliciet is bepaald of vastgelegd wat het doel is van de subsidieverlening. Als laatste is het ook moeilijk om te sturen op de doelmatigheid van de subsidieverlening. Want, zo geeft het rapport aan, naast de gewenste outcome (gewenst/beoogd effect) is ook de gewenste output (gewenst/beoogd resultaat) vooraf niet helder gemaakt, waardoor er geen uitspraken over de doelmatigheid gedaan kunnen worden gedaan. We herkennen ons nagenoeg in alle conclusies en aanbevelingen en we zien aanknopingspunten die we meenemen in de doorontwikkeling.

Hieronder gaan wij in op de afzonderlijke aanbevelingen uit het rapport. 1. Stel een subsidiebeleid op waarin de keuzes worden verduidelijkt. Het rapport geeft aan dat het subsidieproces voor buitenstaanders moeilijk te doorgronden is, doordat een aantal aspecten niet zijn uitgewerkt. Hierbij wordt ingegaan op het verschil tussen basis- en programmasubsidies, het gebruik van convenanten, maar ook abstractere zaken als de vormgeving van samenwerking met externe partijen. Wij nemen deze aanbeveling over. Cruciaal bij subsidieverstrekking is de transparantie richting alle partijen; welke doelen beoogt de gemeente en welke criteria hanteert zij bij de verstrekking van subsidie om die doelen te bereiken? Afgelopen jaren is de basis gelegd voor een eenduidig en helder proces. Hierbij is ook de Asv vernieuwd, waarin het kader voor subsidieverstrekkingsproces is beschreven. Het is belangrijk het kader benoemd in de Asv verder uit te werken in een subsidiebeleid, zodat er zowel intern als extern duidelijkheid wordt verschaft in de keuzes die de gemeente maakt bij het verstrekken van subsidies. 2. Zorg voor een duidelijk grondslag voor de rechtmatigheid bij subsidieverlening en -vaststelling. Het rapport benoemt drie concrete punten waarop de rechtmatigheid kan worden verbeterd.

Allereerst het vaststellen van nadere regels (subsidieregelingen) waarin wordt gespecificeerd welke activiteiten worden gesubsidieerd, welke doelen daarmee worden nagestreefd en welke voorwaarden van toepassing zijn. Ook wordt het vaststellen van subsidieplafonds genoemd. Als laatste wordt het zorgen voor naleving van termijnen genoemd om de rechtmatigheid bij subsidieverlening en vaststelling te verbeteren. Deze aanbeveling past bij de ambitie van de gemeente om de rechtmatigheid van de te verstrekken subsidies te verbeteren. Hoewel er al wordt beoordeeld of activiteiten bijdragen aan gemeentelijke doelen middels beleidsplannen, wenst ook het college alleen subsidies via subsidieregelingen te verstrekken (als het geen buitenwettelijke subsidie betreft). Wij nemen deze aanbeveling dus ook over. Komend jaar wordt er ingezet op het vormen van een duidelijke grondslag voor alle subsidies die worden uitgekeerd, tenzij sprake kan zijn van een buitenwettelijke subsidies. Momenteel worden al enkele subsidieregelingen gevormd. Bij het vormen van de regelingen wordt ook gekeken naar het instellen van een subsidieplafond. Immers wil het college uitgaven beheersen; daarvoor zal zij ook een subsidieplafond moeten instellen. 3. Breng de raad in positie voor controle op grote subsidies.

Het rapport stelt dat de raad ook de verantwoording van individuele subsidieontvangers moet kunnen controleren, als het college de raad echt in stelling wil brengen. Het is belangrijk om als raad de koers te bepalen en hier ook effectief het college op te controleren. De controlerende taak van de gemeenteraad heeft echter betrekking op het bereiken van doelen en de inzet van middelen hiervoor. Dit hoeft niet via het controleren van individuele subsidieaanvragen en verantwoordingen. Deze taak heeft zij bij het college belegd, middels artikel 3 van de Algemene Subsidieverordening (2021). We zien wel de behoefte aan meer inzicht in verstrekking van subsidies bij de gemeenteraad en willen de raad hierin ook tegemoetkomen. Daarom wordt er momenteel de mogelijkheid verkend tot het vormen van een subsidieregister, zoals ook in andere gemeenten al het geval is (bijvoorbeeld Utrecht, Den Haag of Amsterdam). 4. Zet in op meerjarige subsidieverlening. Aanbeveling 4 richt zich op het inzetten op meerjarige subsidieverlening. Immers zet de gemeente bij sommige partijen in op langdurige samenwerking en zou zij in dat geval ook zekerheid moeten kunnen bieden op het gebied van subsidieverstrekking. We nemen de aanbeveling over om meer in te zetten op meerjarige subsidieverlening, waar de inzet is om langdurig samen te werken.

Binnen de nieuwe Asv is ook de mogelijkheid gevormd om meerjarig subsidies te verlenen. Eerder is aangegeven dat het wenselijk is als de gemeente een subsidiebeleid opstelt, waarin duidelijk wordt aangegeven welke keuzes de gemeente maakt binnen het subsidieproces. Daar wordt in 2022 mee gestart en daarin kan ook verwerkt worden wanneer gekozen kan worden voor meerjarige subsidies. 5. Verbeter de inzet van subsidies en het sturen op effectiviteit door kritisch naar de beleidsdoelstellingen te kijken. Als de gemeente op de bijdrage van gesubsidieerde instellingen aan gemeentelijke doelen wil gaan sturen, is het volgens het rekenkamerrapport ook noodzakelijk dat de formulering en operationalisering van de gemeentelijke doelen het toelaat om erop te kunnen sturen. Dit zien wij als onderdeel van het formuleren van nadere regels (subsidieregelingen). Deze aanbeveling nemen wij dan ook over. Tegelijkertijd willen wij ook aangeven dat het in de praktijk moeilijk is om een verband te leggen tussen beoogde maatschappelijke doelen en de door middel van gesubsidieerde activiteiten behaalde resultaten van instellingen. Het kost tijd een dergelijke nadere regel (subsidieregeling) te vormen, maar vraagt ook voortdurende bijstelling. Ongeacht hiervan is het belangrijk dat bij het opstellen van subsidieregelingen de achterliggende maatschappelijke doelen niet uit het zicht raken.

Ook voor instellingen en personen die een subsidieaanvraag indienen is het belangrijk dat helder is wat de maatschappelijke doelen zijn die de gemeente wilt bereiken door middel van subsidie. 6. Betrek de gemeenteraad actief bij het inrichten van de informatievoorziening. Aanbeveling 6 uit het rekenkamerrapport betreft het meebepalen van raadsleden over hoe en wanneer ze worden ingelicht over zowel de uitvoering als de voortgang op de gemeentelijke doelstellingen en de indicatoren met betrekking tot subsidieverstrekking, waarbij alle informatiestromen op elkaar aansluiten. Zoals het rekenkameronderzoek al aangeeft wordt de gemeenteraad nu al op verschillende manieren geïnformeerd over verstrekte subsidies. Bij grote en politiek gevoelige subsidiedossiers wordt de raad via raadsinformatiebrieven geïnformeerd over voorgenomen subsidiebesluiten van de gemeente. Daarnaast is bij de financiële stukken 2020 voor het eerst een lijst met alle verstrekte subsidies van 2019 en 2020

opgenomen. Er is aardig wat informatie. Deze is volgens het rapport vooral versnipperd en moeilijk te interpreteren. Het gebeurt dus in de praktijk al dat de gemeenteraad geïnformeerd wordt over verstrekte subsidies. In overleg met de gemeenteraad gaan wij op zoek naar verbeteringen, zodat ook meer inzicht ontstaat in voortgang op gemeentelijke doelstellingen. Zo wordt er momenteel de mogelijkheid verkend tot het openbaar maken van informatie over verstrekte subsidies in de vorm van een subsidieregister. Zie ook de reactie bij aanbeveling 3. 7. Ontwikkel een informatieprotocol. Het rapport stelt dat de gemeenteraad met het college een informatieprotocol met betrekking tot subsidieverstrekking moet opstellen, waarin wordt vastgelegd welke informatie de raad wil ontvangen en welke informatie het college dient te verstrekken. Wij adviseren de raad te bedenken welke informatie ze nodig heeft om haar kaderstellende en controlerende rol op zich te nemen. Vervolgens kan zij kijken op welke manier het college haar kan voorzien in deze informatie.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Wij wensen u en de gemeenteraad succes toe met de beraadslaging over het rapport. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, De gemeentesecretaris,

De burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top