Collegebrief reactie raadswerkgroep Vergaderen 15dec20

G EMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES:

Aan de leden van het presidium van de gemeenteraad

RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELE FOONNUMMER: 14 0 35 WWW.HILVERSUM.NL

15 december 2020 723052 BEHANDELD DOOR V. Wessels TELEFOON (035) 629 2121 UW KENMERK 711075 BIJLAGEN 3 BETREFT Reactie op voorstellen raadswerkgroep Vergaderen DATUM

ZAAKNUMMER

Geachte dames en heren, Vorige maand hebben wij het rapport van de raadswerkgroep Vergaderen ontvangen met daarin 10 voorstellen tot verbetering. U heeft het college gevraagd om op deze voorstellen te reageren. Wij hebben de voorstellen in het college besproken en onze reactie per voorstel in deze brief opgenomen. Allereerst spreken wij onze waardering uit voor het vele werk en het uitgebreide rapport van de werkgroep. Wij lezen in het rapport en de voorstellen een grote betrokkenheid bij het raadswerk en de wil om de samenwerking tussen de raad en het college te versterken. Wij leveren als college daar natuurlijk graag onze bijdrage aan. In algemene zin zien wij vooral nog ruimte voor verbetering in de (vergader)cultuur waar het rolvastheid betreft zoals de verschillende verantwoordelijkheden van raad en college, het houden aan gemaakte vergaderafspraken en meer debat tussen fracties (in plaats van elke discussie via het college). U vindt deze aandachtspunten terug in onze reactie. Voorstel 1: In de raadscommissie komen onderwerpen voortaan tweemaal aan de orde. Eenmaal in een beeldvormende fase, eenmaal in de oordeelsvormende fase. Het college kan zich voorstellen dat bij raadsvoorstellen over een thema met veel maatschappelijke impact, een bespreking in twee fasen van meerwaarde is.

In de agendacommissie kan dan worden besproken en bepaald welke voorstellen voldoen aan dat criterium. Het college gaat er van uit dat de beeldvormende en oordeelsvormende fase in veel gevallen in één vergadering kunnen plaatsvinden. Uiteraard moet dat onderscheid dan helder in de vergadering vorm krijgen. Het college wenst wel in alle vergaderfasen haar gebruikelijke positie in de vergadering te behouden en bijvoorbeeld niet in een positie te komen dat uitsluitend aan het einde van de beeld- of oordeelsvorming gereageerd kan worden. Overigens is het college van mening dat in de beeldvormende fase van de commissie naast insprekers meer ruimte zou moeten zijn voor een verkennend gesprek tussen college en raad over het desbetreffende onderwerp. Daarbij wijst het college ook graag op andere beeldvormende instrumenten zoals

werkbezoeken en ‘expert-tafels’. Beeldvorming kan juist in verschillende andere en vrijere vormen dan uitsluitend in de vorm van een formele vergaderingsetting. De huidige beeldvormende sessies (BVS-en) van het college passen ook in de fase van beeldvorming. Omdat het daarbij om informerende sessies voor de raad gaat in een redelijk vast format, zal het college de titel van deze sessies veranderen in ‘(technische) Raadsinformatiebijeenkomst’. Voorstel 2: De oordeelsvormende fase start met pitches van de fracties. Hoewel het college niet over de vergaderorde van de raad gaat, ziet zij hiervan de meerwaarde voor de versterking van het onderlinge debat tussen de fracties. Het college gaat er daarbij wel vanuit dat dat ook het uitgangspunt is bij dit voorstel (versterking van het onderlinge debat) en niet dat het college op elke pitch (van elke fractie) reageert. Voorstel 3: Raad en college zullen ten aanzien van meesprekers en insprekers doen aan verwachtingenmanagement. College en raad kunnen hier samen in optrekken door bij grote onderwerpen op tijd afspraken te maken over het proces, dat wordt beschreven in een startnotitie. Lees hier over meer bij voorstel 6. Deze notitie wordt ter beschikking gesteld aan meesprekers en insprekers.

Tijdens vergaderingen wordt uitgelegd wat de status van de betreffende vergadering is en bij welke stap uit de startnotitie raad en college zijn aangeland. Het college waardeert de inzet om te zoeken naar vormen en instrumenten die het besluitvormingsproces beter inzichtelijk maken en verbeteren. Daarbij hoort ook helderheid over ieders rol en verantwoordelijkheid en die is voor college en raad verschillend. De raad bepaalt het beleid op hoofdlijnen en het college is belast met het bestuur en de uitvoering van de raadsbesluiten. Het college vraagt aandacht voor die verschillende rollen en verantwoordelijkheden in besluitvormingsprocessen. Het college ziet graag dat visie-trajecten altijd vooraf worden gegaan door een startnotitie die ook door de raad wordt vastgesteld. Bij overige grote ontwikkelingen zijn ook andere vormen denkbaar zoals een plan van aanpak. In die gevallen waar in een startdocument niet de kader stellende rol van de raad geraakt wordt, stelt het college het vast. Wij gaan hier in onze reactie op voorstel 6 verder op in. Een startnotitie, plan van aanpak of andere vorm van procesbeschrijving kan worden gedeeld met mee- en insprekers nadat deze is vastgesteld door B&W. Het college ziet voor zichzelf geen rol voor het informeren van of het aan verwachtingenmanagement doen bij insprekers.

Vanzelfsprekend geldt immers dat insprekers bij (en voor) de raad komen inspreken en niet bij het college. Voorstel 4: Het college doet schriftelijk verslag van de resultaten van participatie (meespraak) in een bijlage bij een raadsvoorstel. Het college onderschrijft dit voorstel en wil het graag iets breder benaderen, namelijk dat de raad goed geïnformeerd moet zijn over de bestuurlijke en maatschappelijke context en communicatie in raadsvoorstellen. Het college ziet daar zeker ruimte voor verbetering. Participatie kent vele vormen en eenduidig over ‘resultaten van participatie’ verslag doen, is dan ook wat veel gevraagd. Maar daar waar in trajecten bewonersbijeenkomsten en inspraakavonden plaatsvinden, zal het college verslaglegging daarvan als bijlage toevoegen aan raadsvoorstellen. Voorstel 5: De inspreekmogelijkheid over lopende vergunningaanvragen, lopende bezwaar- en beroepsprocedures e.d. wordt in het Reglement van Orde beperkt. Het college onderschrijft dit voorstel en ziet uit naar het moment dat dit is aangepast in het Reglement van Orde.

2

Voorstel 6: Bij grote onderwerpen, zoals visieontwikkeling, grote bouwprojecten en langlopende trajecten, legt het college in een vroegtijdig stadium een startnotitie voor aan de raad met daarin een beschrijving van het traject dat het college gaat doorlopen. Ook de wijze waarop de participatie door het college vorm wordt gegeven en de rol die de raad daarin heeft, wordt beschreven. De raad stelt de startnotitie vast. Het college ziet de meerwaarde van het gezamenlijk vaststellen door college en raad van een startnotitie met uitgangspunten en contouren bij visievormingstrajecten. Bij visievorming zal een startnotitie immers vrijwel altijd kader stellend zijn. Een startnotitie gaat over de contouren van een nieuwe aanpak en is beperkt inhoudelijk van aard. Wij benadrukken dit omdat het anders misschien tot verkeerde verwachtingen en onbedoelde discussie kan leiden tussen college en raad. Wellicht is het om die reden een idee als het college het format opstelt voor een ‘Hilversumse startnotitie’ en het presidium daarover informeert. Voorstel 7 Insprekers voeren alleen het woord in de commissie over geagendeerde onderwerpen. Het college onderschrijft dit voorstel omdat dit tot doelgerichtere commissievergaderingen leidt. Voorstel 8 De poule van vier vaste commissievoorzitters wordt uitgebreid. Alle fracties worden nadrukkelijk uitgenodigd om een voorzitter te leveren.

Hierdoor neemt de belasting per voorzitter af. De huidige vaste voorzitters blijven tezamen de agendacommissie vormen. Twee keer per jaar komt er een voorzittersoverleg waarin wordt gesproken over het verloop van de vergaderingen. Hiervoor worden alle voorzitters, inclusief de (vice)voorzitter van de Raad, uitgenodigd. Hoewel het niet bij de rol van het college past hier iets van te vinden, willen wij toch graag meegeven dat het werken met vaste voorzitters ons erg goed bevalt. Voorstel 9 Onder het motto “hoe concreter hoe beter” wordt aan de voorzitters van de commissies gevraagd (per vergadercyclus) een kort evaluatieformulier in te vullen dat wordt toegestuurd aan het presidium als bijlage bij het agendapunt waarin op de recente vergaderingen wordt teruggeblikt. Indien gewenst, kan het college als deelnemer aan de commissievergaderingen ook een bijdrage leveren aan zo’n evaluatie. Voorstel 10 Na Coronatijd wordt in ieder geval de laatst ingeplande samenwerkingsbijeenkomst georganiseerd. Over de follow up daarvan wordt tijdens die fysieke bijeenkomst verder gesproken. Het college staat er open voor om aan deze samenwerkingsbijeenkomsten deel te nemen als de raad daar prijs op stelt.

Tot slot Niet alleen bij de raadswerkgroep maar bij de hele raad ziet het college een grote betrokkenheid bij het raadswerk. Het college beseft dat er veel van raadsleden wordt gevraagd. Er zijn veel extra vergaderavonden en avonden met beeldvormende sessies en dat verloopt ook nog eens allemaal digitaal. Dat maakt het vergaderen bepaald niet eenvoudiger en desondanks lukt het vergaderen met debat ook digitaal steeds beter. 3

Met deze inhoudelijke reactie op de voorstellen van de raadswerkgroep vergaderen, ligt er wat het college betreft een goede basis om afspraken te maken over het proces en de fasering van invoering en het niveau van uitwerking en afspraken. Het college ziet uit naar de versterking in de samenwerking.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

D. Emmer

P.I. Broertjes

4