Collegebrief inzake Wijzigingen in het Controleprotocol 2023-2026 en Normenkader 2023 gemeente Hilversum

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de gemeenteraad cc commissieleden cc pers

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

2 november 2023 1356558 BEHA NDELD DOOR M. van Oosterom TELEFOON (035) 629 2945 DATUM

ZAAKNUMM ER

UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT

Wijzigingen in het controleprotocol 2023-2026, incl. normenkader 2023 Geachte raadsleden, Op 11 oktober 2023 is het controleprotocol 2023-2026 inclusief normenkader 2023 behandeld in de Commissie Bestuur en Economie. Tijdens deze behandeling heeft de portefeuillehouder (Karin Walters) de commissie geattendeerd op enkele adviezen vanuit onze controlerend accountant met betrekking tot het voorliggende controleprotocol. De commissie heeft besloten dit advies over te nemen en benoemde wijzigingen in het controleprotocol aan te brengen. De wijzigingen hebben enerzijds betrekking op het explicieter benoemen van de relatie tussen controleprotocol en rechtmatigheidsverantwoording door het college. Anderzijds zijn er wijzigingen aangebracht met betrekking tot het actueel houden van verwijzingen naar relevante wet- en regelgeving. Op deze manier is het voorgestelde controleprotocol toekomstbestendiger en daarmee meer in overeenstemming met de actualiteit. Omdat deze wijzigingen zich op meer plekken in het controleprotocol openbaren, heeft ons college besloten de raad zorgvuldig te informeren door middel van deze brief. Hieronder worden de voorgestelde wijzigingen op hoofdlijnen geduid. Paragraaf 1.1.

Aanleiding: Een belangrijke wijziging betreft het toevoegen van een aanvullende zin die de relevantie van de getrouwheidscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording aangeeft binnen het controleprotocol. Paragraaf 1.3. Wettelijke kaders In alinea twee zijn twee aanvullingen gedaan. De eerste aanvulling heeft betrekking op de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens die het college gebruikt voor eventuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. De tweede aanvulling betreft een toelichting, namelijk welke wet- en regelgeving (normenkader) van toepassing is op de controle door de accountant van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Door deze aanvullingen zijn de wettelijke kaders ten aanzien van de rollen van het college en de externe accountant explicieter benoemd.

Paragraaf 2. Algemene uitgangspunten voor de controle In alinea’s vier en vijf zijn een aantal verduidelijkingen aangebracht. Deze hebben betrekking op de getrouwheidscontrole van de accountant op de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Paragraaf 3.1. Goedkeuring- en rapporteringstoleranties In de eerste alinea is een kleine wijziging doorgevoerd die vaktechnisch van aard is. Paragraaf 3.3. SiSa In alinea’s twee en drie is de verwijzing naar de juiste wet- en regelgeving aangebracht. Dit betreft een verwijzing naar belangrijke voorgeschreven rapporteringstoleranties per specifieke SiSa-uitkering. Paragraaf 3.4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoording In alinea’s 3 en 4 zijn een aantal tekstuele wijzigingen aangebracht die de rol van het college en de accountant verder expliciteren. Daarnaast is in de voorlaatste alinea een zin toegevoegd met betrekking tot wat wordt meegewogen in het getrouwheidsoordeel van de accountant. Paragraaf 3.6. Normenkader In de eerste alinea is een wijziging aangebracht die het belang van het betrekken van het normenkader tijdens de controle van de accountant op de rechtmatigheidsverantwoording verder duidt. Paragraaf 4.2.

Rapportering door accountant In deze paragraaf zijn een aantal kleine wijzigingen aangebracht met betrekking tot een verdere explicitering van de rol van de accountant in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Controleprotocol 2023-2026 met geactualiseerd normenkader 2023 Datum:

16 augustus 2023

Opsteller:

Ali Sheck & Emiel Hofstee

Afdelingsnaam:

Concerncontrol en Concern Audit

Inhoud

Inhoudsopgave 1

Inleiding..................................................................................................................................................2 1.1.

Aanleiding ......................................................................................................................................2

1.2.

Doelstelling ....................................................................................................................................2

1.3.

Wettelijke kaders...........................................................................................................................2

1.4.

Procedure .......................................................................................................................................2

1.5.

Inwerkingtreding en duur ..............................................................................................................3

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) ................................3

3.

Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht ...............................................................4

4.

3.1.

Goedkeuring- en rapporteringtoleranties ....................................................................................4

3.2.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens.............................................................................5

3.3.

SiSa .................................................................................................................................................5

3.4.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing ....................................................... 65

3.5.

Interne controle .............................................................................................................................6

3.6.

Normenkader .................................................................................................................................7

Accountant .............................................................................................................................................7 4.1.

Communicatie en periodiek overleg .............................................................................................7

4.2.

Rapportering door accountant (rapportagemomenten) ..............................................................7

Bijlage 1: Normenkader 2023 interne kaders ...............................................................................................9 Bijlage 2: Normenkader begrotingsrechtmatigheid 2023 ......................................................................... 10 Bijlage 3: SISA regelingen 2023 .................................................................................................................. 12

1

Inleiding

1.1.

Aanleiding

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole, en de daaruit voortvloeiende controleverklaring, dient de gemeenteraad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het Controleprotocol en het jaarlijks te actualiseren Normenkader. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is dit het geval. Tot en met 2022 verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording “juist” is. Dit controleprotocol bevat daarom eveneens een aantal onderwerpen die in het kader van de getrouwheidscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording relevant zijn. Dit controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verantwoordingsjaar 2023 tot en met het verantwoordingsjaar 2026. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig.

Ter voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole is dit controleprotocol opgesteld, waarin nadere aanwijzingen gegeven worden aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Er worden nadere aanwijzingen gegeven over de geldende normenstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

1.2.

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hilversum.

1.3.

Wettelijke kaders

De Gemeentewet (GW), art. 213, (controle verordening Hilversum) schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijke Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (oordeel omtrent getrouwheid) en de door het college toe te passen verantwoordingsgrens en rapporteringgrens voor rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. De laatstgenoemde grenswaarden zijn vastgesteld in de Financiële verordening (art 212 GW) en zijn in dit Controleprotocol ter informatie aan de accountant opgenomen. Aan de accountant dient bovendien inzichtelijk gemaakt te worden welke wet- en regelgeving van toepassing is (normenkader), omdat hij deze moet betrekken bij het onderzoek van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

1.4.

Procedure

In de controleverordening (art 213 GW) is de afstemming met de accountant geregeld door het instellen van een audit- en rekeningcommissie. De leden worden door de gemeenteraad benoemd. De taken van 2

de audit- en rekeningcommissie zijn opgenomen in de ‘Verordening op de Audit-en rekeningencommissie Hilversum 2018’.

1.5.

Inwerkingtreding en duur

Dit controleprotocol treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023. Het controleprotocol is van toepassing op de accountantscontrole van de verslagjaren 2023-2026.

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven, zal de controle door de accountant van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel in hoeverre : a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. In het kader van de rechtmatigheidscontrole (intern/ extern) worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:

In het kader van het getrouwheidsonderzoek van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer (ic. De getrouwheidscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording) wordt aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • het begrotingscriterium; • het voorwaardencriterium; • het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium).

3

In de rechtmatigheidsverantwoording van het college worden deze 3 criteria meegenomen. Eventuele geconstateerde afwijkingen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording - als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft.

De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de Kadernota Rechtmatigheid en de stellige uitspraken van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht In de volgende paragrafen wordt ingegaan op onderwerpen als goedkeuring- en rapporteringstoleranties, de SISA, de rechtmatigheidstoetsing van de accountant en de rechtmatigheidscriteria.

3.1.

Goedkeuring- en rapporteringtoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de getrouwheid van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en (statistische) deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt 4

berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. Voor de goedkeuringstoleranties volgt de raad de volgende wettelijke minimumeisen zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 en artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten:

Fouten in de jaarrekening (% van lasten) Onzekerheden in de controle (% van lasten)

Goedkeurend

Met beperking

Afkeurend

> 1% < 3%

Oordeelont houding -

≤ 1% ≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

≥ 3%

De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie heeft de gemeente Hilversum gesteld dat de accountant elke fout ≥ € 150.000, - rapporteert.

3.2.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens

In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van een percentage tussen 1% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden), groter dan een bedrag vastgesteld in de Financiële verordening 2023, nader toegelicht. Bovengenoemde grenswaarden zijn voor 2023 (en volgende jaren):

Verantwoordingsgrens Rapporteringsgrens

3.3.

2023 1% € 150.000

SiSa

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SISA-systematiek. SISA, oftewel Single information, single audit betekent, ‘eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole’. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van de gemeente. De verantwoording via SISA is vastgelegd in de Financiële verhoudingswet (FVW), hoofdstuk 3; Besluit financiële verhoudingswet (BFV), art. 27 en art. 28a; Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) met name art. 5 vierde lid. Voor de in de SISA-bijlage opgenomen verantwoordingsinformatie en de daarbij horende rapporteringstoleranties verwijzen wij naar de bedragen en percentages genoemd in het BADO onder artikel 5 lid 4 en sub a, b en c. Het betreft voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering. Op basis van de verantwoordingslijst 2023 (https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl) moet Gemeente Hilversum de volgende regelingen voor het jaar 2023 verantwoorden: Zie bijlage 4

5

3.4.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoordingtoetsing

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". De controle op rechtmatigheid en de verantwoording door het college daarover, is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Voor de jaarrekeningen 2023-2026 zal de accountant géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid door het college, voor de jaarrekening voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Deze bepaling was ook voor voorgaande verslagjaren van toepassing. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording.

De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening ( zie bijlage 3 ) Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • begrotingscriterium; • voorwaardencriterium; • misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van B&W. De accountant beoordeelt de getrouwheid van deze verantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Eventuele bevindingen die hiermee samenhangen, worden door de accountant meegewogen in zijn getrouwheidsoordeel.Over deze rechtmatigheidscriteria dient de accountant zelf tot een rechtmatigheidsoordeel te komen. In de financiële verordening (art 212) en het Financieel Beleid zijn bovenstaande rechtmatigheidsciteria nader toegelicht.

3.5.

Interne controle

Bij de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de controle, wordt (voor zover mogelijk) gebruik gemaakt van de werkzaamheden die zijn uitgevoerd met betrekking tot de (verbijzonderde) interne controle De interne controle op rechtmatigheid is limitatief gericht op: • De naleving van (externe) wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; Externe regelgeving (nationaal en indien van toepassing Europees) en wetten maken dus onderdeel uit van het normenkader. • De naleving van interne kaders. Deze zijn in het normenkader van gemeente Hilversum opgenomen en zijn opgenomen in bijlage 1 bij dit controleprotocol. Voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt, conform de Kadernota van de

6

commissie BBV, uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen. Bij de interne controlewerkzaamheden zal wel op de naleving van interne regelingen worden getoetst, en waar nodig over worden gerapporteerd. In paragraaf 3.2 zijn de betreffende verantwoordingsgrens en het rapporteringsbedrag vermeld en deze zijn vastgesteld in financiële verordening.

3.6.

Normenkader

Aan de accountant dient voorafgaand aan de accountantscontrole een actueel normenkader van de gemeente gegeven te worden. Deze moet hij immers betrekken bij de controle van de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording. Het normenkader, zie bijlage 1, dient ieder jaar te worden geactualiseerd. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad. Indien het college verordeningen of andere door de raad vastgestelde regels uitsluit van het normenkader zal de raad deze uitsluiting expliciet dienen vast te stellen. Voor de jaarrekeningen zal B&W géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid voor de jaarrekening voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Deze bepaling was ook voor voorgaande verslagjaren van toepassing.

4. Accountant De gemeenteraad geeft aan de accountant opdracht om de accountantscontrole, zoals bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente Hilversum uit te voeren. Na afloop van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant de bevindingen. Ook vindt er tussentijds overleg plaats.

4.1.

Communicatie en periodiek overleg

In de controleverordening gemeente Hilversum artikel 7 lid 4 de volgende zin opgenomen: “De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad”. De accountant wordt door de gemeenteraad benoemd en vormt in feite een belangrijk instrument van de raad om zijn controlerende taak uit te voeren. Dit wordt op de volgende wijze gestalte gegeven: • De accountant heeft geregeld en periodiek overleg met de audit- en rekeningcommissie. In deze overleggen brengt de accountant de raad op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen die rondom gemeenten in algemene zin spelen, maar ook van zaken die tijdens de interim-controle en de jaarrekeningcontrole zijn geconstateerd. • De accountant rapporteert minimaal twee keer per jaar (naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole) schriftelijk aan de raad over haar bevindingen. • Naast de wisselwerking met de raad zelf, is het van groot belang dat de accountant goed communiceert met het college en de ambtelijke organisatie. Dit betekent dat duidelijk op voorhand inzicht gegeven wordt in het beoogde controleplan en de timing die daarmee samenhangt, maar vooral ook dat de geconstateerde bevindingen goed worden afgestemd binnen de organisatie alvorens deze worden gerapporteerd.

Dit betekent dat de geconstateerde bevindingen die door de accountant worden gerapporteerd, zijn voorzien van commentaar vanuit de ambtelijke organisatie, de Concerncontroller en de desbetreffende vakafdelingen in het bijzonder.

4.2.

Rapportering door accountant (rapportagemomenten)

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant minimaal als volgt: 7

•

•

•

Managementletter In het najaar jaar wordt door de accountant de tussentijdse controle (interim-controle) uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare informatievertrekking mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om de onderwerpen: risicomanagement, interne beheersing, rechtmatigheid, geautomatiseerde gegevensverwerking en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht (Managementletter) aan het college en in afschrift aan de raad. Verslag van bevindingen Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: BBV) en, of de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stelt de accountant vast of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. De gemeentewet eist dat de accountant omtrent de controle een verslag van bevindingen uitbrengt aan de raad en in afschrift aan het college.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Controleverklaring In de controleverklaring wordt de uitkomst van de accountantscontrole ten aanzien van de getrouwheid weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. De accountantsverklaring controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de jaarrekening kan vaststellen die door het college is opgesteld.

8

Bijlage 1: Normenkader 2023 interne kaders Programma Bestuur Financiën en grondexploitaties

Proces Bezwaar/kwijtschelding Personeel Belastingbaten

GREX

Leges Verantwoording Werken

Sociale uitkeringen + Reintegratie

Wonen en leven

Omgevingsvergunning (WABO) Onderwijs Parkeervoorzieningen Subsidieverleningen Wonen

Zorg

Jeugdwet Subsidieverleningen

WMO

Strenger Naam dan landelijke regels? (leeg) Verordening commissie bezwaarschriften Hilversum 2018 (leeg) Verordening outplacement gewezen wethouders 2008 (leeg) Verordening op de heffing en de invordering van de Afvalstoffenheffing 2023 Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de Marktgelden 2023 Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de onroerende-zaakbelastingen 2023, Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de Precariobelasting 2023 Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de Rioolheffing 2023 Hilversum Verordening op de heffing en invordering van het Havengeld 2023, HILVERSUM Verordening op de heffing en invordering van de Parkeerbelasting 2023 HILVERSUM (leeg) Exploitatieverordening gemeente Hilversum 2003 Nota grond- en vastgoedbeleid 2020-2023 Nota actualisatie grondexploitatie 2023 Hilversum (leeg) Verordening op de heffing en de invordering van de Leges 2023, Hilversum (leeg) Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 Treasurystatuut gemeente Hilversum 2023 (leeg) Verordening Individuele inkomenstoeslag Hilversum 2018 Verordening persoonsgebonden budget begeleid werken Wet sociale werkvoorziening Gemeenschappelijke Regeling Tomingroep 2008 Verordening Schuldhulpverlening Hilversum 2021 Verzamelverordening inkomensvoorzieningen Hilversum 2023 (leeg) Bouwverordening Hilversum 2009 Verordening

kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht Gemeente Hilversum (leeg) Verordening voorziening Huisvesting Onderwijs Hilversum 2022 (leeg) Parkeerverordening Hilversum 2018 (leeg) Subsidieverordening restauratie gemeentelijke monumenten in Hilversum 2017 Verordening Hilversums Restauratiefonds 2017 (leeg) Verordening Duurzaam Wonen Lening 2021 gemeente Hilversum Verordening Stimuleringsfonds Startersregeling Verordening Stimuleringslening Maatschappelijk Vastgoed gemeente Hilversum 2016 (leeg) Verordening jeugdhulp gemeente Hilversum 2018 (leeg) Algemene Subsidieverordening Hilversum 2021 (ASV) Verordening Inburgering gemeente Hilversum 2022 Verordening leerlingenvervoer Hilversum 2015 Verordening materiële financiële gelijkstelling 2012 (leeg) Verordening eigen bijdrage maatschappelijke opvang en vrouwenopvang gemeente Hilversum 2014 Verordening maatschappelijke ondersteuning Hilversum 2023

9

Bijlage 2: Normenkader begrotingsrechtmatigheid 2023 Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend:

1

2

3

4

5

6.1 6.2

7.1 7.2

Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn.

Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen ofwel totaal geautoriseerd krediet) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel

X

X

X

X

X

X X

X X

10

Bijlage 3: Model rechtmatigheidsverantwoording (verplicht) Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Bevindingen / Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen1: ▪ ▪ In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college van B&W beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

1

De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) worden alleen vermeld indien de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld.

11

Bijlage 4: SISA regelingen 2023

12

Gewijzigd Controleprotocol 2023-2026 met geactualiseerd normenkader 2023 Datum:

20 oktober 2023

Opsteller:

Ali Sheck & Emiel Hofstee

Afdelingsnaam:

Concerncontrol en Concern Audit

Inhoud

Inhoudsopgave 1

Inleiding..................................................................................................................................................2 1.1.

Aanleiding ......................................................................................................................................2

1.2.

Doelstelling ....................................................................................................................................2

1.3.

Wettelijke kaders...........................................................................................................................2

1.4.

Procedure .......................................................................................................................................2

1.5.

Inwerkingtreding en duur ..............................................................................................................3

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) ................................3

3.

Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht ...............................................................4

4.

3.1.

Goedkeuring- en rapporteringtoleranties ....................................................................................4

3.2.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens.............................................................................5

3.3.

SiSa .................................................................................................................................................5

3.4.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoording .............................................5

3.5.

Interne controle .............................................................................................................................6

3.6.

Normenkader .................................................................................................................................7

Accountant .............................................................................................................................................7 4.1.

Communicatie en periodiek overleg .............................................................................................7

4.2.

Rapportering door accountant (rapportagemomenten) ..............................................................7

Bijlage 1: Normenkader 2023 interne kaders ...............................................................................................9 Bijlage 2: Normenkader begrotingsrechtmatigheid 2023 ......................................................................... 10 Bijlage 3: Model rechtmatigheidsverantwoording (verplicht) .................................................................. 11 Bijlage 4: SISA regelingen 2023 .................................................................................................................. 12

1

Inleiding

1.1.

Aanleiding

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole, en de daaruit voortvloeiende controleverklaring, dient de gemeenteraad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het Controleprotocol en het jaarlijks te actualiseren Normenkader. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is dit het geval. Tot en met 2022 verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording “juist” is. Dit controleprotocol bevat daarom eveneens een aantal onderwerpen die in het kader van de getrouwheidscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording relevant zijn. Dit controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verantwoordingsjaar 2023 tot en met het verantwoordingsjaar 2026. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig.

Ter voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole is dit controleprotocol opgesteld, waarin nadere aanwijzingen gegeven worden aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Er worden nadere aanwijzingen gegeven over de geldende normenstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

1.2.

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hilversum.

1.3.

Wettelijke kaders

De Gemeentewet (GW), art. 213, (controle verordening Hilversum) schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijke Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (oordeel omtrent getrouwheid) en de door het college toe te passen verantwoordingsgrens en rapporteringgrens voor rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. De laatstgenoemde grenswaarden zijn vastgesteld in de Financiële verordening (art 212 GW) en zijn in dit Controleprotocol ter informatie aan de accountant opgenomen. Aan de accountant dient bovendien inzichtelijk gemaakt te worden welke wet- en regelgeving van toepassing is (normenkader), omdat hij deze moet betrekken bij het onderzoek van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

1.4.

Procedure

In de controleverordening (art 213 GW) is de afstemming met de accountant geregeld door het instellen van een audit- en rekeningcommissie. De leden worden door de gemeenteraad benoemd. De taken van 2

de audit- en rekeningcommissie zijn opgenomen in de ‘Verordening op de Audit-en rekeningencommissie Hilversum 2018’.

1.5.

Inwerkingtreding en duur

Dit controleprotocol treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023. Het controleprotocol is van toepassing op de accountantscontrole van de verslagjaren 2023-2026.

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven, zal de controle door de accountant van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel in hoeverre : a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. In het kader van rechtmatigheid worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:

In het kader van het getrouwheidsonderzoek van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer (ic. De getrouwheidscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording) wordt aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • het begrotingscriterium; • het voorwaardencriterium; • het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). In de rechtmatigheidsverantwoording van het college worden deze 3 criteria meegenomen. Eventuele geconstateerde afwijkingen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. 3

De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording - als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de Kadernota Rechtmatigheid en de stellige uitspraken van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht In de volgende paragrafen wordt ingegaan op onderwerpen als goedkeuring- en rapporteringstoleranties, de SISA, de rechtmatigheidstoetsing van de accountant en de rechtmatigheidscriteria.

3.1.

Goedkeuring- en rapporteringtoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de getrouwheid van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en (statistische) deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente.

Voor de goedkeuringstoleranties volgt de raad de volgende wettelijke minimumeisen zoals vastgelegd in artikel 2 en artikel 5 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden: 4

Fouten in de jaarrekening (% van lasten) Onzekerheden in de controle (% van lasten)

Goedkeurend

Met beperking

Afkeurend

> 1% < 3%

Oordeelont houding -

≤ 1% ≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

≥ 3%

De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie heeft de gemeente Hilversum gesteld dat de accountant elke fout ≥ € 150.000, - rapporteert.

3.2.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens

In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van een percentage tussen 1% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden), groter dan een bedrag vastgesteld in de Financiële verordening 2023, nader toegelicht. Bovengenoemde grenswaarden zijn voor 2023 (en volgende jaren):

Verantwoordingsgrens Rapporteringsgrens

3.3.

2023 1% € 150.000

SiSa

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SISA-systematiek. SISA, oftewel Single information, single audit betekent, ‘eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole’. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van de gemeente. De verantwoording via SISA is vastgelegd in de Financiële verhoudingswet (FVW), hoofdstuk 3; Besluit financiële verhoudingswet (BFV), art. 27 en art. 28a; Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) met name art. 5 vierde lid. Voor de in de SISA-bijlage opgenomen verantwoordingsinformatie en de daarbij horende rapporteringstoleranties verwijzen wij naar de bedragen en percentages genoemd in het BADO onder artikel 5 lid 4 en sub a, b en c. Het betreft voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering. Op basis van de verantwoordingslijst 2023 (https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl) moet Gemeente Hilversum de volgende regelingen voor het jaar 2023 verantwoorden: Zie bijlage 4

3.4.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoording

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot 5

stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". De controle op rechtmatigheid en de verantwoording door het college daarover, is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Voor de jaarrekeningen 2023-2026 zal de accountant géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid door het college, voor de jaarrekening voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Deze bepaling was ook voor voorgaande verslagjaren van toepassing. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening ( zie bijlage 3 ) Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • begrotingscriterium; • voorwaardencriterium; • misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O).

Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van B&W. De accountant beoordeelt de getrouwheid van deze verantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Eventuele bevindingen die hiermee samenhangen, worden door de accountant meegewogen in zijn getrouwheidsoordeel. In de financiële verordening (art 212) en het Financieel Beleid zijn bovenstaande rechtmatigheidsciteria nader toegelicht.

3.5.

Interne controle

Bij de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de controle, wordt (voor zover mogelijk) gebruik gemaakt van de werkzaamheden die zijn uitgevoerd met betrekking tot de (verbijzonderde) interne controle De interne controle op rechtmatigheid is limitatief gericht op: • De naleving van (externe) wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; Externe regelgeving (nationaal en indien van toepassing Europees) en wetten maken dus onderdeel uit van het normenkader. • De naleving van interne kaders. Deze zijn in het normenkader van gemeente Hilversum opgenomen en zijn opgenomen in bijlage 1 bij dit controleprotocol. Voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt, conform de Kadernota van de commissie BBV, uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen. Bij de interne controlewerkzaamheden zal wel op de naleving van interne regelingen worden getoetst, en waar nodig over worden gerapporteerd. In paragraaf 3.2 zijn de betreffende verantwoordingsgrens en het rapporteringsbedrag vermeld en deze zijn vastgesteld in financiële verordening. 6

3.6.

Normenkader

Aan de accountant dient voorafgaand aan de accountantscontrole een actueel normenkader van de gemeente gegeven te worden. Deze moet hij immers betrekken bij de controle van de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording. Het normenkader, zie bijlage 1, dient ieder jaar te worden geactualiseerd. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad. Indien het college verordeningen of andere door de raad vastgestelde regels uitsluit van het normenkader zal de raad deze uitsluiting expliciet dienen vast te stellen. Voor de jaarrekeningen zal B&W géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid voor de jaarrekening voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Deze bepaling was ook voor voorgaande verslagjaren van toepassing.

4. Accountant De gemeenteraad geeft aan de accountant opdracht om de accountantscontrole, zoals bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente Hilversum uit te voeren. Na afloop van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant de bevindingen. Ook vindt er tussentijds overleg plaats.

4.1.

Communicatie en periodiek overleg

In de controleverordening gemeente Hilversum artikel 7 lid 4 de volgende zin opgenomen: “De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad”. De accountant wordt door de gemeenteraad benoemd en vormt in feite een belangrijk instrument van de raad om zijn controlerende taak uit te voeren. Dit wordt op de volgende wijze gestalte gegeven: • De accountant heeft geregeld en periodiek overleg met de audit- en rekeningcommissie. In deze overleggen brengt de accountant de raad op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen die rondom gemeenten in algemene zin spelen, maar ook van zaken die tijdens de interim-controle en de jaarrekeningcontrole zijn geconstateerd. • De accountant rapporteert minimaal twee keer per jaar (naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole) schriftelijk aan de raad over haar bevindingen. • Naast de wisselwerking met de raad zelf, is het van groot belang dat de accountant goed communiceert met het college en de ambtelijke organisatie. Dit betekent dat duidelijk op voorhand inzicht gegeven wordt in het beoogde controleplan en de timing die daarmee samenhangt, maar vooral ook dat de geconstateerde bevindingen goed worden afgestemd binnen de organisatie alvorens deze worden gerapporteerd.

Dit betekent dat de geconstateerde bevindingen die door de accountant worden gerapporteerd, zijn voorzien van commentaar vanuit de ambtelijke organisatie, de Concerncontroller en de desbetreffende vakafdelingen in het bijzonder.

4.2.

Rapportering door accountant (rapportagemomenten)

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant minimaal als volgt: •

Managementletter In het najaar jaar wordt door de accountant de tussentijdse controle (interim-controle) uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare informatievertrekking mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om de onderwerpen: risicomanagement, interne beheersing, rechtmatigheid, geautomatiseerde gegevensverwerking en overige activiteiten die van belang zijn voor een 7

•

•

kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht (Managementletter) aan het college en in afschrift aan de raad. Verslag van bevindingen Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: BBV) en of de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft. Ook stelt de accountant vast of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. De gemeentewet eist dat de accountant omtrent de controle een verslag van bevindingen uitbrengt aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Controleverklaring In de controleverklaring wordt de uitkomst van de accountantscontrole ten aanzien van de getrouwheid weergegeven, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de jaarrekening kan vaststellen die door het college is opgesteld.

8

Bijlage 1: Normenkader 2023 interne kaders Programma Bestuur Financiën en grondexploitaties

Proces Bezwaar/kwijtschelding Personeel Belastingbaten

GREX

Leges Verantwoording Werken

Sociale uitkeringen + Reintegratie

Wonen en leven

Omgevingsvergunning (WABO) Onderwijs Parkeervoorzieningen Subsidieverleningen Wonen

Zorg

Jeugdwet Subsidieverleningen

WMO

Strenger Naam dan landelijke regels? (leeg) Verordening commissie bezwaarschriften Hilversum 2018 (leeg) Verordening outplacement gewezen wethouders 2008 (leeg) Verordening op de heffing en de invordering van de Afvalstoffenheffing 2023 Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de Marktgelden 2023 Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de onroerende-zaakbelastingen 2023, Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de Precariobelasting 2023 Hilversum Verordening op de heffing en de invordering van de Rioolheffing 2023 Hilversum Verordening op de heffing en invordering van het Havengeld 2023, HILVERSUM Verordening op de heffing en invordering van de Parkeerbelasting 2023 HILVERSUM (leeg) Exploitatieverordening gemeente Hilversum 2003 Nota grond- en vastgoedbeleid 2020-2023 Nota actualisatie grondexploitatie 2023 Hilversum (leeg) Verordening op de heffing en de invordering van de Leges 2023, Hilversum (leeg) Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 Treasurystatuut gemeente Hilversum 2023 (leeg) Verordening Individuele inkomenstoeslag Hilversum 2018 Verordening persoonsgebonden budget begeleid werken Wet sociale werkvoorziening Gemeenschappelijke Regeling Tomingroep 2008 Verordening Schuldhulpverlening Hilversum 2021 Verzamelverordening inkomensvoorzieningen Hilversum 2023 (leeg) Bouwverordening Hilversum 2009 Verordening

kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht Gemeente Hilversum (leeg) Verordening voorziening Huisvesting Onderwijs Hilversum 2022 (leeg) Parkeerverordening Hilversum 2018 (leeg) Subsidieverordening restauratie gemeentelijke monumenten in Hilversum 2017 Verordening Hilversums Restauratiefonds 2017 (leeg) Verordening Duurzaam Wonen Lening 2021 gemeente Hilversum Verordening Stimuleringsfonds Startersregeling Verordening Stimuleringslening Maatschappelijk Vastgoed gemeente Hilversum 2016 (leeg) Verordening jeugdhulp gemeente Hilversum 2018 (leeg) Algemene Subsidieverordening Hilversum 2021 (ASV) Verordening Inburgering gemeente Hilversum 2022 Verordening leerlingenvervoer Hilversum 2015 Verordening materiële financiële gelijkstelling 2012 (leeg) Verordening eigen bijdrage maatschappelijke opvang en vrouwenopvang gemeente Hilversum 2014 Verordening maatschappelijke ondersteuning Hilversum 2023

9

Bijlage 2: Normenkader begrotingsrechtmatigheid 2023 Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend:

1

2

3

4

5

6.1 6.2

7.1 7.2

Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn.