Collegebrief inzake Update bedrijfsvoeringsagenda Sociaal Domein

G EMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES:

Aan de gemeenteraad Cc College van B&W Cc Pers

RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELE FOONNUMMER: 14 0 35 WWW.HILVERSUM.NL

31 maart 2021 758403 BEHANDELD DOOR K.Valk TELEFOON (035) 629 2022 UW KENMERK BIJLAGEN 1 BETREFT Update bedrijfsvoeringsagenda Sociaal Domein DATUM

ZAAKNUMMER

Geachte dames en heren, Op 9 februari jl. is in de beantwoording van de artikel 41-vragen ‘Status Sociaal Domein en Sociaal Plein / meer grip op geld voor de zorg’ toegezegd de directie-update over de bedrijfsvoeringsagenda van het Sociaal Domein te delen. Middels de bijlage bij deze brief komen wij deze toezegging na, en sturen we eenmalig de directie-update toe. Wij gaan ervan uit dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

D. Emmer

P.I. Broertjes

TWEEMAANDELIJKSE BEDRIJFSVOERINGS AGENDA UPDATE Januari & Februari 2021

QUICKWINS 1-6

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

Diverse quickwins

REGISSEUR :

Afdelingsmanager SD

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

02.

Is de scope veranderd?

03.

We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

1. Ihkv communicatie beschikken we eind februari over een stakeholdersanalyse, kernverhaal en kalender 2. In februari gaan we de afspraken over integrale besluitvorming aanscherpen 3. In februari wordt er aandacht besteed aan de concernbrede afspraken over het proces bestuurlijke besluitvorming in het Mt Nee Ad. 1: De concept communicatiestrategie is gereed, het concept communicatieplan is gereed, de eerste week van maart wordt deze definitief gemaakt + een A3-kernplaat en de kalender worden toegevoegd Ad. 2: De afspraken zijn aangescherpt in het Mt, ook is afgesproken hier blijvend aandacht aan te besteden Ad. 3: Het afgelopen half jaar is er veel aandacht besteed aan het proces bestuurlijke besluitvorming. Dit is goed geweest; inmiddels zijn de afspraken bij iedereen helder

04. Ligt de opdracht nog op schema? 05. Geplande resultaten voor volgende twee maanden

Ja

Ad. 1: De definitieve versie van de communicatiestrategie en het communicatieplan wordt opgeleverd + de A3-kernplaat en kalender. Hiermee zijn de quickwins in totaliteit afgerond

OPDRACHT 7

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

A g e n d e r e n e n o rg a n i s e r e n gesprek voortgang personele zaken & in beeld brengen van o rg a n i s a t i e w i j z i g i n g e n

REGISSEUR :

HR-adviseur

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

1. Voortgangsgesprekken: ophalen behoeften bij managers. 2. Organisatiewijzigingen: Uitwerken en bepalen van de impact van de ideale teamindeling

02. Is de scope veranderd?

Nee

We l k e r e s u l t a t e n 03. zijn er behaald?

Ad. 1: Er is gestart met een pilot trila met teammanager, business control en HR. Daarnaast is de behoefte opgehaald bij teammanagers Ad. 2: De optimale teamindeling is opgehaald bij de teammanagers. Er is akkoord op 1 scenario. Hiervoor is een stappenplan gemaakt (proces) voor implementatie en zijn er eigenaren aangewezen voor verdere uitwerking.

04. Ligt de opdracht nog op schema?

Geplande 05. resultaten voor volgende twee maanden

Ja

Ad. 1: We gaan de pilot evalueren en bij succes verder uitrollen binnen het SP. Ad. 2: We gaan het stappenplan uitwerken en laten vaststellen in het Mt.

OPDRACHT 8

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

Vlootschouw sleutelposities

REGISSEUR :

HR-adviseur

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021 Bepalen van gewenst gedrag voor het Sociaal Domein (opdr. 14) Start maken met de analyse van in- en externe ontwikkelingen + een inventarisatie maken van kwalitatieve en kwantitatieve bezetting. Stappenplan voor SPP opzetten

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

02.

Is de scope veranderd?

Nee

03.

We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

Veranderprincipes en gedragskenmerken zijn bijeen gebracht in het gedragshuis (zie opdr. 14). Het gedragshuis is bruikbaar voor het hele SD. Het huis is in het strategisch Mt SD vastgesteld

04. Ligt de opdracht nog op schema?

Ja. Binnen SPP zal ook de analyse voor in- en externe ontwikkelingen + de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting terugkomen. Dat zullen we in 1 keer doen

Geplande 05. resultaten voor volgende twee maanden

Stappenplan SPP opleveren

OPDRACHT 10

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

Ve r s t e r k e n s t u r i n g r e g i o n a l e partners en contracten

REGISSEUR :

Te a m m a n a g e r b e l e i d

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

1. Interne proces ihkv regionale besluitvorming omschrijven en werkafspraken maken voor de voorstellen en andere bestuurlijke documenten die in de regio zijn voorbereid en aan het Hilversumse bestuur moeten worden voorgelegd 2. Afspraken maken met de regio over het verbeteren van de samenwerking

02. Is de scope veranderd?

Nee

0 3 . We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

Ad. 1: afgerond en besproken in Mt Ad. 2: eerste afspraken zijn gemaakt, wordt in maart en april voortgezet

04.

05.

Ligt de opdracht nog op schema?

Geplande resultaten voor volgende twee maanden

Ja

1. De verbetervoorstellen mbt het interne proces worden geïmplementeerd en staan op de agenda van het teamoverleg beleid SD. 2. Vervolgafspraken maken met de regio over het verbeteren van de samenwerking. Eerste afspraken zijn gemaakt, we blijven hier het gesprek over aan gaan. De werkwijze en procesgang van stukken wordt preciezer in beeld gebracht.

OPDRACHT 11

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

Informatie- en resultaatgestuurd werken

REGISSEUR :

Adviseur datagestuurd werken

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

02. Is de scope veranderd?

0 3 . We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

04.

05.

Ligt de opdracht nog op schema?

Geplande resultaten voor volgende twee maanden

1. Afronden sprint 3 en 4 inclusief inhaalactie sprint 1 en 2. Opleveren eerste prototytpe dashboard aan het eind van sprint 3, die we verder kunnen verfijnen in de daaropvolgende sprints

Nee

Het prototype dashboard is opgeleverd, en verder verfijnd. Presentaties in het Mt Sociaal Domein, Te a m W m o e n a a n w e t h o u d e r s W a l t e r s e n W o l t h e r s . Daarop hebben we positieve feedback ontvangen!

Ja

Dashboard Wmo afgerond

OPDRACHT 12

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

Systemen en werkprocessen op orde brengen

REGISSEUR :

Informatiemanager

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

02.

Is de scope veranderd?

03.

We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

04.

Ligt de opdracht nog op schema?

05.

Geplande resultaten voor volgende twee maanden

1. Het afronden van de projecten en activiteiten om vervolgens een voorbereiding te maken met de aanbesteding van de software functionaliteiten 'suite' 2. Voor inrichten werkprocessen een focus op drie casussen (1: voorkomen van frequent voorkomende meldingen en storingen, 2: verbeteren van de communicatie bij verstoringen, 3: verbeteren van de beschikbaarheid IT door o.a. de analyse van robot metingen) 3. Verdere uitwerking van de deelprojecten voor 'activeringsregeling' en 'mantelzorgwaardering' (snelserviceformules) Nee Ad. 1: Er is in kaart gebracht wat de wensen zijn binnen het SD en advies gegeven over verbeteringen. Deze zijn vastgelegd en gedeeld met stakeholders Ad. 2: Er zijn oplossingen bedacht om frequente meldingen beter af te handelen, voor de communicatie tijdens verstoringen zijn processen en werkafspraken aangepast. Het verbeteren van de beschikbaarheid IT systemen is geanalyseerd maar blijft aandacht vragen. Resultaten zijn vastgeled en worden overgedragen aan de beheersorganisatie Ad. 3: De deelprojecten hebben benodigde capaciteit toegewezen gekregen en verlopen volgens planning Ja Ad. 1: afronden doelarchitectuur Ad. 2: afspraken over escalatieroutes en ondersteuning primair proces worden verder opgenomen in de reguliere operatie en procedures. Verdere procesverbeteringen worden in de staande organisatie opgepakt. Dit onderdeel wordt afgerond Ad.

3: De twee pilots (deelprojecten) voor snelserviceformules worden verder uitgewerkt

OPDRACHT 13

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

Integrale en uniforme benadering inwoners in lijn met visie op dienstverlening

REGISSEUR :

Te a m m a n a g e r m i n i m a

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

Veranderprincipes en gedragskenmerken zijn bepaald

02.

Is de scope veranderd?

Nee

03.

We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

Veranderprincipes en gedragskenmerken zijn bijeen gebracht in het gedragshuis (zie opdr. 14). Het gedragshuis is bruikbaar voor het hele SD bij de uitvoering van deze bedrijfsvoeringsagenda. Het huis is in het strategisch Mt SD vastgesteld

04.

Ligt de opdracht nog op schema?

Ja

Geplande 05. resultaten voor volgende twee maanden

1. Aan de hand van het fundament van het huis een stappenplan opleveren welke gelinkt is aan het SPP (zie opdr. 8) 2. Het kiezen van een partij voor het managementontwikkelingstraject SD. In het traject krijgt het coachen van medewerkers op de gedragskenmerken van opdr. 14 een prominente rol. Dit heeft o.a. als doel de inwoners uniform te benaderen.

OPDRACHT 14

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT :

Gemeentebrede veranderprincipes concreet maken voor veranderopgave Sociaal Domein en laden van gewenst gedrag

REGISSEUR :

Strategisch beleidsregisseur

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

Doelstellingen, veranderprincipes en bijbehorend gedrag bepaald, gedeeld met regisseurs bedrijfsvoeringsagenda, én geborgd (bijv. in team- of afdelingsplan).

02.

Is de scope veranderd?

Nee

03.

We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

De veranderprincipes en de veranderopgaven zijn bijeengebracht in het gedragshuis, samen met de hieruit voortvloeiende gedragskenmerken. Deze plaat is bruikbaar voor het gehele SD. Het gedragshuis is in het strategisch MT SD vastgesteld

04. Ligt de opdracht nog op schema?

Ja

05. Geplande resultaten voor volgende twee maanden

Geen. Opdracht is afgerond.

OPDRACHT 15

D AT U M :

4 maart

OPDRACHT:

Ontwikkelen strategisch vermogen

REGISSEUR :

Afdelingsmanager SD

MAAND/JAAR :

jan/feb 2021

01.

Wa t w i l d e j e bereiken?

Het jaarplan strategisch denkvermogen vergroten vertalen in een uitvoeringsplan

02.

Is de scope veranderd?

Nee

03.

We l k e r e s u l t a t e n zijn er behaald?

Het jaarplan en het uitvoeringsplan zijn gereed en vastgesteld in het strategisch Mt SD

04.

Ligt de opdracht nog op schema?

Ja

05. Geplande resultaten voor volgende twee maanden

Geen. De opdracht is afgerond

AFGERONDE OPDRACHTEN

QUICKWINS, 1-6 REGISSEUR Afdelingsmanager SD

BEHAALDE RESULTATEN 1. Tweemaandelijks wordt de voortgang van de bedrijfsvoeringsagenda besproken in het Mt 2. Er ligt een communicatiestrategie incl communicatieplan, communicatiekalender en A3-kernplaat 3. Integrale besluitvorming staat op de agenda in het Mt en krijgt blijvend aandacht 4. De bestuurlijke besluitvorming is eigen gemaakt 5. Er is een wekelijks overleg ingepland waarbij de strategen de input uit landelijke netwerken bespreken, onderwerpen strategische aandacht krijgen, en wat indien nodig wordt geagendeerd bij de wethouder 6. Er is capaciteit vrijgemaakt voor deelname aan concernbrede opgaven

OPDRACHT 14

REGISSEUR

OPDRACHT

Strategisch beleidsregisseur

Gemeentebrede veranderprincipes concreet maken voor veranderopgave Sociaal Domein en laden van gewenst gedrag

BEHAALDE RESULTATEN De veranderprincipes en veranderopgaven SD zijn in het strategisch Mt SD van 30 november 2020 vastgesteld. Vervolgens zijn de veranderprincipes en de veranderopgaven samen met de hieruit voortvloeiende gedragskenmerken bijeen gebracht in één plaat: het gedragshuis Deze plaat is bruikbaar voor het gehele sociaal domein en vastgesteld in het strategisch Mt SD van 22 februari 2021

OPDRACHT 15

REGISSEUR

OPDRACHT

Afdelingsmanager SD

Ontwikkelen van strategisch vermogen

BEHAALDE RESULTATEN Het jaarprogramma ontwikkelen strategisch vermogen is gereed en vastgesteld in het strategisch Mt SD van 25 januari 2021. Dit jaarprogramma is vertaald in een uitvoeringsplan. Ook het uitvoeringsplan is vastgesteld in het strategisch Mt SD. Dit is gebeurd op 22 februari 2021. Het uitvoeringsplan wordt per direct uitgevoerd