Collegebrief inzake Reactie op toezegging T21-115 Juridische kosten

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES:

Aan de gemeenteraad cc college van B en W cc pers

RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

23 mei 2022 ZAAKNUMM ER 1076148 BEHA NDELD DOOR M. Geertman TELEFOON (035) 629 2751 UW KENMERK Toezegging T21/115 DATUM

BIJLAGEN BETREFT

Reactie op toezegging T21/115 Geachte raads- en commissieleden,

Tijdens de bespreking van de begroting in de commissievergadering van 3 november 2021 is gesproken over de juridische kosten van de gemeente. Daarop heeft burgemeester Broertjes een toezegging gedaan om de raad te informeren over de totale juridische kosten die de gemeente maakt (T21/115). Op het gevraagde inzicht in de juridische kosten, waar deze toezegging betrekking op heeft, is eerder bij de beantwoording van de vragen art. 41 RvO van Democraten Hilversum en CDA over juridische kosten en de technische vragen bij de begroting 2022 (vraag 14) ingegaan. Een belangrijk onderdeel van werkzaamheden van de gemeente is het toepassen en uitvoeren van eigen regelgeving en regelgeving waarvan de uitvoering in medebewind aan de gemeente is opgedragen. Bij die uitvoering worden jaarlijks talloze besluiten genomen. Een gedeelte daarvan leidt tot juridische procedures, zowel in bezwaar als in beroep bij de rechter. Het is in onze democratische rechtsstaat vanzelfsprekend dat burgers die door een besluit van de gemeente worden getroffen, hiertegen verweer kunnen voeren en daarbij ook de mogelijkheid hebben de gemeente te (doen) corrigeren. De regels zijn er immers niet alleen voor de burgers, ook de overheid is aan diezelfde regels gebonden. Het voeren van juridische procedures (meestal verwerend) is dan ook een normaal onderdeel van het dagelijks werk binnen de gemeente.

Ondanks het feit dat de gemeente bij een dreigend of reeds opgetreden juridisch geschil eerst zoveel mogelijk tracht de kwestie langs minnelijke weg op te lossen, is het helaas onvermijdelijk dat in een aantal gevallen de gang naar de rechter moet worden bewandeld. Dat klemt te meer nu de gemeente zich niet zelden geconfronteerd weet met verschillende en tegengestelde belangen van burgers (bijvoorbeeld bij de aanvrager van een omgevingsvergunning en omwonenden of indien de gemeente verplicht wordt op een klacht handhavend op te treden). Het voorkomen of verminderen

van juridische procedures is uitgangspunt, maar niet altijd realiseerbaar. De halfjaarlijkse rapportage van de bezwaren en klachten geeft inzicht in het aantal binnengekomen bezwaren en klachten. Binnen de gemeente worden juridische kosten niet apart of specifiek onder deze noemer in het systeem begroot, er is destijds voor gekozen om deze kosten te verspreiden over alle begroting(sprogramma’s) heen. Dit maakt het niet mogelijk om met ‘een’ druk op de knop een totaal overzicht van juridische kosten uit het systeem te halen. Als gemeentelijke organisatie bevinden we ons in een juridische context. Juridische werkzaamheden en daarmee juridische kosten zitten verweven in al onze werkzaamheden en al ons handelen en daarmee verweven door alle verschillende budgetten. De totale juridische kosten zijn dan ook breder dan kosten sec voor juridische zaken en breder dan externe juridische advieskosten voor bijvoorbeeld een advocaat. Er zijn namelijk ook juridische kosten die niet direct met juridische zaken te maken hebben. Interne kosten die aan juridische zaken gerelateerd zijn (personele gemeentelijke inzet op de betreffende zaak) zijn namelijk niet bekend aangezien ‘tijdschrijven’ binnen onze gemeente in principe niet plaatsvindt bij de vakafdelingen waaraan de juridische kosten voornamelijk zijn gerelateerd.

Er zijn juristen die niet juridische zaken behandelen zoals inzet bij een integriteitmelding of bijvoorbeeld werkzaamheden bij vergunningverlening of het opstellen van beleid en beleidsregels. Daarnaast zijn er niet juristen die aan juridische zaken werken zoals een businesscontroller. In de boekhouding wordt er niet specifiek op dwangsommen, schikkingen en overige juridische kosten geadministreerd. Regelgeving en toezichthouder vragen niet specifiek om het presenteren van de totale juridische kosten in de begroting en onze boekhouding is hier dan ook niet op ingericht. Als onderdeel van de totale juridische kosten hebben wij gekeken naar juridische advieskosten om inzicht te geven in de kosten van extern ingehuurd juridisch advies. Ook een kostenoverzicht voor extern juridisch advies is niet eenvoudig als volledig totaaloverzicht uit de boekhouding te filteren, omdat hier geen specifieke boekingscode voor is waarop gefilterd kan worden. Binnen de gemeente Hilversum zijn teams zelf verantwoordelijk voor de inhuur van externe advocaten/juridisch adviseurs en hebben daar hun eigen budgetten voor. Dat is niet centraal geregeld. Voor zowel externe advocaatkosten als externe juridische kosten is geen vaste boekingscode. Om toch enigszins een overzicht te kunnen geven van externe juridische advieskosten / ingehuurde advocaatkosten hebben we gefilterd op Houthoff Buruma Advocaten.

Vanuit de algemeen juristen van team Juridische zaken, Inkoop en subsidies wordt Houthoff in eerste instantie benaderd bij lopende procedures / zaken en worden zij betrokken voor algemeen juridische expertise bij complexe juridische vraagstukken. Hierdoor is het volume voor dit advocatenkantoor relatief hoog t.o.v. andere kleinere kantoren waar soms kleine specifieke vragen worden neergelegd.

jaar 2018 2019 2020 2021

Overzicht kosten Houthoff totale kosten Houthoff (excl. BTW) € 167.649,79 € 69.430,79 € 157.796,52 € 120.117,66

Het verder in kaart brengen van juridische kosten zou betekenen dat er handmatig naar alle individuele facturen gekeken moet worden en achteraf intern uren moeten worden verantwoord wat een fors tijdsbeslag zou vragen van de capaciteit van de ambtelijke organisatie. Met deze beantwoording en de eerdere beantwoording van de vragen art. 41 RvO van Democraten Hilversum en CDA over juridische kosten welke u op 24 september 2021 ontvangen heeft, hopen wij meer duidelijkheid te geven over de complexiteit van de beantwoording van de vraag naar het inzicht in het totaal van de juridische kosten. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en beschouwen hiermee toezegging T21115 als afgedaan. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C. P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top