Collegebrief inzake Perspectief inzake opvanglocaties voor ontheemden uit Oekraïne

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de gemeenteraad cc college van B en W

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

22 september 2022 ZAAKNUMM ER 1164151 BEHA NDELD DOOR Morris Jabri TELEFOON (035) 629 2800 DATUM

UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT

2 Perspectief inzake opvanglocaties voor ontheemden uit Oekraïne Geachte raads- en commissieleden, In navolging op de collegebrieven van juli 2022 en de dialoog in de Commissie Bestuur & Economie van 7 september jl. – inzake de opvang van ontheemden uit Oekraïne – informeren wij u graag over een aantal ontwikkelingen en (voorlopige) uitkomsten van onderzoek naar mogelijke opvanglocaties. Daarnaast informeren wij u over de stand van zaken en de rol van de gemeente in de processen inzake asielzoekers en statushouders. Locaties voor de korte en middellange termijn Heuvellaan 50 is sinds begin 2022 de opvanglocatie voor ontheemden uit Oekraïne. Het huurcontract voor deze locatie loopt in maart 2023 af. Vooruitlopend hierop is in april 2022 Thebe 22 gehuurd en is in de afgelopen maanden hard gewerkt om deze locatie gereed te krijgen voor langdurige opvang (tot medio 2027). Op Thebe 22 kunnen in eerste instantie 360 plekken worden gerealiseerd. Hiermee wordt het wegvallen van Heuvellaan 50 in maart 2023 opgevangen. Daarnaast is er mogelijk ruimte op Thebe 22 om meer plekken te realiseren, dankzij optimalisaties in de planvorming. Het aantal opvangplekken zal naarmate de oplevering nadert nog definitief worden vastgesteld. Om de taakstelling inzake opvang voor ontheemden uit Oekraïne voor Hilversum te behalen is onderzoek naar geschikte of geschikt te maken locaties uitgevoerd.

Dit heeft een aantal mogelijkheden opgeleverd welke nader worden onderzocht op o.a. technische uitvoerbaarheid, financiële haalbaarheid, locatiemanagementbehoefte en mogelijke gevolgen voor de omgeving. Philipslocatie (Anton Philipsweg 1) Eén van de mogelijkheden betreft de voormalige Philipslocatie (Anton Philipsweg 1). Met de eigenaar van de Philipslocatie is eerder een anterieure overeenkomst gesloten om over te gaan tot de planvorming voor een nieuwe woonwijk.

Omdat deze planvorming nog enige tijd in beslag zal nemen, is één van de panden op de locatie ondertussen inzetbaar om tijdelijke opvang voor ontheemden uit Oekraïne te realiseren. Dit betreft het zogenaamd KOC-gebouw en gaat om het pand dat uitkijkt op de naastgelegen brandweerkazerne. Dit pand is maximaal 3 jaar beschikbaar. Het college is voornemens om hier 500 opvangplekken te realiseren. Het Ministerie van Justitie & Veiligheid heeft inmiddels de business case voor deze locatie goedgekeurd en de financiële dekking van alle transitie- en exploitatiekosten toegezegd. Het streven is om nog voor het einde van het jaar de opvangplekken op de Philipslocatie beschikbaar te stellen. Dit blijft echter afhankelijk van de beschikbaarheid van personeel en materialen. Voor een groot deel wordt dit afgevangen middels de inzet van het team dat ook al werkt aan het gereed maken van Thebe 22 als opvanglocatie. Met de eigenaar wordt momenteel de laatste afstemming inzake een huurovereenkomst gevoerd. Het college moet nog wel een besluit nemen over de uitwerking van deze huurovereenkomst. Particuliere opvang Veel Hilversummers hebben ontheemden uit Oekraïne in hun eigen woning opgevangen.

Voor deze ontheemden wordt het mogelijk gemaakt gebruik te maken van de opvanglocaties, zodat de betreffende Hilversummers eventueel worden ontlast van de zorg over ontheemden uit Oekraïne die zij tot nu toe op zich hebben genomen. Het gaat op dit moment om ongeveer 400 in het BRP geregistreerde Oekraïners. Silverpoint (Schapenkamp) Het voormalig Silverpoint-gebouw (Schapenkamp) behoort eveneens tot de mogelijkheden om opvang voor ontheemden uit Oekraïne in te realiseren. Het pand staat op de nominatie om gesloopt te worden om plaats te maken voor een nieuwe ontwikkeling. In aanloop naar de sloop is het pand maximaal 4 jaar beschikbaar om in te zetten als tijdelijke opvanglocatie. De inzet van Silverpoint is nog afhankelijk van goedkeuring door het Ministerie van Justitie & Veiligheid op de financiële dekking, de uitkomsten van technisch onderzoek naar de mogelijkheden binnen het pand en verdere onderhandelingen met de eigenaar over contractuele voorwaarden. Zodra de uitkomsten hiervan bekend zijn zal de omgeving en de gemeenteraad geïnformeerd worden over het vervolg van een eventuele inzet van dit pand als opvanglocatie. Financiën De financiële dekking van de kosten voor opvang voor ontheemden uit Oekraïne is gebaseerd op de Regeling Opvang Oekraïne, welke uitgevoerd wordt door het Ministerie van Justitie & Veiligheid (MinJ&V).

Locaties worden vooraf, met een business case op hoofdlijn en onder voorbehoud van bestuurlijke besluitvorming op het aangaan van verplichtingen, aangemeld bij het ministerie. Bij goedkeuring van het ministerie kunnen vervolgstappen worden gezet, zoals contractonderhandelingen met locatie-eigenaren (huursom, looptijd, verzekeringen, etc.), planvorming inzake de transitie en inrichting van een pand en besluitvorming. Voor de Philipslocatie is de goedkeuring van het ministerie inmiddels ontvangen. De personele inzet voor locatiemanagement maakt onderdeel uit van de business case en wordt uitgevoerd door hierin gespecialiseerde marktpartijen (bijvoorbeeld het Rode Kruis). Deze inzet is nodig om de uitvoering van reguliere taken door gemeenteambtenaren zoveel mogelijk te kunnen blijven borgen. Integrale maatschappelijke verplichtingen Naast de opvang ontstaat er noodzaak om aan verwante, integrale verplichtingen te voldoen zoals bijvoorbeeld maatschappelijke ondersteuning bij het integreren in de Nederlandse samenleving, het verlenen van (medische) zorg, onderwijs en arbeidsmarktintegratie. Het is een verplichting voor een gemeente om dit voor iedere ingeschreven burger te realiseren. De verblijfsstatus van ontheemden uit Oekraïne geeft recht om in het BRP ingeschreven te worden.

Sociaalmaatschappelijke ondersteuning Voor de ontheemden is een mix van ondersteuningsvormen beschikbaar. Zo bieden huisartsen de benodigde eerstelijnszorg, biedt het Leger des Heils dagbesteding en verzorgt Bibliotheek Hilversum lessen Nederlands en Engels. Via het platform Hilversummers.nl worden Hilversumse gastgezinnen met elkaar in contact gebracht om kennis en ervaringen te delen. Een regeling voor buitengewone kosten wordt op dit moment voorbereid. Deze regeling is bedoeld voor kosten die vanwege hun aard of de hoogte niet van het leefgeld kunnen worden betaald. Een voorbeeld is incidentele reiskosten voor noodzakelijke reizen. Medische kosten vallen buiten deze regeling, omdat daar een landelijke regeling voor bestaat die wij toereikend achten. Tot het moment dat deze regeling van kracht is wordt vanuit het Sociaal Plein maatwerk geboden. Asielzoekers en statushouders Het juridisch en financieel kader waarbinnen de opvang voor ontheemden uit Oekraïne wordt gerealiseerd is geheel zelfstandig en staat los van het kader voor asielzoekers en/of statushouders. Een overzicht in de cijfers: Opvang Oekraïners Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek Hilversum Hilversum bij particulieren (ingeschreven in BRP) Opvang crisisopvang voor asielzoekers (COA) Gooiland Hotel Hilversum Boot in Huizen (verwacht medio oktober) Totaal Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek

1401 469 (350 Heuvellaan en 119 Hotel) Ca. 400

70 200 270

Verantwoordelijkheid en bevoegdheden Oekraïners Het kabinet heeft de artikelen 2c en 4 van de Wet verplaatsing bevolking geactiveerd. Met het activeren van noodwetgeving is de burgemeester formeel verantwoordelijk voor het opvangen van Oekraïense vluchtelingen. Concreet betekent dit dat de Staatssecretaris de opvang van Oekraïners kan afdwingen. Echter, het artikel om gebouwen te vorderen voor opvang van vluchtelingen is niet geactiveerd. Asielzoekers Voor asielzoekers kennen wij in Nederland twee verschillende soorten van opvang, namelijk noodopvang en crisisnoodopvang. Noodopvang valt onder de verantwoordelijkheid van het COA en is bedoeld voor zes tot twaalf maanden. Crisisnoodopvang valt onder de verantwoordelijkheid van gemeenten. Dit betreft opvangplekken in bijvoorbeeld sporthallen en leegstaande schoollokalen of gevangenissen die gemeenten achter de hand moeten hebben voor de bevolking in geval van incidenten en rampen. Gezien de precaire situatie in Ter Apel is aan iedere Veiligheidsregio gevraagd om 450 plaatsen voor crisisnoodopvang te realiseren, waarbij vooral een beroep wordt gedaan op gemeenten om aan een morele plicht te voldoen. Statushouders De doorstroming van statushouders naar reguliere huisvesting is een wettelijke verplichting voor gemeenten. Gemeente Hilversum loopt voor op de taakstelling voor statushouders.

Rolverdeling college en gemeenteraad Het college is bevoegd om overeenkomsten aan te gaan zoals bijvoorbeeld huurovereenkomsten en/of inhuur van derden voor de uitvoering.

Het college van B en W informeert de raad hierover, waarop de raad via de commissie haar wensen en bedenkingen kan geven. Mede op basis daarvan kan het college tot definitieve besluitvorming komen. De commissie Bestuur & Economie wordt op 5 oktober as. in de gelegenheid gesteld tot een inhoudelijke behandeling van deze brief, waarna de commissie het college kan voorzien van advisering. Bestemmingsplan en omgevingsvergunning Vaststelling van een nieuw bestemmingsplan is een bevoegdheid van de raad. In bepaalde situaties bijvoorbeeld bij afwijkend gebruik - is tijdelijke afwijking van een bestemmingsplan mogelijk middels een omgevingsvergunning: normaliter is dit een bevoegdheid van het college. Communicatie We realiseren dat de tijdelijke huisvesting van oorlogsvluchtelingen vragen kan oproepen bij omwonenden. Uit eerdere ervaringen bij de Heuvellaan weten we ook dat omwonenden graag willen helpen en ideeën hebben over hoe we de Oekraïense gasten een warm ontvangst kunnen geven. We gaan hier graag het gesprek over aan met omwonenden. Onze doelstelling is open en transparant te communiceren over ontwikkelingen in de stad en samen op te trekken met initiatieven uit de samenleving. De omwonenden van de Philipslocatie (ruim 5.000 adressen) ontvangen deze week een informatiebrief over de opvang van 500 Oekraïners.

Hierin nodigen we ze tevens uit voor een inloopavond volgende week dinsdag vanaf 20.30 uur in de brandweerkazerne bij Anna’s Hoeve. In de brief staan ook alternatieve mogelijkheden vermeld om vragen te stellen en ideeën aan te dragen. Bij de inloopavond zijn burgemeester Gerhard van den Top en wethouder Bart Heller aanwezig. De omwonenden van Silverpoint (ongeveer 600 adressen) ontvangen ook een informatiebrief. Hierin staat dat we het pand onderzoeken op geschiktheid voor tijdelijke opvang. We doen daarin de toezegging dat we ze informeren als de uitkomsten van dit onderzoek bekend zijn. We gaan ook de pers actief informeren over de laatste ontwikkelingen, zodat inwoners via diverse media hier kennis van kunnen nemen. Tot slot zetten we de gemeentelijke social media in om inwoners en belanghebbenden te informeren. Effecten op de ambtelijke capaciteit van het inregelen van opvang Tijdens de behandeling van het raadsvoorstel “instellen reserve opvang Oekraïners” heeft de portefeuillehouder toegezegd terug te komen op de inzet van ambtelijke capaciteit en de financiële effecten hiervan. Hiermee doen wij deze Toezegging T22/12 af. In de periode maart-mei 2022 hebben meer dan 125 medewerkers naast of in plaats van hun reguliere taken gewerkt op de Heuvellaan of achter de schermen in faciliterende zin. Omdat deze situatie niet langer houdbaar was heeft het college in april jl.

besloten om de exploitatie van de locatie uit te besteden aan het Leger des Heils, in combinatie met beveiliging en bereikbaarheidsdiensten. Vanuit de gemeente bleef echter nog steeds, weliswaar in iets mindere mate, nog steeds inzet nodig. Los van de exploitatie van de locatie kwam vanaf april steeds meer druk te liggen op het Sociaal Plein en Publiekszaken. Ondertussen werd gedurende de periode april-mei jl. de taakstelling vanuit het Rijk verhoogd. De gemeente Hilversum moest opnieuw op zoek naar extra plekken. De eerste locatie na de Heuvellaan die voor langere tijd vastgelegd kon worden, werd Thebe 22. Deze nadert inmiddels oplevering. Ook hier is toen, net als voor Heuvellaan 50, het transformatieplan van het pand ter hand genomen. Inmiddels wordt er ook gewerkt aan de opgave om de Philipslocatie en Silverpoint als opvanglocatie beschikbaar te krijgen.

Om het totale aantal ambtelijke uren te bepalen dat besteed is aan de opvang van ontheemden uit Oekraïne is onderscheid gemaakt in de verschillende taken (exploitatie, ondersteuning en realisatie nieuwe locaties). Door de 24/7 inzet van de eerste periode zijn aan de exploitatie de meeste uren besteed. In totaal zijn er tot en met de tweede week van september 7.500 uren ingezet (waarvan 6.000 in de eerste 9 weken). Aan ondersteuning, met name aan de uren voor Publiekszaken en het Sociaal Plein, is 6.500 uur besteed. De groep die zich met de realisatie heeft beziggehouden, heeft 4.000 uur besteed. In totaal zijn er in de 27 weken dat deze opgave actueel is 18.000 uur besteed. Dat staat gelijk aan 27 fulltime medewerkers (waarvan een belangrijk deel buiten werktijd). Financieel vertaald komt dit neer op ca. € 1.800.000,(aangenomen op basis van een gemiddeld uurtarief ad. € 100,- per uur). De inzet heeft effect gehad op het reguliere werk: - de voorbereiding van o.a. de projecten Circusterrein en Woningbouw Raaweg zijn vertraagd omdat de voor deze projecten aangestelde projectleider ook de realisatie en inrichting van de opvanglocaties op zich heeft genomen; - het aantal artikel 41 vragen dat is beantwoord is lager dan normaal (dit mede dankzij de oproep van het college aan de raad om dit instrument terughoudend in te zetten); - de managementtaken hebben hieronder geleden (o.a.

aandacht voor medewerkers); - binnen het sociaal domein liepen verschillende processen vertraging op; - een beperkt aantal beleidsproducten is later opgeleverd. Er hebben veel verschillende ambtenaren meegewerkt en dat soms ook maar een beperkt aantal dagdelen. Het is mede daardoor moeilijk om nog uitputtender aan te geven welke producten door de inzet zijn vertraagd. Het college onderschrijft echter dat de ambtelijke organisatie ondertussen een bijzonder grote prestatie heeft geleverd. De huidige inzet is niet langer houdbaar. De ambtelijke organisatie werkt nog volgens een crisisstructuur met wisselende inzet vanuit verschillende organisatieonderdelen. Omdat het de verwachting is dat de stroom vluchtelingen blijft aanhouden, is besloten de crisisstructuur om te bouwen naar een toegewijd organisatieonderdeel dat voor langere periode de taken voor opvang (en alle aanpalende taken) op zich neemt. Over de inrichting en taken van dit organisatieonderdeel wordt u apart geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES:

Omwonenden voormalig Philipscomplex Anton Philipsweg

DATUM

RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER 1 4035 WWW.HILVERSUM.NL

22 september 2022

ONS KENMERK BEHA NDELD DOOR TELEFOON (035) 629 BIJLAGEN BETREFT

Opvang oorlogsvluchtelingen in Philipscomplex

Beste mevrouw, heer, Graag wil ik u informeren over de opvang van Oekraïense oorlogsvluchtelingen in een gebouw van het voormalig Philipscomplex aan de Anton Philipsweg. In augustus heeft u een brief ontvangen waarin we vertelden dat we hier onderzoek naar deden. Philipscomplex geschikt voor opvang oorlogsvluchtelingen Uit het onderzoek blijkt dat het Philipscomplex geschikt is om vluchtelingen op te vangen. De vraag naar opvangplaatsen voor Oekraïense oorlogsvluchtelingen is nog steeds heel groot. Het kabinet heeft gemeenten opgedragen opvanglocaties te organiseren. Daarom gaan we in één van de gebouwen van het complex voor drie jaar onderdak bieden aan vijfhonderd Oekraïners. Het ministerie van Justitie en Veiligheid is akkoord en betaalt voor de opvang. Het gebouw moet eerst worden verbouwd. We willen de locatie begin 2023 in gebruik nemen. Inloopavond dinsdag 27 september Ongetwijfeld heeft u vragen of ideeën. Mogelijk wilt u ook meehelpen om de Oekraïense gasten een warme ontvangst te geven. We spreken u graag. Daarom organiseren we een inloopavond op de brandweerkazerne. De burgemeester Gerhard van den Top en wethouder Bart Heller zijn hierbij aanwezig. Datum: Tijd: Locatie:

dinsdag 27 september 20.30 - 22.00 uur (vrije inloop) U bent vanaf 20.00 uur van harte welkom Brandweerkazerne, Kamerlingh Onnesweg 148, Hilversum

Kunt u niet aanwezig zijn, maar wilt u wel op de hoogte gehouden worden? Stuur dan uw e-mailadres naar oekraine@hilversum.nl met vermelding ‘Informatie Philipscomplex’. Andere opvanglocaties in Hilversum Op dit moment vangen we op de Heuvellaan 350 Oekraïners op. Dit kan tot maart 2023. Dan start naar verwachting de herontwikkeling. We verbouwen nu een kantoor aan de Thebe 22 om straks de bewoners van de Heuvellaan te huisvesten.

VERVOLGBLAD

2 Tegenover het station staat het pand Silverpoint. Daarvoor onderzoeken we de mogelijkheden om het geschikt te maken voor tijdelijke opvang voor vier jaar. Ook bieden diverse hotels onderdak aan ruim honderd Oekraïense oorlogsvluchtelingen en bieden huishoudens gastvrijheid aan Oekraïense vluchtelingen. Meer informatie Op www.hilversum.nl/oekraine staat meer informatie over de opvang van vluchtelingen. Hier leest u ook meer over opvanglocaties. Heeft u nu al vragen, dan kunt u deze per e-mail stellen aan oekraine@hilversum.nl. Ook als u met ons in gesprek wilt, kunt u dit hier doorgeven. Met vriendelijke groet,

Arnoud Beens Afdelingsmanager Leefomgeving

POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES:

Omwonenden Silverpointcomplex Schapenkamp

DATUM

RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER 1 4035 WWW.HILVERSUM.NL

22 september 2022

ONS KENMERK BEHA NDELD DOOR TELEFOON (035) 629 BIJLAGEN BETREFT

Toekomst Silverpointcomplex

Beste mevrouw, heer, Graag wil ik u informeren over de mogelijke opvang van Oekraïense oorlogsvluchtelingen in het pand Silverpoint, op de hoek van de Stationsstraat en de Schapenkamp. We willen u als omwonende via deze brief hiervan op de hoogte stellen. Opdracht Hilversum voor opvangplaatsen De vraag naar opvangplaatsen voor Oekraïense oorlogsvluchtelingen is in Nederland nog steeds heel groot. Het kabinet heeft gemeenten opgedragen opvanglocaties te organiseren. Ook de gemeente Hilversum moet van het kabinet een bijdrage leveren. Onderzoek naar opvang in pand Silverpoint Het pand Silverpoint staat op de nominatie om over vier jaar gesloopt te worden om plaats te maken voor nieuwbouw. We onderzoeken of Silverpoint tot die tijd gebruikt kan worden als opvanglocatie voor oorlogsvluchtelingen. Bij dit onderzoek kijken we onder meer naar de mogelijkheden om de locatie voor tijdelijke opvang geschikt te maken, de technische staat en de kosten. Pas als daar meer duidelijkheid over is, neemt het college hierover een besluit. Zodra dit bekend is, informeren we u. Andere opvanglocaties in Hilversum Op dit moment vangen we op de Heuvellaan 350 Oekraïners op. Dit kan tot maart 2023. Dan start naar verwachting de eigenaar met de herontwikkeling. We verbouwen nu een kantoor aan de Thebe 22 om straks de bewoners van de Heuvellaan voor middellange termijn te huisvesten.

Daarnaast is een gebouw op het voormalig Philipscomplex aan de Anton Philipsweg geschikt om vijfhonderd Oekraïners op te vangen. Verder bieden diverse hotels onderdak aan ruim honderd Oekraïense oorlogsvluchtelingen en bieden huishoudens gastvrijheid aan Oekraïense vluchtelingen.

VERVOLGBLAD

2 Meer informatie Op www.hilversum.nl/oekraine staat meer informatie over de opvang van vluchtelingen. Zodra er meer bekend is over de ontwikkelingen van mogelijke opvanglocaties, leest u die ook op onze website. Heeft u vragen, dan kunt u deze stellen aan het Coördinatiepunt Oekraïne: oekraine@hilversum.nl. Ook als u met ons in gesprek wilt, kunt u dit hier aangegeven. Met vriendelijke groet,

Arnoud Beens Afdelingsmanager Leefomgeving