Collegebrief inzake Participatieproces omgevingsvisie

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de gemeenteraad cc. college van B en W cc. pers

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

15 oktober 2021 ZAAKNUMM ER 1068811 BEHA NDELD DOOR E. Bakker TELEFOON (035) 629 2085 UW KENMERK BIJLAGEN 1 DATUM

BETREFT

Voortgang participatieproces Omgevingsvisie Hilversum 2040

Geachte raads- en commissieleden, De doorstart van het participatieproces voor de Omgevingsvisie is vormgegeven en gestart. In deze collegebrief informeren wij u over de planning van de volgende stappen en vullen wij tevens toezegging T21/91 in (“wethouder Voorink zegt toe aan de raad een geactualiseerde planning over het participatietraject Omgevingsvisie toe te sturen”). Aan het einde van de brief gaan wij ook in op de actualiteit. De kern van onze boodschap is dat het participatieproces voor de Omgevingsvisie doorgaat.

Aanleiding Na uw vaststelling van het bestuurlijk plan van aanpak voor de Omgevingsvisie Hilversum 2040 (3 maart 2021) is het participatieproces voor de zomer door een onafhankelijk extern bureau opgezet en ingericht. Op 21 juni 2021 hebben wij u per brief bericht dat de participatieactiviteiten die waren gestart, tot na de zomer zijn opgeschort en dat de samenwerking met het bureau is beëindigd. Enerzijds namen wij daarmee zorgen uit de samenleving serieus over een participatieproces met onvoldoende kwaliteit. Anderzijds betekende dit besluit extra druk op de resterende tijd die in het bestuurlijk plan van aanpak is gepland voor de participatie. In de zomer is met partijen in de stad1 overlegd over de beste manier waarop het participatieproces na de zomer een doorstart kan maken. Duidelijk was dat een nieuwe uitvraag in de markt meer tijd 1 Er is overlegd met deelnemers aan de klankbordgroep. De klankbordgroep is door ons ingericht als praktische invulling

van de intentie uit uw bestuurlijk plan van aanpak om de samenleving breed te betrekken bij het proces van de Omgevingsvisie. De klankbordgroep reflecteert op het proces en helpt/denkt mee om hun achterban te bereiken (zoals sport, cultuur, jongeren en duurzaamheid), maar niet als onderdeel van de organisatie of als ‘legitimatie’ van het proces. De klankbordgroep bestaat op dit moment uit vertegenwoordigers van HOP2040, Vonkindewijk, de Vorstin, Hilversum 100 werkgroepen groen en energietransitie, Versa Welzijn, de Alliantie, het sportoverleg, bond Heemschut en Cuypersgenootschap, BV Hilversum, het Roland Holstcollege en de wethouder Ruimtelijke Ordening. Andere deelnemers zijn welkom. De klankbordgroep heeft een onafhankelijke, externe voorzitter.

en meer budget vraagt dan door uw raad in het bestuurlijk plan van aanpak beschikbaar waren gesteld. Bovendien was de inschatting dat de betrokkenheid van Hilversummers die voor de zomer was gecreëerd (de participatieactiviteiten waren immers voor de zomer al gestart) verloren zou gaan als we het participatietraject voor een aantal maanden zouden moeten stopzetten. Een goed doorstart-alternatief bleek het met elkaar organiseren van de participatie, in plaats van het contracteren van een (nieuw) extern bureau dat het proces voor alle betrokkenen organiseert. Dit alternatief is in de zomer door ons uitgewerkt. Op 31 augustus 2021 heeft de klankbordgroep daarop gereflecteerd. Op 8 september 2021 hebben wij u in een beeldvormende sessie geïnformeerd over een nieuwe aanpak, met deze uitgangspunten: - Een doelgroepgerichte aanpak, waarbij de kennis, netwerken en bijeenkomsten uit de stad ingezet worden. Het credo daarbij is: wees op plekken waar de mensen zijn. - Zo groot mogelijke deelname, door te inspireren, relevantie te schetsten en deelnemers voor langere tijd te binden. - De doelgroepen vanuit de gemeente te faciliteren met materialen, kennis en organisatie. We leveren wat de stad nodig heeft om het gesprek over de toekomst van Hilversum goed te voeren.

- Behoud van goede elementen uit de aanpak voor de zomer: het onderscheid in de stappen ‘activeren’, ‘informeren’ en ‘participeren’, het delen van informatie en opbrengst van de participatie, de onafhankelijkheid/transparantie bij het vertalen van de participatie-opbrengst naar denkrichtingen, de betrokkenheid van de klankbordgroep, het digitale platform en een fysiek atelier in de stad. De doelgroepgerichte aanpak, het transparant rapporteren van alle inbreng van Hilversumse inwoners en organisaties, de onafhankelijke redactie, de reflectie van partijen in de klankbordgroep, de inzet van externe deskundigheid en meer grip van de gemeente op de uitvoering, zijn wat ons betreft belangrijke ingrediënten voor een succesvolle doorstart van de participatie over een belangrijk onderwerp: de toekomst van Hilversum.

De volgende stappen in het participatieproces en planning In de beeldvormende sessie van 8 september 2021 hebben wij aangegeven te proberen de verschillende stappen binnen uw kaders van tijd en geld uit het bestuurlijk plan van aanpak te zetten. Wij zijn op 13 september 2021 gestart met het informeren, mobiliseren en activeren, en hebben de doelgroepgerichte aanpak steeds verder uitgewerkt. Verdiepende gesprekken met leden van de klankbordgroep leiden tot goede ideeën om zoveel mogelijk inwoners, ondernemers en organisaties te bereiken en te betrekken bij de participatie. Waar mogelijk voeren we die ideeën uit. De aanpak van de participatie bestaat uit twee stappen. De eerste stap gaat over hoe Hilversummers de identiteit van Hilversum benoemen (wat is goed?) en welke uitdagingen zij voor de stad zien (wat kan beter?). In de tweede stap verdiepen we de opbrengst in themasessies en wordt de inbreng uitgewerkt in ‘denkrichtingen’ (integratie). De eerste stap wordt tot en met november 2021 gezet. Alle 30.000 huishoudens krijgen per (geadresseerde) brief een uitnodiging om hierover mee te praten via wijksessies of hun visie te geven op hilversum2040.nl. Alle betrokkenen krijgen deze week een informatiepakket om met hun achterbannen te delen. De wijksessies zijn inmiddels gepland en starten na de herfstvakantie.

Daarnaast worden straatgesprekken gehouden, kunnen inwoners ideeën inbrengen via een (papieren) ansichtkaart of op de website en kunnen inwoners meedoen met een enquête over wat belangrijk is voor de toekomst van Hilversum. Inwoners kunnen zo meedoen op een manier die bij hen past. Er is oog en aandacht voor het bereiken van kwetsbare doelgroepen. Ook starten in november lessen op basisscholen en een tekenwedstrijd ‘mijn straat in 2040’. Naast deze activiteiten trekken we vanaf eind oktober met de Omgevingsvisie rond in de stad om aansluiting te zoeken bij bestaande activiteiten van verenigingen en andere organisaties op het gebied van sport,

cultuur, erfgoed, natuur, welzijn, jongeren, onderwijs en ondernemen. We stellen informatie en materialen voor organisaties beschikbaar om hun achterban te betrekken. Op 23 november 2021 steken we de thermometer in alles wat is opgehaald. Deze tussenstand delen wij met alle betrokkenen en ook met u, op 1 december 2021 in een beeldvormende sessie. Wij leggen de tussenstand vervolgens vóór de verkiezingen ter kennisname aan u voor, in de vorm van een geordende rapportage over de identiteit en uitdagingen voor de toekomst. Deze rapportage wordt geschreven door een onafhankelijk schrijfbureau. Bij deze rapportage ontvangt u ook de in het bestuurlijk plan van aanpak gevraagde ‘meespraaknotitie’ van ons. Daarin zal staan wie we met de eerste stap bereikt hebben en welke input is gegeven. De meespraaknotitie zal ook aangeven wie niet is bereikt en wat we daaraan kunnen en gaan doen. De meespraaknotitie zal een voorstel bevatten voor de tweede stap en het verder betrekken van inwoners en organisaties daarbij. De planning is: de commissie van februari 2022 en de raadsvergadering van maart 2022. Daarnaast wordt de voorlopige opbrengst van de participatie in januari 2022 bij de doelgroepen teruggelegd. De tweede stap in de participatie loopt tot en met april 2022.

In de tweede stap ordenen we de op dat moment verzamelde inbreng (dus inclusief de inbreng verkregen na 23 november 2021 en uit het terugleggen van de voorlopige opbrengst in de stad in januari 2022) en verdiepen we samen met inwoners en organisaties in de stad de thema’s die zich in de eerste stap hebben aangediend. Vervolgens worden de resultaten uitgewerkt tot volwaardige denkrichtingen. Over de opbrengst doen wij u opnieuw een voorstel, voor de zomer van 2022 en zullen u daarbij vragen te besluiten over de denkrichtingen, als basis voor een concept-Omgevingsvisie. De planning is voor u ter informatie bijgevoegd (bijlage 1). U kunt de voortgang van de participatieactiviteiten volgen via hilversum2040.nl. Het karakter van dit proces is bij uitstek organisch, lerend en verbeterend. We werken op basis van uw opdracht, door te luisteren naar feedback van partijen in stad en het proces voortdurend te verbeteren. Met de hiervoor beschreven invulling voldoen wij enerzijds aan uw wens om een besluit (ter kennisneming) te nemen vóór de verkiezingen en vullen wij anderzijds de breed ge-uitte wens voor voldoende tijd voor betekenisvolle participatie concreet in. Uw bestuurlijk plan van aanpak is gericht op het vaststellen van de Omgevingsvisie in januari 2023. Wij verwachten dat deze planning haalbaar is.

Actualiteit Wij geven met prioriteit uitvoering aan uw opdracht uit het bestuurlijk plan van aanpak en daarmee opvolging aan een van de aanbevelingen van de Rekenkamer over het proces van aanmelding van het Sleutelgebied. De Omgevingsvisie van Hilversum is dé basis voor de ontwikkeling van Hilversum in de toekomst en uitgangspunt voor onze samenwerking met andere overheden. Wij hebben vertrouwen dat we met de bijgestelde aanpak op de goede weg zijn, de participatie betekenisvol kan zijn en leidt tot een goede Omgevingsvisie. Met de organisatie en door inzet van externe deskundigheid wordt elke dag keihard gewerkt om dit traject tot een succes te maken. De klankbordgroep is een waardevolle slijpsteen om het proces voortdurend te verbeteren; hun reflectie is onmisbaar voor het kunnen bereiken van zoveel mogelijk mensen en wij danken alle betrokkenen voor hun inzet. In de afgelopen week heeft het collectief van bewonersverenigingen HOP2040 in een brief aan uw raad aangegeven niet meer aan een rechtstreekse gesprekstafel met de gemeente te willen zitten. HOP2040 blijft wel deelnemer aan de klankbordgroep voor de Omgevingsvisie. Wij hebben begrip voor deze stap: HOP2040 heeft eerder aangegeven het lastig te vinden medeverantwoordelijk te zijn voor het proces. Een plek in de klankbordgroep doet meer recht aan de positie die zij willen innemen.

Wat het college betreft zet de gemeente het gesprek met de samenleving over de toekomst van Hilversum onverkort voort. Wij zijn er van overtuigd dat uw opdracht uitvoerbaar is met de huidige invulling en hopen u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd. Mochten er van de kant

van uw raad vragen zijn, dan zijn wij van harte bereid die te beantwoorden, bijvoorbeeld tijdens het vragenhalfuur op 27 oktober 2021. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

P.I. Broertjes

Bijlage: 1. planning

BIJLAGE 1: PLANNING PARTICIPATIEPROCES OMGEVINGSVISIE HILVERSUM 2040

1

PROCES OMGEVINGSVISIE HILVERSUM 2040

Denkrichtingen en evaluatie participatie Fase 2

Het participatietraject richt zich op Fase 2 in het proces om te komen tot ‘denkrichtingen’ voor de toekomst. De totstandkoming van deze ‘denkrichtingen’ verloopt in twee fasen: ▪

De opgaven volgens de Hilversummers

▪

De denkrichtingen voor oplossing van de opgaven volgens de Hilversummers 2

GLOBALE PLANNING FASE 2 : DENKRICHTINGEN 2021 Informeren & activeren deelname (communicatie, straatgesprekken, digitale enquête) 13/09-23/11 Participatie: verzamelen (rondreizend circus, wijksessies, fysiek atelier in de stad, lessen op basisscholen) 13/9 -23/11

Analyse (week 47) Schrijfwerk (week 48 en 49)

37 september

38

39

40 oktober

41

42

43

44

45

november

46

47

48

49

december

50

51

52

Besluitvorming 20/12/2021 – 9/3/2022

3

GLOBALE PLANNING FASE 2 : DENKRICHTINGEN 2022 Informeren & activeren deelname

Participatie: Verdiepingsslag (themasessies) Maart, april

Stadsgesprek

1 januari

2

3

4

5

6

februari

7

8

9 maart

10

11

12

13

14

15

16

april

Besluitvorming: 20/12/2021 – 9/3/2022

4

DETAILPLANNING Week

Datum

Fase

Actviteiten

Wat gebeurt ermee

37 - 38

13/9 – 26/09

Activeren Verzamelen

13/9: Start digitale enquête (korte versie) Communicatie: Verspreiden ansichtkaarten (Mijn idee voor Hilversum), artikel in Raadhuis aan huis, artikel voor wijkkranten, buurcoördinatoren informeren hun netwerk, inzet social media gemeente

Resultaten enquête worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

39

27/9 – 3/10

Activeren Verzamelen

29/9: Start straatgesprekken promotieteam in Centrum (locaties en tijdstippen zijn te vinden op: https://hilversum2040.nl/nl-NL/projects/agenda 2/10: straatgesprekken in Oost en Meent Hele week: digitale enquête

Resultaten straatgesprekken worden gepubliceerd opwww.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

40

4/10 – 10/10

Activeren Verzamelen

6/10: Straatgesprekken in Noordwest en in Zuid Hele week: digitale enquête

Resultaten worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

41

11/10-17/10

Activeren Verzamelen

Start rondreizend circus (gesprekken bij diverse doelgroepen als ondernemers, leerlingen bassischolen, Hilversum100 en vertegenwoordigers uit wereld van o.a. sport, duurzaamheid, cultuur) 13/10: straatgesprekken in Zuidwest en Zuidoost 14/10: Start Fysiek atelier in de stad (elke donderdag) Hele week: digitale enquête

De resultaten van de gesprekken in het atelier worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

42

18/10-24/10 herfstvakantie

Activeren Verzamelen

Lancering startvideo 20/10: straatgesprekken in Noordoost Hele week: digitale enquête, straat gesprekken, rondreizend circus, fysiek atelier in de stad

Startvideo wordt gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie 5

Week

Datum

Fase

Activiteiten

Wat gebeurt ermee?

43

25/10 – 31/10

Activeren Verzamelen

29/10: Laatste straatgesprekken (Centrum) Hele week: digitale enquête, reizend circus, fysiek atelier in de stad

De resultaten worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

44

1/11 – 7/11

Verzamelen

Start wijksessies 2/11: Wijksessie in avond (Hilversumse Meent, wijkcentrum De Kruisdam) 4/11: Wijksessie in avond (Zuidwest, De Waaier RK kerkcentrum) Hele week: enquête, reizend circus, atelier

De resultaten van de wijksessies worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

45

8/11 – 14/11

Verzamelen

10/11 wijksessie in avond (Noordoost, Hilfertsheemcollege) 11/11: wijksessie in avond (Oost, Morgensterkerk) Hele week: enquête, reizend circus, atelier

De resultaten van de wijksessies worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

46

15/11 – 21/11

Verzamelen

17/11: Wijksessie in avond (Zuidoost, locatie nnb) 18/11: Laatste fysieke atelier van de stad 18/11: Wijksessie in avond: (Zuid, Bethlehemkerk) Deze week: opstart ‘dataverwerking’ Hele week: enquête, reizend circus, atelier

De resultaten van de wijksessies worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie

47

22/11 – 28/11

Verzamelen Schrijven

22/11 wijksessie in avond (Noordwest, locatie nnb) Uitkomsten jongerenparticipatie bekend (Stichting Omgevingseducatie) 23/11: Einde wijksessies, digitale enquete, rondreizend circus. Hele week: ‘dataverwerking’ : verzamelen van alle opbrengsten, opstart redactieteam

Het overzicht van de resultaten van de enquête, de ansichtkaarten, de straatgesprekken, de wijksessies het reizend circus en de jongerenparticipatie worden gebruikt als input voor het redactieteam en gepubliceerd op www.hilversum2040.nl 6

Week

Datum

Fase

Activiteiten

Wat gebeurt ermee?

48

29/11 - 5/12

Schrijven

Hele week: Redactieteam fulltime schrijven

Het redactieteam maakt van de uitkomsten van de ansichtkaart, enquête, gesprekken in wijk, het atelier en op straat een rapportage Participatie Omgevingsvisie 2040 voor college en raad.

01/12: Beeldvormende sessie gemeenteraad

49 en 50

6/12 - 19/12

Schrijven

51

20/12-26/12

Besluitvorming

20/12: aanleveren stukken voor bestuurlijk proces

3

17/01 - 23/01

Besluitvorming

18/1: College van B&W

4 en 5

24/1 - 6/2

6

7/2 - 13/2

Besluitvorming

8/2: Commissievergadering

10

7/3 - 13/3

Besluitvorming

9/3: Raadsvergadering

11-17

14/3 - 1/5

Activeren Verzamelen

Verdiepingsslag: themasessies

18 en 19

2/5 - 15/5

Schrijven

20-25

16/5 - 26/6

Besluitvorming

2022 Stadsgesprek over opbrengst participatie

De resultaten worden gepubliceerd op www.hilversum2040.nl en gebruikt als input voor de omgevingsvisie Het redactieteam maakt van de uitkomsten van de verdiepende (thema) sessies een rapportage Participatie Omgevingsvisie 2040 voor college en raad.

College van B&W Commissievergadering Raadsvergadering 7