Collegebrief inzake Management Letter 2022

WMO

Advies of actie voor de jaarrekening: ▪ Afwikkelen bijzonderheden dossiercontroles. Bevindingen intern: ▪ Nog geen afbouw rol lijn 3 ten faveure van lijn 2 (BC, review). ▪ Advies verkorten doorlooptijd onderzoek naar prestatie-levering PGB is overgenomen. ▪ De dossiercontroles leverden enkele aandachtspunten op die in het 4e kwartaal nog verder onderzocht dienen te worden. Bevindingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies of actie voor de jaarrekening: ▪ Afwikkelen bijzonderheden dossiercontroles.

312018008.22.432 - 20

4.

Overige onderwerpen en aandachtspunten voor de jaarrekening

312018008.22.432 - 21

4. Overige onderwerpen en aandachtspunten voor de jaarrekening Voldoende aandacht voor uw onderhoudsplannen – analyses in januari 2023 moeten uitwijzen of deze nog toereikend zijn

Uw gemeente beschikt over onderhoudsvoorzieningen om de lasten van het groot onderhoud van uw vastgoed de komende jaren te egaliseren. Deze onderhoudsvoorzieningen zijn gebaseerd op onderhoudsplannen die de periode 2020-2029 beslaan. Jaarlijks stellen uw medewerkers de plannen bij op basis van diverse ontwikkelingen, zoals het eerder- of later uitvoeren van het groot onderhoud, gewijzigde plannen met het vastgoed en ontwikkeling van de prijzen van aannemers en bouwmaterialen. Uit de gesprekken die wij hierover met uw medewerkers voeren blijkt dat er voldoende aandacht is voor het actueel houden van de onderhoudsplannen. In november zullen uw medewerkers, conform de jaarlijkse cyclus, een analyse uitvoeren op de werkelijke onderhoudskosten ten opzichte van het onderhoudsplan en de mogelijke inzichten die dit geeft voor het verwachte onderhoud in de komende jaren. In januari 2023 zullen de onderhoudsplannen mede op basis van de uitkomsten van deze analyse bijgesteld worden met behulp van de externe partij die ook de oorspronkelijke onderhoudsplannen heeft opgesteld. Daarbij zal ook de prijscomponent nadrukkelijk worden meegenomen in de ramingen voor de komende jaren. In de huidige ramingen wordt uitgegaan van een prijsstijging van 2,5% in elk van de jaren tot en met 2029. De signalen in de markt zijn dat dit naar verwachting (aanzienlijk) hoger zal zijn.

Dit zal mogelijk moeten leiden tot een bijstelling van de dotaties aan de voorzieningen in 2022 en de komende jaren. Uiteraard adviseren wij u dit goed te volgen en hiermee rekening te houden bij het opstellen van de jaarrekening 2022. Wij merken overigens op dat in 2020 bij het opstellen van de onderhoudsplannen een bewuste keuze is gemaakt om zestig objecten niet mee te nemen in deze plannen. Dit betreft objecten waarvan u destijds voornemens was deze op korte termijn te verkopen (47 objecten) en objecten van het MOB-complex De Rading waarvoor nog afzonderlijke besluitvorming moest volgen (13 objecten). Voor deze objecten zijn daarom geen voorzieningen getroffen en zijn de lasten van het onderhoud van deze objecten begrepen in de jaarlijkse exploitatielasten. Op dit moment is de status rond deze objecten nagenoeg gelijk als in 2020. Van de 47 objecten zijn er circa vijf inmiddels daadwerkelijk afgestoten. Ook voor deze panden zal in januari een nieuwe inschatting van de onderhoudslasten voor de komende jaren gemaakt worden. Inmiddels zijn de marktomstandigheden aanzienlijk nadeliger geworden voor de verkoop van de panden (die vaak ook een laag energielabel hebben).

Wij vragen u om een nieuwe inschatting te maken van de termijn waarop de objecten afgestoten zullen worden en adviseren u om als deze langer is dan een paar jaar te overwegen deze objecten alsnog in de onderhoudsvoorzieningen op te nemen om onverwachte exploitatielasten van groot onderhoud in de komende jaren te voorkomen. Omdat u voornemens bent om in 2023 een geactualiseerd onderhoudsplan aan de Raad voor te leggen (omdat een plan volgens de commissie BBV maximaal 5 jaar oud mag zijn) zou u dit hierin mee kunnen nemen

Ontwikkeling Anna’s Hoeve Ultimo 2021 waren in de exploitatie van Anna’s Hoeve nog 2 bouwvelden te verkopen. De uitgifte hiervan was voor 1 bouwveld vertraagd doordat er sprake was van een procedure bij de Raad van State. Deze procedure is inmiddels afgerond, waarbij uw nadert het einde gemeente in het gelijk is gesteld. In 2022 heeft er daarom een overdracht van grond ter waarde van circa € 3,6 miljoen plaats kunnen vinden. De resterende grond wordt op basis van uw meest recente inschatting in 2023 overgedragen.

312018008.22.432 - 22

De gerealiseerde kosten 2022 blijven ten opzichte van de begroting voor 2022 met ca € 0,5 mln achter. Dit heeft voor een belangrijk deel te maken met de vertraagde uitgifte van grond: omdat de gronduitgifte later is dan geraamd, worden kosten nu ook op een later moment dan gepland gemaakt. Gelet op de kostenstijgingen die zich momenteel voordoen, heeft dit een nadelig effect op het uiteindelijke nog te realiseren resultaat. Dit zal lager worden, maar uw inschatting is vooralsnog dat u dit binnen de grondexploitatie kan opvangen. Vooralsnog verwacht uw college dat in 2022 sprake kan zijn van tussentijdse winstneming. Deze zal echter lager zijn dan waar u in de begroting rekening mee heeft gehouden. Dit komt door de vertraagde gronduitgifte (winstneming schuift door naar achteren) en de stijging van de kosten (winst wordt lager). Op basis van de huidige inzichten verwacht het college de grondexploitatie in 2023 af te kunnen wikkelen.

Grondexploitatie Stationsplein loopt vertraging op

Financieel gezien zijn er weinig mutaties geweest in 2022. Dit heeft te maken met het feit dat begin 2022 het bestemmingsplan is vernietigd door de Raad van State en dat daarmee de exploitatie voorlopig “on hold” gezet moest worden. In november 2022 komt het nieuwe bestemmingsplan in de raad. Dit bestemmingsplan en een eventuele bezwaar- en beroepsprocedure hierop zijn medebepalend voor het verdere verloop van de exploitatie. Op basis van de huidige inzichten acht het college het mogelijk om twee extra woonlagen in het plangebied te realiseren, waardoor er circa 8.000 meter woonoppervlakte bij komt. Dit zal naar verwachting van het college vermoedelijk een positief effect hebben op de raming van de nog te realiseren opbrengsten (deze was ultimo 2021 € 10,6 mln). Deze opbrengststijging is belangrijk, omdat aan de kostenkant ook stijgingen door u voorzien worden. Door de huidige economische ontwikkelen zullen, zo is uw verwachting, de kosten voor de aanleg van riolering, de aanpassing van de tunnel en investeringen in de openbare ruimte (fors) duurder uitvallen. Daarnaast is voor de ontwikkeling van het stationsgebied in voorgaande jaren een bedrag van ca € 877.000 aan voorbereiding- en sloopkosten gemaakt, welke nu nog onder de immateriële vaste activa zijn verantwoorde en gewaardeerd.

Ook deze kosten moeten nog worden ingebracht in de grondexploitatie en zijn daarmee medebepalend voor het uiteindelijke resultaat. Bij de actualisatie van de grondexploitatie adviseren wij u hier rekening mee te houden.

312018008.22.432 - 23

Bewaak de volwaardigheid van uw vordering inzake de overdracht van gronden aan de GEM Crailo B.V.

De gemeenten Gooise Meren, Hilversum en Laren werken samen bij de (her)ontwikkeling van Crailo. Deze gemeenten hebben grond - benodigd voor de (her)ontwikkeling - verworven van de provincie Noord-Holland. Om de (her)ontwikkeling zo efficiënt en optimaal mogelijk te realiseren is GEM Crailo B.V. (hierna: GEM Crailo) opgericht. De (her)ontwikkeling heeft als doel de ontwikkeling en realisatie van een innovatieve en ambitieuze woonwijk, waarbij duurzaamheid en de groene omgeving centraal staan, in combinatie met ruimte voor vormen van bedrijvigheid en natuur. Daarbij is het uitgangspunt om een ten minste sluitende grondexploitatie te realiseren, waarbij GEM Crailo zal streven naar een maximale grondopbrengst binnen de gestelde kaders en randvoorwaarden. In 2020 zijn de gronden Crailo door uw gemeente verkocht en ook geleverd aan de GEM Crailo. De GEM Crailo heeft bij de overdracht de koopsom nog niet voldaan, omdat er een uitgestelde betaling is overeengekomen. Derhalve is, in uw administratie, een vordering van € 16,1 miljoen op de GEM Crailo onder de Financiële vaste activa verantwoord. Bij de interim-controle zijn wij nagegaan in hoeverre uw college informatie heeft om eventuele risico’s ten aanzien van de volwaardigheid van deze vordering in te kunnen schatten. Uw college maakt onderdeel uit van de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) van de GEM Crailo.

Vanuit die positie krijgt het college regelmatig informatie, waaronder kwartaalrapportages en jaarplannen, waarmee zij de volwaardigheid van de vordering kan beoordelen. Wij hebben bij de interim controle gesproken over uw belang in de GEM Crailo en de mogelijke risico’s die voor u kunnen spelen. Hieruit maken wij op dat, vanuit de ambtelijke organisatie, momenteel de frequentie van het actualiseren van de grondexploitatie door de GEM Crailo van twee keer per jaar, als beperkt wordt gezien. Ook geven uw medewerkers aan dat de parameters voor kosten- en opbrengstramingen anders zijn dan waar u bijvoorbeeld zelf mee rekent voor uw eigen grondexploitaties. Ons is medegedeeld dat de parameters waarmee door de GEM Crailo gerekend wordt, optimistischer zijn dan waar u mee rekent. Bij het opstellen van de jaarrekening 2021 heeft uw college nog ingeschat dat vooralsnog sprake was van een volwaardige vordering, omdat toen de meest actuele grondexploitatie Crailo (per 1-1-2022) een positief resultaat van € 4,5 miljoen (netto contante waarde) toonde. Gelet op het omvangrijke bedrag aan nog te maken kosten volgens de jaarrekening 2021 van de GEM Crailo van € 72,5 miljoen en de druk op nog te maken kosten door inflatie en schaarste, adviseren wij u de aannemelijkheid van deze inschatting te blijven monitoren.

In het geval bijvoorbeeld de kosten met 10% zouden stijgen, wat gelet op marktontwikkelingen momenteel niet onlogisch is, is de impact op het verwachte resultaat direct groot. Aan de andere kant speelt momenteel ook in bredere zin, dat door inflatie en een stijgende hypotheekrente de verkoopprijs van woningen steeds meer onder druk komt te staan. In het geval dit ook in de exploitatie van de GEM Crailo gaat spelen, kan dat een nadelig resultaat effect tot gevolg gaan hebben. Wij adviseren u om de financiële ontwikkelingen van de grondexploitatie Crailo te blijven volgen en op basis van die uitkomsten de volwaardigheid van de vordering te blijven beoordelen. Voor de jaarrekening 2022 van uw gemeente adviseren wij u daarvoor minimaal gebruik te maken van de jaarrekening 2022 van de GEM Crailo en de geactualiseerde grondexploitatie 2023. Gelet op het financieel belang geven wij u in overweging om een second opinion op de resultaatprognose uit te (laten) voeren en ook, in het kader van uw risicomanagement, een “worst-case-scenario” door te (laten) rekenen.

312018008.22.432 - 24

Interne controle energietoeslag nog uit te voeren

Uw gemeente heeft uitgaven gedaan in het kader van de energietoeslag. Deze bestedingen zijn onderdeel geweest van uw (verbijzonderde) interne controle en er is een aantal waarnemingen uitgevoerd om de juistheid en rechtmatigheid vast te stellen. Omdat de totale omvang van deze geldstroom over geheel 2022 materieel is, dienen wij de interne controle (in omvang) over 2022 nog te evalueren. Wij bespreken dit met CCA en zullen dit in gezamenlijk overleg afwikkelen richting en voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole.

Borg- en garantiestellingen – blijft alert

Uw gemeente staat garant voor een aantal leningen aan instellingen met een maatschappelijk belang, waarbij onderscheid gemaakt kan worden tussen directe en indirecte borgstelling. Bij een directe borgstelling kan de gemeente direct door de bank aangesproken worden om de borg te betalen op moment dat de partij waarvoor u borg staat niet meer aan de rente- en aflossingsverplichtingen kan voldoen. Dit zal het geval zijn als een partij in surseance van betaling of faillissement raakt. Bij indirecte borgstellingen staat een andere instantie borg en staat de gemeente garant als de betreffende instantie zelf niet meer voldoende middelen heeft om verliezen m.b.t. borgstellingen op te vangen. In dat geval verstrekt de gemeente een renteloze lening. In de praktijk zien wij dat steeds meer organisaties moeilijker aan hun verplichtingen kunnen voldoen en dat een gemeente wordt aangesproken op de borg- of garantstelling. Voor zover wij konden nagaan, is dit momenteel bij uw gemeente nog niet het geval geweest. Wij adviseren u om de borg- en garantstellingen te beoordelen op het risico van aanspraken richting uw gemeente en de mogelijk financiële gevolgen in beeld te brengen.

Wij adviseren u tevens om de komende jaren, gezien de economische situatie momenteel, periodiek de risico’s welke de borg- en garantstellingen met zich mee (kunnen) brengen zichtbaar te beoordelen en indien noodzakelijk, maatregelen te treffen.

Onderzoek of u een voorziening voor “verlofsparen” moet treffen

Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskostengerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen, dient hier een voorziening voor gevormd te worden. Wij adviseren na te gaan welke medewerkers gebruik maken van ‘verlofsparen’ en specifiek voor deze medewerkers op basis van de omvang van het totaal gespaarde vakantie-uren een voorziening te vormen.

312018008.22.432 - 25

Aandachtspunten voor de controle van de Jaarrekening 2022

Op basis van de bevindingen in deze managementletter en ervaringen uit voorgaande jaren onderkennen wij de volgende aandachtspunten voor de jaarverslaggeving en jaarrekeningcontrole 2022: ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪

▪

Actualisatie van het normenkader over geheel 2022. Tijdige en volledige oplevering van de jaarstukken 2022 (compleet boekwerk), inclusief de zichtbare interne controle op de naleving van de verslaggevingsvoorschriften (BBV) door middel van volledig invulling van de (door ons aan u) aangeleverde checklist BBV en de zichtbare interne controle op de interne consistentie en rekenkundige juistheid van de jaarstukken. Tijdige, betrouwbare en volledige aanlevering van documentatie bij aanvang van de jaarrekeningcontrole. Dit is van wezenlijk belang in verband met de strakke planning en korte doorlooptijd die wij met elkaar afgesproken hebben. Zichtbare aansluitingen tussen jaarrekening, financiële administratie, sub administraties, primaire begroting en begroting na wijzigingen (nulproef). Rond de interne controle en verantwoording van de Tozo, inclusief de zichtbare werking van het door u vastgestelde M&Obeleid tijdig af. Het tijdig analyseren van begrotingsoverschrijdingen. De volledige verantwoording van lasten en verplichtingen door het uitvoeren van een voortgezette controle tot datum van jaarrekeningcontrole vanuit ontvangen facturen in 2022 (inkoopdagboek) en verrichte betalingen in 2022, een inventarisatie van (langlopende) verplichtingen aan de hand van contracten en overeenkomsten én uw bevindingen vanuit de (voortgezette) controle van vorig boekjaar.

Adequate voorbereiding van de WNT-verantwoording in de jaarrekening 2022, door de verantwoording intern te laten toetsen aan de hand van de wetgeving. In de praktijk zien wij met name dat niet alle of onjuiste looncomponenten tot het bezoldigingsbegrip gerekend worden. Het tijdig opleveren van de verschillende regelingen in de SiSa-bijlage door de verantwoordelijke afdelingen, zodat de interne controle op de SiSa-bijlage tijdig afgerond kan worden. Voor het verslagjaar 2022 is sprake van een weer een aantal nieuwe regelingen ten opzichte van voorgaande jaren die u moet verantwoorden. Wij adviseren u daar rekening mee te houden.

▪

U ontvangt over 2022 aanvullende uitkeringen inzake de opvang voor vluchtelingen uit Oekraïne. De juiste en rechtmatige verantwoording van deze gelden dient intern nog te worden vastgesteld zodat deze kan worden verantwoord in de SiSa bijlage 2022 (nieuwe regeling in de SiSa-bijlage 2022).

▪

Bij specificaties en onderbouwingen waarbij sprake is van complexiteit of subjectiviteit (schattingen) dient de opbouw, uitgangspunten en berekeningswijze van de post uitgewerkt te worden in een geschreven toelichting (‘position paper’), zodat de uitgangspunten en berekeningen snel door ons geïnterpreteerd kunnen worden en wij tot een goed begrip van de betreffende onderdelen kunnen komen. Wij achten dit voornamelijk van belang bij: • Waardering van de grondexploitaties.

312018008.22.432 - 26

•

▪ ▪ ▪

▪

▪

Waardering van uw vastgoed. Wij vragen om een analyse van het vastgoed dat niet meer voor de publieke taak aangewend wordt, om te bepalen of er mogelijk sprake is van een duurzame waardevermindering. • Waardering van de voorzieningen. • Waardering van uw vorderingen. Wij vragen om een analyse van de invorderbaarheid van diverse verschillende vorderingen, waaronder debiteuren sociale zaken en belastingvorderingen. Zichtbare analyse van de activa van uw gemeente naar de stand per 31 december 2022, om vast te stellen dat alle activa met een boekwaarde nog bestaat en in eigendom zijn van de gemeente. Voortdurend aandacht voor de aangifte vennootschapsbelasting en de voorbereiding hierop. In toenemende mate is de gemeente door uitbesteding van activiteiten afhankelijk van derde partijen voor de tijdige (en juiste) aanlevering van informatie. Mede gezien de ervaringen van uw gemeente in de afgelopen jaren is het van essentieel belang met deze derde partijen scherpe afspraken te maken en na te leven, zodat de verantwoordingsinformatie voor de vaststelling van de jaarrekening door het college beschikbaar is.

Aandachtsgebieden hierbij zijn onder andere: • Verantwoordingsinformatie vanuit de Regio Gooi en Vechtstreek (sociaal domein); • Coöperatie ParkeerService en SHPV voor de parkeeropbrengsten; • De mogelijke bijstortverplichting in de GEM Crailo (op basis van het geactualiseerde risicoprofiel). • Facturatie door leveranciers (zie ook onderdeel verplichtingenadministratie). Stel vast dat controlewerkzaamheden op de volledigheid van de verantwoording van de opbrengsten uit parkeren onderdeel is van de controleaanpak van de accountant ten aanzien van de financiële verantwoording van ParkeerService. En voer (indien nodig) zelf aanvullende werkzaamheden uit, om vast te stellen dat de verantwoorde opbrengsten volledig zijn. Hanteer de door ons aangeleverde formats voor de belangrijkste posten voor uw opsteldossier van de jaarrekening. Zo bent u volledig in het verzamelen van de informatie van zowel de accountant als uw balansdossier.

312018008.22.432 - 27

312018008.22.432 - 28

Externe bevindingen en aanbevelingen 2022 Nr

Bron

Onderwerp

Bevinding:

01 2022

Externe ML PSA (2022)

Controle aanpak We zien dat u bij de interne controle nog wel veel uitgaat van het door de verbijzonderde interne controle laten uitvoeren van zogenaamde “gegevensgerichte controles” achteraf om te komen tot zekerheid

2 2022

Externe ML PSA (2022)

Three lines of defence

3 2022

Externe ML PSA (2022)

Kadernota rechtmatigheid

Aanbeveling:

Domein

Eigenaar Prio (afdeling/tea m)

Ambtelijke reactie

CCA

Middel

Bij het opstellen van ons controleprogramma 2023 (risico's) is onze ambitie Michiel van om de optimale mix te bereiken tussen systeemgerichte en gegevensgerichte Oosterom controles. Wij zien ook ruimte om een meer doelmatig controleprogramma te realiseren die waar mogelijk meer procesgericht toetst en waarmee meer grip ontstaat op de kwaliteit van de processen en het management actief kan bijsturen. De effectieve werking wordt in 2023 zoveel als mogelijk vastgesteld met proceduretesten. Door de proceduretesten zoveel mogelijk gedurende het gehele jaar (per kwartaal) uit te voeren en daarbij middels cijferanalyse de resultaten periodiek te monitoren wordt het "in control" zijn gedurende het jaar gemonitord.

1e kwartaal 2023

Onderdeel van uw visie op De transitie is dan ook nog zeker niet alle verantwoordelijkheden in de (verbijzonderde) voltooid en om deze door te zetten zal dit interne controle is uw streven om de rollen van het management de komende jaren van de 1e, 2e en 3e lijn hierin te veranderen. blijvende aandacht, inspanning en We merken op dat, met name door druk op ondersteuning vragen. de personele capaciteit in de 1e en 2e lijn, er in 2022 minder progressie in de ontwikkeling van de organisatie is geweest dan u had gepland.

IA / F&C

hoog

De aanbevelingen 2, 13 en 14 gaan allen in op de inbedding van de three lines Richard Pirovano of defence. Wij zullen deze hier van één antwoord voorzien. Wij onderschrijven het belang van een stevige interne beheersing en dat de "three lines of defence" hierin een belangrijke rol vervult. Door externe turbulente tijden en een groot verloop in de organisatie hebben wij in de afgelopen periode te weinig prioriteit kunnen gegeven aan de invulling van de "three lines of defence". Bij de voorbereiding van het controleplan 2023 gaan wij onze ambities herijken om alsnog deze invulling te kunnen geven.

2023

De Commissie BBV heeft de herziene Wij adviseren u de noodzakelijke alle kadernota uitgebracht (hierna: Kadernota vervolgstappen te zetten en daarbij rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie aandacht te hebben voor de volgende geeft over de invulling van het begrip elementen: rechtmatigheid in de besluitvorming gemeenteraad rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is (verantwoordingsgrens, uiteindelijk dat gemeente Hilversum rapporteringsgrens, tolerantie en zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid normenkader) voorbereiden; uitwerking 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het rechtmatigheidscriteria, in kaart brengen begrotingscriterium, het M&O-criterium en relevante wet- en regelgeving, uitvoeren het voorwaardencriterium) afdekt. risicoanalyse (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan), relevante beheersmaatregelen identificeren, het bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en opstellen van werkprogramma’s waar nodig.

CCA

hoog

Wij volgen de kadernota van de commissie BBV voor onze verder Michiel van doorontwikkeling binnen ons controleprogramma 2023. Per proces is een Oosterom controleplan opgesteld. Jaarlijks wordt de risico-analyse en de aanwezige beheersmaatregelen (per proces) geactualiseerd en wordt de impact op de controles bepaald. In het controleplan worden voor het controlejaar de specifieke aandachtspunten, controledoelen, rechtmatigheidscriteria, testaantallen en controlewerkzaamheden benoemd. Ook worden de relevante wet- en regelgeving in kaart gebracht. De opvolgacties naar aanleiding van de interne controle 2022 zijn reeds uitgezet bij de diverse teams. De terugkoppeling hiervan zal in de IC-rapportages 2023 plaatsvinden. Met deze acties zal in de toekomst de aandacht meer verschuiven van reactieve naar proactieve controles. De VIC-rapportages gelden als basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. De paragraaf Bedrijfsvoering wordt de aangewezen plek om een nadere toelichting te geven door het college op zaken die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Hierbij moet in ieder geval nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn vermeld.

Aspecten die hierbij onder meer in de beschouwingen betrokken worden zijn de tussentijdse communicatie met de Raad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven -, alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om weten regelgeving afdoende in processen te waarborgen.

2023

Wat ons betreft zou uw alle kwaliteitsbeoordeling meer in mogen gaan op een beoordeling van de kwaliteit van de AO/IC en het vaststellen van een effectieve werking van de AO/IC middels proceduretests op de AO/IB: van repressieve controles met “bevindingen achteraf” naar zekerheid aan de voorkant.

Opsteller ambtelijke reactie

Planning Gereed

Externe bevindingen en aanbevelingen 2022 Nr

Bron

Onderwerp

Bevinding:

Aanbeveling:

Domein

Eigenaar Prio (afdeling/tea m)

Ambtelijke reactie

4 2022

Externe ML PSA (2022)

Frauderisico analyse

5 2022

Externe ML PSA (2022)

Follow-up

Wij hebben bijvoorbeeld geconstateerd dat een aanbeveling op “gereed” gezet is, terwijl de status “geen voortgang” aangeeft of uit een toelichting blijkt dat een opvolging “gepland is”, maar vervolgens wel op afgewikkeld is gezet.

6 2022

Externe ML PSA (2022)

IT audits

7 2022

Externe ML PSA (2022)

Belastingen en heffingen

Gelet op het belang van fraudepreventie en ook de rol en verantwoordelijkheid van de raad hierin, vinden wij het belangrijk dat regelmatig gecommuniceerd wordt over de uitkomsten van uw frauderisicoanalyses met de raad of audit- en rekeningencommissie.

alle

CCA

middel

Gemeente Hilversum heeft te maken met frauderisico’s die deels wel en deels Michiel van ook niet voorkomen kunnen worden. Door al vanaf 2021 actief frauderisico’s Oosterom te analyseren zijn we in staat weloverwogen keuzes te maken ten aanzien van het voorkomen daarvan. Het college/ dagelijks bestuur is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude en het actief laten opstellen van een frauderisicoanalyse. Concerncontrol heeft vanaf 2023 als taak de jaarlijkse actualisatie vervolgens te coördineren. Het is belangrijk dat het onderwerp frauderisico en integriteit vanaf 2023 periodiek op de agenda staat en onderwerp is van gesprek van het college/ dagelijks bestuur, directie en management. Zeker niet minder belangrijk is dat frauderisico en integriteit ook een gespreksonderwerp is tussen leidinggevende en medewerker en medewerkers onderling. De frauderisicoanalyse is vanaf 2021 in de gemeente Hilversum een vast onderdeel van het controle plan Verbijzonderde Interne Controle. In de halfjaarlijkse rapportages in 2023 komen de bevindingen op dit onderwerp terug als vast item. Naast de risicoanalyse, fraude en integriteit wordt ook aandacht besteedt aan misbruik en oneigenlijk gebruik.

2023

Ons advies is hier secuur en consistent mee om te gaan.

alle

CCA

middel

Dit advies nemen we vanzelfsprekend over.

Michiel van Oosterom

2023

De meeste geplande onderzoeken zijn Wij adviseren om de kalender binnenkort alle inmiddels afgewikkeld en zijn de uitkomsten weer te actualiseren en hierbij een bekend waaruit verbetermogelijkheden haalbare planning voor opvolging van de inzichtelijk zijn gemaakt. Voor veel applicaties bevindingen en verbetermogelijkheden is uw conclusie dat voor de interne en externe mee te nemen voor de onderzochte controle (nog) niet volledig gesteund kan applicaties. worden op de IT-omgeving.

CCA

Hoog

Gaan we doen en is inmiddels al gebeurd.

Michiel van Oosterom

1e kwartaal 2023

Er worden veel controles uitgevoerd binnen dit proces, maar deze worden nog in onvoldoende mate zichtbaar vastgelegd. Daardoor kan er niet optimaal gebruik worden gemaakt van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.

ID / Gegevens huis

Hoog

De 1e lijn IC-en kwaliteitswerkzaamheden zijn met behulp van de live-gang in Maarten Frenk 2022 van management - en BI tool Vyzyr de benodigde informatie levert om de bedrijfsprocessen in Lokale belastingen te besturen. Daarnaast wordt dit ingezet als geautomatiseerde controleproces en voor naslag en documentatie. Door ziekte en werkdruk is kwaliteitsmedewerker niet beschikbaar geweest in 2022. Dit hopen we als aanvulling op Vyzyr in 2023 weer te verbeteren. Tot slot zal in de aankomende aanbesteding van belastingsoftware in 2023/2024 expliciet aandacht worden gevraagd op verbeterde IC werkzaamheden en logging.

Wij adviseren u uitgevoerde interne controlewerkzaamheden beter te documenteren, zodat hier gebruik gemaakt van kan worden bij de interne (en externe) controlewerkzaamheden.

dienst verlening

Opsteller ambtelijke reactie

Planning Gereed

2023/2024

Externe bevindingen en aanbevelingen 2022 Nr

Bron

8 2022

Externe ML PSA (2022)

9 2022

10 2022

Onderwerp

Bevinding:

Aanbeveling:

Domein

Eigenaar Prio (afdeling/tea m)

Ambtelijke reactie

Opsteller ambtelijke reactie

Planning Gereed

Specifieke uitkeringen / inkomende subsidies

Wij zijn geconfronteerd met een ‘’ad-hoc’’ verzoek om een controleverklaring af te geven bij een subsidieverantwoording ter verantwoording van ontvangen subsidiegelden. Verder blijkt dat er aandacht nodig is om dit proces strakker te monitoren (timing afronding en verantwoording)

Maak een overzicht van alle specifieke dienst uitkeringen en inkomende subsidies verlening waaruit het toegekende subsidiebedrag blijkt, waaruit eventueel ontvangen voorschotten of te ontvangen bedragen blijkt en waaruit de bestedingen blijken. ▪ Stel vast en toon aan dat de bestedingen subsidiabel zijn in het kader van de betreffende regeling. ▪ Leg zichtbaar, voor zover van toepassing, relaties met het overzicht van baten en lasten, de SiSa-bijlage en eventuele overlopende posten in de jaarrekening 2022.

IA / JIS/ F&C

Middel

Een tussentijdse beoordeling van de volledigheid van de subsidiedossiers is gemaakt tot juni 2022. Daarna is in verband met een personele wisseling en inwerken nieuwe coördinator geen tussentijdse beoordeling meer gemaakt. Deze zullen we in 2023 gaan oppakken.

Richard Pirovano

2023

Externe ML PSA (2022)

Burgerzaken

Dit proces is geen onderdeel geweest van de interne procesbeoordeling.

Ten behoeve van de jaarrekening 2022 Dienstvereni ID / Burger verzoeken wij u een zichtbare controle uit ng zaken te voeren en vast te leggen van op de juistheid van de gehanteerde tarieven (uitdraai maken van systeemtabel en deze zichtbaar aansluiten met vastgestelde verordeningen) en de aansluiting tussen Key2burgerzaken en Key2Finaciën zichtvaar vast te stellen (reguliere werkzaamheden).

Hoog

Wordt bij de voorbereiidng van de jaarstukken 2022 opgepakt.

Petra Aipassa

2022

Externe ML PSA (2022)

Voorziening onderhoud vastgoed

In januari 2023 zullen de onderhoudsplannen Uiteraard adviseren wij u dit goed te Fysiek mede op basis van de uitkomsten van deze volgen en hiermee rekening te houden bij analyse bijgesteld worden met behulp van de het opstellen van de jaarrekening 2022. externe partij die ook de oorspronkelijke onderhoudsplannen heeft opgesteld. Daarbij zal ook de prijscomponent nadrukkelijk worden meegenomen in de ramingen voor de komende jaren. In de huidige ramingen wordt uitgegaan van een prijsstijging van 2,5% in elk van de jaren tot en met 2029. De signalen in de markt zijn dat dit naar verwachting (aanzienlijk) hoger zal zijn. Dit zal mogelijk moeten leiden tot een bijstelling van de dotaties aan de voorzieningen in 2022 en de komende jaren.

Hoog

Het afgelopen jaar was de prijsstijging door onvoorziene omstandigheden Frank/Jeroen hoger dan de eerder begrote prijsstijging. In 2023 zal bij de actualisatie van de Meerjaren onderhoudsplanning dit worden meegenomen. De verwachting is dat deze medio 2023 ter vaststelling aan de Raad zal worden voorgelegd.

2023

LO / Vastgoed

Externe bevindingen en aanbevelingen 2022 Nr

Bron

11 2022

Externe ML PSA (2022)

12 2022

Externe ML PSA (2022)

Onderwerp

Voorziening onderhoud vastgoed

Verlofsparen

Bevinding:

Aanbeveling:

Domein

Dit betreft objecten waarvan u destijds Wij vragen u om een nieuwe inschatting Fysiek voornemens was deze op korte termijn te te maken van de termijn waarop de verkopen (47 objecten) en objecten van het objecten afgestoten zullen worden en MOB-complex De Rading waarvoor nog adviseren u om als deze langer is dan een afzonderlijke besluitvorming moest volgen paar jaar te overwegen deze objecten (13 objecten). Voor deze objecten zijn alsnog in de onderhoudsvoorzieningen op daarom geen voorzieningen getroffen en zijn te nemen om onverwachte de lasten van het onderhoud van deze exploitatielasten van groot onderhoud in objecten begrepen in de jaarlijkse de komende jaren te voorkomen. exploitatielasten. Op dit moment is de status rond deze objecten nagenoeg gelijk als in 2020. Van de 47 objecten zijn er circa vijf inmiddels daadwerkelijk afgestoten. Ook voor deze panden zal in januari een nieuwe inschatting van de onderhoudslasten voor de komende jaren gemaakt worden. Inmiddels zijn de marktomstandigheden aanzienlijk nadeliger geworden voor de verkoop van de panden (die vaak ook een laag energielabel hebben).

Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. Deze vakantieuren verjaren niet.

Wij adviseren na te gaan welke medewerkers gebruik maken van ‘verlofsparen’ en specifiek voor deze medewerkers op basis van de omvang van het totaal gespaarde vakantie-uren een voorziening te vormen.

Eigenaar Prio (afdeling/tea m)

Ambtelijke reactie

Opsteller ambtelijke reactie

Planning Gereed

LO / Vastgoed

In 2022 zijn we actief begonnen met de verkoop van niet strategische objecten. In 2022 hebben diverse transactie plaatsgevonden, maar zijn deze nog niet allemaal notarieel geleverd. Dit gebeurt in 2023. De voor 2023 geplande verkopen zijn in voorbereiding.

Frank/Jeroen

2023

Dienstverleni IA / HRM ng

Hoog

Bij de actualisatie van de meerjaren onderhoudsplanning wordt budget opgenomen om nog niet verkocht niet-strategisch vastgoed te kunnen onderhouden. Over het MOB-complex is nog geen besluit genomen. In afwachting van besluitvorming worden hiervoor geen onderhoudsbudgetten opgenomen omdat deze objecten op de nominatie staan om gesloopt te worden.

Hoog

De mogelijkheid voor Verlofsparen is sinds begin december 2022 beschikbaar Richard Pirovano in Motion (medewerkers weten dit via intranetbericht). We zullen de omvang van het verlofsparen per 31-12-2022 in beeld brengen en hiervoor - na overleg met de accountant- een voorziening voor instellen.

jaarstukken 2022