Collegebrief inzake FG-verslag 2022-2023

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de gemeenteraad cc commissieleden cc pers

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

22 november 2023 ZAAKNUMM ER 1359585 BEHA NDELD DOOR Peter Porte TELEFOON (035) 629 2066 DATUM

UW KENMERK

1 BETREFT Jaarlijks FG-verslag (2022-2023)

BIJLAGEN

Geachte raadsleden, Vanaf 25 mei 2018 moeten vrijwel alle organisaties, waaronder ook de gemeente Hilversum, voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een belangrijke eis die de AVG stelt is dat overheidsinstellingen en – organen een Functionaris Gegevensbescherming (FG) moeten aanstellen. De FG is een onafhankelijke toezichthouder die toeziet op naleving van de AVG. De AVG bepaalt dat de FG jaarlijks aan het college verslag uitbrengt over de implementatie van de AVG binnen de gemeente; het jaarverslag brengt het college op de hoogte van bevindingen en aanbevelingen. Wij informeren u met deze brief over het vijfde jaarverslag van de FG (bijlage 1). Beoordeling Functionaris Gegevensbescherming De FG vindt de bestuurlijke borging van de AVG binnen de gemeente Hilversum nog niet voldoende. Hij duidt dat niet zozeer als een negatieve beoordeling, maar meer als een prille indicatie dat de stijgende lijn weer is ingezet. De FG heeft goede hoop dat hij hierover in het volgende FG-verslag positief kan rapporteren. Dat neemt niet weg dat wij teleurgesteld waren over deze beoordeling van de FG. Wij zijn immers consciëntieus aan de slag met AGV-maatregelen, waarover wij u de laatste keer per collegebrief van 7 november ’22 hebben geïnformeerd.

Na ontvangst van het jaarverslag zijn wij dan ook met de FG in gesprek gegaan om zijn bevindingen beter te kunnen duiden en waar nodig gerichte verbetermaatregelen te kunnen nemen. In overleg met de FG stellen we momenteel een interne werkagenda op om de AVG-borging verder te verbeteren. Hoofdadviezen FG en verbeteringen Hieronder leest u de drie hoofdadviezen van de FG (in cursief) en de concrete maatregelen die naar aanleiding daarvan zijn genomen, dan wel op korte termijn worden genomen. 1. Maak het beleidsadvies Mens Centraal Digitaal u eigen op een manier die past bij Gemeente Hilversum. Stel aan de hand hiervan opnieuw uw AVG-beleidsvoering vast, ter vervanging van het huidige beleid.

Wij komen in 2024 met een nieuwe I Visie. In deze I Visie wordt het beleidsadvies van de FG ‘Mens centraal digitaal’ betrokken. Deze I Visie zal, naar verwachting vierde kwartaal 2024, met uw raad worden besproken. 2. Maak digitalisering een vast agendapunt voor het DT, en draag zorg voor zowel interne verantwoording door proceseigenaren als bestuurlijke verantwoording door het college via de jaarrapportages. Het onderwerp digitalisering krijgt intern zowel aandacht binnen het Directieteam (DT) als het Centraal Managementteam (CMT) en staat dan ook regelmatig op de agenda. Daarnaast wordt er sinds het laatste kwartaal van 2023, onder aansturing van de concern controller gewerkt aan het versterken van procesgericht werken en procesmanagement. Daarbij is ook aandacht voor de interne verantwoording door proceseigenaren. Voor wat betreft de bestuurlijke verantwoording geldt dat in de paragraaf bedrijfsvoering van de P&Ccyclus specifiek aandacht is voor digitalisering als geheel en in het bijzonder ook voor privacy en informatiebeveiliging. 3. Waarborg een integrale aanpak en professionele support aan proceseigenaren ‘vanuit de 2e lijn’. Schep zo goed als mogelijk garanties voor de kwaliteit en continuïteit van 2e-lijn support.” Het PIT biedt professionele support aan proceseigenaren vanuit de 2e lijn.

In 2022 en 2023 heeft het PIT helaas te kampen gehad met personele onderbezetting. Zoals wellicht bekend, is de arbeidsmarkt zeer krap voor functies op het gebied van privacy en informatieveiligheid. Desondanks zijn we erin geslaagd om de uitval van onze twee vaste privacy officers op te vangen met de aanstelling van twee interim privacy officers. Daarnaast bouwen we door aan een stevig professioneel team om de kwaliteit en continuïteit van de 2e-lijn support blijvend te borgen. Werkagenda We werken op basis van de FG-adviezen aan een interne werkagenda. Deze agenda omvat verschillende maatregelen om de naleving van de AVG binnen de gemeente Hilversum binnen een periode van één tot twee jaar op het gewenste niveau te krijgen. Hieronder vallen onder andere het verbeteren van het proces rondom de uitvoering van Data Protection Impact Assessments (afgekort DPIA’s), het toewijzen van proceseigenaarschap en het vergroten van het bewustzijn rondom informatiebeveiliging (Ibewustzijn). In gesprek over het FG-verslag en het werkprogramma Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek “Bescherming van persoonsgegevens in Hilversum” (2021) hebben wij u vorig jaar het FG-verslag ter advisering aan het college voorgelegd. In overleg met de FG is besloten om een inhoudelijke informatiesessie te organiseren waarin hij zijn verslag aan u toelicht en uw vragen daarover kan beantwoorden.

Wij kunnen u dan ook een toelichting geven op onze interne werkagenda, gebaseerd op de adviezen van de FG. Wij denken dat we op deze wijze beter invulling geven aan het advies van de Rekenkamer om de inhoud van het jaarverslag met u te bespreken. Voor deze informatiesessie hebben wij dinsdag 30 januari 2024 van 19.30 tot 21.00 uur gereserveerd. Wij sturen u daarvoor nog een aparte uitnodiging.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top