Collegebrief inzake Bestuurlijke reactie Managementletter 2021

Vanuit die positie krijgt het college regelmatig informatie, waaronder kwartaalrapportages en jaarplannen, waarmee zij de volwaardigheid van de vordering kan beoordelen. Uit de meest recente AvA van november 2021 zijn geen risico’s op de volwaardigheid van de vordering gebleken. Ook heeft de accountant van de GEM Crailo B.V. recent een managementletter uitgebracht naar aanleiding van de door haar uitgevoerde tussentijdse controle over het boekjaar 2021. Uit deze managementletter blijken eveneens geen bevindingen die een mogelijk risico vormen voor de volwaardigheid van de vordering. In het laatste kwartaal van 2021 en het eerste kwartaal van 2022 zal worden gewerkt aan de herziening en actualisatie van de grondexploitatie Crailo per 1-1-2022. De eerste verkenningen lijken, zo geeft de GEM Crailo aan, op hoofdpostenniveau (kosten en opbrengsten) niet tot majeure aanpassingen te leiden. De verwachting van de directie van de GEM Crailo is dat er ten opzichte van de grondexploitatie 2021 wel verschuivingen in de jaarschijven zullen plaatsvinden. Met name door verschuivingen in de fasering van kosten en opbrengsten komt de begroting voor het jaar 2022 (jaarplan 2022) niet 1 op 1 overeen met de jaarschijf 2022 in de grondexploitatie actualisatie 2021.

Zoals aangegeven zal dit waarschijnlijk niet leiden tot majeure aanpassingen van het resultaat en past de begroting in het jaarplan 2022 binnen de kaders van de grondexploitatie. De geactualiseerde grondexploitatie (2022) wordt volgens de planning in maart 2022 besproken in een controllersoverleg alvorens deze, eveneens in maart 2022, wordt aangeboden aan het bestuurlijk overleg (BO) en de Ava.

312018008.21.372 - 25

Wij adviseren u om de financiële ontwikkelingen van de grondexploitatie Crailo te blijven volgen en op basis van de uitkomsten de volwaardigheid van de vordering te blijven beoordelen. Voor de jaarrekening 2021 van uw gemeente adviseren wij u daarvoor minimaal gebruik te maken van de jaarrekening 2021 van de GEM Crailo en de geactualiseerde grondexploitatie 2022.

Drempelbedrag schatkistbankieren

In de beleidsdoorlichting schatkistbankieren van juli 2019 is onder meer geconstateerd dat decentrale overheden kampen met administratieve lasten bij schatkistbankieren. Met een eventuele verhoging dan wel een andere berekening van het drempelbedrag wilde het kabinet aan deze bezwaren tegemoet komen. Na een overlegtraject met alle betrokken partijen is er overeenstemming bereikt om het drempelbedrag te verhogen. Op verzoek van de geconsulteerde decentrale overheden en de koepelorganisaties, is de aanpassing van de regeling per 1 juli 2021 ingaan. Het drempelbedrag is aangepast met een verhoging van de ondergrens van € 250.000 naar € 1 miljoen euro. Daarnaast is sprake van een verhoging van het percentage van het begrotingstotaal tot en met € 500 miljoen euro van 0,75% naar 2%. Dit betekent dat provincies, gemeenten en waterschappen op basis van hun verantwoordingsvoorschriften twee drempelbedragen voor boekjaar 2021 moeten hanteren, te weten: ▪ ▪

een drempelbedrag voor het eerste half jaar (oude situatie); een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).

Voor de berekening van het nieuwe drempelbedrag heeft het Ministerie van Financiën een voorbeeldberekening ter beschikking gesteld. Echter voorziet deze berekening niet in een berekening van het drempelbedrag in de oude situatie. U dient bij het opstellen van uw jaarrekening wel rekening te houden met de twee verschillende drempelbedragen.

Aandachtspunten voor de controle van de Jaarrekening 2021

Op basis van de bevindingen in deze managementletter, ervaring met (wijzigingen in) de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en het doornemen van de jaarrekening 2020 onderkennen wij de volgende aandachtspunten voor de jaarverslaggeving en jaarrekeningcontrole 2021: ▪ ▪

▪

Actualisatie van het normenkader 2021. Tijdige en volledige oplevering van de jaarstukken 2021 (compleet boekwerk), inclusief de zichtbare interne controle op de naleving van de verslaggevingsvoorschriften (BBV) door middel van volledig invulling van de (door ons aan u) aangeleverde checklist BBV. Op basis van het doornemen van de jaarstukken 2020 zien wij, zoals in deze managementletter in detail beschreven, een aantal aandachtspunten. Tijdige, betrouwbare en volledige aanlevering van documentatie bij aanvang van de jaarrekeningcontrole. Dit is van wezenlijk belang in verband met de strakke planning en korte doorlooptijd die wij met elkaar afgesproken hebben.

312018008.21.372 - 26

▪ ▪ ▪ ▪

▪

▪ ▪

▪ ▪ ▪

Zichtbare aansluitingen tussen jaarrekening, financiële administratie, sub administraties, primaire begroting en begroting na wijzigingen (nulproef). Rond de interne controle en verantwoording van de Tozo, inclusief de zichtbare werking van het door u vastgestelde M&Obeleid tijdig af. Het tijdig analyseren van begrotingsoverschrijdingen. De volledige verantwoording van lasten en verplichtingen door het uitvoeren van een voortgezette controle tot datum van jaarrekeningcontrole vanuit ontvangen facturen in 2021 (inkoopdagboek) en verrichte betalingen in 2021, een inventarisatie van (langlopende) verplichtingen aan de hand van contracten en overeenkomsten én uw bevindingen vanuit de (voortgezette) controle van vorig boekjaar. Adequate voorbereiding van de WNT-verantwoording in de jaarrekening 2021, door de verantwoording intern te laten toetsen aan de hand van de wetgeving. In de praktijk zien wij met name dat niet alle of onjuiste looncomponenten tot het bezoldigingsbegrip gerekend worden. Het tijdig opleveren van de verschillende regelingen in de SiSa-bijlage door de verantwoordelijke afdelingen, zodat de interne controle op de SiSa-bijlage tijdig afgerond kan worden.

Bij specificaties en onderbouwingen waarbij sprake is van complexiteit of subjectiviteit (schattingen) dient de opbouw, uitgangspunten en berekeningswijze van de post uitgewerkt te worden in een geschreven toelichting (‘position paper’), zodat de uitgangspunten en berekeningen snel door ons geïnterpreteerd kunnen worden en wij tot een goed begrip van de betreffende onderdelen kunnen komen. Wij achten dit voornamelijk van belang bij: • Waardering van de grondexploitaties. • Waardering van uw vastgoed. Wij vragen om een analyse van het vastgoed dat niet meer voor de publieke taak aangewend wordt, om te bepalen of er mogelijk sprake is van een duurzame waardevermindering. • Waardering van de voorzieningen. • Waardering van uw vorderingen. Wij vragen om een analyse van de invorderbaarheid van diverse verschillende vorderingen, waaronder debiteuren sociale zaken en belastingvorderingen. Zichtbare analyse van de activa van uw gemeente naar de stand per 31 december 2021, om vast te stellen dat alle activa met een boekwaarde nog bestaat en in eigendom zijn van de gemeente. Voortdurend aandacht voor de aangifte vennootschapsbelasting en de voorbereiding hierop. In toenemend mate is de gemeente door uitbesteding van activiteiten afhankelijk van derde partijen voor de tijdige (en juiste) aanlevering van informatie.

Mede gezien de ervaringen van uw gemeente in de afgelopen jaren is het van essentieel belang met deze derde partijen scherpe afspraken te maken en na te leven, zodat de verantwoordingsinformatie voor de vaststelling van de jaarrekening door het college beschikbaar is. Aandachtsgebieden hierbij zijn onder andere: • Verantwoordingsinformatie vanuit de Regio Gooi en Vechtstreek (sociaal domein); 312018008.21.372 - 27

▪ ▪

▪

▪

• Coöperatie ParkeerService en SHPV voor de parkeeropbrengsten; • De mogelijke bijstortverplichting in de GEM Crailo (op basis van het geactualiseerde risicoprofiel). • Facturatie door leveranciers (zie ook onderdeel verplichtingenadministratie). Maak verificaties tussen de maatstaven die bepalend zijn voor de hoogte van de algemene uitkering en de bij de gemeente aanwezige brondocumentaties (basisgegevens uit de bronapplicaties) zichtbaar. Stel vast dat controlewerkzaamheden op de volledigheid van de verantwoording van de opbrengsten uit parkeren onderdeel is van de controleaanpak van de accountant ten aanzien van de financiële verantwoording van ParkeerService. En voer (indien nodig) zelf aanvullende werkzaamheden uit, om vast te stellen dat de verantwoorde opbrengsten volledig zijn. Maak een zichtbare aansluiting tussen de geregistreerde objecten in uw belastingapplicatie (Key2Belastingen) en de objecten in zowel het Kadaster als de BAG (basisregistratie adressen en gebouwen) om de volledigheid van de belastingopbrengsten vast te stellen. Hanteer de door ons aangeleverde formats voor de belangrijkste posten voor uw opsteldossier van de jaarrekening. Zo bent u volledig in het verzamelen van de informatie van zowel de accountant als uw balansdossier.

312018008.21.372 - 28

312018008.21.372 - 29

Externe bevindingen en aanbevelingen 2021 Onderwerp

Bevinding/opmerking

Aanbeveling/advies

Ambtelijke reactie

Interne beheersing

Uw interne beheersing blijft zich positief ontwikkelen

Interne beheersing

Proceseigenaarschap komt daarbij meer en meer bij de 1e en 2e lijn te liggen. Sturing op de kwaliteit van de interne beheersing zal in de nabije toekomst met het “Key Control Dashboard” (KCD) gaan plaatsvinden. Hierin worden actuele processen opgenomen en relevante controles vastgelegd.

Aandacht voor tijdigheid en uniformiteit is daarbij van belang.

Dit heeft continu onze aandacht.

Interne beheersing

In de interne managementletter (CC&CA) is uitgebreid ingegaan op de (interne) bevindingen naar aanleiding van de onderzochte processen. De bevindingen die gerapporteerd zijn kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie.

Wij adviseren u kennis te nemen van deze interne managementletter.

Voor het 2e jaar op rij gaat de interne managementletter ook ter kennisname naar het college.

Interne beheersing

In geval van wijzigingen in de inrichting van processen moet de impact op de (verbijzonderde) interne controle beoordeeld worden. In het kader van “eigenaarschap” denken wij dat de “vakafdelingen” hierin komende jaren een nadrukkelijke rol toebedeeld zullen moeten krijgen. Nu doet het team CC&CA dit veelal nog.

Interne beheersing

Momenteel wordt door CC&A het overkoepelend intern controleplan 2022-2023 opgesteld. Hierin zijn relevante interne controles in kaart gebracht en wordt beoordeeld welke functionaris deze controles uit zou moeten voeren. Uw bedoeling was dat er controles zouden verschuiven van het team CC&CA naar de 1e en 2e lijn en dat het team CC&CA meer in de kwaliteitsbeoordelende en coachende rol zou gaan komen. Deze ontwikkeling is nog niet volledig doorgevoerd in dit plan, maar wordt beoogd voor het volgende jaar.

De verbijzonderde interne controle is het sluitstuk voor de rechtmatigheidsverklaring. De eerste en tweede lijn vormen met de uitvoering van hun interne controle het fundament voor de zichtbare kwaliteitscontroles die onder andere nodig zijn voor de rechtmatigheid. Op dit moment vindt er een verschuiving plaats van een deel van de verbijzonderde interne controle activiteiten naar de lijnorganisatie. Zodoende kan de lijnorganisatie, in hoedanigheid van specialist van het proces en verantwoordelijk proceseigenaar, het fundament van de kwaliteitscontroles vormen. De lijnorganisatie en de verbijzonderde interne controle zullen hun activiteiten in goede samenwerking op elkaar af moeten stemmen, om elkaar aan te kunnen vullen en zodoende een optimaal leereffect te creëren.

Wij denken dat het daarbij kan helpen als de Domeinen nog meer betrokken worden bij de totstandkoming van het controleplan, waardoor het meer als “de eigen controles” kan gaan voelen. Voor de directie zien wij hierin een belangrijke rol om te sturen op de gewenste ontwikkeling.

Wij nemen dit advies mee bij het opstellen van het IC plan 2022, welke in het 1e kwartaal door de directie wordt vastgesteld. Deze lijn wordt vanuit het principe van de 3 zogenaamde defensielijnen onderkend.

Interne beheersing

Ook is het uw streven om met ingang van het boekjaar 2022 controles per kwartaal te gaan doen.

Hierbij hoort naar onze mening ook de tijdige actualisatie van de processen en het uitvoeren en documenteren van een risicoanalyse.

Dit is onderdeel van IC plan 2022.

Interne beheersing

Om een optimale afstemming tussen de interne controle en de accountantscontrole te realiseren, vragen wij u om uw intern controleplan, de uitgevoerde risicoanalyse en de uitgevoerde controles tijdig met ons af (blijven) te stemmen.

Na vaststelling door de directie zullen wij dit IC 2022 plan delen en afstemmen met de accountant.

Interne beheersing

Wat verder helpt is dat als wij bij het uitvoeren van onze interim controle, naast de controlememoranda per onderzocht proces, voortaan kunnen beschikken over de “interne managementletter” van CC&A zodat we hun bevindingen kunnen meenemen in de gesprekken en kunnen toetsen.

Dit heeft onze voorkeur en zullen wij voor 2022 conform de planning gaan realiseren.

Interne beheersing

Waar wij verder zien dat u nog stappen kunt maken is hoe omgegaan moet worden met afwijkingen. Uit de door u uitgevoerde lijncontroles of detailcontroles blijken soms afwijkingen. Deze worden ook door u in de interne controlerapportages, waaronder de interne managementletter, gerapporteerd.

Echter een goede oorzaakanalyse en het geven van opvolging aan deze bevindingen verdient nog uw aandacht.

Wij nemen de aanbeveling over en beogen dit vorm en inhoud te geven in onze afwijkingenrapportage(s).

Interne beheersing

Verder hebben wij vastgesteld dat uw gemeente stappen zet in het uitwerken van overkoepelende beheersmaatregelen, zoals de uitwerking van de frauderisico-analyse en het eerder genoemde interne controleplan. Ook de verbijzonderde interne controle heeft u zelf opgepakt, wat naar onze mening goed is. Op deze wijze krijgt u immers eerder scherp dat er getrouw en rechtmatig gehandeld is, of waar sprake is van risico’s of afwijkingen, zodat u daar gelijk op kunt reageren.

Wel blijven wij uw aandacht vragen voor de betrokkenheid van de eerste en tweede lijn bij de doorontwikkeling van de interne beheersing.

Wij nemen dit advies over. Dit heeft voortdurend onze aandacht.

Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording: (voorlopig) uitgesteld naar 2022

Rechtmatigheidsverantwoording

Daarnaast vragen wij u aandacht voor paragraaf 1.4 van de Kadernota. Daarin is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw organisatie.

Wij adviseren tevens om ook een eindrapport op te stellen waarin de bevindingen en adviespunten samenkomen ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoordi ng en de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering.

Wij nemen dit advies over. Al enige jaren stellen wij een eindrapportage op t.b.v. het gepubliceerde 'in control statement' in het jaarverslag. Voor boekjaar 2022 implementeren wij dit op beschreven wijze in de jaarrekening.

Rechtmatigheidsverantwoording

In artikel 23 van uw financiële verordening (per 1-1-2022) is in lid 1 het volgende opgenomen: “Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers-handelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel”. De scope zoals in uw verordening beschreven gaat, naar onze mening terecht, verder dan de interne controle op uitsluitend de criteria van rechtmatigheid zoals in de Kadernota rechtmatigheid 2022 is beschreven.

Wij adviseren u hier goed rekening mee te houden bij het plannen van controlewerkzaamheden, maar ook bij de evaluatie van bevindingen. Niet elke bevinding uit de interne controle op de getrouwheid van baten en lasten is immers ook een fout die als rechtmatigheidsafwijking in de rechtmatigheidsverantwoording moet worden opgenomen.

Wij nemen dit advies over en nemen dit mee bij de eindbeoordeling van de foutenevaluatie.

Rechtmatigheidsverantwoording

Binnen uw gemeente wordt de benodigde informatie om de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen vooral verzameld op basis van de (verbijzonderde) interne controle die u uitvoert. Het is daarom van belang om de opzet en inrichting van de interne controle periodiek goed tegen het licht te (blijven) houden. Aandachtspunten daarbij zijn naar onze mening: ▪ U beschikt over een intern controleplan 2021-2022. Evalueer dit plan jaarlijks en stel zo nodig bij. Maak goede keuzes aan de voorkant en stem deze af met de accountant. ▪ Stuur actief op de aanbevelingen uit de interne en externe controle. ▪ Werk risico-gericht en daarmee doelmatig. ▪ Maak, waar mogelijk, gebruik van beheersmaatregelen in processen in plaats van (te) uitgebreide steekproeven achteraf. ▪ In het verlengde van het vorige punt. Het is naar onze mening waardevol als uw organisatie in het interne controleplan ook expliciet aandacht blijft besteden aan de interne beheersing rondom de IT-omgeving en de betekenis daarvan voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) aangeeft. ▪ Voer de geplande werkzaamheden overeenkomstig uw planning (dus tijdig) uit. ▪ Evalueer bevindingen en aanpak, maak oorzaakanalyses bij afwijkingen en stel indien noodzakelijk bij.

Wij adviseren u overigens om kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2022 en op basis daarvan te bepalen of uw intern controleplan voldoet aan de uitgangspunten zoals deze daarin zijn benoemd. In paragraaf 1.4 van de Kadernota is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota verder uitgewerkt.

We nemen dit advies over. De Kadernota rechtmatigheid 2022 hanteren wij als checklist voor ons controleplan 2022. 'De genoemde aandachtspunten zijn bekend en worden in onze controleaanpak ondervangen en geborgd.

Frauderisicoanalyse

Blijf de frauderisico's monitoren en voer hierover periodiek het gesprek met de raad

Frauderisicoanalyse

De uitkomsten zijn reeds besproken met de desbetreffende proceseigenaren en worden ook meegenomen in de verbeterplannen bij deze processen. Dit is onderdeel van een gemeentebreed bewustwordingsproces. De directeur bedrijfsvoering stuurt (via de regietafel) dit proces de komende periode actief aan. Naar onze mening zijn dit prima stappen die onder verantwoordelijkheid en aansturing van het college zijn genomen en welke ook in de nabije toekomst kunnen leiden tot één overkoepelende gemeente brede frauderisicoanalyse. Een dergelijk document kan dan ook actief met de Audit- en rekeningencommissie gedeeld en besproken worden. Wanneer de frauderisicoanalyse ook met de Audit- en rekeningencommissie besproken wordt, geeft u met uw aanpak naar onze mening voldoende invulling aan het belang om regelmatig (minimaal eens per jaar) met de raad (via de Audit- en rekeningencommissie) een gesprek over frauderisico’s te voeren. Dit is nodig om de raad te ondersteunen in haar toezichthoudende functie. Daarvan is immers een onderdeel dat de Raad vast kan stellen dat het college conform de financiële verordening een toereikende interne beheersing heeft opgezet om (fraude) risico’s te ondervangen.

Een (actuele) frauderisicoanalyse is daarbij een sterk hulpmiddel om de frauderisico’s te monitoren en periodiek te evalueren of de interne beheersmaatregelen nog voldoende effectief zijn om frauderisico’s naar een (door u gedefinieerd) acceptabel en door u geaccepteerd niveau te verlagen.

Interne beheersing

De grip op opvolging van bevindingen uit de interne en externe controle is verbeterd

Wij hebben het college in voorgaande jaren geadviseerd om, als onderdeel van haar verantwoordelijkheid hierin, een frauderisicoanalyse op te stellen, deze regelmatig te actualiseren en ook te bespreken met de Audit- en rekeningcommissie. Recent is de frauderisicoanalyse / inventarisatie geactualiseerd en besproken in de directie. Verbind de uitkomsten met de (verbijzonderde) interne controle en deel de onderkende frauderisico’s ook met de raad (via de Audit- en rekeningcommissie).

In de controleplannen 2022 worden in de processen naast opzet en bestaan ook de daadwerkelijke werking van de beheersmaatregelen van de geconstateerde frauderisico's ter toetsing opgenomen. Daarnaast voegen wij de geactualiseerde frauderiscioanalyse toe als bijlage aan de interne ML, bespreken deze gezamenlijk met de directie, en gaat deze eind 1e kwartaal ter informatie naar de raad en de ARC.

Interne beheersing

Met de rapportage “Follow-up interne en externe aanbevelingen 2019 en 2020” heeft u naar onze mening een sterk instrument in handen om de opvolging van eerdere aanbevelingen uit zowel interne als externe controles te monitoren.

Verbeterpunten zouden kunnen zijn dat u de follow-up van de controlebevindingen regelmatiger monitort (bijvoorbeeld periodiek in het gemeente brede MT) en de voortgang regelmatig bespreekt met het college en in de Audit- en rekeningencommissie. Wij zouden ons voor kunnen stellen dat de follow-up rapportage onderdeel wordt van uw periodieke controleen verantwoordingscyclus en gelijktijdig met de interne en externe managementletter (beide als bijlage) wordt besproken in de Audit- en rekeningcommissie.

Op dit moment wordt dit overzicht periodiek gemonitord d.m.v. onze MARAP cyclus en besproken met de directie. Dit betekent dat de follow up besproken wordt in de verschillende MT's alvorens deze via een MARAP richting de directie gaat. Op dit moment gaat het volledige overzicht nog niet naar de ARC. Wij nemen dit advies mee richting de ARC voor boekjaar 2022.

IT

U maakt stappen om de betrouwbaarheid van uw IT-omgeving aan te tonen.

IT

Uw gemeente is actief om de betrouwbaarheid van uw IT-omgeving, en het aantonen van die betrouwbaarheid, te verbeteren. U beschikt over een kalender met daarin een planning voor vier jaar, waaruit blijkt welke IT-audits u wilt (laten) uitvoeren. De IT General Controls (ITGC’s) en tevens diverse applicaties zijn in de kalender verwerkt. Zo staat opvolging van de bevindingen voortkomend uit de onderzoeken naar E-HRM, Key2Belastingen en de ITGC’s gepland in de jaren 2022 en 2023. In deze IT-audit-kalender is een haalbare planning gemaakt van de controles die uitgevoerd dienen te worden. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van waar zij staan ten aanzien van het IT-landschap en waar nog opvolging nodig is.

Wij adviseren hierbij wel om ook andere pakketten, waaronder het nieuwe pakket Case, in deze meerjarenkalender te verwerken.

We nemen deze aanbeveling over. De kernapplicaties zoals Case (live per 2021), nieuwe Suite voor Sociaal Domein (live per 2022) en vervanger huidig financieel pakket 2fin (eind 2023) op te nemen in de meerjaren IT audit-kalender (zie ook intern controleplan 2022).

IT

Uw gemeente heeft diverse onderzoeken onderhanden naar de opzet, het bestaan en de werking van het IT-landschap, zowel gericht op ITGC’s en diverse applicaties. Deze zijn in 2019 gestart, maar lopen, conform bovengenoemde agenda, door tot in 2023. Voor de ITGC’s zien we in de voorlopige interne rapportering dat uw gemeente een ontwikkeling heeft doorgemaakt, en dat een belangrijk deel van de bevindingen opgelost lijken, maar daarin is alleen de opzet en het bestaan van de controls betrokken.

De werking is daarin nog niet getoetst, en zal nog moeten worden getoetst.

De geplande IT audit naar de werking van de zogenaamde ITGC is uitgevoerd eind 2021. Het definitieve rapport is door de organisatie ontvangen. Dit rapport wordt door B&W gezamenlijk met de andere uitgevoerde IT audits als 213a onderzoek vastgesteld en eind 1e kwartaal 2022 ter kennisname naar de raad en ARC verzonden.

IT

Vorig jaar heeft u een nulmeting laten uitvoeren op de applicatieve controls in Key2Belastingen. In de rapportage hierover van de IT-auditor, was opgenomen dat de processen voor de belastingheffing via Key2Belastingen zorgvuldig verlopen, onder andere op basis van routine van de betrokken medewerkers, maar kwetsbaar zijn. In het rapport waren diverse aanbevelingen opgenomen. Wij adviseerden u vorig jaar om deze aanbevelingen ook te volgen en vervolgens een vervolgaudit uit te laten voeren. U heeft deze adviezen ter harte genomen, en heeft dit vervolgonderzoek laten uitvoeren. 'Bij de actualisering van de opvolging van bevindingen met betrekking Key2Belastingen blijkt evenwel dat veel bevindingen nog openstaan. Uw gemeente is zich hiervan bewust en is gestart met een verbeterplan hieromtrent. Het uitvoeren van het verbeterplan is ten tijde van de interim-controle onderhanden.

Uit de interne controle blijkt dat voortgang op aanbevelingen te traag verloopt. Reden is de impact van Corona op personeel en de daadwerkelijke sturing en opvolging aanbevelingen. De vertraging wordt ook veroorzaakt door het meerwerk a.g.v. gastheerschap Wijdemeren en project GBO (m3 naar m2) binnen het team vanwege de andere methode van aanslagoplegging. In 2022 worden deze aanbevelingen met prioriteit opgepakt.

IT

Voor de applicatie Key2Financiën en de BNG-betaalapplicatie is eveneens een onderzoek uitgevoerd. De gemeente is ten tijde van de interim-controle in afwachting van de uitkomsten van dit onderzoek. In het bijzonder wordt getoetst op het 4-ogenprincipe op aanpassen van crediteurenstamgegevens. Als dit in de applicatie is afgedwongen, is dit een sterke geautomatiseerde control. De werking van deze control staat of valt nog steeds met de werking van de ITGC’s die nog wordt getoetst.

Wij wachten deze uitkomsten af alvorens een conclusie te trekken of wij op de betaalapplicatie kunnen steunen voor onze controle.

De uitkomsten van de uitgevoerde en geplande IT audit worden meegenomen in de interne controleaanpak voor boekjaar 2022 e.v.. Vanuit onze zogenaamde 3e lijn (de interne auditfunctie) zullen we vroegtijdig in overleg treden met de accountant over mogelijke impact op de controleaanpak. Wij onderkennen de noodzaak dat er niet alleen gekeken moet worden of een applicatie als voorbeeld controletechnische functiescheiding afdwingt maar dat ook gekeken moet worden naar de zogenaamde 'robuustheid' van de controles.

IT

Omdat de meeste geplande onderzoeken voor 2021 nog of onderhanden zijn, of nog niet definitief gerapporteerd, of gepland staan voor 2022/2023, dienen de uitkomsten van de ITonderzoeken afgewacht te worden, en komen wij ten tijde van de interim-controle tot de conclusie dat wij voor onze controle (nog) niet kunnen steunen op de IT-omgeving van de gemeente. Als dit project verder afgerond wordt, kan dit alles bijdragen aan een automatiseringsomgeving die (zichtbaar) ondersteunend is aan de interne controles in uw ITomgeving.

Dan zullen overigens ook de achterliggende controles inhoudelijk aantoonbaar goed moeten worden uitgevoerd (de mens-factor). Op dit moment bent u nog niet zo ver en voert u interne controles uit, die voornamelijk buiten de geautomatiseerde omgeving omgaan.

Wij herkennen deze bevinding en stapsgewijs zetten we meer en meer in op geautomatiseerde controles (applicatieve controls).

Cyber- en beveiligingsbeleid

Uw gemeente stuurt actief op het verhogen van het bewustzijn op het gebied van cyberen beveiligingsbeleid

Cyber- en beveiligingsbeleid

Uw gemeente heeft een aantal activiteiten opgezet om het bewustzijn van al uw medewerkers op het gebied van cyber- en beveiligingsbeleid te vergroten en tevens de veiligheid zelf te verbeteren. Daarmee laat de gemeente zien veel initiatieven te ontplooien en actief met deze materie om te gaan. Wij concluderen dat de gemeente aandacht heeft voor de materie en serieus met deze problematiek omgaat. Ook is de gemeente zich ervan bewust dat dit onderwerp echter nooit ‘af’ is. Waar digitaal en online wordt gewerkt, zullen altijd nieuwe manieren worden gevonden om uw data te stelen of te corrumperen.

Uw blijvende aandacht op dit onderwerp is daarmee te allen tijde nodig. Eventuele zwaktes zouden naar onze mening ook onderdeel uit moeten maken van de gesprekken tussen de 2e en de 1e lijn, waarbij aandacht is voor de betekenis daarvan voor de interne beheersing.

In 2021 is het zogenaamde compliant (voldoen aan weten regelgeving) zijn aan de AVG en BIO normen planmatig opgepakt. In het jaarverslag AVG, Rekenkamer onderzoek Privacy en de management kwartaal verslagen BIO/privacy wordt de voortgang enerzijds gemonitord en anderzijds aangetoond. Aan I-bewustzijn bij medewerkers wordt bij de implementatie en opleidingen van nieuwe software (bijv Case en ER HRM) aandacht besteed alsmede op Intranet d.m.v. berichtgeving en leergesprekken in de teams over bijvoorbeeld phissing. Ook worden DPIA"s stapsgewijs gemaakt (nu bij meest risicovolle) processen. Tot slot is een 2e leergang I bewustzijn over privacy aangeboden aan de organisatie en is deelname vanuit de directie verplicht gesteld.

Verhuur

Volledigheid van uw verhuuropbrengsten kent aandachtspunten

Verhuur

Uw vastgoedsysteem (VBS) vormt de basis voor de volledigheid van de verhuuropbrengsten. Het is daarom van belang dat u intern vaststelt dat het VBS volledig is.

Wij constateerden dat de interne controles op volledigheid van objecten in het vastgoedsysteem verbeterd kunnen worden. Voorbeelden hiervan zijn een zichtbare controle met ontvangen belastingenaanslagen WOZ, koppeling met verzekering, maar ook een periodieke controle met het kadaster.

Wij herkennen de geconstateerde onvolkomenheden en zijn voornemens deze controles onderdeel uit te laten maken van de periodieke controles gedurende het jaar. Dit betekent concreet dat we elk kwartaal deze controles onderdeel laten uitmaken van de IC in de lijn.

Verhuur

De afdeling Openbare Ruimte was voornemens om in 2021 tweemaal een leegstandscontrole uit te voeren. Uiteindelijk heeft dit slechts één keer plaatsgevonden. 'Daarbij hebben wij geconstateerd dat de uitvoering en vastlegging van deze leegstandscontrole voor verbetering vatbaar is. Dit begint met het tot stand komen van de leegstandsoverzichten van VBS. Op dit moment is niet duidelijk hoe de bij de leegstandscontrole gebruikte lijst tot stand is gekomen. Daarnaast is niet duidelijk gemaakt welke stappen zijn ondernomen om de conclusies te trekken over de juistheid van de leegstand in VBS.

Wij adviseren u de leegstandscontroles frequenter uit te voeren en aandacht te besteden aan de vastleggingen in uitkomsten en conclusies.

Wij herkennen de geconstateerde onvolkomenheden en zijn voornemens deze controles onderdeel uit te laten maken van de periodieke controles gedurende het jaar. Dit betekent concreet dat we elk kwartaal van 2022 deze controles onderdeel laten uitmaken van de IC in de lijn.

Verhuur

Door het ontbreken van goede informatie uit VBS van te factureren huurtermijnen kan uw gemeente op dit moment niet goed inzichtelijk maken of de verhuuropbrengsten volledig zijn verantwoord in de financiële administratie. Ten slotte constateerden wij dat het proces van beëindigen of wijzigen van verhuurcontracten nog niet is beschreven door uw organisatie. Een dergelijke beschrijving geeft u inzicht of de interne beheersing voor het tijdig en juist verwerken van wijzigingen in de contracten toereikend is.

De aansluiting tussen VBS en de financiële administratie dient dan ook nog vervaardigd te worden bij het opstellen van de jaarrekening 2021 voor de verhuuropbrengsten.

Deze aansluiting wordt vervaardigd in opmaat naar de jaarrekening 2021 en is onderdeel van de uitgevoerde werkzaamheden t.b.v. jaareinde.

Inkomende subsidies Inkomende subsidies

Door de gemeente zijn tot en met 2020 stappen gemaakt in de verdere beheersing van het proces van inkomende subsidies en waren er duidelijke doelstelling geformuleerd. 'In 2021 zijn de beoogde doelstellingen uit 2020 voor verdere ontwikkeling en concretisering nog niet gerealiseerd ten aanzien van processtappen, risico’s en interne beheersingsmaatregelen. Hierbij valt te denken aan het vormgeven van een concrete procesbeschrijving conform de 6W’s en het uitvoeren van tussentijdse interne controlewerkzaamheden, om de betreffende subsidies ook periodiek en tussentijds zichtbaar te monitoren en te controleren. Hierdoor blijft de inhoudelijke controle op de inkomende subsidies nog veelal achteraf om vast te stellen of er voldaan is aan de voorwaarden van de subsidieverstrekker.

Inkomende subsidies

De gemeente heeft momenteel inzicht in de inkomende subsidies welke belegd is bij het team JIS en wordt bijgehouden in een Excel bestand. De doelstelling is om dit in het zaaksysteem Case verder in te gaan richten en informatie daaruit te kunnen hanteren voor informatievoorziening in periodieke rapportages alsook de genoemde processtappen, risico’s en interne beheersingsmaatregelen verder te kunnen concretiseren.

Parkeren

De verantwoording van de parkeeropbrengsten heeft uw aandacht nodig

Het opstellen van het primaire werkproces (initiatie, aanvraag, uitvoering en verantwoording), inclusief risicoduiding/beheersmaatregelen/IC en bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden wordt in samenwerking met informatie management en concerncontrol in Q1 2022 opgesteld en aan de directie aangeboden ter vaststelling. Gelijktijdig wordt er gewerkt aan de finetuning van de systematische vastlegging van alle lopende subsidies (zowel bij aanvragen als toekenningen) met bijbehorende dossiervorming en type verslaglegging/vaststelling (SiSa/eindrapportage met/zonder accountantsverklaring) in het nieuwe zaaksysteem CASE zodat een juiste, volledige en betrouwbare vastlegging gewaarborgd is.

Wij adviseren u bij de inrichting van de projectadministraties in Case goed rekening te houden met de administratie- en subsidievoorwaarden die per subsidie gelden. Deze kunnen uiteraard per subsidie anders zijn.

In het nieuwe zaaksysteem Case hebben inkomende subsidies een uniek kenmerk gekregen. Hierdoor is het mogelijk deze uit het systeem te filteren. Het zaaksysteem is een DMS (document management Systeem) en moet de volledigheid van de documenten waarborgen. Gezien omvang van het aantal subsidies is de registratie in excell het juiste instrument. Hiermee is er voldoende sturing mogelijk op voortgang/realisatie en status, voorwaarden en administratieve organisatie. De combinatie van het zaaksysteem en het excel overzicht is daarmee afdoende.

Parkeren

Bij de tussentijdse controle stelden wij vast dat u nog geen definitief inzicht heeft in de afspraken die zijn gemaakt met de serviceorganisatie die voor uw gemeenten de parkeergelden heffen en innen. De nog te concretiseren afspraken zullen in lijn moeten liggen met de afspraken zoals deze in 2020 waren vastgelegd, maar zijn momenteel nog onderhanden. 'Wij gaan ervan uit dat er geen wijzigingen zijn in deze afspraken en dat deze in opzet zullen bijdragen aan het verkrijgen van toereikende controle informatie over de volledige verantwoording van de parkeeropbrengsten. Wanneer sprake is van significante wijzigingen ten aanzien van eerder gemaakte afspraken, dan hebben wij met uw organisatie afgesproken dat wij vooraf met u meekijken om te voorkomen dat op een later moment onverwachte bijzonderheden geconstateerd worden die zouden moeten leiden tot andere controlewerkzaamheden.

Wij zijn ons bewust van deze noodzaak. Vanuit Hilversum wordt dit ook meegenomen richting de te maken afspraken met de accountant van parkeerservice.

Parkeren

Overigens was van dit proces geen procesbeschrijving beschikbaar volgens het 6W-principe en was ook geen sprake van vastleggingen in het KCD.

Dit proces staat op de planning voor 1e kwartaal 2022.

Inkoop & aanbesteding

Uit uw interne onderzoek naar de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen blijken nog enkele doorlopende fouten uit voorgaande jaren

Inkoop & aanbesteding

Wij hebben voor het boekjaar 2021 met uw VIC-medewerkers gesproken over de aanpak van de controle. In de lijn van voorgaande jaren zal deze nog achteraf plaatsvinden, aan de hand van de SDO-notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden'. 'Uw medewerkers hebben inmiddels over het eerste half jaar 36 crediteuren geselecteerd, waarbij één nieuwe rechtmatigheidsfout is geconstateerd (fout zal op een later moment voor geheel 2021 in beeld gebracht worden) en nog sprake is van een aantal doorlopende fouten uit voorgaande jaren (fout vooralsnog € 422.500). Een volledig overzicht van de bevindingen is ook opgenomen in de interne managementletter.

Inkoop & aanbesteding

De spendanalyse over 2021 is intern nog onderhanden en diverse vragen staan uit bij uw organisatie. Ook moet deze nog worden doorgetrokken over heel 2021. De tussentijdse bevindingen hebben wij nog niet volledig inhoudelijk getoetst, dit ronden wij af bij de controle van de jaarrekening. Wij zullen met uw afdeling CC&CA nog nadere afspraken maken over de controle over het gehele boekjaar 2021.

Voorziening onderhoud

Inzicht in de uitputting van uw onderhoudsplannen is verbeterd

De afgelopen jaren is er intensief gecontroleerd (achteraf) op naleving inkoop- en aanbestedingsregels door de zogenaamde 3e lijn (interne auditfunctie). We zien daarbij ook dat de geconstateerde rechtmatigheidsfout steeds verder afneemt en vrijwel louter bestaat uit doorlopende fouten uit het verleden (sterfhuisconstructie). Vanuit de centrale inkoopfunctie is de afgelopen jaren aan de voorkant veel inspanningen geleverd om nieuwe fouten te voorkomen (denk aan marktplaatsconcept voor inhuur en accountgesprekken).

Wij adviseren u het intern onderzoek overigens wel tijdig (eerste kwartaal 2022) af te ronden.

We nemen uw advies ter harte. Vooralsnog is dit in lijn met onze afgestemde planning vanuit de interne auditfunctie en gaan we dit tijdig afronden en afstemmen.

Voorziening onderhoud

Er is in 2021 doorgepakt in het verbeteren van uw beheersing van de voorzieningen voor het meerjarige onderhoud van uw gebouwen. Daarbij wordt inmiddels gebruikt gemaakt van de in 2020 aangeschafte software (O-prognose) om de gebouwinspecties en meerjarige onderhoudsplannen overzichtelijker te beheren dan tot nu toe het geval geweest is. Daarmee kunt u, in opzet, de voorzieningen beter monitoren en meer grip krijgen op de toereikendheid van benodigde middelen, omdat u hiermee meerjarig inzicht kunt krijgen in de bestede middelen en de voortgang van gemaakte planningen en verwachtingen. 'Voor het einde van het jaar zal er een analyse plaatsvinden op de bestedingen van de middelen. Daarbij is het van belang dat u daarbij een goede vastlegging maakt van het effect dat wijzigingen in de planning van de uitvoering en/of de kosten van het onderhoud betekenen voor de (verwachte) uitgaven in de resterende planperiode en het effect op de benodigde omvang van de onderhoudsvoorziening. Wij zien dit als een goede ontwikkeling en zien graag de eerste analyses tegemoet welke momenteel onderhanden zijn.

GREX

Enige vertraging in ontwikkeling Anna's Hoeve

GREX

Uit de meest recente voortgangsrapportage (1 september 2021) blijkt dat de realisatie van Anna’s Hoeve iets langer zal gaan doorlopen. De reden hiervan is de beroepsprocedure welke met betrekking tot bouwveld 5.2 heeft gelopen, waardoor kosten en opbrengsten naar achteren zullen doorschuiven. Vooralsnog schat u in dat de financiële effecten gering zullen zijn, echter bij de actualisatie per 1-1-2022 zal dit geheel duidelijk worden. Hoewel de exploitatie steeds meer richting het einde tendeert, zal de komende jaren nog wel een fors bedrag aan kosten worden gemaakt voor onder meer woonrijp maken. Wat wij momenteel breed zien in de praktijk is dat de geraamde kosten van investeringen momenteel niet toereikend zijn, omdat de vraag naar aannemers en het aanbod van bouwmaterialen momenteel voor aanzienlijke prijsstijgingen zorgt. Door de aantrekkende economie komt het voor dat het soms lastig is om aannemers te vinden die (voor geraamde bedragen) de werkzaamheden (volgens uw planning) kunnen uitvoeren. De kostenstijgingspercentages die in de huidige plannen zijn opgenomen, zijn wellicht in de huidige markt niet meer passend.

GREX

Grondexploitatie Stationsplein geopend

GREX

Op 15 september 2021 heeft de raad de grondexploitatie Stationsplein vastgesteld. Op basis van uw huidige inzichten verwacht u een positief resultaat van € 1.045.000. 'Voor de jaarrekening 2021 verwachten wij dat u een grondige analyse maakt van de waardering van deze grondexploitatie. De looptijd is lang en ook de nog te maken kosten zijn omvangrijk. Daarnaast zullen eerder geactiveerde voorbereidingskosten, waaronder de sloopkosten van het voormalige GAK-gebouw, in de grondexploitatie ingebracht moeten worden. Op basis van uw analyse zal moeten blijken of de waardering tegen de thans gemaakte “historische kosten” aanvaardbaar is. Ook hier geldt dat mogelijk sprake is van risico’s ten aanzien van de toekomstige nog te maken kosten als gevolg van de druk op de aannemersmarkt momenteel. Wanneer sprake is van materiële schattingsonzekerheden, zullen deze verwerkt moeten worden in de jaarrekening.

GREX

Vordering inzake overdracht gronden aan GEM Crailo B.V.

Op dit moment vindt deze analyse plaats. De uitkomsten en eventuele effecten op de jaarrekening zullen wij spoedig afstemmen met de externe accountant.

Wij adviseren u om voor de jaarrekening 2021 een analyse te maken van de nog te maken kosten (in activiteiten en bedragen) waarbij nadrukkelijk rekening gehouden wordt met de kostenstijgingen als gevolg van de thans optredende schaarste.

We nemen dit advies over. Op dit moment vinden de werkzaamheden plaats in het kader van de actualisatie van de GREX.

We nemen dit advies over. Op dit moment vinden de werkzaamheden plaats in het kader van de actualisatie van de GREX. De effecten en impact van deze actualisatie worden in 1e kwartaal 2022 verwerkt en in procedure gebracht.

GREX

In het laatste kwartaal van 2021 en het eerste kwartaal van 2022 zal worden gewerkt aan de herziening en actualisatie van de grondexploitatie Crailo per 1-1-2022. De eerste verkenningen lijken, zo geeft de GEM Crailo aan, op hoofdpostenniveau (kosten en opbrengsten) niet tot majeure aanpassingen te leiden. De verwachting van de directie van de GEM Crailo is dat er ten opzichte van de grondexploitatie 2021 wel verschuivingen in de jaarschijven zullen plaatsvinden. Met name door verschuivingen in de fasering van kosten en opbrengsten komt de begroting voor het jaar 2022 (jaarplan 2022) niet 1 op 1 overeen met de jaarschijf 2022 in de grondexploitatie actualisatie 2021. Zoals aangegeven zal dit waarschijnlijk niet leiden tot majeure aanpassingen van het resultaat en past de begroting in het jaarplan 2022 binnen de kaders van de grondexploitatie. De geactualiseerde grondexploitatie (2022) wordt volgens de planning in maart 2022 besproken in een controllersoverleg alvorens deze, eveneens in maart 2022, wordt aangeboden aan het bestuurlijk overleg (BO) en de Ava.

Treasury

Drempelbedrag schatkistbankieren

Treasury

Op verzoek van de geconsulteerde decentrale overheden en de koepelorganisaties, is de aanpassing van de regeling per 1 juli 2021 ingaan. Het drempelbedrag is aangepast met een verhoging van de ondergrens van € 250.000 naar € 1 miljoen euro. Daarnaast is sprake van een verhoging van het percentage van het begrotingstotaal tot en met € 500 miljoen euro van 0,75% naar 2%. Dit betekent dat provincies, gemeenten en waterschappen op basis van hun verantwoordingsvoorschriften twee drempelbedragen voor boekjaar 2021 moeten hanteren, te weten: - een drempelbedrag voor het eerste half jaar (oude situatie); - een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).

Jaarrekening

Aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening

Jaarrekening

Op basis van de bevindingen in deze managementletter, ervaring met (wijzigingen in) de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en het doornemen van de jaarrekening 2020 onderkennen wij de volgende aandachtspunten voor de jaarverslaggeving en jaarrekeningcontrole 2021: zie opsomming in ML 2021 PSA

Wij adviseren u om de financiële ontwikkelingen van de grondexploitatie Crailo te blijven volgen en op basis van de uitkomsten de volwaardigheid van de vordering te blijven beoordelen. Voor de jaarrekening 2021 van uw gemeente adviseren wij u daarvoor minimaal gebruik te maken van de jaarrekening 2021 van de GEM Crailo en de geactualiseerde grondexploitatie 2022.

Wij nemen dit advies over en monitoren de actualisatie van de intergemeentelijke GREX zodra deze is opgesteld en aangeleverd.

Voor de berekening van het nieuwe drempelbedrag heeft het Ministerie van Financiën een voorbeeldberekening ter beschikking gesteld. Echter voorziet deze berekening niet in een berekening van het drempelbedrag in de oude situatie. U dient bij het opstellen van uw jaarrekening wel rekening te houden met de twee verschillende drempelbedragen.

Wij nemen dit advies ter harte. Onze treasurer bewaakt dit drempelbedrag en de in 2021 ingestelde treasury commissie toetst de werkzaamheden en maatregelen van de treasurer in deze.

In het traject richting de totstandkoming van de jaarrekening worden deze aandachtspunten zorgvuldig gemonitord t.b.v. een getrouwe en rechtmatige uitkomst van onze jaarrekening 2021.