Bijlage 5) Beantwoording Art. 41 vragen DH inzake MFA Hilversum Zuid

G EMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES:

Aan de gemeenteraad Cc College van B&W Cc Pers

RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELE FOONNUMMER: 14 0 35 WWW.HILVERSUM.NL

24 juni 2021 775364 BEHANDELD DOOR M. Negen TELEFOON (035) 629 DATUM

ZAAKNUMMER

UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT

Beantwoording Artikel 41 vragen van Democraten Hilversum inzake MFA Hilversum Zuid

Geachte raads- en commissieleden, Op 18 mei 2021 heeft Democraten Hilversum vragen (hieronder cursief) gesteld op basis van artikel 41 van het Reglement van Orde over de multifunctionele accommodatie (MFA) in Hilversum Zuid. 1. Kunt u het startdocument naar de raad sturen? Of komt dit volgens u overeen met het Ruimtelijkfunctioneel PvE MFA Paulusschool / BINK / De Lelie / Jeugd en Gezin opgesteld door Team Sygma in april 2021? In het raadsvoorstel van 4 maart 2020 inzake het voorbereidingskrediet voor de nieuwe Lelie is inderdaad gesproken over een startdocument. Bij de totstandkoming van het functioneel Programma van Eisen (PvE) werd echter duidelijk dat het PvE dusdanig integraal was opgesteld, dat in combinatie met het reeds opgestelde Haalbaarheidsonderzoek geen noodzaak bestond een apart startdocument te maken. U kunt het functioneel PvE daarom beschouwen als het genoemde startdocument. Het ruimtelijk- en functioneel PvE borduurt voort op het haalbaarheidsonderzoek dat in maart 2020 in de gemeenteraad is behandeld en op basis waarvan onder voorbehoud van een tweetal voorwaarden (het opnemen van de Paulusschool in het IHP en het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst met de samenwerkende partijen) wijzigingen voorbereidingskrediet voor is vrijgegeven.

De gevraagde aanpassingen/voorbehouden zijn vervolgens in het PvE (dat 3 mei is vastgesteld door het college) verwerkt en daarmee wordt voldaan aan de kaders van de raad. Met het oog op de planning heeft het college ervoor gekozen dit ruimtelijk en functioneel PvE als startdocument te hanteren. Nieuwe documenten opstellen met nagenoeg dezelfde inhoud zou weer de nodige tijd kosten en aangezien dit proces om te komen tot een MFA al lang duurt, heeft het college daar niet voor gekozen. 2. Kunt u het PvE als onderwerp agenderen ter bespreking in de commissie en raad vóórdat een samenwerkingsovereenkomst tot stand komt en vóórdat een architect gaat schetsen zorgen dat de raad uitspraken kan doen over o.a. de ruimtelijke kaders. Bijvoorbeeld voor het antwoord op de vraag of de raad het oude Leliegebouw wil behouden of slopen? Maar ook om te oordelen over de

vraag of de toevoeging van het Centrum voor Jeugd en Gezin op deze locatie gewenst is in de context en afweging t.o.v. de bestaande locaties van deze instelling? Het college heeft niet de intentie het functioneel PvE te agenderen voor de commissie. Bij het raadsbesluit van 5 maart 2020 heeft de raad besloten een voorbereidingskrediet te verlenen ten behoeve van de multifunctionele accommodatie van de Paulusschool en De Nieuwe Lelie. Aan het vrijgeven van dit krediet waren twee voorwaarden verbonden: het opnemen van de Paulusschool in het integraal huisvestingsplan en het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de samenwerkende partijen. Aan de eerste voorwaarde is voldaan, de samenwerkingsovereenkomst zal eind juni worden getekend. Op grond van het genomen raadsbesluit heeft het college het mandaat de planvorming verder ter hand te nemen. Voorts is in de begroting een investeringsbedrag opgenomen voor de realisatie van de multifunctionele accommodatie van de Paulusschool en De Nieuwe Lelie. Op grond van Amendement A19/132 zal het college het definitieve investeringsbesluit sowieso ter besluitvorming aan de raad voorleggen. De planning voor de verdere planvorming en bestuurlijke besluitvorming is als volgt: 1. 2. 3. 4.

Tekenen samenwerkingsovereenkomst Eind juni 2021 Opdracht geven aan architect Augustus 2021 Ontwerpproces starten September 2021 Investeringsvoorstel aan raad voorleggen Januari 2022 (op basis van voorlopig ontwerp en gedetailleerde kostencalculatie.)

3. Waarom meent het college abusievelijk dat als het een raadsvoorstel niet zo wil uitvoeren als is voorgelegd aan de raad en op basis waarvan de raad akkoord is gegaan het niet terug hoeft te gaan naar de raad met een aangepast voorstel voordat het proces verder kan? Zoals bij vraag 2 is vermeld, wordt bij het vrijgeven van het voorbereidingskrediet voldaan aan de voorwaarden uit het raadsbesluit van 4 maart 2020. Op één ander punt wordt afgeweken het raadsvoorstel. In het raadsvoorstel is onder het onderdeel ‘uitvoering’ genoemd dat de stichting Buurtpost Zuid “aan tafel zit bij de planvorming en medezeggenschap heeft bij onder meer de architectenkeuze en de inrichting van het buurtcentrum en de buitenruimte”. Dit uitgangspunt is opgenomen om te garanderen dat de buurt en de bewoners voldoende ruimte voor inbreng in het vervolgproces zouden hebben. Gaande het proces heeft de gemeente echter geconstateerd dat de buurtstichting nog slechts uit een tweetal buurtbewoners bestond, wat de vraag opriep of de buurt nog wel in voldoende mate werd vertegenwoordigd door de stichting. Inmiddels waren in de buurt ook andere geluiden ontstaan, wat resulteerde in een door de buurt opgerichte klankbordgroep die de gemeente en de overige partijen informeel van advies voorzag.

Het college hecht er in deze context aan te benadrukken dat de stichting steeds een buitengewoon serieuze gesprekspartner is geweest. Zo is de stichting de ruimte geboden een business case op te stellen om het beheer en de exploitatie van De Nieuwe Lelie volledig zelf ter hand te nemen. Dit naar aanleiding van vragen vanuit de stichting aan de gemeente duidelijkheid te scheppen in de rolverdeling van het toekomstig beheer. In dit proces is ondersteuning aangeboden aan de stichting door de LSA (het landelijk netwerk voor bewonersinitiatieven), betaald door de gemeente. Toen ook in dit proces de betrokkenheid van andere buurtbewoners ondanks gemaakte afspraken bijzonder beperkt bleek, heeft de gemeente besloten de klankbordgroep voortaan bij het proces van verdere planvorming formeel te gaan betrekken teneinde de veelkleurigheid aan meningen in de buurt zo goed mogelijk te betrekken bij het vervolgproces en zo recht te doen aan de legitimiteit van de vertegenwoordiging uit de buurt. De leden van stichting Buurtpost Zuid zijn meerdere malen uitgenodigd ook lid te worden van de klankbordgroep, een uitnodiging die nog altijd staat. De klankbordgroep is omarmd door de overige aangehaakte partijen. Deze nieuwe insteek is nog steeds in lijn met het gedachtegoed van de intentieovereenkomst en in de geest van het raadsvoorstel.

Alle betrokken partijen en de buurt zijn intensief betrokken en werken samen toe

naar een samenwerkingsovereenkomst waarin bindende afspraken gemaakt worden met de partijen die na oplevering een rol spelen in de multifunctionele accommodatie.

4. Hoe kon zonder collegebesluit over het Programma van Eisen (besluit dateert van 3 mei 2021) dit PvE al bijna een maand eerder openbaar op tendernet staan (9 april)? Op 9 april is het concept PvE al gedeeld op Tendernet om de eventueel geïnteresseerde architecten een goed en volledig beeld van de opdracht te geven. Pas bij de definitieve gunning en opdrachtverlening aan de architect dient het PvE definitief (en vastgesteld door het college) te zijn. Immers na opdrachtverlening begint de architect pas met het schetsontwerp.

5. Wat zegt dit over de zorgvuldigheid van handelen? Er is zowel met het opstellen en vaststellen van het programma van eisen als de informatievoorziening tijdens fase 1 van de architectenselectie zorgvuldig gehandeld.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

Ch. B. Aptroot, wnd.