Bijlage 3 Memo advies accountant

Publieke Sector Accountants B.V. Arcadialaan 20 E 1813 KN Alkmaar www.publiekesectoraccountants.nl info@psa-ra.nl

MEMO Aan

: Michiel van Oosterom, concerncontroller gemeente Hilversum

Van

: Arie Booij, Publieke Sector Accountants

Datum : 26 november 2024 Betreft : Beoordeling Normen- en toetsingskader 2024 gemeente Hilversum, raadsvoorstel normenkader 2024 Hilversum, Financiële verordening gemeente Hilversum en raadsvoorstel bij Financiële verordening gemeente Hilversum

Geachte heer van Oosterom, beste Michiel, Naar aanleiding van het verslagjaar 2023, waar in de jaarrekening 2023 voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders is opgenomen, hebben jullie de toegepaste kaderstelling voor deze rechtmatigheidsverantwoording, geëvalueerd en willen jullie de raad een aantal voorstellen tot aanpassing doen. Jullie hebben ons gevraagd de documenten waarin deze aanpassingen worden gedaan, te beoordelen en aan te geven of deze uitvoerbaar en passend zijn. Op verzoek van gemeente Hilversum hebben wij de volgende documenten beoordeeld: ▪ ▪ ▪ ▪

Normen- en toetsingskader 2024 gemeente Hilversum; Raadsvoorstel normenkader 2024 Hilversum; Financiële verordening gemeente Hilversum; en Raadsvoorstel bij Financiële verordening gemeente Hilversum.

In dit memo tref je onze observaties aan. We nemen eerst onze conclusies op en geven daarna per doorgenomen document een aantal observaties. Waar mogelijk hebben we, op basis van gesprekken die we hierover gehad hebben, ook jullie reactie meegenomen. Onze conclusies zijn: ▪ ▪

▪

De voorgestelde wijzigingen in de kaderstelling voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 zijn wat ons betreft akkoord en uitvoerbaar bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording 2024. Ook voor 2024 kiezen jullie voor een verantwoordingsgrens van 1%. Ten opzichte van veel andere gemeenten is deze laag. Meestal wordt voor 3% gekozen. Ons advies is in de komende jaren dit te blijven overwegen en wanneer gewenst ook bij te stellen. Wij willen jullie adviseren om te overwegen of het wenselijk is dat jullie ook expliciete kaders opnemen waaruit blijkt dat begrotingsafwijkingen die het gevolg zijn van interpretatie van wet- en regelgeving, waaronder het BBV of andere wettelijke verplichtingen zoals bijvoorbeeld voortvloeiend uit artikel 193 van de Gemeentewet, als acceptabele afwijkingen kwalificeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het moeten treffen van voorzieningen of extra doteren daaraan vanuit een wettelijk kader. NB: dit geldt niet voor eventuele (aanvullende) dotaties aan egalisatievoorzieningen waar een plan/beleid aan ten grondslag ligt.

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Pagina 2 26 november 2024 312018008.24.749

▪

▪

Met het (jaarlijks) vaststellen van het normenkader waarin de “spelregels” voor tijdig melden van afwijkingen of het als acceptabel kwalificeren van afwijkingen zijn opgenomen, realiseren jullie een prima, vooral ook flexibele invulling van deze kaders. Wanneer jullie het ooit anders zouden willen, kan je dat immers nu ook via het normenkader regelen en behoeft bijvoorbeeld niet de gehele financiële verordening aangepast en vastgesteld te worden. Voor wat betreft de invulling die jullie geven aan het begrip “tijdig melden” koppelen jullie dit ook de jaarrekening. De jaarrekening is daarmee het laatste moment van tijdig informeren van de laatste afwijkingen van de begroting en is daarmee dan een onderdeel van de planning & controlcyclus. Informeren met de jaarrekening kan voldoende en dus tijdig zijn. Dit kan overigens niet meer tot een wijziging van de begroting leiden, want die moet uiterlijk 31 december door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit betekent dat een overschrijding die pas bij de jaarrekening wordt gemeld op zich nog wel een begrotingsonrechtmatigheid is, waarbij geldt dat deze, gelet op gemaakte afspraken, wel als acceptabel wordt beschouwd.

Hierna hebben wij per doorgenomen document een aantal opmerkingen opgenomen, waar mogelijk met jullie reactie daarbij. Normen- en toetsingskader 2024 gemeente Hilversum ▪

In de 2e alinea onder A staat nu: “Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten op programmaniveau of vastgestelde investeringskredieten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten op programmaniveau of vastgestelde investeringskredieten en/of lagere of hogere baten op programmaniveau dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3)”. In de recente actualisatie van de Kadernota van de commissie BBV is daar nog de volgende zinsnede aan toegevoegd, namelijk: “danwel deze afwijkingen te laat aan de raad zijn gemeld”. Ons advies is deze toevoeging ook op te nemen in jullie kaders, omdat dan waarschijnlijk sprake gaat zijn van een hoger bedrag aan acceptabele afwijkingen, waardoor het uiteindelijke bedrag waar het college met de raad het gesprek over aan moet gaan, lager wordt (en meer neerkomt op de netto-benadering die we als accountant t/m 2022 mochten toepassen). Wij hebben begrepen dat jullie dit over zullen nemen.

▪

Bij A3 Administratieve fouten staat: “Acceptabel zijn: Begrotingsafwijkingen veroorzaakt door een administratieve fout of autonome ontwikkeling, die na correctie per saldo geen begrotingsafwijking binnen Programma's dan wel over Programma's heen opleveren”. Het onderstreepte is naar onze mening overbodig omdat dan geen sprake meer is van een begrotingsafwijking. Uit jullie reactie blijkt dat jullie lasten en baten afzonderlijk bedoelen en er per saldo geen afwijking meer kan zijn, maar afzonderlijk wel op programmaniveau of over de programma’s heen. Met deze toelichting kunnen wij dit volgen en is dit wat ons betreft akkoord.

▪

Bij 5 (investeringen) staat dat “Hogere afschrijvings- en financieringslasten in volgende jaren” acceptabel zijn.

Pagina 3 26 november 2024 312018008.24.749

Deze lasten raken de programma’s toch en zijn een gevolg van investeringen (dus bij 1 of 2 te noemen?). Daarnaast wordt dit toch, omdat het op een moment een bekend feit is, in de begroting van de komende jaren geregeld? Ergo, moet dit opgenomen worden? Uit jullie reactie blijkt dat dit inderdaad overbodig lijkt en zou kunnen vervallen. Met deze toelichting is dit wat ons betreft akkoord. ▪

M.b.t. onderdeel B een vraag: ie heeft normenkader opgesteld en wat is de basis geweest? Is vastgesteld dat alles erin zit, wat erin moet zitten? Uit jullie reactie blijkt dat jullie alle raadsbesluiten in 2024 gescreend en verwerkt hebben en dat het wellicht goed is om op te nemen dat alle geldende wet- en regelgeving (Europees, landelijk, BBV et cetera) sowieso van toepassing is en daarom niet (volledig) is opgenomen. Deze werkwijze is toereikend om tot het normenkader te komen. Met de opmerking over externe wet- en regelgeving kunnen wij ook instemmen.

Raadsvoorstel normenkader 2024 Hilversum ▪

In het begin schrijven jullie bij “Voorstel” het volgende: “Het normen(- en toetsings)kader kader 2024 gemeente Hilversum, als onderdeel van het Controleprotocol 2023 - 2026, vast te stellen”. Klopt de verwijzing naar het controleprotocol wel? Of zou dat art. 26 lid 2 van de financiële verordening moeten zijn? Uit jullie reactie blijkt dat beide juist is. De financiële verordening verwijst naar het jaarlijks vast te stellen normenkader. Wij hebben hier geen verdere opmerkingen over.

▪

Bij “probleemstelling/doel” staat: “Het normenkader heeft samen met het controleprotocol als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole”. Met de tekst kunnen wij volgen wat bedoeld wordt, maar primair dient het normenkader als kader voor het college met betrekking tot de controle op het voorwaardencriterium. Impliciet is het normenkader belangrijk voor de accountant als norm voor de rechtmatigheidsverantwoording. Uit jullie reactie blijkt dat jullie dit zullen aanpassen in het raadsvoorstel. Wat ons betreft akkoord derhalve.

Financiële verordening: ▪

In art. 8 lid 5 staat “Overschrijding en of onderschrijdingen van baten en of lasten die zijn ontstaan na het verzenden van de eindejaarsrapportage en niet tot een begrotingswijziging hebben geleid, maar wel nader worden toegelicht in de jaarrekening worden als tijdig beschouwd en vanuit rechtmatigheid als acceptabel beschouwd”. Dit lijkt iets stelliger te zijn dan in het normenkader is uitgewerkt. Daarin zitten ook voorbeelden waanneer iets niet acceptabel is. Ons advies is daar nog even goed naar te kijken en in lijn met elkaar te brengen. Uit jullie reactie blijkt dat de financiële verordening gaat verwijzen naar het normenkader en dat jullie dit explicieter zullen aangeven. Tijdig is alleen van toepassing op onderschrijding van lasten en baten en

Pagina 4 26 november 2024 312018008.24.749

overschrijding van baten zijn in beginsel niet onrechtmatig indien tijdig gemeld. Dus tijdigheid zal ook worden geduid in het normenkader. Wij kunnen jullie reactie volgen en vinden dit akkoord. ▪

Vraag m.b.t. art 25: houden jullie bewust de verantwoordingsgrens op 1%? De meeste gemeenten zitten op 3%. Uit jullie reactie blijkt dat vanwege het moeten intrekken van controleprotocol, jullie hebben besloten om dit voor 2024 niet aan te passen. Wij kunnen dit volgen, maar willen jullie meegeven om dit voor de komende jaren, indien nodig, nogmaals te overwegen.