Bijlage 2. Was wordt lijst inzake Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2025

Was/wordt lijst Verordening klankbordgesprekken burgemeester Hilversum 2025 Versie: 10 september 2025 Was Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Wordt Artikel 1 Begripsomschrijvingen

a. gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester; b. commissie: de fractievoorzitters; c. delegatie: afvaardiging uit de fractievoorzitters, die is samengesteld uit 3 personen die het functioneringsgesprek voeren; d. adviseurs: personen in de nabijheid van de burgemeester die de commissie desgevraagd van informatie kunnen voorzien; e. commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie NoordHolland.

a. gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester; b. commissie: commissie die de klankbordgesprekken voert (‘kleine vertrouwenscommissie’); c. voorzitter: de voorzitter van de commissie; d. referenten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouders, gemeentesecretaris, griffier, bestuurlijke partners uit de regio, bestuurlijke partners uit het veiligheidsdomein (gemeentelijk, regionaal, nationaal); e. commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland; f. handreiking: Handreiking burgemeesters; benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, december 2020.

Toelichting Samengevoegd zijn artikel 1 lid b en c (nu lid b). Voorheen was er in de verordening sprake van een distinctie tussen de ‘commissie’ bestaande uit alle fractievoorzitters en een ‘delegatie’ bestaande uit een afvaardiging van deze commissie. Dit zorgde in de verordening voor verwarring omdat de termen door elkaar heen leken te worden gebruikt. Het is duidelijker om enkel te spreken van de ‘commissie’. Toegevoegd is artikel 1 lid c. over de rol van de voorzitter van de commissie. Aangepast is artikel 1 lid d. In plaats van adviseurs wordt er nu gesproken van referenten. Dit dekt de lading beter omdat de personen die worden gehoord in het proces van het klankbordgesprek niet zozeer adviseurs zijn, maar de commissie van informatie voorzien om hun rol beter te vervullen. Daarnaast zijn er voorbeelden toegevoegd van personen waaraan gedacht kan worden bij het verzamelen van informatie. De naamswijziging is in lijn met de Handreiking burgemeester (zie pagina 73). Artikel 1 lid f is toegevoegd aan de verordening, zodat de meest recente

handreiking burgemeesters wordt benoemd. Deze wordt als leidraad gebruikt bij te maken keuzes, zoals ook te zien is in artikel 10 van deze verordening. Artikel 2 Algemene bepalingen 1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen. 2. De commissie voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de burgemeester.

De handreiking Burgemeesters spreekt niet langer van een functioneringsgesprek, maar van een 1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen ex artikel 84 Gemeentewet. klankbordgesprek. Deze term dekt de wederkerige aard van het gesprek 2. De commissie voert jaarlijks een klankbordgesprek met de beter. Het klankbordgesprek gaat niet burgemeester. alleen over het functioneren van de burgemeester. De burgemeester kan andersom ook de gemeenteraad punten meegeven. Anders dan een functioneringsgesprek kan een klankbord dienen als:

Artikel 2 Algemene bepalingen

‘middel om signalen luid en duidelijk met elkaar te delen. Het gaat vooral ook om signalen die de burgemeester kansen bieden succesvol te zijn en te blijven. En andersom gaat het om signalen die een gemeenteraad nodig heeft over het functioneren van de raad aan het hoofd van de gemeente.’1 Toegevoegd is ook het artikel in de gemeentewet die de basis vormt voor het instellen van deze commissie.

1 Handreiking burgemeesters: ‘Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ (2020), 64.

Artikel 3 1. 2.

De griffier agendeert en organiseert de gesprekken. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris.

Artikel 4 Samenstelling commissie

Artikel 3 Organisatie van de gesprekken

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken. 2. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze Zowel lid 2 als 4 zijn toegevoegd om de plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de verordening te actualiseren. Beide leden commissaris met de burgemeester heeft. worden in de praktijk al uitgevoerd. 3. De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de Daarnaast is het in lijn met de commissaris. handreiking burgemeesters (zie pagina 4. De griffier is de secretaris van de commissie. 69)

De commissie wordt gevormd door de fractievoorzitters Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

1.

3.

De commissie wijst uit haar midden een gespreksdelegatie van drie personen aan (waaronder een voorzitter), die de daadwerkelijke gesprekken als bedoeld in deze verordening, met de burgemeester voeren. De voorzitter van de delegatie als bedoeld in lid 3 treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en woordvoerder van de commissie, naar de raad en daarbuiten. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een lid van de delegatie wijzen de fractievoorzitters een vervanger uit hun midden aan.

2.

5.

Lid 1 is gewijzigd. Bij artikel 1 werd al aangegeven dat de huidige distinctie De commissie bestaat uit ten minste drie en maximaal vier tussen ‘commissie’ en ‘delegatie’ voor raadsleden en zij worden benoemd door de gemeenteraad. onduidelijkheid kan zorgen. Voorgesteld wordt om enkel te spreken van een Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. ‘commissie’. Daarnaast is het een De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. logische en transparante stap om een De voorzitter van de commissie als bedoeld commissie te benoemen door de in lid 3 treedt, voor zover nodig, op als gemeenteraad, in plaats van door de contactpersoon en woordvoerder van de fractievoorzitters. commissie, naar de raad en daarbuiten. De commissie laat zich bijstaan door de griffier. Lid 3 is toegevoegd om in de

Artikel 4 Samenstelling commissie

1. 2.

4.

Dit artikel had als enige artikel geen subtitel, daarom is deze toegevoegd.

3. 4.

5.

verordening te borgen dat er een voorzitter wordt gekozen.

Het oude lid 5 is verwijderd omdat in de nieuwe verordening wordt voorgesteld dat de gemeenteraad de commissieleden benoemd. Het nieuwe lid 5 is toegevoegd. Het bouwt voort op artikel 3 lid 4 en is in de praktijk al het geval. Het is in lijn met de handreiking burgemeester (zie pagina

69).

Artikel 6 Geheimhouding 1.

2. 3.

4.

5. 6.

De artikelen in de gemeentewet die gaan over geheimhouding zijn in 2023 gewijzigd. Vandaar de wijziging van De commissie vergadert achter gesloten deuren. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 naar artikel 87. artikel 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over De wetgeving rondom geheimhouding is de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de verandert per 1 april 2023. Een van de gesprekken. gevolgen hiervan is dat als er met De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in lid 1 en 2 gesloten deuren wordt vergadert, het wordt voldaan. besprokene van rechtswege geheim is (op grond van artikel 84 jo 23 lid 4 De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij Gemeentewet). Hierdoor hoeft alleen nog geheimhouding te worden gelegd het beheer van de documenten, het voeren van de op het verslag. In de praktijk vergadert correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip de commissie al achter gesloten deuren, van de gesprekken. nu wordt dit door de nieuwe De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de verordening bekrachtigd. commissie van kracht. Dit artikel was voorheen erg uitgebreid, aangezien de geheimhouding is geborgd door lid 1 en 2 is het niet nodig om het verder nog te specificeren (zoals voorheen gebeurde in lid 3, 4 en 5).

Artikel 5 Geheimhouding

1. De commissie c.q. delegatie daaruit legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, 2. geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik 4. maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van personen in de nabijheid van de burgemeester. Het op andere wijze inwinnen van informatie of overleg met derden is uitgesloten. 5. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de

7. 8.

wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van de documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie of delegatie daaruit van kracht. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en de adviseurs.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien. 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de delegatie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en de bespreekpunten. 4. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.

Artikel 6 Voorbereiding gesprek 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien. 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3. Voordat het klankbordgesprek plaatsvindt is er overeenstemming tussen de commissie en de burgemeester over het proces en tijdspad richting het klankbordgesprek. 4. De commissie bepaalt welke referenten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. 5. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en de bespreekpunten. 6. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig aan de griffier mee. 7. Bij verhindering van 2 of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Het toevoegen van lid 3 zorgt ervoor dat het tijdspad richting het klankbordgesprek voor iedereen duidelijk is en dat hier overeenstemming over is. Met het toevoegen van lid 4 wordt het proces van de voorbereiding op het gesprek vollediger beschreven. Daarnaast is het in lijn met de wijziging bij artikel 1 lid e. Het toevoegen van lid 7 zorgt ervoor dat de delegatie altijd bestaat uit minimaal 2 raadsleden.

Artikel 8 Het Gesprek 1. 2.

3.

4.

5.

Het gesprek vindt plaats in beslotenheid. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester in zijn rol a. als voorzitter van de raad en het presidium; b. als voorzitter van het college van B&W; c. als hoeder van het duale proces; d. als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid, communicatie, juridische zaken; f. en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; g. als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio en daarbuiten; h. en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; i. en zijn nevenfuncties en integriteit; j. en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 7 Het gesprek 1. 2.

3. 4.

Dit artikel is op een aantal punten tekstueel gewijzigd. Hierbij blijft de geest van het vorige artikel bestaan.

Het gesprek vindt plaats achter gesloten deuren. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van In overleg met de burgemeester en de de commissie als de burgemeester de commissie zijn er enkele punten in de mogelijkheid hun mening over en ervaringen opsomming bij artikel 7 lid 4 toegevoegd die aan bod kunnen komen tijdens de met de geagendeerde bespreekpunten toe te gesprekken. lichten. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. De volgende onderwerpen passen in een klankbordgesprek en kunnen aan bod komen: a. de burgemeester als voorzitter van de raad en het presidium; b. de burgemeester als voorzitter van het college van B&W; c. de burgemeester als hoeder van het duale proces; d. de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e. de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid, communicatie, juridische zaken; f. de burgemeester in contact met inwoners, organisaties en bedrijven; g. de burgemeester in contact met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; h. de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio en daarbuiten; i. de burgemeester als voorzitter van de Regio Gooi- en

j. k. l. m. n.

Artikel 9 Verslaglegging 1.

2. 3. 4.

Door de griffier wordt het beknopte verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter van de delegatie uit de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, de plaats en de rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Vechtstreek; de burgemeester als voorzitter van de Veiligheidsregio en lid van het interregionale Veiligheidsberaad; de nevenfuncties en integriteit; aan de profielschets gerelateerde, competenties; doelen en ambities voor de komende periode, mede in relatie tot ontwikkelingen in de gemeente; de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken en/of die voor de toekomst worden vastgelegd.

Artikel 8 Verslaglegging 1. Van het klankbordgesprek wordt een samenvattend verslag opgesteld, waarin ook de voorbereiding wordt betrokken. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt. 2. De griffier stelt het verslag op. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid te reageren op het verslag. Daarna wordt het door de leden van de commissie en de burgemeester ondertekend voor akkoord. 3. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, de plaats en de rol van de aanwezigen bij het gesprek. 4. Het samenvattende verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het voorbereidingsproces en het besprokene, inclusief eventueel gemaakte afspraken. 5. Een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Met de voorgestelde wijziging proberen we het proces duidelijker te omschrijven. De bedoeling is dat het duidelijk is dat het verslag in conceptvorm wordt voorgelegd aan de leden van de commissie en de burgemeester en dat zij hierop kunnen reageren.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

Dit artikel ontbrak bij de vorige verordening. Een dergelijk artikel is bijna In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of wanneer altijd goed om op te nemen in twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening beslist de verordeningen omdat het altijd mogelijk commissie op het voorstel van de voorzitter na raadpleging van de is dat zich onvoorziene gevallen handreiking. voordoen. Daarbij wordt specifiek genoemd dat de handreiking wordt geraadpleegd.

Slotartikelen Artikel 11 Deze verordening treedt in werking een dag na de datum van publicatie. Artikel 12 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Functioneringsgesprekken Burgemeester

In de slotartikelen 11 en 12 wordt niets inhoudelijk gewijzigd. Voorgesteld wordt 1. Deze verordening treedt in werking een dag na de datum om de slotartikelen onder één artikel onder te brengen. Dit is in lijn met van publicatie onder intrekking van de verordening functioneringsgesprekken burgemeester Hilversum 2011. andere verordeningen 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Klankbordgesprekken Burgemeester Hilversum 2025

Artikel 11 Intrekking, inwerkingtreding en citeertitel