bijlage 2- Visiedocument Archief Gooi en Vechtstreek 2024

Naar één archief Gooi en Vechtstreek Visiedocument ontwikkeling van de archiefdiensten in het Gooi en de Vechtstreek Opstellers: Gert-Jan Vreeke, Jacqueline Deknatel, Benno van Tilburg

November 2022

Bijlage bij Raadsvoorstel

Inhoudsopgave Voorwoord

3

1.

Inleiding

5

2.

Taken archiefdiensten

6

2.1 Trends en opgaven voor het nieuwe archief

9

3.

Naar één archiefdienst

14

4.

Visie op één archief Gooi en Vechtststreek

16

5.

Facts & figures

20

2

Voorwoord In de veranderende samenleving hebben overheidsorganisaties dagelijks te maken met de gevolgen van nieuwe technologieën, de oneindige hoeveelheid data en de complexiteit die gepaard gaat met het beheer en behoud van informatie. De burger vraagt echter ook om meer transparantie en betrokkenheid. Dat vereist dat gemeentelijke organisaties en regionale samenwerkingsverbanden daarop in kunnen spelen. Een van de speerpunten is een goede informatievoorziening en een goede informatiestructuur waardoor gemeenten de dienstverlening aan inwoners en bedrijven kunnen optimaliseren. Daarnaast zijn gemeentelijke archieven van belang voor de bedrijfsvoering, de bewijszoekende burger en vanuit cultuurhistorisch perspectief. Ook in de nieuwe Wet open overheid (Woo) en het concept-wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet ligt de zorgplicht van gemeenten en samenwerkingsverbanden ten aanzien van toegankelijkheid van informatie verankerd.

3

Archiefdiensten vormen een belangrijke schakel in de informatie-

Het is de intentie om de archieven van het Gemeentearchief Gooise

voorziening aan de burger. Dus moeten de archieven niet alleen op orde

Meren en Huizen en het Streekarchief Gooi en Vechtstreek die

zijn, maar moeten ze ook toegankelijk en beschikbaar zijn voor een

inhoudelijk en bestuurlijk sterk met elkaar verbonden zijn per 1-1-

ieder en dan het liefst digitaal. Het verder digitaliseren van de meest

2024 te fuseren onder de nieuwe naam Archief Gooi en Vechtstreek.

geraadpleegde archieven, het waarborgen van de toegankelijkheid van digitale documenten en het verbeteren van de digitale dienstverlening is hierbij cruciaal. Met een gefuseerde archiefdienst waarin we expertises delen, gezamenlijk innoveren en investeren, kan deze missie worden volbracht.

4

1. Inleiding Het samengaan van het Gemeentearchief en het Streekarchief zal bijdragen aan een robuustere archiefdienst die de archieftaken voortvarend kan oppakken. In de loop van de tijd zijn in de Gooi en Vechtstreek twee archiefdiensten ontstaan. Het gemeentearchief Gooise Meren en Huizen in Naarden voert archieftaken uit voor Gooise Meren en Huizen. Het Streekarchief Gooi en Vechtststreek in Hilversum bedient Hilversum, Wijdemeren, Blaricum, Laren en de samenwerkingsverbanden Regio Gooi en Vechtstreek en Veiligheidsregio. De schaalgrootte van de afzonderlijke archiefdiensten blijkt niet meer passend voor de opgaven waar de organisaties tegenwoordig voor staan, zoals het digitaal bewaren en beheren van informatie in een e-depotvoorziening. In dit visiedocument schetsen we een profiel van een gefuseerde archiefdienst en de toegevoegde waarde van deze dienst voor de deelnemende gemeenten en regionale overheden.

5

2. Taken archiefdiensten Archiefdiensten vervullen een belangrijke rol in de samenleving. Zij hebben concreet de volgende taken: 1. Bewaren en beheren. Het bewaren en beheren van overheidsdocumenten conform de eisen van de archiefwet- en regelgeving. Deze taak is inclusief het toegankelijk maken en houden van de informatie. De Archiefwet schrijft voor dat van waarde geachte informatie bewaard moet worden. Documenten dienen na een termijn van maximaal 20 jaar overgebracht te worden naar een archiefdienst. Als de nieuwe Archiefwet in gaat (waarschijnlijk op dezelfde datum als start nieuwe archief; 1-1-2024) wordt deze termijn teruggebracht naar 10 jaar. De Archiefwet maakt geen onderscheid tussen analoge of digitale informatie, maar verbindt wel voorschriften aan het passend bewaren en beheren van beide vormen van informatie. Het fysiek beheer gebeurt in de traditionele archiefbewaarplaats. De zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van digitale documenten vraagt om extra investeringen van archiefdiensten in e-depotvoorzieningen.

6

2. Dienstverlening. Dienstverlening door onder andere het

4. Acquisitie en beheer van particuliere archieven. Het beheer van

beschikbaar stellen van documenten aan burgers, ondernemers en

particuliere archieven zoals van kerken, bedrijven, scholen en

maatschappelijke instellingen via de website en/of in de studiezaal.

verenigingen is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van

Openbaarheid is daarbij het uitgangspunt.

particuliere archiefvormers. Acquisitie van particuliere archieven

3. Advies en toezicht. Het (interne) toezicht op en advisering over het

die bijdragen aan de afspiegeling van de lokale geschiedenis valt

informatiebeheer bij de decentrale overheden. Naast de reeds naar

ook onder de taken van de archiefdienst. Als een (particulier)

de archiefbewaarplaats overgebrachte (statische) archieven zijn er

archief is ondergebracht bij de archiefdienst dan moet dit conform

in de gemeentelijke organisatie (dynamische) archieven aanwezig.

de Archiefwet op eenzelfde wijze worden beheerd als een

Soms met betrekking op nog lopende zaken, maar ook op zaken

overheidsarchief.

die afgerond zijn. De Archiefwet stelt ook regels voor deze nog niet

5. Cultuurhistorie en educatie. Archiefdiensten hebben een

overgebrachte archieven. De gemeentearchivaris is belast met het

belangrijke rol in het stimuleren van onderzoek en educatie over

toezicht op de naleving van deze regels. Doorgaans gaat het bij dit

de lokale en regionale geschiedenis. Door het ondersteunen

toezicht om digitale informatie.

en faciliteren van activiteiten van historische kringen en erfgoedinstellingen, samen te werken met scholen, musea, bibliotheken en het online beschikbaar stellen van informatie kan aan deze taak invulling worden gegeven.

7

8

2.1 Trends en opgaven voor het nieuwe archief 1. Er is sprake van een voortdurende schaalvergroting. Het aantal

2. Archiefdiensten functioneren steeds meer als adviesorganisatie

archiefdiensten is de afgelopen jaren sterk afgenomen. De taak om

voor het bewaren van digitale overheidsinformatie. Ze adviseren

informatie digitaal te bewaren en te beheren noopt ook tot meer

overheden over onder andere de inrichting van informatiesystemen

samenwerking.

en bij het creëren van bewustzijn omtrent archiefvorming. De adviesrol wordt complexer en omvangrijk gezien de hoeveelheid digitale informatie en variatie in informatiesystemen. Ook verkorting overbrengingstermijn onder de nieuwe archiefwet brengt intensivering van archieftaken met zich mee. De medewerkers van archieven komen steeds vaker over de vloer bij overheden en vice versa. 3. Digitaal werken is in een stroomversnelling gekomen. Digitale informatie geeft de mogelijkheid tot snel delen van deze informatie met partijen waar de decentrale overheden mee te maken hebben, zoals bijv. omgevingsdiensten. Digitale informatie is echter ook vluchtig. Om de betrouwbaarheid en toegankelijkheid daarvan tot ver in de toekomst te kunnen garanderen, is de archivering vanaf het moment van ontstaan van informatie een aandachtspunt. Er moet sprake zijn van digitale duurzaamheid. Duurzaam beheer van digitale informatie vraagt om kostbare voorzieningen en het investeren in kennis. Een goed ingerichte archiefdienst is in deze dus cruciaal voor de betrokken gemeenten. Het doel van digitalisering is om archiefonderzoek op afstand te faciliteren. Al het onderzoek moet 7 dagen in de week, 24 uur per dag

9

online kunnen worden uitgevoerd. Digitalisering is dé manier van

Het gaat hier om grotere archieven waar bij het publiek veel

dienstverlening om de klanten van ons archief zoals burgers,

belangstelling voor is (bouwdossiers, bevolkingsregisters, doop-

onderzoekers, journalisten en ook de ambtenaren die op zoek

trouw- en begraafregisters, notariële archieven, politierapporten

zijn naar voor hen relevante stukken, van informatie te voorzien.

en dergelijke) maar ook om bijvoorbeeld fotocollecties. Wij gaan

Daarnaast draagt digitalisering ook bij aan het behoud van die

uit van evenredige digitalisering van archieven en collecties van de

stukken. Wij willen zo effectief mogelijk gaan digitaliseren want

deelnemende gemeenten. De archivaris bepaald in samenwerking

de kosten zijn in deze hoog en daarom werken wij op dit moment

met de medewerker digitalisering en in overleg met de gemeenten

aan een meerjarenlijst met digitaliseringswensen: welke series

welke collecties en archieven per jaar worden gedigitaliseerd.

papieren archieven willen we graag online gaan aanbieden?

10

4. Dienstverlening naar een hoger niveau. Het huidige verwachtingspatroon van de burger vraagt om digitale beschikbaarstelling van (historische) gegevens. Met behulp van Linked open Data (loD) wordt het publieksbereik vergroot. Dit vergt speciale bewerking van archieven om deze goed toegankelijk te maken. Door de verdergaande digitalisering vindt een verschuiving plaats van fysieke naar digitale dienstverlening. Naast jaarlijkse projecten voor digitaliseren van veel geraadpleegde archieven doet Scanning on Demand (digitaliseren op verzoek) zijn intrede. De archiefdienst wil zich gaan oriënteren op de mogelijkheden van digitale dienstverlening middels Scanning on Demand. Hierbij worden (gedeeltelijke) inventarisnummers op verzoek gescand en online geplaatst. Dus de gebruiker bepaalt welke archiefstukken het nieuwe gefuseerde archief digitaliseert. Wekelijks worden een aantal scans op verzoek gemaakt, die vervolgens voor iedereen online beschikbaar worden gesteld. Een rondgang bij andere archiefdiensten leert dat er al snel veel vraag naar deze service is

5. De archiefdienst als ontmoetingsplaats en kenniscentrum.

als deze actief wordt aangeboden. Deze vorm van dienstverlening

Ongeacht de verdergaande digitalisering blijven de studiezalen

vraagt veel inzet van mankracht, middelen en ruimte. Het

bestaan voor onderzoek, verbinding met de samenleving

voorgestelde beleid zal worden voorgelegd aan de deelnemers ter

en kennisdeling. Fysieke interactie tussen burgers,

besluitvorming.

archiefmedewerkers én ambtenaren is van belang voor het goed functioneren van een gemeente als zodanig en zorgt tevens voor zichtbaarheid en toegankelijkheid van beleidskeuzes.

11

6. Gezamenlijke aanpak vanuit meerdere expertises. Bij gemeente Hilversum wordt het informatiebeleid ontwikkeld in samenwerking met de afdelingen informatiemanagement, ICT en publiekszaken. Gezamenlijk zijn zij verantwoordelijk voor het toekomstbestendig positioneren van de archiefinstelling in samenhang met een strategie om duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te bereiken. De technische kant van informatiebeleid behoort niet tot de core-business van een erfgoedinstelling als het archief en dient derhalve ontwikkeld te worden met bovengenoemde afdelingen die daar beter voor zijn uitgerust. 7. Ontwikkeling in wetgeving. Het wettelijk kader is in beweging. Onder andere de Wet Hergebruik van Overheidsinformatie (WHO) en strengere regelgeving met de invoering van de AVG leidden tot nieuwe eisen voor de archiefdiensten. Inmiddels is ook de Wet open overheid in werking getreden. Een conceptwetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet is in voorbereiding en deze treedt naar verwachting per 1 januari 2024 in werking. Een belangrijke wijziging is dat de overheidsdocumenten uiterlijk na 10 jaar (i.p.v. 20 jaar) naar het archief gebracht worden. Dat kan extra openbaarheidsbeperkingen tot gevolg hebben. Ook wordt het mogelijk om op andere manieren informatie te verstrekken uit beperkt openbare archieven.

Hierdoor zal de druk op de dienstverlening en de toezicht- en adviestaken toenemen.

12

8. Cultuurtaken worden een steeds waardevoller aanvullend specialisme. Naast de rol die archiefinstellingen vervullen in het beheren van analoge archieven en de overbrenging van informatie naar en het beheer van de e-depotvoorziening, komt het accent te liggen op de cultureel-educatieve taken. Daarbij is lokale binding, al dan niet georganiseerd in samenwerking met musea of bibliotheken, een belangrijke bouwsteen voor de lokale en regionale identiteit. De burger vraagt om transparantie en toegankelijkheid in een tijd waarin de afstand burger-overheid groter is geworden. 9. Er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis, die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Slechts een bepaalde groep is geïnteresseerd om zélf onderzoek te doen. Dat vraagt om innovatie en creativiteit. De ontwikkeling van verhalen platforms is hier een voorbeeld van. 10. Diversiteit en inclusiviteit. Het archief geeft betekenis aan de regionale en lokale geschiedenis en creëert daarmee een historische identiteit voor de inwoners. Met een archief dat een afspiegeling vormt van de samenleving en waarin de lokale en regionale gebeurtenissen van verschillende kanten worden belicht. Ook bij de samenstelling van de teams wordt gestreefd naar diversiteit en inclusiviteit.

13

3. Naar één archiefdienst Voordelen fuseren Er is reeds lange tijd de wens om te komen tot één archiefdienst in de regio. De eisen voor wat betreft digitalisering en het gegeven dat beide archiefdiensten op dit vlak een goede samenwerking zijn aangegaan, zijn redenen om de meerwaarde van samenvoeging goed te onderzoeken. Hiertoe is een businesscase uitgevoerd (2017, actualisatie 2020), waarin systematisch is gekeken naar de voor- en nadelen (1) en is onderzocht of de opgave van een e-depot niet beter door een externe organisatie uitgevoerd kan worden (2021) (2).

14

De uitkomsten van deze onderzoeken laten een eenduidig beeld zien: 1. De fusie van beide archiefdiensten leidt tot de vorming van

3. Eén archiefdienst faciliteert de centrale ontsluiting van

een stabielere en robuustere archieforganisatie die in staat

de geschiedenis van het Gooi en de Vechtstreek. Eén

is om de drie belangrijkste opgaven voor nu en de nabije

archiefdienst van gemeenten die een geschiedkundige

toekomst: (1) voldoen aan de minimale wettelijke taken, (2)

eenheid vormen draagt bij aan de presentatie van specifieke

verbetering van de digitale dienstverlening en (3) de transitie

lokale thema’s. Daarmee geeft het archief invulling aan de

naar duurzaam digitaal archiefbeheer, o.a. door middel van

belangrijke educatieve-, cultuur- en erfgoedtaken.

een verder door te ontwikkelen e-depot, adequaat op te

4. Een samenvoeging levert op de lange termijn financieel

pakken en uit te voeren. 2. Onderzoek heeft uitgewezen dat aansluiting bij het e-depot

voordeel op t.o.v. zelfstandig voortbestaan van de archiefdiensten afzonderlijk, waarbij beide archiefdiensten

van het Noord-Hollands Archief geen goede optie is. De

hoe dan ook voor de taak staan zich te ontwikkelen

nadelen hiervan bleken (te) groot: aansluiting bij het Noord

tot archiefdiensten die digitaal bij de tijd zijn en geen

Hollands Archief had als gevolg dat er twee systemen zouden

achterstanden kennen. Het gezamenlijk aanpakken van de

ontstaan, hetgeen de doorzoekbaarheid van het archief voor

transitie naar een duurzaam digitaal archiefbeheer levert de

zowel medewerkers als geïnteresseerden niet ten goede zou

belangrijkste schaalvoordelen op. Gezamenlijk dragen we

komen. Daarbij bleek dat aansluiting bij het Noord-Hollands

tevens de kosten van digitalisering, personeel, huisvesting,

Archief voor het e-depot ook niet goedkoper zou zijn dan het

e-depot en wordt er winst behaald door uitwisseling van

zelf doen.

personeel, ontwikkeling en innovatie.

15

4. Visie op één archief Gooi en Vechtstreek Eén archiefdienst als baken en brug tussen overheid en samenleving De nieuwe archiefdienst ontfermt zich over de uitvoering van de wettelijke taken verzorgt de dienstverlening op twee nevengeschikte plekken waar bezoekers, medewerkers, ambtenaren dezelfde mate van aandacht en kwaliteit kunnen verwachten.

Dienstverlening vanuit twee locaties Zowel het archief in Naarden als in Hilversum blijven opengesteld voor onderzoek en ontmoetingsplaats voor het publiek van burger, onderzoeker, ambtenaar en journalist. Om beter te voldoen aan de opgaven van het archief wordt de cultuurhistorische- en

Archiefbewaarplaatsen

educatiefunctie in de nieuwe organisatie meegenomen.

De huidige archiefbewaarplaatsen (depots) voor het analoge archiefmateriaal (papier en audiovisueel materiaal) blijven in gebruik. De beschikbare archiefmeters van beide archieven kunnen gezamenlijk gebruikt worden.

16

e-depot in eigen beheer De nieuwe organisatie zal het e-depot zelf (door-)ontwikkelen en in beheer nemen. Hierdoor ontstaat er een digitaal doorzoekbaar systeem van website en digitale documenten. Via de website kunnen bezoekers toegang krijgen tot de digitale documenten.

Digitalisering Digitalisering is dé manier van dienstverlening om de klanten van ons archief zoals burgers, onderzoekers, journalisten en ook de ambtenaren die op zoek zijn naar voor hen relevante stukken, van informatie te voorzien.

Centrumregeling met begeleidingscommissie De nieuwe archieforganisatie heeft gekozen voor een centrumregeling als juridische vorm. Centrumgemeente wordt Hilversum omdat dit de grootste gemeente is. Middels een begeleidingscommissie worden bovendien extra waarborgen ingebouwd. De begeleidingscommissie stemt af en adviseert over beleid, financiële aangelegenheden en (jaar) plannen. Alle deelnemende gemeenten en organisaties hebben zitting in de begeleidingscommissie.

17

Formatie/Teamsamenstelling De beoogde archiefsamenwerking heeft gevolgen voor het personeel. Veranderingen zijn er voor (een deel van) het personeel qua werkgever, werkplek en functie. Uitgangspunt is dat er voor iedere huidige medewerker een waardevolle plek is in de toekomstige archieforganisatie, conform het principe “mens volgt werk”.

Kosten voor deelnemers De kosten bij een fusie zullen door het bundelen van de krachten lager uitvallen dan wanneer de afzonderlijke diensten zelfstandig aan de opgaven moeten werken. De bijdrage van de 6 deelnemende gemeenten zullen bij voorkeur op basis van inwoneraantal bepaald worden, waarbij de bijdragen van de gemeenten per inwoner gelijk zullen zijn. Daarmee worden de lasten eerlijk verdeeld. Uitgegaan wordt van een startdatum 1 januari 2024. Daarbij is 2023 een voorbereidingsjaar waarin de organisaties gezamenlijk een werkwijze ontwikkelen en de nodige voorbereidingen getroffen worden voor de feitelijke samenvoeging.

18

19

5. Facts & figures Fusie Streekarchief Gooi en Vechtstreek met Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen: per 1-1-2024

Nieuwe naam archief: Archief Gooi en Vechtstreek

1

2

Archief Gooi en Vechtstreek

depots Naarden en Hilversum

Samenwerkende gemeenten: Hilversum, Gooise Meren, Huizen, Wijdemeren, Blaricum, Laren en de samenwerkingsverbanden Regio Gooi en Vechtstreek en Veiligheidsregio

1

e-depot Archief Gooi en Vechtstreek

7000

meter archieven & collecties

2

studiezalen in Naarden en Hilversum

20

Foto’s: Tom Loman

Ontwerp: Studio Kees