Bijlage 1. Memo kosten PvA OV nav technische vraag DH (toegevoegd 9 februari 2021)

Technische vraag voor de Raadscommissie van 10 februari 2021 agendapunt 4 vragen van aan wethouder over

: Democraten Hilversum : Voorink : Plan van aanpak Omgevingsvisie

Vraag A.s. woensdag staat het Plan van aanpak omgevingsvisie op de agenda van de commissie RO. Wethouder Voorink vraagt in het raadsvoorstel een krediet te verlenen van 250.000 euro t.l.v. de begroting 2021 en nog eens een budget aan te melden van 270.000 euro t.l.v. 2022. Wij zouden graag van de wethouder (gedetailleerd) vernemen hoe dit bedrag van 520.000 euro is opgebouwd. Antwoord Zoals uitgelegd in het voorstel, is het budget voor de omgevingswet in 2021 ruim gehalveerd ten opzichte van 2020, omdat tijdens het opstellen van de begroting in 2018 werd verwacht dat de implementatie van de Omgevingswet in 2021 grotendeels gereed zou zijn. Ook was de verwachting dat de Omgevingsvisie eind 2020 af zou zijn. De situatie aan het begin van 2021 is anders dan in 2018 verwacht. De inwerkingtreding van de wet is uitgesteld door het Rijk en voor de Omgevingsvisie willen alle betrokkenen nu meer tijd nemen. In 2021 en 2022 vraagt de Omgevingswet als geheel en de Omgevingsvisie in het bijzonder daarom meer tijd en inzet dan is begroot. Het beschikbare bedrag uit de begroting 2021 van €350.000 (was in 2020 dus het dubbele) is in volledigheid nodig voor werkzaamheden rond de implementatie van de Omgevingswet, exclusief de Omgevingsvisie. Denk hierbij aan het inrichten van systemen, processen en opleidingen.

Het begrootte bedrag is daarmee onvoldoende om het herzien plan van aanpak voor de Omgevingsvisie te bekostigen. Wat in feite nodig is, is het terugdraaien van de ruime halvering van het budget van de Omgevingswet voor 2021 omdat de omgevingsvisie nog niet gereed is. Middels dit voorstel wordt de raad daarom gevraagd een krediet te verlenen van € 250.000 en de begroting 2021 voor het budget voor het programma Omgevingswet met dit bedrag te verhogen ten behoeve van de Omgevingsvisie. Voorgesteld wordt om deze begrotingswijziging ten laste te brengen van het begrotingssaldo. Hierbij is rekening gehouden met overheveling van budget Omgevingswet uit 2020. In 2022 worden er voor de uitvoering van fase 3 en 4 ook vergelijkbare kosten gemaakt (exclusief de inzet van het externe bureau). Wij verwachten nu bij de Kadernota 2021 een aanmelding van ca 270.000 euro te doen. De kosten zijn in het voorstel als volgt op hoofdlijnen uitgesplitst: Kostenposten Omgevingsvisie 2021 Uitvoeren participatieproces fase 1 en 2 Hieronder vallen: inhuur externe procesbegeleider (bureau), organisatie fysieke en online participatiebijeenkomsten en inhoudelijke werkzaamheden zoals de productie van deelproducten (zoals raadsvoorstellen), uitwerking SDG’s en de verzameling en inkoop van data.

Inhuur extern communicatieadvies Hieronder vallen: extra communicatiecapaciteit, die in het uitgebreidere participatieproces wat plaatsvindt in 2021 van groot belang is.

Bedrag €220.000

€180.000

Overheveling budget Omgevingswet 2020 Toelichting: Vanwege de vertraging van de invoering van de Omgevingswet en de vertraging van de Omgevingsvisie in 2020 (en het dus niet uitvoeren van de eerder geplande participatieactiviteiten in 2020) is het voorstel om het resterende bedrag uit 2020 over te hevelen naar 2021. Dit voorstel zal conform de financiële verordening ten tijde van de behandeling van de jaarrekening 2020 ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. Totale kosten 2021

- €150.000

€250.000

Waarom is het extra budget niet in de begroting 2021 opgenomen? Bij het maken van de begroting waren het (herziene) PvA en het bedrag nog niet bekend. Hierover ontstond pas in september enig gevoel. In het raadsvoorstel van september heeft het college de raad voorgesteld de financiële consequenties bij de eerste tussenrapportage 2021 te betrekken. Wél is in de begroting 2021 de ‘omgevingswet inclusief omgevingsvisie’ als nr 10 in de top-10 risico’s in de risicoparagraaf beschreven (p 214 en 215). Het risico is maximaal gekwantificeerd op 250.000 euro met een kans van 25%. Van die 250.000 had 200.000 betrekking op het succesvol invoeren van de omgevingswet (mogelijk verder uitstel, digitaal stelsel, onduidelijkheid overdracht taken omgevingsdienst, competenties organisatie) en 50.000 op de omgevingsvisie. Over dit laatste staat als toelichting: ‘Proces omgevingsvisie duurt langer en wordt duurder door bijv. extra participatierondes of extra onderzoeken. Voor dit risico zijn out of pocket kosten van max € 50.000 opgenomen’ In december hebben we van het schrijfteam van raadsleden een nieuw plan van aanpak gekregen. De reële kosten van activiteiten die daaruit voorkomen, zijn nu in het voorstel verwerkt. Die wijken in ordegrootte niet sterk af van de (organisatie-)kosten die in 2019 en 2020 voor de omgevingsvisie zijn gemaakt.

Het grootste verschil ten opzichte van het oorspronkelijke PvA is dat de omgevingsvisie niet eind 2020 afgerond is, maar naar verwachting pas eind 2022/begin 2023. De doorlooptijd is daarmee significant verlengd. We kunnen dus concluderen dat het risico van een langer durend proces en kosten van extra participatieronden reëel is gebleken. Het bedrag van 50.000 euro blijkt na het bekend worden van het nieuwe PvA niet reëel. Het kan niet anders dan dat voor dit raadsvoorstel de middelen moeten worden aangepast aan de grotere ambitie.

Waar bestaan de niet gedekte kosten van 250.000 uit? 1. Uitvoeren participatieproces fase 1 en 2 (220.000) Inhuur externe procesbegeleider: dit is het externe bureau. Verwacht wordt dat een opdracht tussen 75 en 100k wordt gegeven voor regie, voorzitterschap (alle wijken en stadsbrede terugkoppeling) en evaluatie. Organisatie en ondersteuning fysieke en online participatiebijeenkomsten door de gemeente. Extra inhoudelijke werkzaamheden zoals:  

productie deelproducten (extra raadsvoorstellen, nieuwe foto van Hilversum, uitwerking SDG’s) uitwerking SDGs



verzameling en inkoop van data (foto).

Het restant van deze 220.000 is nodig om deze ondersteuning en extra inhoudelijke werkzaamheden te kunnen organiseren. Nogmaals: in de begroting 2021 is hiermee geen rekening gehouden.

2. Inhuur (extern) communicatieadvies (180.000) In het plan van aanpak en in de gesprekken met HOP2040 is nu afgesproken dat een extern bureau regie, voorzitterschap en evaluatie voor zijn rekening neemt. De in te kopen opdrachtnemer leunt stevig op de gemeente, wat betreft faciliteiten en ondersteuning. Dat betekent dat een zeer fors beroep wordt gedaan op het team communicatie. Het maken van de omgevingsvisie is een projectmatige activiteit, die niet tot de vaste werkzaamheden behoort waarop communicatie is gedimensioneerd. Het extra beslag is ca 2 fte. 3. Overheveling budget Omgevingswet 2020 (-/- 150.000) Toelichting: Vanwege de vertraging van de invoering van de Omgevingswet en de vertraging van de Omgevingsvisie in 2020 (en het dus niet uitvoeren van de eerder geplande participatieactiviteiten in 2020) is het voorstel om het resterende bedrag uit 2020 over te hevelen naar 2021. Dit voorstel zal conform de financiële verordening ten tijde van de behandeling van de jaarrekening 2020 ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. De inschatting van het bedrag is een voorlopig inzicht. Bij het afsluiten van het boekjaar 2020 zal het exacte over te hevelen bedrag worden vastgesteld.