Bijlage 1. Controleprotocol 2025

Controleprotocol 2025 Inhoudsopgave 1

Inleiding ....................................................................................................................................................................2

1.1.

Aanleiding .........................................................................................................................................................2

1.2.

Doelstelling .......................................................................................................................................................2

1.3.

Wettelijke kaders .............................................................................................................................................2

1.4.

Procedure .........................................................................................................................................................3

1.5.

Inwerkingtreding en duur ................................................................................................................................3

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) ...................................................3

3.

Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht ..................................................................................4

4.

3.1.

Goedkeuring- en rapporteringtoleranties .......................................................................................................4

3.2.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens ...............................................................................................5

3.3.

SiSa ....................................................................................................................................................................5

3.4.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoording ................................................................5

3.5.

Interne controle................................................................................................................................................6

3.6.

Normenkader ...................................................................................................................................................6

Accountant ...............................................................................................................................................................7 4.1.

Communicatie en periodiek overleg ................................................................................................................7

4.2.

Rapportering door accountant (rapportagemomenten).................................................................................7

Bijlage 1: SISA regelingen 2025 ........................................................................................................................................9

1

Inleiding

1.1.

Aanleiding

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole, en de daaruit voortvloeiende controleverklaring, dient de gemeenteraad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het Controleprotocol en het jaarlijks te actualiseren Normenkader. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2025 is dit het geval. Vanaf verslagjaar 2025 gelden namelijk nieuwe regels voor de begroting, verantwoording en accountantscontrole bij gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. De wijzigingen hebben vooral gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop de accountant de jaarrekening beoordeelt. Belangrijkste gevolgen van de recente wijzigingen zijn 1) Voor de verantwoording (Rechtmatigheidsverantwoording) • Vanaf het boekjaar 2025 bedraagt de verantwoordingsgrens maximaal 2% van de “omvangsbasis”. Deze omvangsbasis betreft het totaal van de lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Wanneer het percentage voor het berekenen van de verantwoordingsgrens hoger is dan 2%, dan dient deze te worden aangepast. Het advies van het NBA is om het percentage voor de verantwoordingsgrens (ten behoeve van de RMV) gelijk te trekken met het percentage voor de controletolerantie (materialiteit). Dit percentage ligt vanaf 2025 op 2%.

De gemeente Hilversum heeft er voor gekozen dit advies van het NBA – na afstemming met de huisaccountant - op te volgen. 2) Voor de controle (controletoleranties) • Vanaf boekjaar 2025 hanteert de controlerend accountant een materialiteit voor de jaarrekeningcontrole, van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Voorheen was de materialiteit voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming. Paragraaf 3.1 is hierop aangepast. Eventuele gevolgen voor de controlewerkzaamheden van de accountant zijn inmiddels in beeld gebracht. Dit controleprotocol 2025 heeft een geldigheidsduur voor de verantwoordingsjaren 2025 en 2026. Voor 2027 zal als gevolg van de fusie van de gemeenten Hilversum en Wijdemeren een actualisatie plaatsvinden. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig. Ter voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole is dit controleprotocol opgesteld, waarin nadere aanwijzingen gegeven worden aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Er worden nadere aanwijzingen gegeven over de geldende normenstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

1.2.

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hilversum.

1.3.

Wettelijke kaders

De Gemeentewet (GW), art. 213, (controle verordening Hilversum) schrijft voor dat de gemeenteraad een of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijke Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (oordeel omtrent getrouwheid) en de door het college toe te passen verantwoordingsgrens en rapporteringgrens voor rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. De laatstgenoemde grenswaarden zijn vastgesteld in de Financiële verordening (art 212 GW) en zijn in dit Controleprotocol ter informatie aan de accountant opgenomen. Aan de accountant dient bovendien inzichtelijk gemaakt te worden welke wet- en regelgeving van toepassing is (normenkader), omdat hij deze moet betrekken bij het onderzoek van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

1.4.

Procedure

In de controleverordening (art 213 GW) is de afstemming met de accountant geregeld door het instellen van een audit- en rekeningcommissie (ARC). De leden worden door de gemeenteraad benoemd. De taken van de audit- en rekeningcommissie (ARC) zijn opgenomen in de ‘Verordening op de Audit- en rekeningencommissie Hilversum 2024’.

1.5.

Inwerkingtreding en duur

Dit controleprotocol treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025. Het controleprotocol is van toepassing op de accountantscontrole van de verslagjaren 2025 en 2026.

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven, zal de controle door de accountant van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel in hoeverre : a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. In het kader van rechtmatigheid worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:

In het kader van het getrouwheidsonderzoek van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer (ic. De getrouwheidscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording) wordt aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • het begrotingscriterium;

• het voorwaardencriterium; • het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). In de rechtmatigheidsverantwoording van het college worden deze 3 criteria meegenomen. Eventuele geconstateerde afwijkingen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording - als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft.

De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de Kadernota Rechtmatigheid en de stellige uitspraken van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Nadere aanwijzingen met betrekking tot controleopdracht

In de volgende paragrafen wordt ingegaan op onderwerpen als goedkeuring- en rapporterings-toleranties, de SISA, de rechtmatigheidstoetsing van de accountant en de rechtmatigheidscriteria.

3.1.

Goedkeuring- en rapporteringtoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de getrouwheid van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en (statistische) deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente (excl. dotaties aan de reserves).

Voor de goedkeuringstoleranties volgt de raad de volgende wettelijke minimumeisen zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 en artikel 4, lid 3 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten:

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden

Goedkeurend

Met beperking

≤ 2%

> 2% ≤ 4%

Oordeelont houding > 4%

Afkeurend > 4%

in de uitvoering van de controle (% van lasten exclusief dotaties aan reserves)

De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie heeft de gemeente Hilversum gesteld dat de accountant elke fout ≥ € 300.000, rapporteert.

3.2.

Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens

In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van een percentage van maximaal 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden), groter dan een bedrag (de rapporteringsgrens) vastgesteld in de Financiële verordening 2023, nader toegelicht. Bovengenoemde grenswaarden zijn voor 2025 (en volgende jaren): 2025 - 2026 Verantwoordingsgrens 2% Rapporteringsgrens € 300.000

3.3.

SiSa

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SISA-systematiek. SISA, oftewel Single information, single audit betekent, ‘eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole’. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van de gemeente. De verantwoording via SISA is vastgelegd in de Financiële verhoudingswet (FVW), hoofdstuk 3; Besluit financiële verhoudingswet (BFV), art. 27 en art. 28a; Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) met name art. 5 vierde lid. Voor de in de SISA-bijlage opgenomen verantwoordingsinformatie en de daarbij horende rapporteringstoleranties verwijzen wij naar de bedragen en percentages genoemd in het BADO onder artikel 5 lid 4 en sub a, b en c. Het betreft voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering. Op basis van de verantwoordingslijst 2025 (https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl) moet Gemeente Hilversum de volgende regelingen voor het jaar 2025 verantwoorden: Zie bijlage 1

3.4.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoording

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toe- passing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen".

De controle op rechtmatigheid en de verantwoording door het college daarover, is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Voor de jaarrekeningen 2025 en 2026 zal de accountant géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid door het college, voor de jaarrekening voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Deze bepaling was ook voor voorgaande verslagjaren van toepassing. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheers- handelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • begrotingscriterium; • voorwaardencriterium; • misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van B&W. De accountant beoordeelt de getrouwheid van deze verantwoording.

Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Eventuele bevindingen die hiermee samenhangen, worden door de accountant meegewogen in zijn getrouwheidsoordeel. In de financiële verordening (art 212) en het Financieel Beleid zijn bovenstaande rechtmatigheidsciteria nader toegelicht.

3.5.

Interne controle

Bij de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de controle, wordt (voor zover mogelijk) gebruik gemaakt van de werkzaamheden die zijn uitgevoerd met betrekking tot de (verbijzonderde) interne controle. De interne controle op rechtmatigheid is limitatief gericht op: • De naleving van (externe) wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; Externe regelgeving (nationaal en indien van toepassing Europees) en wetten maken dus onderdeel uit van het normenkader. • De naleving van interne kaders. Deze zijn in het normenkader van gemeente Hilversum opgenomen en zijn opgenomen in bijlage 1 bij dit controleprotocol. Voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt, conform de Kadernota van de commissie BBV, uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen. Bij de interne controlewerkzaamheden zal wel op de naleving van interne regelingen worden getoetst, en waar nodig over worden gerapporteerd. In paragraaf 3.2 zijn de betreffende verantwoordingsgrens en het rapporteringsbedrag vermeld en deze zijn vastgesteld in financiële verordening.

3.6.

Normenkader

Aan de accountant dient voorafgaand aan de accountantscontrole een actueel normenkader van de gemeente gegeven te worden. Deze moet hij immers betrekken bij de controle van de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording. Het normenkader dient ieder jaar te worden geactualiseerd en jaarlijks te worden vastgesteld door de gemeenteraad. Indien het college verordeningen of andere door de raad vastgestelde regels uitsluit van het normenkader zal de raad deze uitsluiting expliciet dienen vast te stellen.

Voor de jaarrekeningen zal B&W géén consequenties verbinden aan de beoordeling van de financiële rechtmatigheid voor de jaarrekening voor zover het interne regelgeving betreft, waarbij deze strenger is dan de landelijke, dan wel Europese regelgeving. De accountant wordt wel nadrukkelijk verzocht om hier kwalitatief over te oordelen. Deze bepaling was ook voor voorgaande verslagjaren van toepassing.

4. Accountant De gemeenteraad geeft aan de accountant opdracht om de accountantscontrole, zoals bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente Hilversum uit te voeren. Na afloop van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant de bevindingen. Ook vindt er tussentijds overleg plaats.

4.1.

Communicatie en periodiek overleg

In de controleverordening gemeente Hilversum artikel 7 lid 4 de volgende zin opgenomen: “De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad”. De accountant wordt door de gemeenteraad benoemd en vormt in feite een belangrijk instrument van de raad om zijn controlerende taak uit te voeren. Dit wordt op de volgende wijze gestalte gegeven: • De accountant heeft geregeld en periodiek overleg met de audit- en rekeningcommissie. In deze overleggen brengt de accountant de raad op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen die rondom gemeenten in algemene zin spelen, maar ook van zaken die tijdens de interim-controle en de jaarrekeningcontrole zijn geconstateerd. • De accountant rapporteert minimaal twee keer per jaar (naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole) schriftelijk aan de raad over haar bevindingen. • Naast de wisselwerking met de raad zelf, is het van groot belang dat de accountant goed communiceert met het college en de ambtelijke organisatie. Dit betekent dat duidelijk op voorhand inzicht gegeven wordt in het beoogde controleplan en de timing die daarmee samenhangt, maar vooral ook dat de geconstateerde bevindingen goed worden afgestemd binnen de organisatie alvorens deze worden gerapporteerd.

Dit betekent dat de geconstateerde bevindingen die door de accountant worden gerapporteerd, zijn voorzien van commentaar vanuit de ambtelijke organisatie, de Concerncontroller en de desbetreffende vakafdelingen in het bijzonder.

4.2.

Rapportering door accountant (rapportagemomenten)

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant minimaal als volgt: •

Managementletter In het najaar jaar wordt door de accountant de tussentijdse controle (interim-controle) uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare informatievertrekking mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om de onderwerpen: risicomanagement, interne beheersing, rechtmatigheid, geautomatiseerde gegevensverwerking en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht (Managementletter) aan het college en in afschrift aan de raad.

•

Verslag van bevindingen Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: BBV) en of de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft. Ook stelt de accountant vast of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. De gemeentewet eist dat de accountant omtrent de controle een verslag van bevindingen uitbrengt aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van

bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. •

Controleverklaring In de controleverklaring wordt de uitkomst van de accountantscontrole ten aanzien van de getrouwheid weergegeven, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de jaarrekening kan vaststellen die door het college is opgesteld.

Bijlage 1: SISA regelingen 2025

Bron: Concept verantwoordingsoverzicht SiSa 2025 - Zoeken Datum: 11-9-2025