Bijlage 03. Participatieverslag Programma van Eisen Multifunctioneel Sportcomplex

Participatieverslag Programma van Eisen Sportcomplex op het Sportpark Om te komen tot een breed gedragen en zorgvuldig opgesteld Programma van Eisen (PvE) voor het nieuwe Sportcomplex op het Sportpark, is een uitgebreid participatietraject doorlopen. Gedurende dit traject is op gestructureerde wijze samengewerkt met diverse stakeholders. De input uit deze participatie is, waar dit voor het Sportcomplex een nieuw inzicht of uitgangspunt heeft opgeleverd, integraal verwerkt in de uitwerking van het Programma van Eisen. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste participatiemomenten: Maart 2024 | Kick-off Inspiratiesessie Deelnemers: Beoogde gebruikers, huidige exploitant (Dudok Arena / De Lieberg), ambtelijke experts Doel: Start van het proces richting een gedetailleerd PvE. Toelichting op vertrekpunten, kaders en ambities op basis van het raadsbesluit uit 2023. Resultaat: Eerste inventarisatie van gebruiksverwachtingen, synergiemogelijkheden en wensen ten aanzien van voorzieningen. Aanmeldingen voor de werkgroepen. April – Juni 2024 | Werkgroepen Deelnemers: Beoogde gebruikers en exploitant, verdeeld over drie werkgroepen, te weten: 1. Zwembad 2. Droge sport en onderwijs en 3. Horeca en algemene voorzieningen Doel: Het in detail in kaart brengen van de eisen, wensen en kansen rondom het programma en de voorzieningen.

Resultaat: De werkgroepen hebben geleid tot concrete optimalisaties in het ruimtelijk programma van het Sportcomplex. Door intensiever gedeeld gebruik van voorzieningen is het mogelijk gebleken het aantal kleedruimten, toiletten, opslagruimten en de omvang van de tribune te reduceren. Ter compensatie van het verminderde aantal kleedruimten wordt het aantal lockers uitgebreid. Daarnaast is er meer duidelijkheid ontstaan over de benodigde les-, werk- en overlegfaciliteiten. Voor de horeca is de voorkeur uitgesproken voor één centrale ruimte met zicht op de sportactiviteiten. Een natte horeca wordt als overbodig beschouwd. Tegelijkertijd is een aandachtspunt benoemd: het realiseren van studie- en ontspanningsplekken voor leerlingen zonder consumptieverplichting in de horeca. Uit de werkgroepen is tevens gebleken dat de ruimtebehoefte voor de fitnessvoorzieningen en basketbalvelden op basis van de uitgangspunten in het onderzoek van Synarchis niet aansluiten bij de vastgestelde landelijke normen, wensen en behoeften. Dit is aangepast. Met sportverenigingen en onderwijsinstellingen zijn afspraken gemaakt over het gebruik van de zaaldelen en de bijbehorende vaste inrichting. Daarbij is ook afgestemd waar innovatieve sporttechnologieën, zoals een led-vloer, worden toegepast.

Verder is aandacht gevraagd voor de intensieve verkeersstromen van verschillende gebruikersgroepen, met name tijdens piekmomenten. Dit aandachtspunt wordt meegenomen in de ontwerpfase. Ook is het belang benadrukt van een zo kort mogelijke looproute van de scholen naar het Sportcomplex. Binnen de werkgroep Zwembad is voorgesteld om beide zwembassins een lengte van 25 meter te geven, waarmee het peuterbad en de whirlpool komen te vervallen. Dit voorstel kon rekenen op brede steun. In overleg met de zwemverenigingen zijn tevens de minimale en maximale watertemperaturen voor de bassins vastgesteld.

April 2024 – april 2025 | 1-op-1 gesprekken Deelnemers: Ambtelijke experts Doel: Afstemming van het Programma van Eisen op gemeentelijk beleid en de ambities uit het Stedenbouwkundig Plan, met aandacht voor stedenbouw, duurzaamheid, waterbeheer, energie, circulariteit en parkeren. Resultaat: Inzage in de sportambities om multifunctionele sportaccommodaties te realiseren, bepalen van de parkeernorm voor het Sportcomplex, inzage in het spanningsveld tussen ambities op het vlak van duurzaamheid, circulariteit en stedenbouw ten aanzien van het Sportcomplex met haar eigen technische, functionele en architectonische eisen. April – december 2024 | Projectteam Deelnemers: Ambtelijke experts Doel: Afstemming van het Programma van Eisen op het gemeentelijk beleid op het gebied van sport en onderwijs, evenals op de ambities uit het Stedenbouwkundig Plan Sportpark. Daarbij worden thema’s als stedenbouw, duurzaamheid, waterbeheer, energie, circulariteit en parkeren integraal meegenomen. Door deze aspecten gezamenlijk te bespreken, ontstaat wederzijds begrip voor de uiteenlopende belangen en ambities, wat bijdraagt aan het vinden van haalbare en gedragen oplossingen binnen het Programma van Eisen van het Sportcomplex.

Resultaat: De uitwerking van de kaders uit het Stedenbouwkundig Plan is op onderdelen aangepast om beter aan te sluiten bij de functionele eisen en financiële haalbaarheid van het Sportcomplex. Dit betreft onder meer het beperken van volledig transparante gevels en het inpassen van technische randvoorwaarden voor het energieconcept. Daarnaast wordt in de ontwerpfase onderzocht in hoeverre het beoogde dakprogramma, waaronder de daktuin, realiseerbaar is en wordt nadere invulling gegeven aan de ambities ten aanzien van circulair bouwen en de toepassing van bio-based materialen. Juni 2024 | Informatiesessie commerciële aanbieders Deelnemers: Commerciële sportaanbieders en paramedische organisaties in Hilversum Doel: Het informeren over de ambities, kaders en gebruik van het toekomstig Sportcomplex op het Sportpark, inclusief welke ruimte er is voor andere aanbieders op het gebied van sport en gezondheid. Resultaat: Er is duidelijke belangstelling vanuit paramedische organisaties voor het gebruik van het Sportcomplex. Tegelijkertijd is geconstateerd dat het abstractieniveau en de langetermijnplanning van het project momenteel onvoldoende aansluiten bij de ondernemersmentaliteit van de aanwezige partijen. Geconcludeerd is om over enkele jaren, wanneer er meer duidelijkheid en concreetheid is, een vervolgsessie te organiseren.

Augustus 2024 | 1-op-1 feedback gesprekken Deelnemers: Beoogde gebruikers en ambtelijke experts Doel: Bespreken van concept Programma van Eisen en feedback op het participatietraject tot zover. Resultaat: Aanscherping van de uitwerking van de stedenbouwkundige kaders, aangevuld met tekstuele en structurele verbeteringen, en een verfijning van de zaalindeling en het beoogde gebruik ervan. Alle betrokken stakeholders hebben hun waardering voor het doorlopen participatietrajecten de manier waarop zij aan het resultaat hebben kunnen bijdragen uitgesproken.

September 2024 | Eindpresentatie van het Programma van Eisen Deelnemers: Beoogde gebruikers, huidige exploitant (Dudok Arena / De Lieberg), ambtelijke experts Doel: Eindpresentatie van Programma van Eisen, toets op draagvlak van het plan, vooruitblik op vervolgproces en bestuurlijke besluitvorming. Inventarisatie van laatste aandachtspunten. Resultaat: Stakeholders zijn positief gestemd; tegelijkertijd is inzichtelijk gemaakt dat er zorgen zijn

over de planning, onderlinge afhankelijkheden binnen de gebiedsontwikkeling en daarmee de haalbaarheid van het Sportcomplex op middellange termijn.

November 2024 | Informatiemoment ‘Inclusief Sportcomplex’ Deelnemers: Belangenbehartigers voor alle Hilversummers Doel: Informeren over de ontwikkeling van het Sportcomplex, toelichting op Programma van Eisen, en in gesprek gaan over de wijze waarop het Sportcomplex inclusief en goed toegankelijk kan worden gemaakt voor alle Hilversummers Resultaat: De toegankelijkheid van het Sportcomplex is verder aangescherpt. Veel van de genoemde elementen zijn reeds geborgd via de ITS-norm, waaronder blindengeleidelijnen en rolstoeltoegankelijkheid. Een deel van de aangedragen aandachtspunten betreft ontwerptechnische aspecten en hebben geen invloed op het ruimtegebruik, waardoor ze buiten het Programma van Eisen vallen. Voorbeelden hiervan zijn een verlaagde bar en balie met pinautomaat, een tillift in het zwembad, een douchekruk en een verschoon- en aankleedtafel voor volwassenen. Deze worden meegenomen in de ontwerpfase. De wens om in het gehele gebouw schuifdeuren met een doorgang van 100 cm toe te passen, bleek niet haalbaar; de schuifdeur wordt wel gerealiseerd bij de hoofdentree. Tevens is benadrukt dat de toepassing van de ITS-norm niet ten koste mag gaan van de architectonische creativiteit. Afgesproken is om een dergelijke sessie opnieuw te agenderen tijdens de ontwerpfase.

Maart-april 2025 | Verificatiegesprekken exploitatie Sportcomplex Deelnemers: Belangrijkste beoogde gebruikers Doel: Het toetsen van draagvlak voor het opgenomen gebruik van het Sportcomplex en de gehanteerde tariefsystematiek. Resultaat: Er is instemming met het voorgestelde gebruik van het Sportcomplex en begrip voor de gehanteerde tariefsystematiek binnen het realistische scenario. Dit scenario vormt een solide basis voor verdere gesprekken over het uiteindelijke gebruik.