Bestuurlijke reactie Verslag van bevindingen PSA (toegevoegd 16 juni 2021)

G EMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM

Aan: Leden van de gemeenteraad cc college van B&W cc pers

BEZOEKADRES: RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELE FOONNUMMER 1 4035 WWW.HILVERSUM.NL

16 juni 2021 730802 BEHANDE LD DOOR Dhr. M. van Oosterom TELEFOON (035) 629 2945 BIJLAGEN 1 BETREFT Bestuurlijke reactie op verslag van bevindingen PSA over de jaarstukken 2020 DATUM

ONS KENMERK

Geachte raads- en commissieleden, Op 11 juni 2021 hebben we als college de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ontvangen. Omdat de Regio G&V circa 1 maand later dan vooraf gepland (1 juni i.p.v. 1 mei) met de verantwoording over het Sociaal Domein is gekomen, heeft dit voor de afronding van de controle wel tot vertraging geleid. De oorzaak hiervan ligt nog altijd voor een belangrijk deel in het uitbreken van de pandemie Covid-19. Het werken op afstand heeft dit jaar wederom veel, maar vooral andere afstemmomenten en –structuren tot gevolg gehad. Deze andere wijze van (moeten) werken heeft op onderdelen voor zowel de interne organisatie als de accountant enige impact gehad op de doorlooptijd en voortgang van de controle. De oplevering van de jaarstukken is, voor het deel waar het college zelf invloed op heeft, overeenkomstig de afgesproken planning gerealiseerd. Ten opzichte van 2019 is de accountant van mening dat de kwaliteit van de oplevering wederom een verbetering laat zien. De veelal tijdige, volledige en vooral kwalitatief betere aanlevering heeft daarmee een positieve impact op het controleproces gehad. Wat er ook speelt, de coronagebeurtenissen - hoe uitzonderlijk ook - maken niet dat de vereisten om voldoende en geschikte (controle)informatie te verkrijgen ter onderbouwing van de controle, veranderen.

De accountant maakt in zijn verslag melding van geconstateerde feiten en bevindingen. Daarnaast doet de accountant een aantal aanbevelingen en geeft enige adviezen. De bijgevoegde stukken worden behandeld in de audit- en rekeningencommissie op 21 juni a.s. en voorgelegd aan de raad. Wij hebben met instemming kennis genomen van het feit dat de accountant een goedkeurende verklaring heeft afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening. Dat betekent dat de jaarrekening 2020 met een redelijke mate van zekerheid geen fouten of onzekerheden bevat die de totaliteit van de voor de jaarrekening gehanteerde goedkeuringstolerantie overschrijden. Voor de goedkeuringstolerantie hanteert Hilversum, zoals de meeste gemeenten een kritische grens voor fouten van 1 % van de totale lasten (€ 3,2 mio) en voor de onzekerheden 3% van de totale lasten (€ 9,7 mio). Wij zijn daarnaast verheugd te constateren dat de accountant tot hetzelfde oordeel is gekomen als het college zelf: dat de jaarrekening 2020 een getrouw beeld geeft van het vermogen en resultaat en dat daarnaast de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan het normenkader van de gemeenteraad en daarmee rechtmatig zijn. Weliswaar zijn er nog wat fouten en onzekerheden die we voornamelijk vanuit het verleden met ons meeslepen.

VERVOLGBLAD

2 Daarbij merkt het college op dat het aantal en de omvang van de fouten en onzekerheden de afgelopen jaren een positieve ontwikkeling laten zien: fouten uit hoofde van niet naleven van Europese aanbestedingsregels nemen steeds verder af en onzekerheden in het sociale domein zijn ook steeds concreter en worden steeds verder weggenomen. In de afgelopen jaren heeft het college in samenspraak met de organisatie stappen ondernomen om de oorzaken achter de fouten weg te nemen teneinde nieuwe fouten zoveel mogelijk te voorkomen. Gelijktijdig is voor bestaande rechtmatigheidsfouten geanalyseerd op welke termijn deze opgelost kunnen worden door nieuwe aanbestedingsprocedures. Bij het ene contract kan dit sneller geëffectueerd worden dan bij het andere contract. Al met al concludeert het college dat de organisatie ook in 2020 door is gegaan met het verder verbeteren van de rechtmatigheid van inkopen en ook per jaareinde wederom vooruitgang heeft geboekt. Het college zal in 2021 blijven monitoren of de maatregelen in voldoende mate worden uitgevoerd en is van mening dat hierdoor de bestaande rechtmatigheidsfouten vanuit Europese aanbestedingen nog verder gaan afnemen . In control betekent in de ogen van het college zeker niet ‘foutloos’. Er zijn fouten in 2020 door de organisatie zelf en ook door de accountant geconstateerd.

Deze blijven echter ruimschoots binnen de grenzen van de goedkeuringstoleranties. De afgelopen jaren hebben we forse inspanningen geleverd om de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie en de verslaglegging over onze activiteiten te verbeteren en al dat harde werken heeft wederom resultaat gehad. De weg die we zijn ingeslagen werpt zijn vruchten af en dit is een stimulans om voortvarend en vasthoudend door te gaan. We ervaren de samenwerking met de accountant als aangenaam, het is een open en goede werkrelatie. Natuurlijk zijn er ook aandachtspunten, die blijven er altijd. Bij onze reactie op de managementletter 2020 is de raad reeds geïnformeerd dat Inkoop & Aanbesteding (I&A), de doorontwikkeling van de (Verbijzonderde) Interne Controle ((V)IC) en I(C)T belangrijke aandachtsgebieden blijven voor het verder in control komen van onze organisatie. Een rode draad in deze aanbevelingen is naar de mening van het college de focus op de samenwerking binnen de organisatie. I(C)T, (V)IC en I&A zijn voorbeelden van organisatiebrede processen waar samenwerking en kennisoverdracht van groot belang zijn. Het accountantsverslag helpt onze interne beheersing verder aan te scherpen en de gerealiseerde verbeteringen als successen te kunnen vieren. We concluderen dat we de afgelopen jaren goede stappen hebben gezet en we gaan door op de ingeslagen weg.

De komende periode gaan we met de verschillende (detail)bevindingen en beheersmaatregelen verder aan de slag en we zullen de raad transparant blijven informeren over onze vorderingen. We blijven investeren in de organisatie en daarmee in de kwaliteit van beheersing en verslaglegging zodat de raad de juiste informatie ontvangt en daarop adequaat kan controleren. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

burgemeester,

W. Groot, ls.

CH. B. Aptroot, wnd.