Archiefverordening gemeente Hilversum 2023 - Raadsvoorstel
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL zaaknummer:
1255331
afdelingsnaam:
ID-IM
steller:
Jaap Huib van der Knaap
telefoonnummer
035 629 2013
onderwerp:
Archiefverordening gemeente Hilversum 2023
Voorstel 1.
De archiefverordening gemeente Hilversum 2023 vast te stellen
Planning Titel
Toelichting
BEELDVORMING
OORDEELSVORMING
BESLUITVORMING
Archiefverordening gemeente Hilversum 2023
De voorgestelde archiefverordening zoals verwoord in dit voorstel
Raadscommissie Bestuur en Economie
Raadscommissie Bestuur en Economie
Gemeenteraad
22 maart 2023
22 maart 2023
5 april 2023
Samenvatting De archiefverordening gemeente Hilversum 2013 is aan een actualisering toe. Door aanpassingen in andere wet- en regelgeving past de verordening 2013 niet meer. De VNG heeft de modelverordening geactualiseerd. Op basis daarvan is de voorliggende Archiefverordening gemeente Hilversum 2023 opgesteld.
Inleiding
Het is noodzakelijk de archiefverordening gemeente Hilversum te actualiseren. Onze huidige verordening stamt uit 2013 en past niet meer in de actuele, gewijzigde, wetgeving. De VNG heeft ook een geactualiseerde model archiefverordening opgesteld. Volgens artikel 30 van de Archiefwet 1995 zijn gemeenten verplicht een verordening over het archiefbeheer vast te stellen. De VNG heeft tot 2017 hiervoor de modellen van de Brancheorganisatie Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) gehanteerd. Deze modellen zijn echter niet in lijn met de heersende wetgevingsleer, die de VNG als uitgangspunt hanteert. Dit betreft onder andere de principes: •
dat hogere wetgeving niet in lagere herhaald wordt,
•
dat taken die aan het college van burgemeester en wethouders zijn opgedragen niet door de gemeenteraad worden vastgesteld en
•
dat nadere regels zonder externe werking niet in een besluit maar in een werkinstructie of beheerregeling (met interne werking) vastgesteld moeten worden.
In samenspraak met een werkgroep bestaande uit deskundigen van gemeenten en van provincies zijn nieuwe modellen ontwikkeld om de juridische kwaliteit te verhogen. Daarbij is tevens bezien hoe een inhoudelijke verbinding gelegd kan worden met het archiefinnovatiebeleid dat in het kader van het Archiefconvenant in samenwerking met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen tegen de achtergrond van de digitalisering is ontwikkeld. De archiefinspecteur heeft de actualisering ook als aanbeveling opgenomen in het toezichtsrapport informatiebeheer 2022 gemeente Hilversum.
Probleemstelling/doel De archiefverordening gemeente Hilversum (de huidige is van 2013) moet aangepast worden om te passen in de actuele wet- en regelgeving. De huidige regeling bevat geen, wettelijk verplichte, aanwijzing van een archiefbewaarplaats. De VNG model archiefverordening is geactualiseerd. Daarin zijn de volgende ontwikkelingen meegenomen: • suggesties die zijn ontvangen van gemeenten, het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Brancheorganisatie Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) • Aanpassing van wetten in verband met de invoering van de normalisering van de rechtspositie van ambtenaren. Dit heeft geleid tot aanpassingen in de Archiefwet 1995 en maakt het noodzakelijk de aanstelling van de gemeentearchivaris te vervangen door een aanwijzing. Voorliggende archiefverordening is afgestemd met de archivaris, concernjurist en de coördinator recordmanagement. De tekst is passend gemaakt voor de situatie in de gemeente Hilversum, maar verder niet gewijzigd.
Argumenten 1.1 Opvolging geven aan de aanbeveling van de archiefinspecteur De eerste aanbeveling van de archiefinspecteur, in het toezichtsrapport 2022 informatiebeheer gemeente Hilversum, is het actualiseren van de interne regelgeving. Door deze archiefverordening vast te stellen, vullen we die aanbeveling in. 1.2 Uniformering van verordeningen vereenvoudigt het toezicht Door in de archiefverordening zo dicht mogelijk bij de VNG modeltekst te blijven, wordt het toezicht hierop eenduidiger. Dat vergemakkelijkt het toezicht door de archiefinspecteur en het interbestuurlijk toezicht door de provincie.
Kanttekeningen 1.1 De archiefverordening werkt terug tot en met 1 januari 2023 Om in 2023 vanuit een eenduidig regime te werken, werkt de verordening terug tot en met 1 januari. Ook de toezichthouders kunnen dan van 1 beheerregime uitgaan. 1.2 Niet actualiseren leidt tot escalatie in het toezicht. Geen invulling geven aan de aanbeveling, leidt tot herhalen van de aanbeveling in een volgend toezichtsrapport. Ook kan de interbestuurlijk toezichthouder, de provincie Noord-Holland, ons dwingen de interne regelgeving te actualiseren.
Financiën, middelen & capaciteit De actualisering van de archiefverordening heeft geen gevolgen voor formatie of financiering.
Uitvoering Na vaststelling wordt dat besluit en de nieuwe verordening bekend gemaakt: • in de organisatie • aan het interbestuurlijk toezicht bij de provincie • op lokaleregelgeving.overheid.nl gepubliceerd. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,
de burgemeester,
mr. C.P. Torres Barrera
dr. ir. G.M. van den Top
Bijlage(n) 1.
Archiefverordening gemeente Hilversum 2023