Adviesbrief bij verslag van bevindingen accountant (toegevoegd 8 juni 2026)

Adviesbrief bij verslag van bevindingen accountant t.b.v. de jaarrekening 2025 Aan: Van: Datum:

gemeenteraad van Hilversum de Audit- en rekeningcommissie 04 juni 2026

Geachte raads- en commissieleden, Jaarlijks controleert de accountant de door het college opgestelde jaarrekening. De accountant beoordeelt daarbij of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten, lasten en balansmutaties en of de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college toereikend is onderbouwd. De accountant legt de belangrijkste uitkomsten van zijn onderzoek vast in het verslag van bevindingen (c.q. accountantsverslag). De audit- en rekeningcommissie (hierna: de ARC) is krachtens Verordening op de Audit- en rekeningcommissie Hilversum 2024 belast met het vaststellen van dit verslag en de raad ten aanzien van de vaststelling van de jaarrekening te voorzien van advies. De ARC heeft het verslag van bevindingen bij de jaarrekening 2025 op 3 juni 2026 besproken met de accountant en de portefeuillehouder Financiën. De ARC constateert dat de uitkomsten van de accountantscontrole positief zijn. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven en de resterende niet-acceptabele afwijkingen blijven ruimschoots binnen de geldende toleranties. De ARC spreekt daarnaast haar waardering uit voor de ambtelijke organisatie, die in een intensief jaar niet één, maar twee jaarrekeningen heeft moeten opstellen.

Tegen deze achtergrond wil de ARC de raad ten behoeve van de behandeling en vaststelling van de jaarstukken wijzen op een aantal aandachtspunten voor de komende periode.

1. Positieve uitkomst accountantscontrole De ARC constateert dat de accountant een goedkeurende controleverklaring heeft afgegeven bij de jaarrekening 2025. De accountant concludeert dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten over 2025 en van het vermogen per 31 december 2025. Ook de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording is volgens de accountant getrouw in de jaarrekening opgenomen. De jaarstukken voldoen aan de geldende verslaggevingsvoorschriften. Er resteren geen materiële ongecorrigeerde controleverschillen die van invloed zijn op de strekking van de controleverklaring.

Duiding rechtmatigheidsverantwoording en rekeningresultaat Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijken afwijkingen voor een brutobedrag van in totaal € 17,533 miljoen. Het grootste gedeelte daarvan, een bedrag van € 17,111 miljoen, heeft betrekking op overschrijdingen van door de raad geautoriseerde budgetten. Deze afwijkingen kwalificeren op grond van het door de raad vastgestelde normenkader als acceptabel. De netto-afwijking blijft daarmee ruim binnen de marges. De accountant heeft vastgesteld dat het college de afwijkingen juist heeft

toegelicht. Wat betekenen bruto en netto rechtmatigheidsafwijkingen? Een overschrijding van een door de raad vastgesteld budget geldt formeel als een begrotingsonrechtmatigheid. Dit betekent echter niet automatisch dat sprake is van onjuist of verwijtbaar handelen. De raad heeft in het normenkader vooraf vastgelegd welke begrotingsafwijkingen als acceptabel kunnen worden aangemerkt. Dit geldt bijvoorbeeld voor afwijkingen die passen binnen bestaand beleid of voortvloeien uit de toepassing van wettelijke verslaggevingsvoorschriften. Het brutobedrag omvat alle geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen vóór toepassing van deze spelregels. Na aftrek van de afwijkingen die op grond van het normenkader als acceptabel kwalificeren, resteert het nettobedrag aan niet-acceptabele afwijkingen. Voor 2025 bedraagt het brutobedrag € 17,533 miljoen. Daarvan betreft € 17,111 miljoen acceptabele begrotingsafwijkingen.

Een belangrijk deel van deze begrotingsafwijkingen hangt samen met de afwaardering van de aangekochte panden aan de Koninginneweg. De panden zijn in de periode 2022–2025 aangekocht met het oog op een toekomstige grondexploitatie. Zolang de panden werden verhuurd en nog niet vaststond dat zij zouden worden gesloopt, konden zij tegen de historische aanschafwaarde in de administratie worden opgenomen (c.q. de aanschafprijs). Met het raadsbesluit van 13 mei 2026 tot opening van de grondexploitatie is de sloop van de panden definitief geworden. Op grond van de geldende verslaggevingsvoorschriften (c.q. BBV-richtlijnen) moesten de panden daarom alsnog in de jaarrekening 2025 worden afgewaardeerd tot de directe opbrengstwaarde. Dit leidt tot een incidenteel nadeel van € 12,2 miljoen. De afwaardering was niet voorzien in de begroting 2025 en heeft daardoor een aanzienlijk effect op het gepresenteerde rekeningresultaat en de onttrekkingen aan de reserve stedelijke ontwikkeling. Zonder de incidentele afwaardering zou het saldo van baten en lasten aanzienlijk gunstiger zijn geweest en zou minder dekking uit reserves nodig zijn geweest. Het positieve resultaat na reservemutaties moet daarom in deze context worden gelezen. De afwaardering betekent niet dat een nieuw financieel risico is ontstaan. Het verwachte negatieve resultaat van de gebiedsontwikkeling was reeds bekend.

De afwaardering heeft vooral tot gevolg dat een deel van het verwachte verlies eerder in de financiële administratie wordt verwerkt en daardoor nu reeds zichtbaar wordt in het resultaat over 2025. Dit deel van het verlies komt later niet nogmaals in dezelfde omvang ten laste van de grondexploitatie. Het andere deel van de afwaardering betreft de grondexploitatie van het stationsplein waar een aanvullende voorziening is getroffen. Naast de acceptabele begrotingsafwijkingen resteert een rechtmatigheidsfout van € 442.000 als gevolg van afwijkingen van de Europese aanbestedingsregels. Het betreft twee doorlopende contracten uit eerdere jaren en één in 2025 gesloten contract. De accountant adviseert toe te zien op stringente naleving van de interne en Europese aanbestedingsregels. De primaire verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het college. De ARC adviseert de raad het college periodiek te bevragen over de opvolging van deze bevinding en over de maatregelen die worden getroffen om nieuwe afwijkingen te voorkomen.

2. Realistische uitvoeringsplanning voor investeringen en onderhoud De belangrijkste inhoudelijke zorg van de ARC betreft de blijvende spanning tussen de vastgestelde plannen en de feitelijke uitvoeringskracht van de organisatie. De accountant constateert dat voorgenomen investeringen en onderhoudswerkzaamheden ook in 2025 niet volledig volgens planning zijn gerealiseerd.

Bij het groot onderhoud bedraagt de onderbesteding ten opzichte van de raming circa € 4,2 miljoen. De geraamde aanwending bedroeg € 6,484 miljoen, terwijl feitelijk € 2,247 miljoen is gerealiseerd. Dit betreft onder meer het onderhoud aan sportaccommodaties, gemeentelijke huisvesting en culturele huisvesting. De accountant constateert dat hiermee het patroon uit voorgaande jaren wordt voortgezet. Ondanks de intentie om de uitvoering in te halen, blijft een deel van de geplande onderhoudsproductie achter. Dit wijst erop dat de spanning tussen ambitie, beschikbare capaciteit en uitvoerbaarheid nog onvoldoende in het planningsproces wordt ondervangen. Ook de spaarvoorziening riolering blijft in 2025 oplopen. De jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening zijn structureel en significant hoger dan de gerealiseerde investeringen, terwijl deze idealiter in balans zijn. Het beoogde evenwicht tussen toevoegingen en uitgaven wordt door de achterblijvende werkzaamheden nog niet bereikt. De ARC onderstreept dat dit vraagstuk twee kanten kent. Enerzijds moeten ramingen realistisch zijn en aansluiten op de beschikbare uitvoeringskracht. Het structureel begroten van werkzaamheden die vervolgens niet kunnen worden uitgevoerd, leidt tot oplopende voorzieningen, verschuivende investeringen en een minder betrouwbaar begrotingsbeeld.

Wanneer onderhoudsplannen structureel niet uitvoerbaar blijken en onvoldoende actueel zijn onderbouwd, ontstaat de vraag of de getroffen voorziening in de bestaande omvang in stand kan blijven. Anderzijds verdwijnt de noodzaak van onderhoud niet wanneer de uitvoering achterblijft. Uitstel kan leiden tot achterstanden, kwaliteitsverlies en hogere toekomstige kosten. Het enkele feit dat onderhoud niet tijdig kan worden uitgevoerd, rechtvaardigt daarom niet zonder meer een verlaging van de beschikbare buffer. Actuele inspecties, schouwen en onderhoudsplannen zijn nodig om vast te stellen welke onderhoudsbehoefte bestaat, of achterstallig onderhoud ontstaat en welke financiële middelen daarvoor reëel noodzakelijk blijven.

Spaarvoorziening riolering De samenvoeging met Wijdemeren vormt een logisch moment om de financieringssystematiek voor riolering vanaf 2027 opnieuw in samenhang te bezien. De nieuwe gemeente krijgt te maken met verschillende typen rioleringsstelsels en met een toekomstige harmonisatie van de rioolheffing. De portefeuillehouder heeft in de ARC toegelicht dat de latere doorvoering van deze belastingharmonisatie ruimte biedt om de systematiek zorgvuldig te herijken. Daarbij kan de aanwezige spaarvoorziening in de overgangsperiode gedeeltelijk worden benut. Tevens wordt gewerkt aan betere onderbouwingen van de onderhoudsplannen op basis van actuelere gegevens en inspectiemethoden. Dit neemt niet weg dat het ook in de tussenliggende periode noodzakelijk blijft om inzicht te houden in de uitvoering, de achterstanden en de toereikendheid van de voorziening.

3. Integrale informatievoorziening over grote projecten en grondexploitaties De ARC constateert dat grote gebiedsontwikkelingen en investeringsprojecten substantiële financiële risico’s kunnen bevatten. Een voorbeeld is de grondexploitatie Stationsplein. Het verwachte verlies is bij de actualisatie significant toegenomen. De verslechtering wordt vooral veroorzaakt door hogere plankosten en lager geraamde grondopbrengsten. De accountant adviseert de ontwikkeling van de kosten en opbrengsten nauwgezet te blijven volgen. De ARC acht een kritische grondhouding bij dit soort exploitaties noodzakelijk. Deze houding is niet alleen relevant voor de lopende grondexploitaties, maar ook voor toekomstige omvangrijke projecten. De raad moet voldoende zicht (kunnen) houden op de ontwikkeling van kosten, opbrengsten, marges, restramingen en risico’s om tijdig zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen vervullen.

De bespreking in de ARC heeft duidelijk gemaakt dat het aantal informatiemomenten niet altijd het grootste knelpunt vormt. De raad ontvangt over omvangrijke projecten regelmatig informatie, maar deze informatie heeft vaak betrekking op afzonderlijke onderdelen daarvan of besluitvormingsmomenten. Daardoor kan een integraal actueel financieel beeld ontbreken. De ARC adviseert de raad om met het college het gesprek te voeren over een hogere frequentie van integrale informatievoorziening over een beperkt aantal grote projecten, naast de jaarlijkse MPG rapportage. Een compacte rapportage op hoofdlijnen kan inzicht geven in: − de voortgang in tijd en planning; − de financiële ontwikkeling en afwijkingen ten opzichte van eerdere ramingen; − ontwikkeling van de belangrijkste risico’s en relevante beheersmaatregelen; − Operationele issues en managementontwikkelingen die politiek-bestuurlijk relevant of gevoelig zijn en/of raken aan bestuurlijke beslismomenten. De ARC doet geen voorstel voor één vaste vorm of frequentie. De informatievoorziening kan bijvoorbeeld worden verbonden aan bestaande P&C-producten (kwartaalrapportage) of plaatsvinden door middel van een afzonderlijke periodieke rapportage. Het is aan de raad om te bepalen welke informatiebehoefte bestaat en op welke wijze deze het beste kan worden verankerd.

4. Frauderisicoanalyse De accountant wijst op het belang van een actuele integrale frauderisicoanalyse. De bestaande analyse dateert uit 2023. Hoewel in het interne controleplan is opgenomen dat deze jaarlijks integraal wordt geactualiseerd, heeft voor 2024 en 2025 geen integrale actualisatie plaatsgevonden. De accountant heeft bij zijn werkzaamheden geen aanwijzingen voor materiële fraude aangetroffen. Wel heeft hij frauderisico’s onderkend rond het betalen van facturen zonder voldoende vastgestelde prestatielevering en rond handmatige uitgaande betalingen buiten het reguliere factuurproces. De ARC adviseert de raad het college te verzoeken de integrale frauderisicoanalyse in 2027 te actualiseren.

5. Informatiebeveiliging en AI-beleid De accountant wijst op het belang om de organisatie voor te bereiden op de Cyberbeveiligingswet (NIS2) en om een AI-beleid te ontwikkelen met duidelijke kaders voor gebruik, privacy en ethiek. De ARC acht het wenselijk dat de raad zich in de komende periode laat informeren over de ontwikkeling van dit beleid en hierover met het college het gesprek voert.

6. Erratum incidentele baten en lasten Tijdens de bespreking in de ARC is een omissie geconstateerd in het overzicht van incidentele baten en lasten bij de post Gebiedsagenda Mediapark. Hierdoor geeft dit overzicht in de jaarstukken een onjuist beeld. Het college heeft aangegeven hiervoor een erratum aan de raad aan te bieden die onderdeel vormt van de besluitvorming inzake de jaarrekening.

7. Vervolgonderwerpen voor de ARC Een aantal onderwerpen uit het accountantsverslag vraagt om nadere bespreking binnen de ARC, maar leidt op dit moment niet tot een afzonderlijk advies aan de raad.

Reserve Stedelijke Ontwikkeling De accountant constateert dat de financiële verordening en de nota grond- en vastgoedbeleid niet volledig op elkaar aansluiten bij de aanwending van de reserve Stedelijke Ontwikkeling. De financiële verordening bepaalt dat onttrekkingen aan reserves niet hoger mogen zijn dan door de raad is begroot

en geautoriseerd. De nota grond- en vastgoedbeleid bepaalt tegelijkertijd dat verliezen op grondexploitaties uit de reserve Stedelijke Ontwikkeling kunnen worden gedekt. De accountant adviseert deze kaders met elkaar in overeenstemming te brengen en tevens te bezien of vergelijkbare inconsistenties zich bij andere reserves kunnen voordoen. De ARC betrekt dit aandachtspunt bij de reeds voorziene evaluatie van de financiële verordening waarover een nader advies door de ARC aan de raad zal worden aangeboden in het najaar van 2026.

Verantwoordingsinformatie Regio Gooi en Vechtstreek De accountant constateert dat de verantwoordingsinformatie vanuit de Regio Gooi en Vechtstreek dit jaar laat beschikbaar kwam. Dit werd veroorzaakt doordat een grote zorgaanbieder niet tijdig de benodigde productieverantwoording en controleverklaring aanleverde. De accountant adviseert met de regio in overleg te treden over aanvullende manieren om de prestatielevering van zorg vast te stellen. Daarmee kan de afhankelijkheid van afzonderlijke zorgaanbieders worden verminderd en kan het verantwoordings- en controleproces mogelijk sneller worden afgerond. In de ARC is daarnaast de vraag gesteld of het accountantsverslag van de regio in de toekomst beschikbaar kan worden gesteld bij de behandeling van de regionale jaarstukken. Dit onderwerp is op 3 juni tevens aan de orde geweest in de commissie Bestuur en Economie. De regio is gevraagd terug te komen op de vraag in welke vorm deze informatie met de raden kan worden gedeeld. De ARC zal dit betrekken bij haar advisering aan de toekomstige auditcommissie over de vraag of en op welke wijze het regionale accountantsverslag in de toekomst bij de behandeling van de regionale jaarstukken wordt betrokken.

Methodiek weerstandsvermogen De ARC zal daarnaast bezien of bij een volgende controleopdracht aan de accountant aanvullende aandacht wenselijk is voor de methodiek en het proces waarmee het college het weerstandsvermogen en de onderliggende risico’s bepaalt. Het gaat daarbij niet om een inhoudelijke beoordeling door de accountant van afzonderlijke risico-inschattingen, maar om de vraag of het gehanteerde systeem en proces adequaat zijn ingericht.

Tot slot De ARC vertrouwt erop dat bovenstaande bevindingen de raad ondersteunen bij een zorgvuldige behandeling van de jaarstukken 2025. De positieve uitkomst van de accountantscontrole verdient waardering. Tegelijkertijd vragen de terugkerende signalen over uitvoeringskracht, onderhoudsplanning, risicobeheersing en de informatievoorziening over grote projecten om blijvende bestuurlijke aandacht. Hoogachtend, De Audit- en Rekeningcommissie, de secretaris, H.G. Quak-Steijn

de voorzitter, G.J. Postma