Advies Audit- en rekeningcommissie inzake wijzigingen vigerende financiële verordening/normenkader

Advies audit- en rekeningcommissie

GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

Aan: Raads- en commissieleden

DATUM

13 december 2024

BEHANDELD DOOR TELEFOON BETREFT

035 629 1860 Advies ARC inzake Financiële Verordening/normenkader Hilversum Geachte Leden van de Raad, Commissieleden, De Advies- en Rekeningencommissie (hierna ARC), heeft in haar vergadering van 27 november jl. besloten om n.a.v. de commissiestukken én de bespreking in de ARC u een adviesbrief te sturen die u mee kunt nemen tijdens de bespreking van het raadsvoorstel wijzigingen van de Financiële verordening. Uitgangspunt van dit schrijven is om u een nadere duiding te geven over de wijzigingen, hoe deze te lezen en duidelijk te maken wat de aandachtspunten zijn die u mee kunt nemen in het politieke proces richting besluitvorming. De ARC wijst de raad graag op de onderstaande punten: 1. Algemeen De verordening is in overeenstemming gebracht met de tegenwoordig geldende eisen voor rechtmatigheid waaraan gemeenten moeten voldoen. Daarbij is de verordening in lijn gemaakt met geldende wetgeving, dit is een noodzakelijke wijziging. In deze verordening zijn zaken in een meer leesbare taal (B1) opgeschreven. Daarnaast zijn er door het college keuzes gemaakt ten aanzien van afschrijvingstermijnen voor vastgoed en activering bijdrage aan derden. De verordening treedt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2024 in werking zodat wijzigingen ten opzichte van de voorgaande verordening voor 2024 rechtmatig zullen zijn.

In het kader van het rechtmatigheidsoordeel van de gemeente (wat voorheen door de externe accountant werd gedaan in zijn controleverklaring) is in deze verordening vastgelegd dat uitgaven door de gemeente gebaseerd moeten zijn op een goedgekeurde begroting en dat begrotingswijzigingen tijdig aan de raad moeten worden gemeld willen deze het predicaat rechtmatig krijgen. In de verordening vindt een verdere uitwerking plaats op welke momenten en in welke documenten deze meldingen aan de raad plaatsvinden. Wij verwijzen u mede naar het bij de raadsstukken gevoegde advies van de externe accountant inzake het normenkader 2024 en de voorgestelde wijzigingen.

2. Toepassing afschrijvingstermijnen Door het college is besloten om alle gebouwen in 50 jaar in plaats van 40 jaar af te schrijven met een restwaarde van 0%. In de ARC wordt opgemerkt dat gebouwen in het algemeen en scholen in het bijzonder een langere afschrijvingstermijn kennen waarbij over een langere periode onderhoud moet worden gepleegd. Met andere woorden: ook na 50 jaar afschrijving worden kosten gemaakt voor de instandhouding van gebouwen. Het college geeft aan dat op advies van een deskundig bureau is gekozen voor een levensduur van 50 jaar omdat de technische levensduur van panden toeneemt vanwege structureel meerjarenonderhoud en genomen maatregelen voor verduurzaming. Als gevolg van deze wijziging is een structurele besparing van 350.000 aan kapitaalslasten in de voorjaarsnota 2024 verwerkt. De accountant heeft overigens geadviseerd op voorhand geen restwaarde op te nemen, omdat deze (theoretische) resterende boekwaarde ook het kengetal solvabiliteit beïnvloedt. Er blijft dan namelijk voor langere periode een restwaarde op de balans staan. Wij merken daarbij op dat de werkelijke waarde van panden mede wordt beïnvloed door de mate waarin deze ten dienste staan van de maatschappelijke rol en publieke functie van gemeenten (zoals het bieden van onderwijs) en derhalve voor langere duur voor deze maatschappelijke rol worden ingezet.

Afspraak met het college is dat bij afwijkingen van de in deze verordening vastgelegde afschrijvingstermijnen de raad daarover zal worden geïnformeerd. De verordening staat toe dat activering van bijdragen aan derden in uitzonderingsgevallen kan worden toegepast (artikel 10 lid 3). Dit was tot heden alleen mogelijk door expliciet een verzoek te doen aan de raad, die bevoegdheid gaat nu over naar het college. Hiervoor gelden specifieke regels en procedures. Afgesproken is dat dit wordt gemeld in de jaarrekening achteraf en bij de voorjaarsnota vooraf als het college voornemens is dit artikel toe te passen. In het algemeen is de beleidslijn dat voor specifieke investeringen of activa gesteund wordt op de adviezen van externe specialisten. Wij wijzen u graag op de bijlage Afschrijvingstabel bij de verordening voor een overzicht van de verschillende afschrijvingstermijnen. 3. Verschuiving van middelen tussen programma’s en taken Artikel 7 lid 3 en lid 4 van de verordening gaan in op het informeren van de raad inzake financiële afwijkingen. De vraag is daarbij gesteld in hoeverre het college daarbij ruimte heeft om middelen (meevallers en tegenvallers) te verschuiven, bijvoorbeeld tussen programma’s of verschillende posten binnen programma’s. Het antwoord is dat het college moet handelen binnen de door de raad vastgestelde begroting.

Geld verschuiven van het ene naar het andere programma is geen bevoegdheid van het college. Binnen een programma kan het college dat wel, als dat past binnen het vastgestelde beleid. Dat vergt wel eerst een besluit dat een project of taak is afgesloten en het overschot kan vrijvallen. Dit is voor de raad niet altijd goed inzichtelijk en stelt de raad daarmee minder goed in staat om hier zelf voorstellen voor te doen. De raad heeft echter wel de mogelijkheid om budgetten over te hevelen naar een ander programma. De wethouder stelt voor een technische sessie voor raadsleden te organiseren over de omgang met begrotingsmiddelen en die begin 2025, voorafgaand aan de behandeling van de voorjaarsnota op te pakken. Daarbij wordt meer een uitgebreide inhoudelijke toelichting gegeven, met als doel te komen tot een vorm van rapportage waardoor zaken toegankelijker en makkelijker voor de raad leesbaarder worden en waardoor de raad beter inzicht krijgt in haar bevoegdheden.

4. Verantwoordingsgrens (normenkader) Het normenkader bevat de verantwoordingsgrenzen en zoomt in op rechtmatigheid en onrechtmatigheid. De Financiële verordening vermeldt de spelregels tussen college en raad, met vastgestelde rapportagegrenzen van afwijkingen. In het normenkader wordt een verantwoordingsgrens van 1% door het college voorgesteld. 3% is daarbij het wettelijk maximum. Het merendeel van de gemeenten gaat uit van deze 3%. Hilversum is met 1% dus strenger waarbij het college meer afwijkingen moet toelichten. In het huidige controleprotocol 2023 - 2026 staat ook deze 1%, die voor de interne controle wordt aangehouden en ook door de externe accountant wordt toegepast. Deze nu wijzigen betekent ook een wijziging op de planning & control stukken en een minder (gedetailleerd) inzicht. De gevolgen daarvan voor de informatiepositie van de raad zijn op dit moment niet goed te overzien. Voorstel is dit punt op de termijnagenda van de ARC te plaatsen en in ieder geval voor de volgende herziening van het controle protocol deze te bespreken. 5. Norm weerstandsvermogen In artikel 19.2 van de verordening wordt voor het weerstandsvermogen een norm van ten minste 1 genoemd, wat niet zo is voor de andere genoemde indicatoren. Het weerstandsvermogen van een gemeente is het resultaat van de confrontatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de gekwantificeerde risico´s.

Het geeft hiermee aan hoe goed de gemeente in staat is om de niet begrote financiële gevolgen van risico´s op te vangen met eigen middelen. Deze norm betreft een afgesproken norm volgens artikel 11 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Een waarde onder 1 kan duiden op een ongezonde situatie voor de gemeente omdat risico´s dan niet in financiële zin kunnen worden opgevangen. 1 is de norm die alle organen ten aanzien van het weerstandsvermogen adviseren (NB Hilversum zit hier ruim boven, zie de jaarstukken 2023 ). Voor andere genoemde indicatoren zijn de classificaties A, B en C van toepassing (op basis van VNG normen) en daarover rapporteert het college in de begroting en de jaarrekening. De A en B categorieën zijn daarbij in Hilversum leidend. Naar de mening van het college is het weerstandsvermogen belangrijker dan de andere criteria, wat de reden verklaart waarom deze specifiek in de verordening wordt opgenomen en de andere normeringen dat niet zijn.

Hoogachtend,

De audit- en rekeningcommissie, de secretaris,

de voorzitter,

H. Quak-Steijn

G.J. Postma