Advies audit- en rekeningcommissie inzake jaarlijks onderzoek getrouw- en rechtmatigheid financieel beheer en jaarrekening 2021

Advies audit- en rekeningcommissie

GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

Aan de leden van de gemeenteraad van Hilversum

DATUM BEHANDELD

24 juni 2022 Menno Bouw

DOOR TELEFOON

BETREFT

035 629 2865 Jaarlijks onderzoek getrouw- en rechtmatigheid financieel beheer en jaarrekening 2021 Geachte raadsleden, In haar vergadering van 23 juni jl. heeft de audit- en rekeningcommissie (hierna: de commissie) de jaarrekening 2021 en het accountantsverslag 2021 van de accountant (PSA) behandeld. Op 21 juni 2022 heeft de gemeente Hilversum een goedkeurende controleverklaring op haar jaarrekening 2021 ontvangen. De commissie heeft een aantal bevindingen die zij uw raad ten behoeve van de behandeling van de jaarstukken 2021 in de gezamenlijke raadscommissie van 29 juni en de raadsvergadering van 6 juli aanstaande onder de aandacht wil brengen. Opmerkingen vooraf De jaarstukken 2021 zijn volgens de afgesproken termijn aangeleverd. De accountant heeft op 21 juni 2022 een goedkeurende verklaring afgegeven. De commissie complimenteert de wethouder, de organisatie en de accountant voor het proces, het resultaat, de tijdige afronding, de goedkeurende controleverklaring en de goede samenwerking tussen de organisatie en de accountant. Advies en aanbevelingen audit- en rekeningcommissie naar aanleiding van accountantsverslag In algemene zin adviseert de audit- en rekeningcommissie uw raad positief over het accountantsverslag en de bijbehorende jaarstukken 2021. Daarbij komt de commissie tot de volgende bevindingen: 1.

Resultaat en weerstandsvermogen De accountant constateert dat het eigen vermogen met € 2.579.000 daalt, dat staat gelijk aan het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten. De commissie merkt nog op dat het eigen vermogen reeds een aantal jaren afneemt. Dat levert nu geen risico’s op, maar het is wel goed voor de raad om zich bewust te zijn van deze lijn. Het exploitatieresultaat bedraagt € 2.579.000 negatief. Op basis van raadsbesluiten is per saldo tussentijds € 4.166.000 aan de reserves onttrokken. Doordat de gemeenteraad de reserves heeft aangesproken is het uiteindelijk gerealiseerde resultaat positief: dat bedraagt € 1.587.000 voordelig. De raad besluit over de bestemming van dat resultaat. Het college geeft de kwalificatie “uitstekend” aan het weerstandsvermogen. Het is van belang om te realiseren dat dit een momentopname is. De commissie raadt dan ook aan om niet alleen kwantitatief naar de risico’s te kijken (berekening van het benodigde weerstandsvermogen), maar ook kwalitatief door hier het gesprek over aan te blijven gaan inzake de omvang van de risico’s en de risicobereidheid.

2. GEM Crailo In 2020 zijn de gronden Crailo verkocht. Bij de transacties is een uitgestelde betaling overeengekomen, op basis waarvan de GEM Crailo de koopsom pas uiterlijk op 31 december 2029 hoeft te voldoen. Omdat de looptijd van deze vordering langer dan één jaar is, staat er een vordering van € 16,1 miljoen op de balans. Bij het opstellen van de jaarrekening 2021 hebben het college en de accountant ingeschat dat vooralsnog sprake is van een volwaardige vordering. De waardering van de vordering is echter een aandachtspunt, gezien de (prijs)ontwikkelingen die op termijn invloed kunnen hebben op het uiteindelijke te verwachten resultaat. De accountant adviseert dan ook om de financiële ontwikkelingen van de grondexploitatie Crailo scherp te blijven volgen en op basis van die uitkomsten de volwaardigheid van de vordering te blijven beoordelen. 3. Grondexploitaties Een belangrijk risico dat de accountant onderkent in het kader van de jaarrekeningcontrole is de waardering van de grondexploitaties. De grondexploitatie is één van de posten die het meest gevoelig is voor de economische ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een stagnerende vraag of dalende prijzen. De commissie ziet de indexering van de bouwkosten hierbij als aandachtspunt, gelet op de huidige ontwikkeling van prijzen van grondstoffen en kosten van aannemers.

Het is dus van belang om alert te blijven op de kostenramingen. Door kostenstijgingen zijn de huidige meerjarige dotaties misschien niet meer toereikend. Dat moet tijdig onderkend worden om daar het over gesprek aan te gaan. Dit kan bijvoorbeeld bij de actualisatie van het MPG die voor de begroting 2023 in de raad wordt behandeld. De audit- en rekeningcommissie is van mening dat een MPG met meerdere scenario’s (verschillende percentages kostenstijgingen) van meerwaarde is. De accountant wijst er verder op dat de sloopkosten van het voormalige GAK-gebouw uiterlijk in 2023 in de grondexploitatie ingebracht moet worden. Omdat het college hier een verlies voorziet, is een voorziening ter grootte van € 345.000 reeds getroffen. Een eerste deel van het toekomstig resultaat is dus wellicht nodig ter dekking van de kosten, als het financiële beeld niet verandert. 4. Onderhoudsvoorzieningen Net als bij de grondexploitaties zijn mogelijke prijsstijgingen bij onderhoudsvoorzieningen een aandachtspunt. Hierbij moet tevens rekening gehouden worden met de toenemende personeelstekorten. Omdat het college deze impact vooralsnog niet goed kan inschatten, is volgens de accountant mogelijk sprake van enige onzekerheid. Er wordt echter altijd gekeken welke situaties het meest risicovol zijn. Op basis daarvan worden onderhoudsachterstanden geprioriteerd, zodat er geen onveilige situaties ontstaan.

De raad houdt zicht op grootschalig onderhoud door middel van de actualisatie van de beheerplannen. Dat moet elke vier jaar gebeuren, maar heeft de afgelopen periode enige vertraging opgelopen. De commissie ziet dit dan ook als een aandachtspunt. 5. Regioverantwoording en sociaal domein Belangrijke (administratieve) onderdelen van de WMO en Jeugdwet worden voor de gemeente Hilversum door de Regio Gooi- en Vechtstreek uitgevoerd. De Regio Gooi- en Vechtstreek heeft op 13 mei 2022 de eindverantwoording 2021 verstrekt over de bestedingen. Er is daarbij door de accountant een bedrag als onzeker aangemerkt van € 614.000. Dit bedrag kon op het moment van de controle nog niet geverifieerd worden en wordt de komende maanden nog verder uitgezocht in overleg met de aanbieders. Hoewel de onzekerheid iets groter is dan de onzekerheid in 2020 (€ 481.000) past deze ruimschoots binnen de geldende controletolerantie voor fouten van € 3.030.000 en zijn er geen gevolgen voor de accountantsverklaring.

6. Interne beheersing De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is wederom uitgesteld. Vanaf het boekjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders zelf over de rechtmatigheid verantwoorden. Hierbij ziet de commissie twee aandachtspunten voor de raad. Ten eerste is er nog geen expliciete verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens vastgesteld. Het advies van de accountant is om dit op korte termijn te doen. De audit- en rekeningcommissie zal de raad in het najaar adviseren over het voorstel dat het college daartoe doet. Daarnaast zal de raad het gebruikelijke normenkader expliciet vast moeten stellen, terwijl daar tot nu toe enkel kennis van werd genomen. Hoogachtend, De audit- en rekeningcommissie, de secretaris,

de voorzitter,

M.N. Bouw

G.J. Postma