Advies audit- en rekeningcommissie inzake jaarlijks onderzoek getrouw- en rechtmatigheid financieel beheer en jaarrekening 2020

Advies audit- en rekeningcommissie

GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

Aan de gemeenteraad t.b.v. de vergadering 7 juli 2021

DATUM 21 juni 2021 BEHANDELD Bart Smeulders DOOR TELEFOON 6292178 BETREFT Jaarlijks onderzoek getrouw- en rechtmatigheid financieel beheer en

jaarrekening 2020

Geachte raadsleden, In haar vergaderingen van 20 mei en 21 juni jl. heeft de audit- en rekeningcommissie (commissie) de jaarrekening 2020 en het accountantsverslag 2020 van de accountant (PSA) behandeld. Op 16 juni 2021 heeft de gemeente Hilversum een goedkeurende controleverklaring, inclusief Regioverantwoording, op haar jaarrekening 2020 ontvangen. De commissie heeft een aantal bevindingen die zij uw raad ten behoeve van de behandeling van de jaarstukken 2020 voor de raadsvergadering van 7 juli aanstaande wil meegeven. 1. algemeen; de jaarstukken 2020 zijn, ondanks de coronacrisis, volgens de afgesproken termijn aangeleverd. Als gevolg van de vertraging in de oplevering van de eindverantwoording van de Regio heeft de accountant zijn werkzaamheden op 11 juni 2021 afgerond en op 16 juni 2021 een goedkeurende verklaring afgegeven. De commissie complimenteert de wethouder, de organisatie en de accountant voor het proces, het resultaat, de tijdige afronding, de goedkeurende controleverklaring en de goede samenwerking tussen organisatie en accountant. In algemene zin adviseert de audit- en rekeningcommissie uw raad positief over het accountantsverslag en de bijbehorende jaarstukken 2020. 2. bestemmingsreserve Covid; in de jaarstukken 2020 is een paragraaf opgenomen met informatie hoe de gemeente Hilversum financieel met de Covid-19 pandemie is omgegaan (paragraaf 1.2).

In 2020 is er een bestemmingsreserve Covid gevormd, waaraan een dotatie van € 2,7 miljoen heeft plaatsgevonden om de nadelige Covid-effecten te kunnen dekken (paragraaf 5.2.5.). Naast dit bedrag zijn er ook Rijkscompensatiegelden ontvangen om gederfde inkomsten en extra lasten te kunnen dekken. In hoofdlijnen zijn er twee typen compensatiegelden. Via de algemene uitkering uit het gemeentefonds ontvangen middelen (1), € 4.884.000,- en via specifieke regelingen die los van de circulaires worden uitgekeerd (2), € 16.727.000,- (TOZO). Beide posten zijn aan de reserve toegevoegd. Toekomstige oninbare vorderingen vanwege Covid komen ten laste van de Covid-reserve. De commissie adviseert de gemeenteraad dit onderwerp nauwgezet te blijven volgen en er bij het college op aan te dringen periodiek geïnformeerd te worden over de bestemmingsreserve Covid.

3. rechtmatigheidsbevindingen; in programma 3 en 5 is meer uitgegeven dan in de begroting is opgenomen. Dit kwam door de TOZO en de Crailo-transactie. De TOZO uitgaven waren niet te ramen. De Crailo-transactie was eerder dan verwacht in 2020 gerealiseerd. Uitgaven boven de begroting is onrechtmatig, omdat de wet voorschrijft dat elke euro waarmee de begroting wordt overschreden per definitie onrechtmatig is. De begrotingsonrechtmatigheid in de programma’s en kredieten werkt niet door in de controleverklaring, omdat tegenover de gemaakte kosten baten staan. In 2020 heeft de commissie, samen met de accountant en de VIC bij de jaarstukken 2019 geconstateerd, dat het integraal M&O-beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik) 2012 aan een actualisatie toe is. De wethouder heeft bij de bespreking van de stukken in de vergadering van de audit- en rekeningcommissie van 20 mei 2021 aangegeven dat het college op 20 april 2021 de notitie Misbruik en Oneigenlijk gebruik heeft vastgesteld, met een aparte beleidsnotitie voor misbruik en oneigenlijk gebruik TOZO. Bij de TOZO is gekozen voor realistisch terugvorderen. Als de inlichtingenplicht niet volledig is, maar mensen leveren alsnog informatie aan, dan wordt er niet ingevorderd (hoofdstuk 4). 4.

veranderingen ten aanzien van de rechtmatigheid; vanaf begrotingsjaar 2021 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het college aan zet. Het college zal de rechtmatigheidscontrole in de jaarstukken 2021 opnemen. De accountant zal deze in het kader van de controle bekijken, maar geeft geen rechtmatigheidscontrole meer af. Als de accountant vaststelt dat op basis van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden en andersoortige informatievergaring de mededeling van het college klopt, dan geeft de accountant een goedkeurende verklaring in het kader van de getrouwheid af. In samenspraak met raad en college zal de commissie een avond organiseren waarin de raad wordt meegenomen over de veranderingen met betrekking tot de te voeren rechtmatigheidsgesprekken met het college. 5. normstelling en controle; de materialiteit (de omvang die een fout bedrag in de jaarrekening mag hebben, zonder dat het oordeel van de gebruiker hierdoor wordt beïnvloed) waarmee is gerekend is in vergelijking met voorgaande jaren hoger. Dit heeft te maken met de uitvoering van de TOZO en de transactie van de Crailo-gronden.

Daarnaast is de materialiteit hoger omdat de TOZO en Crailo-gronden niet in de begroting en de vergelijkende cijfers van de voorgaande jaren zaten. Ook in 2021 zal de TOZO van invloed zijn op de materialiteits-bepaling. 6. Crailo en Anna’s Hoeve; de gemeente Hilversum heeft momenteel een langlopende vordering op de GEM. Crailo, die voor € 16.080.000,- is gewaardeerd. Het risicoprofiel geeft op dit moment geen reden tot zorgen, maar dit kan in twee jaar tijd anders zijn door economische ontwikkelingen. De gemeente heeft een bijstortverplichting in het nadelig resultaat van de Gem. Crailo. De commissie adviseert de gemeenteraad dit onderwerp nauwgezet te blijven volgen en er bij het college op aan te dringen periodiek geïnformeerd te worden over het risicoprofiel Gem. Crailo. In de voorgaande jaren was er extra aandacht voor de grondexploitatie Anna’s Hoeve. In 2020 is er ruim € 5 miljoen tussentijds aan winst genomen, op basis van een verplichtende bepaling BBV. Deze winst is aan de algemene reserve toegevoegd. 7. software-as-a-Service oplossingen (SaaS-oplossingen); in de jaarrekening is onder de materiële vaste activa een bedrag van € 327.000,- aan SaaSoplossingen (Software-as-a-Service) geactiveerd. Dit terwijl deze SaaS-oplossingen niet voldoen aan

de activeringscriteria. De BBV regelgeving is de afgelopen jaren gewijzigd, wat heeft gezorgd voor deze verkeerde administratie. De commissie adviseert de gemeenteraad dit onderwerp nauwgezet te blijven volgen, omdat SaaS-oplossingen steeds vaker voorkomen en effect kunnen hebben op de meerjaren investeringsplanning. 8. regioverantwoording en sociaal domein; de regioverantwoording is op 1 juni door de gemeenteaccountant ontvangen en heeft een omvang van € 38 miljoen aan lasten. De commissie benadrukt, dat op basis van het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant van de Regio Gooi en Vechtstreek, er geen onrechtmatigheden zijn geconstateerd. De commissie ziet dat de fouten en onzekerheden binnen het sociaal domein in de jaarrekening 2020 nagenoeg zijn weggenomen. De uitgaven op de zogenaamde open einde regeling Jeugd en WMO zijn in 2020 binnen de begroting gebleven. In de jaarrekening is er een voordeel gerealiseerd ten opzichte van de laatst geprognosticeerde en gewijzigde begroting van € 1,7 miljoen. De commissie ziet dat het voorspellend vermogen de afgelopen jaren verder toeneemt en er met name een betere aansluiting is tussen begroting en de afgegeven beschikkingen. Zodoende is er meer en meer grip op het sociaal domein en blijven verrassingen achterwege.

Een kanttekening bij dit gegeven is dat de realisatie als gevolg van de coronacrisis op onderdelen achter blijft en daarmee niet geheel representatief is. De commissie merkt verder op dat de onzekerheid, voorkomende uit het feit dat in 2019 de controle op de besteding van de PGB’s als gevolg van de coronacrisis niet is uitgevoerd, in 2020 volledig is weggenomen. Hoogachtend, De audit- en rekeningcommissie, de secretaris, B.J. Smeulders

de voorzitter, M.F. Vogel