Advies audit- en rekeningcommissie inzake jaarlijks onderzoek getrouw- en rechtmatigheid financieel beheer en jaarrekening 2023 (toegevoegd op 3 juni 2024)

Advies audit- en rekeningcommissie

DATUM BEHANDELD

3 juni 2024 Menno Bouw

GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

DOOR TELEFOON

BETREFT

035 629 2865 Jaarlijks onderzoek getrouw- en rechtmatigheid financieel beheer en jaarrekening 2023 Geachte raadsleden, Op 29 mei heeft de audit- en rekeningcommissie (hierna: de ARC) de jaarrekening 2023 en het accountantsverslag 2023 behandeld. De commissie heeft een aantal bevindingen die zij de raad ten behoeve van de behandeling van de jaarstukken 2023 in de gezamenlijke raadscommissie van 5 juni en de raadsvergadering van 12 juni onder de aandacht wil brengen. Opmerkingen vooraf De jaarstukken 2023 zijn volgens de afgesproken termijn aangeleverd. De accountant heeft op het moment van schrijven van deze brief nog geen goedkeurende verklaring afgegeven. De verwachting is wel dat die goedkeurende verklaring op korte termijn wordt gegeven, in ieder geval voor de raadsvergadering van 12 juni aanstaande. De ARC complimenteert de wethouder, de organisatie en de accountant met het proces, het resultaat, de tijdige afronding, de naar verwachting goedkeurende controleverklaring en de goede samenwerking tussen de organisatie en de accountant. In het bijzonder spreken wij ook onze waardering uit voor de tijdige eindverantwoording van de Regio. Advies en aanbevelingen audit- en rekeningcommissie naar aanleiding van accountantsverslag In algemene zin adviseert de ARC positief over de jaarstukken 2023.

Daarbij willen we graag nader ingaan op drie onderdelen: de rechtmatigheidsverantwoording, kredieten en onderhoud. Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening, tot en met 2022 lag deze taak nog bij de accountant. De accountant geeft nu over deze verantwoording een getrouwheidsoordeel. Het oordeel van de accountant is dat de rechtsmatigheidsverantwoording voldoet aan het voorgeschreven model en een getrouw beeld geeft. De totale rechtmatigheidsafwijkingen zijn € 22 miljoen: € 18,7 miljoen begrotingsonrechtmatigheden en € 3,3 miljoen waarbij niet is voldaan aan de voorwaarden voor Europese aanbestedingen. Dit lijkt een grote afwijking, maar het is goed verklaarbaar. Tot en met het boekjaar 2022 hoefde de accountant, behalve bij de investeringskredieten en lasten op programma’s, namelijk niet te rapporteren over de onder- en overschrijdingen. Doordat de landelijke spelregels over de rechtmatigheidsverantwoording pas in november 2023 zijn gepubliceerd door de commissie BBV, toen in Hilversum de spelregels al waren vastgesteld, moesten over 2023 ook alle afwijkingen als onrechtmatigheid worden meegerekend die niet eerder door het college aan de raad zijn gemeld. Als dit niet het geval was geweest, was het beeld vergelijkbaar geweest met voorgaande jaren.

Het advies van de accountant is om voor de toekomst duidelijke afspraken te maken over wat als onrechtmatigheid aangemerkt moet worden. Er kunnen immers regels worden afgesproken met het college om begrotingsafwijkingen in bepaalde gevallen toch als acceptabel te kwalificeren. Daarnaast wordt het landelijke beleid wellicht ook nog aangepast naar aanleiding van de eerste ervaringen met de nieuwe werkwijze. De ARC gaat over dit advies, evenals over de andere adviezen met betrekking

tot de rechtmatigheidsverantwoording, graag namens de raad in gesprek met de wethouder financiën. Indien er nieuwe afspraken gemaakt worden die voor het boekjaar 2024 gelden, dient dat gesprek uiterlijk in Q3 te worden gevoerd. Wij wachten hierover het voorstel van de wethouder af. De afwijking van € 3,3 miljoen waarbij niet is voldaan aan de voorwaarden voor Europese aanbestedingen is fors, maar lager dan de materialiteit (de omvang die een fout bedrag in de jaarrekening mag hebben van de accountant) van € 3,7 miljoen. De hoge afwijking had deels te maken met de opvang van Oekraïners. Omdat er snel gehandeld moest worden om de opvang te realiseren, werd gedoogd dat niet aan alle aanbestedingsregels werd voldaan. Richting 2024 en verder is dit overigens al grotendeels hersteld. Daarnaast worden de afwijkingen op aanbestedingen veroorzaakt door de eerder afgesloten en nog doorlopende contracten, met name op het gebied van ICT. Reserve Opvang ontheemden Oekraïne In 2023 is er € 4,5 miljoen meer ontvangen van het Rijk dan is uitgegeven aan de opvang van Oekraïners. Daarom wordt voorgesteld een reserve te vormen om extra kosten in de toekomst te dragen. Het is positief dat er op deze manier voorkomen wordt dat we ontvangen gelden voor de opvang van Oekraïners voor andere doeleinden gebruiken.

Kredieten De accountant merkt op dat er in Hilversum sinds 2015 158 kredieten beschikbaar zijn gesteld met een totale waarde van € 183,3 miljoen. Daarvan is € 125,9 miljoen nog niet besteed en zijn bij 50 beschikbaar gestelde kredieten nog helemaal geen bestedingen geweest. Het beeld is dat er vrij snel kredieten worden aangevraagd, terwijl niet altijd duidelijk is of de planning voor de uitvoering haalbaar is. Zo wordt er al ruimte in de begroting gereserveerd, terwijl niet zeker is of de uitvoering daadwerkelijk gaat starten in het betreffende begrotingsjaar. Een dergelijk krediet reserveert onnodig ruimte in de begroting. De accountant noemt dit “planningsoptimisme” en geeft aan dat de (politieke) ambities en de ambtelijke (beschikbare) capaciteit al enkele jaren niet op elkaar lijken aan te sluiten. De ARC adviseert de raad dan ook op bij het beschikbaar stellen van kredieten kritisch te beoordelen of de uitvoeringsplanning realistisch is, want de kredieten zullen op de begroting gaan drukken. Onderhoud Ook wat betreft de realisering van de onderhoudsplanning constateert de accountant dat al meerdere jaren niet alle werkzaamheden in het geplande jaar plaatsvinden. In boekjaar 2023 is 50 procent van het geplande onderhoud niet gerealiseerd.

Dit zorgt ervoor dat deze doorgeschoven moeten worden naar volgende jaren, met als risico dat de kosten in latere jaren hoger kunnen uitvallen. Aangezien de onderhoudsvoorzieningen voor meerdere jaren zijn bepaald, kan dit als gevolg hebben dat er aan het eind van de rit onvoldoende geld in de voorzieningen zit. Op dit moment heeft het echter nog geen effect op de begroting. Het is wel goed om nu vast in de gaten te houden of het nodig is of er meer bijgestort moet worden in de onderhoudsvoorzieningen, dan wel om het geplande onderhoud voor meer dan 50 procent te realiseren. Hoogachtend, De audit- en rekeningcommissie, de secretaris,

de voorzitter,

M.N. Bouw

G.J. Postma