Advies audit- en rekeningcommissie inzake Actualiseren Verordeningen ex art. 212, 213 en 213a, Controleprotocol 2023-2026 en Normenkader 2023

Advies audit- en rekeningcommissie

GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

Aan de leden van de gemeenteraad van Hilversum DATUM

6 oktober 2023

BEHANDELD DOOR

Menno Bouw

TELEFOON

035 629 2865

BETREFT

Advies audit- en rekeningcommissie inzake Actualiseren Verordeningen ex art. 212, 213 en 213a, Controleprotocol 2023-2026 en Normenkader 2023

Geachte raads- en commissieleden, Op 28 juni en 13 september heeft de audit- en rekeningcommissie (hierna: ARC) de actualisatie van de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet behandeld. Ook heeft de ARC gesproken over het Controleprotocol en het Normenkader. Deze voorstellen zijn geagendeerd in de commissie Bestuur en Economie van 11 oktober. Om de commissie te helpen bij de behandeling van de voorstellen geeft de ARC in deze brief haar advies over de voorliggende stukken. De ARC geeft een positief oordeel over het voorstel om de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet te wijzigen. De rechtmatigheidsverantwoording is per boekjaar 2023 van kracht. Als gevolg daarvan dienen ook de gemeentelijke verordeningen te worden aangepast. Bij de financiële verordening gaat het om een addendum, omdat de financiële verordening recent nog is vastgesteld en gewijzigd in overeenstemming met wet- en regelgeving. De controleverordening was daarentegen al zo’n 20 jaar oud en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 14 jaar oud, dus het is gezien de wijzigingen in de wet- en regelgeving sinds die tijd goed om deze verordeningen wel in hun geheel te wijzigen. Het addendum bij de financiële verordening zegt dat het college verantwoordelijk is voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Daarbij is kaderstelling van de raad nodig over de verantwoordingsen rapporteringsgrens. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is het van belang om op te merken dat het kostbaar en tijdrovend kan zijn om iedere euro die kan leiden tot een financiële rechtmatigheidsfout of onduidelijkheid te controleren en te verantwoorden. Bovendien is het aan de raad om te sturen op hoofdlijnen. Niet elke kleine afwijking is daarom relevant. Daarom moet de gemeenteraad een grens bepalen, waarboven het college afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording, de zo genoemde verantwoordingsgrens. De gemeenteraad is vrij om het percentage voor de verantwoordingsgrens tussen de bandbreedte van 0 tot 3 procent vast te stellen. Elke keuze heeft echter gevolgen. Hierbij zijn onder andere de volgende aspecten van belang: 1

•

Informatiepositie van de gemeenteraad: Afhankelijk van het percentage dat wordt gekozen worden in de rechtmatigheidsverantwoording afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opgenomen en dus zichtbaar voor de gemeenteraad. Hoe lager het percentage, des te eerder fouten en onzekerheden worden opgenomen. Als de lat hoger ligt zal de raad minder inzicht in rechtmatig handelen krijgen.

•

Kosten van de verantwoording: Het gemeentelijk apparaat moet kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. De hoogte van het percentage is bepalend voor de omvang van de werkzaamheden die moeten worden verricht om afwijkingen op te sporen, vast te leggen en te rapporteren en dus voor de kosten van de (verbijzonderde) interne controle.

•

Eenduidigheid van normen en communicatie: Binnen de gemeente kunnen al normen (percentages) gehanteerd worden voor de interne controle. De accountant hanteert in het kader van de materialiteit ook normen, die ontleend zijn aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Wil de gemeenteraad verschillende normen hanteren, dan moet ze uitleggen waarom iets bezien door de bril van de financiële rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet.

Ook is het vaststellen van een rapporteringsgrens van belang om mee te wegen in de keuze van omvang van de verantwoordingsgrens. Met een hogere verantwoordingsgrens worden meer financiële onrechtmatigheden “getolereerd”, maar met een gepaste rapporteringsgrens worden deze in de P&C-documenten wel zichtbaar voor de gemeenteraad. Het college beperkt zich hiermee niet alleen tot het geven van een toelichting bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens, maar het college rapporteert dan alle bevindingen over de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringsgrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting raad. Dit alles beschouwend kan de ARC zich goed vinden in het voorstel om de verantwoordingsgrens voor fouten vast te stellen op 1 procent en de rapporteringsgrens op €150.000. De nieuwe controleverordening en verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur zijn opgesteld aan de hand van de modelverordening van de VNG. Daar kan de ARC zich dan ook goed in vinden. Ook wat betreft het Controleprotocol 2023-2026 en het Normenkader 2023 adviseert de ARC positief.

Als gevolg van de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf het boekjaar 2023 is ingegaan, krijgt het college de verantwoordelijkheid om inzicht te geven in de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen binnen de gemeente Hilversum. De accountant toetst enkel of de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Het controleprotocol geeft de accountant daarbij nadere aanwijzingen over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Het normenkader is een overzicht van de relevante landelijke wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen en regelgeving over financiële beheershandelingen waar de accountant zijn controle op baseert. In het normenkader zijn de verordeningen en nota’s toegevoegd die vanaf het boekjaar 2023 van toepassing zijn en de verordeningen en nota’s die niet meer van kracht zijn, zijn verwijderd uit het normenkader.

2

Het nieuwe controleprotocol ligt in lijn met de criteria uit het Besluit Begroting en Verantwoording en het addendum bij artikel 212 van de Gemeentewet en het nieuwe normenkader is conform de huidige situatie. De ARC kan hier dan ook positief over adviseren.

Hoogachtend, De audit- en rekeningcommissie, de secretaris,

de voorzitter,

M.N. Bouw

G.J. Postma

3