Advies ARC inzake verslag van bevindingen accountant jaarrekening 2024 d.d. 2 juni 2025

Advies audit- en rekeningcommissie

GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

Aan: Raads- en commissieleden

02 juni 2025 H.G. Quak-Steijn TELEFOON 06 188 78 387 BETREFT Advies ARC inzake Verslag van bevindingen jaarrekening 2024 DATUM

BEHANDELD DOOR

Geachte raads- en commissieleden, Jaarlijks controleert de accountant de door het college opgestelde jaarrekening, en doet hierover verslag (het verslag van bevindingen c.q. accountantsverslag). De audit- en rekeningcommissie (hierna: de ARC) is krachtens Verordening op de Audit- en rekeningcommissie Hilversum 2024 belast met het vaststellen van dit accountantsverslag en de raad ten aanzien van de vaststelling van de jaarrekening te voorzien van advies. Op 28 mei heeft de audit- en rekeningcommissie het accountantsverslag behandeld. De commissie heeft een aantal bevindingen die zij de raad ten behoeve van de behandeling van de jaarstukken 2024 in de gezamenlijke raadscommissie van 4 juni en de raadsvergadering van 11 juni onder de aandacht wil brengen. De commissie onderstreept het belang van realistische investeringsplanning, versterking van de informatiepositie van de raad inzake de fusie met Wijdemeren, en pleit voor tijdige aanpassing van gewijzigde regelgeving

1. Positief oordeel De ARC constateert dat de accountant op 21 mei 2025 een goedkeurende controleverklaring heeft afgegeven bij zowel de jaarrekening 2024 als de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie complimenteert het college, de ambtelijke organisatie en de accountant met het proces, de tijdige afronding en het inhoudelijke resultaat. Binnen de rechtmatigheidsverantwoording zijn in totaal fouten geconstateerd voor een brutobedrag van € 2,84 miljoen. De accountant past vervolgens het door de raad vastgestelde normenkader toe, waardoor er een netto foutbedrag van € 1,6 miljoen ontstaat. Dit resterende netto foutbedrag blijft ruim onder de verantwoordingsgrens van € 3,88 miljoen. De accountant spreekt in zijn verslag zijn vertrouwen uit in de kwaliteit van het financieel beheer en stelt vast dat de afwijking tussen begroting en rekening met € 1,6 miljoen op een totale begroting van € 380 miljoen wederom gering is. Dit vinden zowel de accountant als de ARC complimentwaardig. Tevens kwalificeert de accountant de financiële positie van de gemeente als “goed” en het weerstandsvermogen als “uitstekend”.

2. Structurele onderbesteding De ARC ziet aanleiding om de signalen van structurele onderbesteding aan de orde te stellen. De investeringsuitgaven in 2024 bleven fors achter bij het beschikbare budget. Zo is van de € 262 miljoen aan vrijgegeven investeringskredieten in 2024 ruim € 173 miljoen nog niet besteed. Voorgaande jaren kenden ook een onderbesteding. Deels komt dit voort uit de methodiek van het vrijgeven van totale kredieten in het eerste jaar, waardoor middelen voor meerjarige projecten ongebruikt blijven. Echter is er ook op de reguliere exploitatiebudgetten sprake van substantiële vertraging in de realisatie. Risico’s van onderbesteding Het doorschuiven van voorgenomen werkzaamheden en investeringen is niet zonder risico’s. De accountant wijst erop dat uitstel leidt tot opeenstapeling van verplichtingen (“een te grote boeggolf”), wat druk zet op toekomstige begrotingen, terwijl inflatie het risico vergroot dat de beschikbaar gestelde kredieten ontoereikend zijn om de uiteindelijke kosten te dekken. Daarbij komt dat voor kredieten kapitaal wordt geleend waarvan tevens de renteverplichting doorwerkt. Bij grondexploitaties, zoals het Stationsplein, leidt vertraging tot toenemende verliesvoorzieningen. De ARC maakt zich ook zorgen over het structureel doorschuiven van reeds gepland onderhoud.

De accountant constateert dat met name bij gemeentelijk vastgoed, sportaccommodaties en riolering het onderhoud achterblijft bij de meerjarenplanning. Dit geeft een verhoogd risico op substantiële kwaliteitsverlies. Op zijn beurt leidt dit tot mogelijke toekomstige extra financiële tekorten en verhoging van de voorzieningen. Bijzondere aandacht vraagt de ARC in de uitvoeringsvertraging voor het Integraal Huisvestingsplan (IHP), gezien de maatschappelijke urgentie (kwaliteit van onderwijshuisvesting), het volume van de investeringen, en het feit dat het IHP ook impact heeft op het samenwerkingsverband met Wijdemeren. Naast het IHP noemt de accountant ook andere programma’s waarbij de voortgang achterblijft of risico’s ontstaan, waaronder investeringen in maatschappelijk vastgoed, riolering en infrastructuurprojecten. Bij grondexploitaties, zoals het Stationsplein, leidt vertraging tot toenemende verliesvoorzieningen. Deze risico’s vragen derhalve om een realistische planning. Heroverweging van voorgenomen investeringen De accountant spreekt van planningsoptimisme in Hilversum en roept het college en de raad op om investeringen die nog niet tot uitvoering komen, tijdig naar voren te halen voor heroverweging.

Door dit in een vroeg stadium te doen, kunnen realistische keuzes worden gemaakt en wordt het risico op te grote budgettaire stuwmeren (“boeggolf”) en ondoelmatige reserveringen beperkt. De ARC merkt daarbij op dat een te grote en bovenmatige boeggolf tevens de inhoudelijke discussie over onder meer kerngetallen en risicobeheersing op termijn vertroebelt. Rol van de raad in het stellen van realistische prioriteiten De commissie constateert dat er sprake is van een structureel spanningsveld tussen de geformuleerde politieke ambities en de beschikbare ambtelijke realisatiekracht. Dit spanningsveld wordt versterkt door macro-economische ontwikkelingen zoals arbeidsmarktkrapte en stijgende bouwkosten. De commissie onderschrijft de conclusie van de accountant dat dit noopt tot een herijking van de investeringsplanning. Dit vraagt om politieke duiding en sturing. De ARC roept de raad op om actief zijn kaderstellende rol te vervullen door reeds bij de voorjaarsnota en de begrotingsvoorbereiding nadrukkelijk stil te staan bij de realiteitswaarde van de investeringsambities, de fasering daarvan, en de prioritering van reguliere werkzaamheden ten opzichte van (nieuwe) projecten. Zo kan de raad bewuste

afwegingen maken op basis van realisatiekracht, in plaats van deze door te schuiven naar latere bijstellingen. De ARC adviseert de raad dan ook om in de aanloop naar de begroting 2026 hierover het gesprek te voeren. Portefeuillehouder Kalk heeft de raad eerder toegezegd – vooruitlopend op de begrotingsbehandeling – in september een verdiepende sessie met de raad te organiseren gericht op het bespreken van de meerjarige financiële koers en de daarin vervatte sturingsmogelijkheden en investeringskeuzes. Dit aan de hand van het door het college vastgestelde position paper. De ARC adviseert de raad in deze sessie nadrukkelijk aandacht te hebben voor de realisatiekracht van de gemeente. Hiermee wordt de raad in staat gesteld het politieke gesprek te voeren over de te maken keuzes om geformuleerde ambities en realisatiekracht in balans te brengen. Daarbij is het van belang het college te verzoeken om duidelijk inzicht te geven in de fasering en prioritering van projecten. Door vooraf helderheid te bieden over wat wanneer gerealiseerd wordt en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn, ontstaat een realistischer begrotingsbeeld en wordt de uitvoeringsorganisatie beschermd tegen overbelasting. De ARC adviseert daarnaast de risico’s van het uitstel van onderhoudswerkzaamheden in kaart te brengen en deze mee te nemen in het risicomanagementproces.

De ARC zal zich vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2025 beraden of en hoe dit onderwerp onderdeel kan zijn van de opdrachtverlening voor het accountantsonderzoek.

3. Versterking van de informatiepositie van de raad in de prefusiefase Met het oog op de voorgenomen fusie met Wijdemeren is sprake van een vergrote onzekerheid rondom bestaande beleidsmatige en financiële risico’s. De accountant heeft in de ARCvergadering aangegeven dat er mogelijk beleidsambities of risico’s leven bij de fusiepartner, waarover idealiter al in de prefusiefase bestuurlijk overleg en afstemming plaatsvindt. Concreet noemt de accountant het Integraal Huisvestingsplan (IHP) als voorbeeld. In het huidige IHP 2024–2039 is de onderwijshuisvesting voor het gebied van Wijdemeren logischerwijs nog niet meegenomen. Gezien de omvang en meerjarige financiële impact van het IHP is het echter wenselijk om ook deze component tijdig in beeld te brengen, zodat er een gezamenlijke doorkijk kan worden ontwikkeld. De accountant adviseert hiervoor gericht een plan van aanpak op te stellen. De ARC beschouwt dit als een breder aandachtspunt dat ook relevant is voor andere investeringsdossiers of beleidsprogramma’s met substantiële financiële gevolgen. Een nadere duiding welke onderwerpen dit betreffen is gewenst, zodat tijdig hierop kan worden ingespeeld.

Alleen met actuele, inzichtelijke informatie over de feitelijke stand van zaken, financiële voorzieningen en de uitvoeringscapaciteit kunnen verschillen en overeenkomsten tussen beide gemeenten worden benoemd, gedeeld en – waar nodig – bestuurlijk overbrugd. De ARC adviseert daarom om al in de prefusiefase gericht te sturen op het gezamenlijk inzichtelijk maken van deze informatie en de raad daarover structureel te informeren. Dit versterkt de informatiepositie van de raad en zal tevens zorgdragen voor een adequaat proces richting de gezamenlijke op te stellen begroting voor 2027.

4. Wijziging landelijke regelgeving Met ingang van verslagjaar 2025 treedt een gewijzigde regeling in werking van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Deze wijziging heeft gevolgen voor de wijze

waarop rechtmatigheidsverantwoording en controle plaatsvinden binnen gemeenten. De wijziging raakt onder meer de toepassing van de verantwoordingsgrens en de tolerantiegrenzen voor fouten en onzekerheden. De accountant heeft in de ARC-vergadering toegelicht dat de aanpassing van het BADO gevolgen heeft voor de controleaanpak vanaf het volgende verslagjaar. Ook heeft hij aangegeven dat de raad tijdig een expliciet besluit moet nemen over de toepassing van de nieuwe verantwoordingsgrens (2% in plaats van de thans gehanteerde 1%), omdat dit directe invloed heeft op de wijze waarop fouten en onzekerheden worden beoordeeld en gerapporteerd. Daarmee raakt het niet alleen de controlepraktijk, maar ook de bestuurlijke keuzevrijheid van de raad in het vaststellen van normenkaders en het sturen op rechtmatigheid. De ARC adviseert de raad daarom om zich tijdig te laten informeren over de consequenties van de gewijzigde BADO, en het college te verzoeken met een voorstel te komen voor eventuele aanpassing van de relevante bestuurlijke uitgangspunten en normenkaders. Dit voorkomt onduidelijkheid in de controlepraktijk en draagt bij aan een ordentelijke voorbereiding op de jaarrekeningcontrole 2025.

De ARC vertrouwt erop dat bovenstaande bevindingen de raad ondersteunen bij een zorgvuldige behandeling van de jaarstukken en de voorbereiding op toekomstige keuzes. Hoogachtend,

De audit- en rekeningcommissie, de secretaris,

de voorzitter,

H.G. Quak-Steijn

G.J. Postma