Advies agendacommissie rapportage werkgroep vergaderen d.d. 9 november 2020

Advies agendacommissie GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

Aan de gemeenteraad t.b.v. de behandeling van de rapportage werkgroep vergaderen

D ATUM BEHAND ELD DOO R TEL EF OON

B ETREFT

9 november 2020 Bart Smeulders 035 629 2178 Advies agendacommissie rapportage werkgroep vergaderen

Geachte raadsleden, De agendacommissie heeft van het presidium het verzoek ontvangen om de rapportage en het concept-besluit te lezen en de gemeenteraad te adviseren. De agendacommissie adviseert de gemeenteraad als volgt. In algemene zin adviseert de agendacommissie positief ten aanzien van hervormingen die bijdragen aan de verbetering van de vergadercultuur. Dit met als kanttekening dat de agendacommissie het jammer vindt dat ze slechts een deel van de eerder gedane aanbevelingen, naar aanleiding van gesprekken tussen de werkgroep en de agendacommissie op 25 februari, 25 maart en 28 oktober 2019, terugziet in het voorliggende stuk. De agendacommissie vraagt zich af hoe we beter kunnen vergaderen als de basisvoorwaarden niet op orde zijn als: tijdige aanlevering, volledigheid en kwaliteit stukken; nakomen van afspraken; effectiviteit. Ook mist de agendacommissie betrokkenheid van het college bij de rapportage. Ten slotte mist de agendacommissie in het concept-besluit een beslispunt over de wijziging van het reglement van orde als gevolg van enkele voorstellen. Meer specifiek vraagt de agendacommissie aandacht voor de volgende op- en aanmerkingen:  niet elk onderwerp leent zich er voor om tweemaal aan de orde te komen tijdens de behandeling in de commissie volgens het BOB-model.

In sommige gevallen zal het tweemaal agenderen onnodig tijd kosten (voorstel 1);  de leden van de agendacommissie zien weinig meerwaarde in de pitches van de fracties bij de oordeelsvormende fase, zeker met de reeds bestaande beperking van de spreektijden zoals dit bij de digitale vergaderingen gewoon is (voorstel 2);  tenzij er een alternatief is, hecht de agendacommissie veel waarde aan het inspreekrecht voor inwoners in commissievergaderingen wat betreft niet-geagendeerde onderwerpen (voorstel 7);  de leden van de agendacommissie hebben geen klachten over de werkdruk die het commissievoorzitterschap met zich meebrengt en zien geen heil in extra uitbreiding van het aantal voorzitters. Ook vraagt de agendacommissie zich af hoe kleinere fracties met de uitnodiging om moeten gaan en ziet de agendacommissie juist meerwaarde in een zogenaamde vak-commissievoorzitter met routine (voorstel 8);  de agendacommissie ziet geen meerwaarde in het evaluatieformulier. Wel zien de leden van de agendacommissie een rol voor de griffie weggelegd wat betreft de evaluatie en de overdracht tussen agendacommissie en presidium (voorstel 9). Met vriendelijke groet, B.J. Smeulders Raadsadviseur

R. Verkuijlen Voorzitter agendacommissie 1