Actualisatie lijst geheimhouding 2024 - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL zaaknummer:

1404494

afdelingsnaam:

Interne Advisering

steller:

Tamara Houtsma

telefoonnummer

035 629 2948

onderwerp:

Actualisatie lijst geheimhouding 2024

Voorstel 1.

2

De door het college op 29 september 2020 opgelegde, en door de raad op 7 oktober 2020 bekrachtigde geheimhouding op de in vraag 5 bedoelde vastgestelde intentieovereenkomsten met betrekking tot de Beantwoording artikel 41 vragen Democraten Hilversum inzake Gebiedsprogramma 1221 vervolgvragen, aangeduid met zaaknummer 693398, op te heffen. De door het college op 7 december 2021 opgelegde, en de door de raad op 2 februari 2022 bekrachtigde geheimhouding op bijlage 3 behorende bij het raadsvoorstel met betrekking tot de Renovatie Atletiekbaan Arena, aangeduid met zaaknummer 1073601, op te heffen.

Planning Titel Beantwoording artikel 41 vragen Democraten Hilversum inzake Gebiedsprogramma 1221 vervolgvragen

Toelichting Opheffen geheimhouding dossier 693398.

BEELDVORMING Niet van toepassing.

OORDEELSVORMING Niet van toepassing.

BESLUITVORMING Rechtstreekse behandeling gemeenteraad 3 april 2024.

Renovatie Atletiekbaan Arena 103

Opheffen geheimhouding dossier 1073601.

Niet van toepassing.

Niet van toepassing.

Rechtstreekse behandeling gemeenteraad 3 april 2024.

Samenvatting

In het kader van transparant bestuur bekijkt de gemeente Hilversum periodiek of het mogelijk is om de in het verleden opgelegde geheimhouding op dossiers te laten opheffen. Dit is mogelijk als de reden voor geheimhouding niet meer bestaat of als de belangen die met de geheimhouding gemoeid zijn minder zwaar wegen dan het algemeen belang van openbaarheid van de informatie. De afgelopen maanden zijn we tot de conclusie gekomen dat voor de in dit raadsvoorstel genoemde dossiers geldt dat de reden voor geheimhouding niet meer bestaat. Het betreffen de bijlagen waarop het college geheimhouding heeft gelegd en die door de raad zijn bekrachtigd. Dit betekent dat alleen de raad de bevoegdheid heeft de geheimhouding op deze dossiers op te heffen. Daarom wordt de raad voorgesteld om de geheimhouding rustend op dossiers met zaaknummer 693398 en 1073601 op te heffen.

1

Inleiding

Transparantie in het openbaar bestuur is van groot belang, omdat het ervoor zorgt dat de besluitvorming open verloopt. Het maakt het voor iedereen mogelijk om te begrijpen hoe beslissingen worden genomen en waarom ze worden genomen en stelt inwoners in staat om ons als overheid ter verantwoording te roepen als dat nodig is. Wij dienen immers als overheid verantwoording af te leggen aan de samenleving. Bovendien kan transparantie bijdragen aan het vertrouwen van burgers in de overheid en de democratie als geheel. Soms is het echter nodig dat wij als overheid informatie (nog) niet openbaar maken. Dit doen we om bijvoorbeeld de belangen van individuen, de gemeente, medeoverheden of zelfs van de samenleving te beschermen. In de Gemeentewet is geregeld dat onder andere de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester geheimhouding kunnen opleggen op informatie en dat zij deze informatie kunnen verstrekken aan elkaar. Dit is geregeld in de Gemeentewet in de artikelen 87 en 88. Voor het opleggen van geheimhouding moet wel een duidelijke reden zijn. De wet schrijft voor op welke gronden er geheimhouding kan worden opgelegd. Dit zijn de zogeheten uitzonderingsgronden voor openbaarheid. Deze gronden zijn terug te vinden in artikel 5.1 van de Wet open overheid.

Het opleggen van geheimhouding moet echter wel proportioneel zijn en mag niet verder gaan dan noodzakelijk om de genoemde belangen te beschermen en mag ook niet langer voortduren dan strikt noodzakelijk. Om deze laatste reden bekijkt de gemeente Hilversum periodiek of er (delen van) dossiers zijn die in aanmerking komen voor het opheffen van de op deze dossiers rustende geheimhouding.

Probleemstelling/doel

In het kader van het voeren van transparant bestuur, geheimhouding op te heffen op dossiers waarvan de reden tot geheimhouding niet meer bestaat.

Argumenten

1. Voor de dossiers met zaaknummer 693398 en 1073601 geldt dat geheimhouding niet meer nodig is. In het geval van dossier met zaaknummer 693398 en 1073601 geldt dat de op de door het college aan de raad verstrekte documenten rustende geheimhouding, onder ander gebaseerd was op het beschermen van bedrijfs- en fabricagegegevens (zaaknummer 693398), financiële belangen en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken derden (zaaknummer 1073601). De geheimhouding op dossier met zaaknummer 1073601 vervalt nadat definitieve gunning heeft plaatsgevonden. De renovatie is in 2024 gerealiseerd en daarmee komt de uitzonderingsgronden voor openbaarheid te vervallen. 2. Met het opheffen van de geheimhouding wordt voldaan aan het uitgangspunt van de norm van openbaarheid en transparantie van het lokaal bestuur. 3. Het presidium heeft kennis genomen van de actuele lijst van stukken die door het college aan uw raad zijn aangeboden waarop geheimhouding rust. Behandeling in het presidium heeft geresulteerd in dit raadsvoorstel met daarin opheffing van geheimhouding van de genoemde dossiers.

Kanttekeningen

1. De dossiers waarvan nu uw raad wordt verzocht deze op te heffen, hebben nog een opgelegde geheimhouding gebaseerd op deels oude wetgeving. Voor de opheffing van de geheimhouding heeft dat nu verder geen effect.

2

2. Wetgeving ten aanzien van de bekrachtiging door de raad is veranderd. Per 1 april 2023 zijn de geheimhoudingsbepalingen uit de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden en is de Gemeentewet gewijzigd. Dat betekent dat voor informatie waarop door het college na 1 april 2023 geheimhouding is opgelegd, en tevens aan uw raad is aangeboden, geldt dat deze niet meer door uw raad hoeft te worden bekrachtigd. Wel is het zo dat ook in dit nieuwe juridische kader geldt dat alleen uw raad de bevoegdheid heeft om de geheimhouding die rust op deze informatie op te heffen. Het college bekijkt jaarlijks of er dossiers zijn die hiervoor (deels) in aanmerking komen. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

5 maart 2024 de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n) 1. 2

Geheime stukken behorende bij dossier 693398, zijn aangeboden via het digitale geheime kastje. Geheime stukken behorende bij dossier 1073601, zijn aangeboden via het digitale geheime kastje.

3