85. Raadsinformatiebrief 2025-70 inzake Ondertekening SOK Regionaal deelfietsensysteem + mandatering PNH

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1866639

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2025-70

Portefeuillehouder

J.E.M.G. Göbbels

Datum

2 september 2025

Informatie bij

Arnout Zaal

Tel. nr.

+31642529499

Onderwerp Ondertekening Samenwerkingsovereenkomst Regionaal Deelfietsensysteem

Kernboodschap Het college heeft besloten deel te nemen aan de pilot voor deelfietsen en daarvoor de Samenwerkingsovereenkomst (SOK) voor het regionaal deelfietsensysteem te ondertekenen, in overeenstemming met de ambities uit de mobiliteitsvisie. Voor de uitvoering van de pilot wordt er mandaat aan de provincie Noord-Holland verleend om penvoerder te zijn van de concessie.

Aanleiding De provincie Noord-Holland werkt samen met gemeenten in de regio Gooi- en Vechtstreek aan de invoering van een regionaal deelfietsensysteem. Dit systeem draagt bij aan de gewenste mobiliteitstransitie door een duurzaam alternatief te bieden voor korte autoritten en grensoverschrijdende verplaatsingen. Het concept is in de afgelopen jaren gezamenlijk onderzocht en uitgewerkt. Begin 2026 start de provincie met de aanbesteding en concessie. Hiervoor is een Samenwerkingsovereenkomst (SOK) opgesteld tussen de deelnemende partijen, met een looptijd van 1 oktober 2025 tot en met 31 december 2028 (verlenging is mogelijk met maximaal twee jaar). De verwachting is dat in mei 2026 de fietsen in regio op straat staan.

Consequenties De provincie verzorgt de aanbesteding, programmacoördinatie, marketing en monitoring. De gemeente Hilversum committeert zich via de SOK aan: • het ruimtelijk faciliteren van deelfietsstandplaatsen (bij voorkeur bestaande fietsenrekken); • deelname aan de regionale werkgroep en stuurgroep; • het verlenen van de benodigde ontheffingen of vergunningen op grond van de APV. Voor Hilversum zijn er geen financiële gevolgen verbonden aan deelname. De Provincie Noord-Holland vergoedt de kosten tot en met 2029. De provincie Noord-Holland verzorgt de concessie, de gemeente dient wel eventuele benodigde informatie aan te leveren.

Vervolgtraject Na ondertekening van de SOK wordt, in afstemming met de provincie, gestart met het aanwijzen en inrichten van de standplaatsen voor deelfietsen in de openbare ruimte. Het college houdt de raad via reguliere rapportages op de hoogte van de voortgang.

1

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

drs. T.J. Meester, ls.

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage: 1. Samenwerkingsovereenkomst (SOK) Regionaal Deelfietsensysteem. Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B en W-vergadering van 2 september 2025.

2

Samenwerkingsovereenkomst Regionaal deelfietsensysteem

Preambule Onderstaande tekst kwalificeert totdat ondertekening door alle partijen heeft plaatsgevonden als “tekstvoorstel voor een overeenkomst”. Uit dit tekstvoorstel voor een overeenkomst vloeien nog geen verplichtingen voort en er kunnen nog geen rechten aan worden ontleend (er is ook geen sprake van een voorwaardelijke overeenkomst). Pas na besluitvorming door Gedeputeerde Staten en ondertekening door alle partijen kwalificeert de tekst als overeenkomst waaruit verplichtingen voortvloeien en waaraan rechten kunnen worden ontleend.

Ondergetekenden: De publiekrechtelijke rechtspersoon provincie Noord-Holland, gevestigd te Haarlem aan Dreef 3 krachtens volmacht van de commissaris van de Koning van Noord-Holland, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J. Olthof, gedeputeerde Mobiliteit, hierna te noemen “provincie Noord-Holland”. De publiekrechtelijke rechtspersoon provincie Utrecht, gevestigd te Utrecht aan de Archimedeslaan 6, krachtens volmacht van de commissaris van de Koning van Utrecht, de heer J.H. Oosters, rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. A. van Schie, gedeputeerde Mobiliteit, Economie en Digitalisering, en handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht d.d. , hierna te noemen “provincie Utrecht”. Gemeente Amersfoort, rechtsgeldig vertegenwoordigd door T. Bijlholt, Wethouder, hierna te noemen “Gemeente Amersfoort”. Gemeente Soest, rechtsgeldig vertegenwoordigd door O. Suna, wethouder Verkeer en Mobiliteit, hierna te noemen “Gemeente Soest”. Gemeente Baarn, rechtsgeldig vertegenwoordigd door M. Eijbaard, wethouder Mobiliteit, hierna te noemen “Gemeente Baarn”. Gemeente Eemnes, rechtsgeldig vertegenwoordigd door J. Eek, wethouder Verkeer en Vervoer, hierna te noemen “Gemeente Eemnes”.

De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Hilversum, gevestigd aan het Dudokpark 1, 1217 JE te Hilversum, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 32770443, ter zake van deze overeenkomst rechtsgeldig vertegenwoordigd door E. Göbbels, Wethouder, daartoe gemachtigd door de burgemeester van die gemeente conform het bevoegdhedenregister behorend bij het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit 2023, hierna te noemen “Gemeente Hilversum”. Gemeente Gooise Meren, rechtsgeldig vertegenwoordigd door M. Marshall, Wethouder, hierna te noemen “Gemeente Gooise Meren”. Gemeente Huizen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door F. van der Kleij, Wethouder, hierna te noemen “Gemeente Huizen”. Gemeente Blaricum, rechtsgeldig vertegenwoordigd door F. Cornelis, Wethouder, hierna te noemen “Gemeente Blaricum”. Gemeente Laren, rechtsgeldig vertegenwoordigd door N. Rood, Wethouder, hierna te noemen “Gemeente Laren”. Gemeente Wijdemeren, rechtsgeldig vertegenwoordigd door G. Zagt, Wethouder, hierna te noemen “Gemeente Wijdemeren”. Hierna gezamenlijk te noemen: “Partners” of ieder afzonderlijk “Partner”

Overwegende dat: A. Partners een Samenwerkingsovereenkomst sluiten om gezamenlijk een Regionaal deelfietsensysteem te ontwikkelen dat bijdraagt aan de mobiliteitstransitie door knelpunten op te lossen, ruimte te winnen, uitstoot te verminderen en gezondheidsvoordelen te realiseren onder andere via het vervangen van autoritten; B. Partners eensgezind uitdragen dat de overheden de regionale bereikbaarheid en leefbaarheid willen waarborgen en werk maken van de duurzame mobiliteitstransitie; C. Mobiliteit voor iedereen te bevorderen door deelfietsen beschikbaar te stellen op tijden en locaties aanvullend op het Openbaar Vervoer (OV), wat de bereikbaarheid van kernen en toegang tot scholing en werk verbetert; D. Partners gezamenlijk een duurzaam en betaalbaar Regionaal deelfietsensysteem willen opzetten als onderdeel van publieke mobiliteit; E. Partners gezamenlijk ter realisatie hiervan een Concessieovereenkomst willen sluiten met een leverancier ten behoeve van de realisering van het Regionaal deelfietsensysteem; F. De door Partners te vergeven Concessie voor het plaatsen en exploiteren van het Regionaal deelfietsensysteem een aanbestedingsplichtige opdracht is; G. Partners de aanbesteding van de Concessie van het Regionaal deelfietsensysteem gezamenlijk voorbereiden en realiseren; H. Partners ter zake hun onderlinge rechtsverhoudingen hebben vastgelegd.

En komen het volgende overeen: Artikel 1

Definities

Concessie Het door Concessiehouder voor eigen rekening en risico uitvoeren van het Regionaal deelfietsensysteem. De Concessie staat nader omschreven in de aanbestedingsdocumenten. Concessiehouder De Inschrijver aan wie de Concessie wordt gegund en met wie de Concessiegever in het kader van deze aanbestedingsprocedure de Concessieovereenkomst sluit. Concessiegever Degene die de Concessie verstrekt en degene die de Concessieovereenkomst met de Concessiehouder sluit, te weten provincie Noord-Holland. Gedurende de aanbestedingsprocedure en derhalve vóór gunning te noemen: “Aanbestedende dienst”. Concessieovereenkomst De schriftelijke overeenkomst tussen Concessiegever en de Concessiehouder waarin de voorwaarden en condities zijn geregeld met betrekking tot de uitvoering van de te gunnen Concessie. Coördinator De contract- en programmamanager van de Concessieovereenkomst. De Coördinator wordt aangesteld of ingehuurd door de Penvoerder. Penvoerder Provincie Noord-Holland. Regionaal deelfietsensysteem Het opzetten, leveren en exploiteren van (elektrische) deelfietsen binnen de gemeentegrenzen van deelnemende gemeentes. Daar valt o.a. maar niet limitatief onder: het uitvoeren van de activiteiten

zoals het beheren, onderhouden en adequaat oplossen van storingen aan (elektrische) deelfietsen(systeem) Samenwerkingsovereenkomst Onderhavige overeenkomst waarin de afspraken rondom de samenwerking voor (de aanbesteding van) een Concessie voor het Regionaal deelfietsensysteem zijn vastgelegd Stuurgroep De financieel bijdragende Partners. Dit zijn: provincie Noord-Holland, provincie Utrecht, gemeente Amersfoort, gemeente Soest, gemeente Baarn, en de gemeente Eemnes Werkgroep Ambtelijke vertegenwoordiging van Partners onder voorzitterschap van Penvoerder Artikel 2

Onderwerp en reikwijdte van de overeenkomst

1. Het doel van de Samenwerkingsovereenkomst is het realiseren van een goed functionerend Regionaal deelfietsensysteem. 2. Om het doel van de samenwerking te bereiken, wordt via een aanbestedingsprocedure een Concessieovereenkomst voor het Regionaal deelfietsensysteem met een leverancier gesloten. 3. Voor deze aanbestedingsprocedure en looptijd van de Concessie is een Werkgroep geformeerd. 4. De Penvoerder bij de aanbesteding en sluit, namens Partners, een Concessieovereenkomst met de winnaar van de aanbesteding.

Artikel 3

Aanbesteding van de Concessie

1. De Werkgroep is verantwoordelijk voor het opstellen van de aanbestedingsstukken en zendt de aanbestedingsstukken vóór publicatie in concept aan Partners. 2. Partners reviewen binnen 10 werkdagen na ontvangst van de aanbestedingsstukken en levert het eventuele commentaar op deze stukken aan bij de Werkgroep, bij gebreke waarvan zij geacht worden met de inhoud te hebben ingestemd. 3. Het inkoopbeleid en de Aanbestedingsregels van de Provincie Noord-Holland zijn van toepassing. 4. Ingediende (aanbestedings)klachten worden op grond van het Klachtenreglement van de Provincie Noord-Holland afgehandeld. De Penvoerder informeert Partners over de afhandeling van de klacht. 5. Het voeren van eventuele gerechtelijke procedures die verband houden met of voortvloeien uit de aanbestedingsprocedure vindt uitsluitend plaats nadat daarover een expliciet procesbesluit is genomen door het daartoe bevoegde bestuursorgaan van Partners. Partners zullen hiertoe op verzoek en advies van de Penvoerder overgaan, waarbij er een machtiging aan de (advocaat van de) Penvoerder wordt verstrekt. Artikel 4

Mandaat, volmacht, machtiging, vertegenwoordiging

Partners verstrekken Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van de provincie NoordHolland, ieder voor wat de bevoegdheid betreft –het betreffende mandaat- en volmachtbesluit –om de aanbesteding uit te kunnen voeren, de Concessieovereenkomst met de gegunde leverancier te kunnen ondertekenen en het contractmanagement uit te kunnen voeren. Artikel 5

Duur van- en deelname aan de Samenwerkingsovereenkomst

1. Deze Samenwerkingsovereenkomst treedt in werking per 1 oktober 2025. 2. De looptijd van deze Samenwerkingsovereenkomst is gekoppeld aan de looptijd van de te sluiten Concessieovereenkomst "Regionaal Deelfietsensysteem". Indien geen gebruik wordt gemaakt van de in die Concessieovereenkomst opgenomen verlengingsopties, eindigt deze

Samenwerkingsovereenkomst van rechtswege op 31 december 2028. Indien één of meer verlengingsopties worden gelicht, wordt de looptijd van deze Samenwerkingsovereenkomst automatisch verlengd tot de einddatum van de Concessieovereenkomst. 3. Na publicatie van de aanbesteding op TenderNed kunnen geen gemeentes als deelnemende partij op de lijst worden toegevoegd. 4. Na publicatie van de aanbesteding is een opt-out regeling uitgesloten en verbindt de Partner zich voor de duur van de Concessieovereenkomst aan de verplichtingen die hieruit voortvloeien. Artikel 6

Rollen, taken en verantwoordlijkheden

1. De Penvoerder heeft de volgende taken: o Het uitvoeren van de werkzaamheden die nodig zijn om op professionele en gestructureerde wijze samen te werken, waaronder: o Het innen en beheren van de financiën (kassier) van de samenwerking o Het aanbesteden van de Concessieovereenkomst conform de door de Stuurgroep goedgekeurde kaders o Het contractbeheer en contractmanagement van de samenwerking en de Concessieovereenkomst o Jaarlijkse verantwoording aan de Stuurgroep over contractbeheer, contractmanagement en resultaten De provincie Utrecht is verantwoordelijk voor het beheren en stimuleren van onderzoek (data en enquêtes), het monitoren van het Regionaal deelfietsensysteem (voor evaluatie van de Concessie), de effecten daarvan op autoverkeer en OV, en het faciliteren van een stimuleringscampagne en communicatie richting reizigers. De provincie Utrecht zal dit binnen haar samenwerkingsverband “Goedopweg” vormgeven. 2. De Werkgroep heeft de volgende taken: o Stuurt gezamenlijk op het behalen van de doelstellingen van de samenwerking o De Werkgroep komt minstens één keer per half jaar bij elkaar, of vaker wanneer er aanleiding voor is. 3. Besluitvorming binnen de financiële, juridische en organisatorische kaders van het Regionaal deelfietsensysteem vindt plaats in de Stuurgroep, die functioneert als volgt: o De Stuurgroep komt minimaal één keer per jaar bijeen.

o De Stuurgroep beslist over: ▪ goedkeuren en vaststellen van de door de Werkgroep opgestelde concept Concessieovereenkomst ▪ verlenging van de Concessieovereenkomst ▪ de geëscaleerde punten vanuit de Werkgroep o Elke Partner zorgt ervoor dat het Stuurgroepslid bevoegd is tot het nemen van deze besluiten. o De Stuurgroep besluit volgens het principe van consensus met een aanwezigheid van minimaal twee derde van de Partners; beslissingen waarvan de impact alleen binnen de provincie Noord-Holland valt, hebben altijd instemming nodig van de provincie NoordHolland. o Indien in een concreet geval sprake is van conflicterende belangen of tegengestelde uitgangspunten tussen Partners, treden Partners in overleg en maken zij alsdan nadere afspraken over hoe hiermee om te gaan. Artikel 7

Verdeling van de kosten

1. De jaarlijkse (per 12 maanden) inleg per Partner wordt aangewend ten behoeve van de Concessie die gezamenlijk wordt aanbesteed:

Overheid

Bijdrage in €

Aantal inwoners (CBS, 1-12024)

Provincie Noord-Holland

300.000

Provincie Utrecht

150.000

Gemeente Amersfoort

100.000

Gemeente Soest

35.761

47.682

Gemeente Baarn

18.798

25.065

Gemeente Eemnes

7.316

9.755

2. De jaarlijkse bijdrage voor de Partners gemeenten Soest, Baarn en Eemnes wordt berekend op grond van het aantal inwoners (CBS, peildatum 1 januari 2024) maal € 0,75 exclusief btw. De jaarlijkse bijdrage voor de Partners gemeenten Hilversum, Gooise Meren, Huizen, Blaricum, Laren en Wijdemeren wordt door de provincie Noord-Holland vergoed tot januari 2029. 3. Over deze bedragen wordt tussen gemeenten onderling geen btw verrekend. 4. De financiële bijdrage van Partners staat vast, behoudens situaties waarin een specifieke Partner meer wenst af te nemen van de leverancier. In dergelijke situaties komen de meerkosten voor rekening van de betreffende Partner. 5. De Penvoerder stelt de beschikbare €611.875 (inclusief btw) jaarlijks ter beschikking aan de Concessiehouder volgens de afspraken uit de Concessieovereenkomst. 6. Iedere Partner draagt de eigen kosten van de eigen personele inzet overeenkomstig de gevraagde inzet uit artikel 6 7. Overschrijding van het budget is niet toegestaan. Zodra de Penvoerder signaleert dat het budget ontoereikend is of voorzienbaar is dat het budget ontoereikend zal zijn, brengt zij de Stuurgroep hiervan direct op de hoogte. 8. Partners kunnen middels een Herzieningsclausule besluiten om minder deelfietsen of deelfietsenlocaties in hun gemeente overeen te komen.

De financiële bijdrage zoals opgenomen in lid 1 wordt niet verminderd in het geval er besloten wordt minder deelfietsen uit te geven. 9. Eventuele jaarlijkse overschotten worden toegevoegd aan het budget van het opvolgende jaar. 10. Indien aan het einde van de looptijd er financiële overschotten zijn worden deze naar rato van financiële inbreng terugbetaald aan de Partners. Artikel 8

Risico’s

1. Partners dragen zelf eventuele nadelige gevolgen (onder andere juridisch en financieel) die voor hen voortvloeien uit hun deelname aan deze Samenwerkingsovereenkomst. 2. In afwijking van het gestelde in artikel 9.1 worden de gevolgen van de risico’s die de Penvoerder ingevolge de Samenwerkingsovereenkomst draagt, door alle Partners gezamenlijk gedragen, tenzij er aan de zijde van de Penvoerder sprake is van opzet, onzorgvuldig handelen of grove schuld. Kosten als gevolg van gerechtelijke procedures waar Partners een procesbesluit hebben genomen op voorstel van de Penvoerder worden gezamenlijk door de Partners gedragen. Indien zich een financieel risico voordoet, wordt dat binnen het budget bedoeld in artikel 8 opgevangen. Indien het financieel risico niet volledig binnen het budget kan worden opgevangen, geldt als uitgangspunt dat het naar rato wordt verdeeld onder de Partners die hebben bijgedragen. In dat geval wordt een voorstel voor de verrekening ter instemming voorgelegd aan de Stuurgroep. 3. In afwijking van het gestelde in de artikelen 9.1 en 9.2 zijn gemeenten zelfstandig aansprakelijk voor de gevolgen van het commercieel aanbieden van (elektrische) deelfietsen in de openbare ruimte van desbetreffende gemeenten. Artikel 9

Communicatie

1. Partners informeren elkaar over en weer adequaat. 2. Partners verplichten zich ertoe om informatie die vertrouwelijk ter beschikking wordt gesteld in het kader van de uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst en de Concessieovereenkomst vertrouwelijk te behandelen. Partners zullen alle informatie die in het kader van de samenwerking aan hen bekend wordt, behandelen als vertrouwelijk, ook na afloop van de overeenkomst. Partners maken de informatie niet aan derden openbaar, tenzij hiermee vooraf schriftelijk is ingestemd door de andere Partners, of op grond van een wettelijke verplichting (waaronder Wet open overheid) of rechterlijk bevel. 3. Als tijdens de duur van de Concessie “Regionaal deelfietsensysteem” onderwerpen verband houdende met het project, aandacht van de media trekken, waarbij Partners mogelijk in hun belang geschaad kunnen worden, dan wordt de Coördinator onverwijld op de hoogte gesteld, die op zijn beurt alle Partners onverwijld in kennis stelt.

Artikel 10

Slotbepalingen

1. Wijzigingen van en aanvullingen op deze Samenwerkingsovereenkomst zijn slechts van kracht voor zover zij schriftelijk en door alle Partners zijn overeengekomen. Partners hebben ingestemd met de bij deze Samenwerkingsovereenkomst gevoegde bijlagen. Derden kunnen geen rechten ontlenen aan de inhoud van deze Samenwerkingsovereenkomst. 2. Partners zullen eventuele onderlinge geschillen, welke verband houden met (de uitvoering van) deze Samenwerkingsovereenkomst, trachten via een minnelijk overleg te beslechten. Geschillen welke niet via overleg kunnen worden beslecht, -en evenmin door middel van mediation kunnen worden opgelost- worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement NoordHolland (Haarlem). 3. Bij geschillen met derden wordt er overleg tussen de Partners gevoerd over de wijze van afhandeling van het betreffende geschil. Aldus overeengekomen en ondertekend:

Provincie Utrecht

Provincie Noord-Holland

Door: Gedeputeerde André van Schie

Door: Gedeputeerde Jeroen Olthof

Datum:

Datum:

Gemeente Amersfoort

Gemeente Soest

Door: Wethouder Tyas Bijlholt

Door: Wethouder Osman Suna

Datum:

Datum:

Gemeente Baarn

Gemeente Eemnes

Door: Wethouder Mark Eijbaard

Door: Wethouder Jacob Eek

Datum:

Datum:

Gemeente Hilversum

Gemeente Gooise Meren

Door: Wethouder Edwin Göbbels

Door: Wethouder Mark Marshall

Datum:

Datum:

Gemeente Huizen

Gemeente Blaricum

Door: Wethouder Fleur van der Kleij

Door: Wethouder Frans Cornelis

Datum:

Datum:

Gemeente Laren

Gemeente Wijdemeren

Door: Wethouder Niels Rood

Door: Wethouder Gert Zagt

Datum:

Datum: