8. Collegebrief inzake motie M23-191 'Afstemming met Regio over financiele administratie'

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de gemeenteraad cc commissieleden cc pers

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

10 juli 2024 ZAAKNUMM ER 1480737 BEHANDELD DOOR Vincent Raats TELEFOON (035) 629 2608 DATUM

UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT

Beantwoording Motie23-191 'Afstemming met Regio over financiële administratie'

Geachte raads- en commissieleden, In motie 23-191 wordt geconstateerd: "in de “Brief zienswijze begrotingswijziging 2023-02 Regio Gooi en Vechtstreek def_Il” meerdere verzoeken tot correctie van de begrotingswijziging aan de Regio worden gedaan die betrekking hebben op de wijze waarop de financiële administratie wordt gevoerd door de regio," U heeft bij behandeling van het agendapunt ''Zienswijzeprocedure begrotingswijziging 2023-02 en bestuursrapportage 2023 Regio Gooi en Vechtstreek'‘ het college het volgende verzocht met betrekking over de afstemming met Regio over financiële administratie: 1. om in gesprek te gaan met de regio over de oorzaken van de kanttekening in de zienswijze op de begrotingswijziging, 2. zorg te dragen voor heldere afspraken waarmee dergelijke kanttekeningen in de toekomst kunnen worden voorkomen en 3. voor de zomer 2024 aan de raad een terugkoppeling te geven over het gevoerde gesprek en de gemaakte afspraken. Met deze collegebrief informeren wij u over de uitvoering van de motie. In gesprek met de regio Wij zijn in gesprek gegaan met de Regio over de geplaatste kanttekeningen van de Hilversumse zienswijze. Op basis van het gesprek heeft de Regio op de zienswijze gereageerd en aangegeven dat het de voorkeur heeft dat binnen de samenwerking de (administratieve) keuzes door alle gemeenten worden gedragen.

Om dit te realiseren is het thema (administratieve) keuzes geagendeerd in de ambtelijke regionale werkgroep financiën. De adviseur Planning&Control en de Domein controller Sociaal Domein van Hilversum nemen deel aan de regionale werkgroep. Een van de oorzaken van de geplaatste kanttekeningen bij de zienswijze is de planning van de te bespreken stukken. Het blijkt dat er in veel gevallen sprake is van een complexe materie die de nodige voorbereiding en afstemming vraagt.

Gevolg hiervan is dat de gemaakte planning regelmatig niet kan worden gerealiseerd, stukken daardoor in een laat stadium worden aangeleverd en afstemming met gemeenten en de Regio daardoor onvoldoende plaatsvindt. Een escalatiemogelijkheid in het proces ontbreekt. De in het voorjaar 2024 gemaakte afspraken hebben geleid tot verbetering in het administratieve proces en zijn inhoudelijk afspraken gemaakt en opgenomen in begroting 2024-2028 over de volgende onderwerpen: Zorg dragen voor heldere afspraken De concerndirecteur van de gemeente Hilversum heeft een gesprek gevoerd met de algemeen directeur van de Regio Gooi en Vechtstreek. Insteek van het gesprek was om het hoe en waarom van de kanttekeningen met elkaar te bespreken en afspraken te maken om kanttekeningen op administratief technisch niveau te voorkomen. De volgende procesafspraken zijn gemaakt: 1. Regio Gooi en Vechtstreek gaat meer proactief acteren bij het opstellen van de te bespreken stukken door vooraf aan gemeenten te vragen eventuele bespreekpunten kenbaar te maken aan de Regio. Zo is voor de stukken van de jaarrekening 2023 en de programmabegroting 2025-2028 de mogelijkheid gecreëerd om vooraf ambtelijk technische vragen te stellen en is de planning scherp gemonitord. 2. De bewaking van de gemaakte planning wordt aangescherpt. 3.

De overlegstructuur tussen de regio en Hilversum is bekeken en daar zijn verbeteringen in aangebracht. 4. Mocht er een verschil van inzicht zijn is er een escalatieprocedure ingericht. Bescherming en opvang Om een beter totaalbeeld te kunnen genereren op de centrumgemeentetaak Bescherming & Opvang is in de Regiobegroting een programma Bescherming & Opvang (inclusief Veilig Thuis) opgenomen, zodat gemakkelijker de aansluiting te maken is met het beleidsplan Bescherming en Opvang. Indexeren middelen centrumgemeenten De Regio voert namens centrumgemeente Hilversum en de regiogemeenten het budgetbeheer uit op centrumgemeentebudgetten. Een deel van de centrumbudgetten is onderdeel van programma’s van de Regio en staat daar apart benoemd. De centrumgemeente bijdragen over vrouwenopvang, maatschappelijke opvang en beschermd wonen zijn conform de decembercirculaire Gemeentefonds 2023 meerjarig aangepast in de Regiobegroting 2025 – 2028. De indexatiesystematiek in de huidige contracten is niet gekoppeld aan de indexatie van de centrumgemeentemiddelen. Dit kan betekenen dat de compensatie vanuit het Gemeentefonds ontoereikend is. Toekomstige wijzigingen over centrumgemeente bijdragen uit volgende circulaires worden middels begrotingswijzigingen opgenomen in de betreffende programmabegroting.

Dit geldt ook voor andere centrumgemeente bijdragen, zoals Voortijdig schoolverlaten (VSV), Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Voortijdig Schoolverlaten (RMC) en volwasseneneducatie. Inzet algemene middelen Met betrekking tot de inzet van algemene middelen zijn er voor de raad vier belangrijke momenten in de planning en control cyclus: de kadernota voor de zomer, de bestuursrapportage in september, de begroting in het najaar en de jaarrekening in het voorjaar. De Regio gaat onderzoeken hoe zij de gemeenten optimaal kan informeren over ontwikkelingen die zich voordoen en daarbij aansluiting te 2

zoeken bij de P&C cyclus van de gemeente. Denk hierbij aan de mei- en septembercirculaires van het Rijk, ontwikkelingen op afvalstoffenmarkt en toegekende subsidies. Het doel is dat tussen de vaststelling van de begroting, bestuursrapportage en het presenteren van de jaarrekening extra informatiemomenten ontstaan. Ook in het kader van de (verplichte) begrotingsrechtmatigheid is dit van een steeds groter belang. Resultaatbestemming: schuiven tussen boekjaren Het jaar 2023 sluit de Regio Gooi en Vechtstreek af met een financieel positief resultaat. Voorgesteld wordt een deel van het resultaat te gebruiken voor het verwachte tekort GAD in 2024. In de zienswijze van Hilversum is aangegeven dat dit niet de meest transparante werkwijze is. Het heeft onze voorkeur dat het voordeel op de GAD (2023) terugvloeit naar de gemeenten. Het tekort van 2024 hoort dan thuis in de bestuursrapportage 2024, dan wel de jaarrekening 2024. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en beschouwen de motie M23-191 als afgedaan Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

3