32. Brief van audit- en rekeningcommissie aan de raad inzake aanbesteding accountantsdiensten

Advies audit- en rekeningcommissie

GRIFFIE POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1

Aan de leden van de gemeenteraad van Hilversum DATUM BEHANDELD DOOR TELEFOON

BETREFT

18 april 2024 Menno Bouw 035 629 2865 Aanbesteding accountantsdiensten Geachte raads- en commissieleden, De maximale looptijd van het contract met de huidige accountant eindigt in 2023. Voor de periode na het boekjaar 2023 is dus een nieuwe accountant nodig. De Audit- en Rekeningcommissie (ARC) is daarom, samen met enkele collega’s van concern control en inkoop, het proces gestart om tot een overeenkomst met een nieuwe accountant te komen. Via deze brief informeren wij u graag over de stand van zaken van dit proces. Rol ARC De verordening op de ARC zegt het volgende in artikel 4: De Audit- en rekeningcommissie heeft de volgende taken: 4. het opstellen van het programma van eisen voor de accountantscontrole voor de duur van ten minste één verantwoordingsjaar, maar niet langer dan de duur van de (resterende) zittingsperiode van de raad; 9. de selectie van en de opdrachtverlening aan de accountant, namens de gemeenteraad en het tussentijds overleg over de voortgang en het resultaat van de werkzaamheden. De benoeming van de accountant is voorbehouden aan de raad. Na benoeming van de accountant tekent de burgemeester ingevolge artikel 171, eerste lid Gemeentewet de opdrachtovereenkomst met de accountant; Dit betekent dus dat de ARC verantwoordelijk is voor het opstellen van het programma van eisen en de selectie van de accountant en de raad uiteindelijk over de benoeming gaat.

Voorheen is het ook gebeurd dat het programma van eisen door de raad is vastgesteld. Gezien de verordening is dit echter niet noodzakelijk. Selectiecommissie De ARC heeft op 29 november 2023 de globale wensen aan het programma van eisen besproken aan de hand van de vorige aanbesteding en de leden voor de selectiecommissie gekozen. De heer Bakker, mevrouw Remmers en de heer Göbbels zijn namens de ARC bereid gevonden om als lid van de selectiecommissie op te treden. Zij hebben als taak om met de ambtelijke leden van deze selectiecommissie een programma van eisen op te stellen, inschrijvingen te beoordelen en te komen tot een keuze voor een accountantsbureau. Programma van eisen Voor de aanbesteding wordt het Europese aanbestedingsproces gehanteerd, want de geraamde waarde van de opdracht is hoger dan de drempelwaarde conform de Europese Richtlijn 2014/24/EU.

Voor alle aanbestedingsdocumenten, waaronder het Programma van eisen, verwijzen we u naar Tenderned. In het kort dient de accountant de controle van de gemeentelijke jaarrekening uit te voeren als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en conform de hiervoor geldende wettelijke controle- en tolerantiegrenzen. Die behelst: a. b. c. d. e. f.

het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie; onrechtmatigheden of fraude in de jaarrekening; controle op de verantwoording SiSa.

Daarnaast voert de accountant jaarlijks een interim controle uit en dient de accountant op verzoek van opdrachtgever deelverklaringen te verstrekken. Over de manier en het tijdstip van rapporteren zijn eisen opgenomen. Planning Tot 22 mei 2024 is het voor accountants mogelijk om zich in te schrijven. Vervolgens zal de selectiecommissie de inschrijvingen beoordelen en in juni tot een voorlopige gunning komen. Tot slot zal uw raad de accountant definitief benoemen in de raadsvergadering van 10 juli 2024. Onderstaand ook de volledige planning. DATUM 5 april 2024 18 april 2024 uiterlijk 12:00 25 april 2024 2 mei 2024 uiterlijk 12:00 8 mei 2024 22 mei 2024 uiterlijk 12:00 13 juni 2024 21 juni 2024 20 dagen week 27 10 juli 2024 12 juli 2024 15 juli 2024

ACTIVITEIT Publicatie TenderNed Sluitingsdatum indienen schriftelijke vragen ronde 1 Publiceren Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum indienen schriftelijke vragen ronde 2 Publiceren tweede Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen Plenaire beoordelingssessie Voornemen tot gunning Standstill-periode Verificatiegesprek Benoeming accountant door de raad Definitieve gunning Start periode Overeenkomst en implementatie

Hoogachtend, De audit- en rekeningcommissie, de secretaris,

de voorzitter,

M.N. Bouw

G.J. Postma