31. Jaarverslag 2024 Rekenkamer Hilversum

Rekenkamer Hilversum Jaarverslag 2024

Rekenkamer Hilversum Jaarverslag 2024

Foto omslag: ‘Klokken Raadhuis’ (Wim Ruitenbeek, beiaardier)

Rekenkamer Hilversum Dudokpark 1, kamer 1.14 Postbus 9900 1201 GM HILVERSUM rekenkamer@hilversum.nl

Februari 2025 1

Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 4 2. Uitvoering onderzoeken ...................................................................................................................... 5 2.1 Onderzoek naar de toegankelijkheid van de dienstverlening ....................................................... 5 2.2 Nazorgonderzoek naar jeugdhulp ................................................................................................. 6 2.3 DoeMee-onderzoek naar de energiebesparingsplicht .................................................................. 7 2.4 Nieuw onderzoek naar informatiebeveiliging ............................................................................... 8 3. Wet versterking decentrale rekenkamers ........................................................................................... 9 3.1 Nieuwe wet ...................................................................................................................................

9 3.2 Aanbevelingenregister .................................................................................................................. 9 4. Overige activiteiten ........................................................................................................................... 10 4.1 Interne contacten ........................................................................................................................ 10 4.2 Communicatie ............................................................................................................................. 10 4.3 Netwerksamenwerking ............................................................................................................... 11 4.4 Zelfevaluatie ................................................................................................................................ 11 5. Financieel overzicht 2024 .................................................................................................................. 11

2

Voorwoord Geachte raad, Voor u ligt het jaarverslag van de Rekenkamer Hilversum. In 2024 heeft de rekenkamer gewerkt aan het onderzoek naar de toegankelijkheid van de gemeentelijke dienstverlening, het nazorgonderzoek naar jeugdhulp en het DoeMee-onderzoek naar de energiebesparingsplicht. Ook is het onderzoek naar de informatiebeveiliging van de gemeente opgestart. De resultaten van deze onderzoeken worden gepresenteerd in 2025. Het jaar 2024 betekende voor de rekenkamer ook afscheid nemen van Dorien Verloop, die als secretaris de rekenkamer ruim 14 jaar lang op fantastische wijze heeft ondersteund. Per 1 maart is Eva de Spa als nieuwe secretaris/onderzoeker in dienst getreden, en inmiddels hebben we kunnen vaststellen dat we met haar een uitstekende opvolger van Dorien hebben gevonden. Met een ‘rondje langs de fracties’ heeft de rekenkamer in het voorjaar onderwerpen opgehaald als input voor onderzoeken in de komende twee jaar. In december heeft de rekenkamer een zelfevaluatie uitgevoerd. De resultaten van deze evaluatie zullen in het komende jaar hun uitwerking vinden in de documenten en werkwijze van de rekenkamer. Uiteraard wil ik graag het college van burgemeester en wethouders, griffie en ambtelijke organisatie namens de Rekenkamer Hilversum hartelijk danken voor de goede samenwerking in het afgelopen jaar.

De rekenkamer hoopt deze prettige samenwerking in 2025 voort te kunnen zetten. Voor meer informatie over de Rekenkamer Hilversum en al onze publicaties verwijzen wij u graag naar onze website Rekenkamer Hilversum | Hilversum Mediastad. Via deze website kunnen burgers ook suggesties doen voor onderzoek door de rekenkamer.

Graag gaan wij ook in 2025 weer voor u aan de slag!

Namens de Rekenkamer Hilversum,

Erwin Derks Voorzitter

3

1. Inleiding De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Onafhankelijk ten opzichte van raad, college van burgemeester en wethouders en ambtelijke organisatie, maar ook onafhankelijk ten opzichte van burgers, bedrijven en instellingen van Hilversum. Het is de taak van de rekenkamer om het bestuur dat de gemeente voert te onderzoeken op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. De rekenkamer let daarbij ook op de randvoorwaarden van goed bestuur. Dat wil zeggen dat ze ook oog heeft voor zaken als integriteit, democratische besluitvorming en publieke verantwoording. De rekenkamer richt zich met haar conclusies en aanbevelingen in de eerste plaats tot de gemeenteraad. Met haar onderzoeken wil de rekenkamer bijdragen aan een beter bestuur in Hilversum en het vertrouwen van de burger in het gemeentebestuur vergroten.

De samenstelling van de rekenkamer was in 2024 als volgt: Leden: • • • •

drs. Erwin Derks (voorzitter) drs. Katja Bongers dr. Marijn Plomp dr. Marleen van de Kerkhof

Secretaris: • •

drs. Dorien Verloop (tot 1 maart) Eva de Spa MSc (per 1 maart)

In dit jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over haar activiteiten in 2024 en de besteding van de financiële middelen.

4

2. Uitvoering onderzoeken

2.1 Onderzoek naar de toegankelijkheid van de dienstverlening In de periode van januari 2024 tot en met december 2024 heeft de rekenkamer een onderzoek naar de toegankelijkheid van de gemeentelijke dienstverlening uitgevoerd. De resultaten worden in maart 2025 aan de gemeenteraad gepresenteerd.

Doel onderzoek Gemeenten zijn er voor al hun inwoners en iedereen moet dan ook de diensten van een gemeente kunnen gebruiken. Het is daarom belangrijk dat de dienstverlening van gemeenten toegankelijk is voor alle inwoners. De rekenkamer was benieuwd hoe toegankelijk de dienstverlening van de gemeente Hilversum is voor haar inwoners. De rekenkamer heeft de verschillende dienstverleningskanalen (digitaal, fysiek, en telefonisch) onder de loep genomen en heeft zich gericht op de toegankelijkheid van de dienstverlening voor alle inwoners (met én zonder enige vorm van beperking).

Conclusies De rekenkamer kwam op grond van haar onderzoek tot de volgende conclusies: De algemene indruk van de rekenkamer is, dat de gemeente al veel aandacht besteedt aan het thema toegankelijkheid van de dienstverlening en dit doet langs de wettelijke en gemeentelijke kaders. Er zijn meerdere dienstverleningskanalen voor inwoners beschikbaar die grotendeels goed functioneren, en er wordt samengewerkt met een Werkgroep Toegankelijkheid waarin verschillende doelgroepen zijn gerepresenteerd. De betrokkenheid en bereidheid van medewerkers om zich in te zetten voor het vergroten van de toegankelijkheid van de dienstverlening is groot. De belangrijkste mogelijkheid tot verbetering ziet de rekenkamer op dit moment in het breed onder de aandacht brengen van de visie op dienstverlening binnen de organisatie, het concretiseren van de doelstellingen en het stimuleren van domein- en teamoverstijgende samenwerking. Ook is een aantal concrete verbeteringen te realiseren die de fysieke en digitale toegankelijkheid van de dienstverlening direct vergroten. De bovenstaande hoofdconclusie is gebaseerd op de volgende deelconclusies: 1. De gemeente Hilversum besteedt actief aandacht aan toegankelijkheid van haar dienstverlening. 2. Er is behoefte aan een structurele, integrale aanpak. 3. De fysieke toegankelijkheid van de publiekslocaties van de gemeente voldoet grotendeels aan de eisen. 4.

De digitale toegankelijkheid voldoet grotendeels aan de voorschriften. 5. De rol van de raad is ten aanzien van de toegankelijkheid van de dienstverlening nog beperkt.

5

Aanbevelingen De rekenkamer heeft de volgende aanbevelingen geformuleerd: Aan het college: 1. Geef de visie op dienstverlening breed aandacht in de organisatie. 2. Concretiseer toegankelijkheidsdoelen en monitor de voortgang. 3. Zorg voor integrale borging van het thema toegankelijkheid van de dienstverlening en domeinoverstijgende samenwerking. 4. Besteed blijvend aandacht aan de fysieke toegankelijkheid van publiekslocaties. 5. Werk aan uitbreiding van de toegankelijkheidsfuncties van de digitale dienstverlening. 6. Vergroot de digitale toegankelijkheid door het vermijden van beleidstaal. 7. Betrek inwoners en organisaties bij de (door)ontwikkeling van beleid. Aan de raad: 1. Overweeg om periodiek een ‘oefensessie toegankelijkheid’ te organiseren.

Besluitvorming door de gemeenteraad De resultaten van het onderzoek worden op 26 februari 2025 behandeld in de Commissie Bestuur en Economie. In de raadsvergadering van 5 maart 2025 vindt de raadsbehandeling plaats.

2.2 Nazorgonderzoek naar jeugdhulp In september 2024 is de rekenkamer een nazorgonderzoek gestart naar jeugdhulp in de gemeente Hilversum. De resultaten worden naar verwachting voor het zomerreces van 2025 aan de gemeenteraad gepresenteerd.

Doel onderzoek Om de effectiviteit van de rekenkamer te bevorderen voert de rekenkamer periodiek onderzoek uit naar de doorwerking van haar onderzoeksresultaten; een zogenaamd nazorgonderzoek. Met een nazorgonderzoek onderzoekt de rekenkamer of de aanbevelingen van een eerder rekenkameronderzoek daadwerkelijk effect hebben gehad. Daarnaast ziet de rekenkamer het uitvoeren van nazorgonderzoek als een belangrijk instrument om de controlerende taak van de raad te ondersteunen. Heeft het college van burgemeester en wethouders de verbetervoorstellen van de rekenkamer, die door de raad zijn overgenomen, doorgevoerd in het gemeentelijk functioneren? De rekenkamer is benieuwd in hoeverre uitvoering is gegeven aan de besluitvorming door de raad naar aanleiding van de uitkomsten van het rekenkameronderzoek naar jeugdhulp in 2019. Op 25 september 2019 heeft de raad de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer unaniem overgenomen. De rekenkamer is benieuwd hoe het er inmiddels voor staat en wil tevens een doorkijkje meegeven naar wat er in de nabije toekomst te verwachten valt. Daartoe wil de rekenkamer onder meer onderzoeken hoe de uitgaven voor jeugdhulp in Hilversum zich hebben ontwikkeld en hoe die uitgaven zich verhouden tot de ontvangen Rijksbijdrage. Ook wordt aandacht besteed aan actuele ontwikkelingen en mogelijke kansen en bedreigingen die daarmee samenhangen.

Status van het onderzoek Dit onderzoek is opgestart in het derde kwartaal van 2024 en wordt naar verwachting afgerond in het tweede kwartaal van 2025. 6

2.3 DoeMee-onderzoek naar de energiebesparingsplicht In de periode februari tot en met november 2024 heeft de rekenkamer meegedaan aan het landelijke DoeMee-onderzoek van de Vereniging van Rekenkamers (VVR) naar de energiebesparingsplicht.

Doel onderzoek Sinds 1993 geldt de verplichting voor bedrijven en instellingen om zuinig om te gaan met energie. Sinds 2008 zijn bedrijven en instellingen die jaarlijks meer dan 50.000 kWh stroom of 25.000 m3 aardgas gebruiken verplicht om energiebesparende maatregelen te nemen. Bedrijven en instellingen zijn vanaf 1 juli 2019 verplicht eens in de vier jaar actief informatie te verstrekken over de energiebesparende maatregelen die zij hebben genomen. De energiebesparingsplicht en de informatieplicht zijn per 1 juli 2023 toegevoegd aan het zogenoemde (verplichte) basistakenpakket van omgevingsdiensten. Het is sindsdien dus de omgevingsdienst die het toezicht behoort uit te voeren in opdracht van het bevoegd gezag. In 2024 is op initiatief en onder begeleiding van de Vereniging van Rekenkamers (VRR) onderzoek gedaan naar het toezicht op en de handhaving van de energiebesparingsplicht van bedrijven en instellingen en de bijbehorende informatieplicht. Met als onderzoeksvraag: welke inspanningen plegen gemeenten en provincies bij het toezicht en de handhaving van de energiebesparingsplicht en de informatieplicht energiebesparing en wat zijn daarvan de resultaten? De Rekenkamer Hilversum heeft aan dit zogeheten DoeMee-onderzoek deelgenomen, net als 110 andere gemeenten en 12 provincies.

Conclusies uit het landelijke onderzoek Uit het landelijke onderzoek komen de volgende conclusies naar voren: 1. Landelijke en provinciale middelen hebben intensivering van de controle en handhaving op de energiebesparingsplicht mogelijk gemaakt. 2. Door het tijdelijke karakter van de intensiveringen is er een gebrek aan continuïteit bij de omgevingsdiensten, dit uit zich bijvoorbeeld in het niet in kunnen zetten van vast personeel. 3. Er is bij gemeenten, provincies en omgevingsdiensten geen volledig zicht op bedrijven en instellingen die moeten voldoen aan de energiebesparingsplicht en de plicht hier inlichtingen over te geven. 4. Er is gebrekkig zicht op zowel het energiebesparingspotentieel als de gerealiseerde energiebesparing. 5. De complexe regelgeving vereist specialistische toezichthouders bij omgevingsdiensten.

Status van het onderzoek De resultaten van het onderzoek met betrekking tot Hilversum worden naar verwachting in het eerste kwartaal van 2025 aan de gemeenteraad gepresenteerd in de vorm van een rekenkamernotitie.

7

2.4 Nieuw onderzoek naar informatiebeveiliging In het laatste kwartaal van 2024 is de rekenkamer gestart met een onderzoek naar de informatiebeveiliging van de gemeente Hilversum. Gemeenten hebben als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein steeds meer (bijzondere) persoonsgegevens in beheer. Ook wordt steeds meer informatie digitaal opgeslagen en overgedragen en worden systemen en data steeds vaker aan elkaar gekoppeld. Het belang van gemeenten om de informatiebeveiliging op orde te hebben, is als gevolg van deze ontwikkelingen aanzienlijk toegenomen. De rekenkamer vraagt zich af hoe weerbaar de gemeente is tegen dreigingen als cybercriminaliteit.

Status van het onderzoek Dit onderzoek is in het vierde kwartaal van 2024 opgestart en zal naar verwachting worden afgerond in het derde kwartaal van 2025.

8

3. Wet versterking decentrale rekenkamers

3.1 Nieuwe wet Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) van kracht geworden. Het doel van de Wvdr is om een sluitend, wettelijk stelsel te creëren voor gedegen, onafhankelijk rekenkameronderzoek ter ondersteuning aan de gemeenteraad en voor de doorwerking van het onderzoek in de gemeentelijke praktijk. De belangrijkste wijziging voor gemeenten betrof het afschaffen van de mogelijkheid die de Gemeentewet bood om per verordening regels te stellen aan de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Door deze wijziging dienden gemeenteraden per 1 januari 2023 (met een uitloopjaar tot 1 januari 2024) een eigen (zelfstandige of gezamenlijke) onafhankelijke rekenkamer in te stellen. Het wetsvoorstel breidde bovendien de onderzoeksbevoegdheden van rekenkamers uit. Niet of nauwelijks functionerende rekenkamerfuncties moesten tot het verleden gaan behoren aangezien gemeenten over een onafhankelijke rekenkamer moeten beschikken waarvoor alle wettelijke waarborgen gelden die benodigd zijn voor een goede en actieve functievervulling. Omdat Hilversum al in 2010 een onafhankelijke rekenkamer heeft ingesteld, zijn de gevolgen van de nieuwe wet voor de Rekenkamer Hilversum beperkt.

3.2 Aanbevelingenregister Volgens de Wvdr moet het college jaarlijks aan de raad laten weten wat er met de aanbevelingen van de rekenkamer aan het college is gedaan (art. 185a Gw). Naar aanleiding van deze (ook voor Hilversum) nieuwe verplichting heeft het presidium op 11 juli 2023 heeft besloten dat: • • • •

het college jaarlijks voor 1 maart (op hoofdlijnen) rapporteert over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer, die gericht zijn aan het college; de griffie jaarlijks voor 1 maart (op hoofdlijnen) rapporteert over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer, die gericht zijn aan de raad; de bovenstaande rapportages van het college en de griffie samen met het jaarverslag van de rekenkamer, jaarlijks geagendeerd worden in de commissie Bestuur en Economie; de bovenstaande afspraken gelden voor de rekenkameronderzoeken vanaf 1 januari 2023, de datum waarop de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking is getreden.

Met het aanbevelingenregister wordt uitvoering gegeven aan de besluitvorming van het presidium van 11 juli 2023 om de aanbevelingen van de Rekenkamer Hilversum jaarlijks te monitoren. Het register is op 27 maart 2024 voor de eerste keer besproken in de commissie Bestuur en Economie, samen met het jaarverslag van de rekenkamer. Daarmee is het instrument van kracht geworden voor college en raad, dat ervoor zorgt dat aanbevelingen van de rekenkamer in beeld blijven tot deze zijn uitgevoerd of in proces gebracht.

9

4. Overige activiteiten

4.1 Interne contacten De lid-rapporteurs en de secretaris hebben bij de start van nieuwe onderzoeken de inhoud en het proces afgestemd met de gemeentesecretaris, de betrokken portefeuillehouders en directeuren. Tijdens de onderzoeken heeft de secretaris regelmatig contact gehad met de betrokken ambtenaren over de voortgang. Met de griffie zijn goede contacten gewaarborgd, doordat de secretaris van de rekenkamer haar werkplek op de griffie heeft en deelneemt aan het wekelijkse werkoverleg van de griffie. Daarnaast vullen de griffier en de voorzitter van de rekenkamer gezamenlijk het werkgeverschap van de secretaris in. In het voorjaar heeft het tweejaarlijkse ‘rondje langs de fracties’ plaatsgevonden, waarbij de rekenkamer input heeft opgehaald voor nieuwe onderzoeksonderwerpen en tevens met de fracties gereflecteerd heeft op de werkwijze van de rekenkamer. Ook is de rekenkamer bij informele momenten aanwezig geweest, zoals bij de zomer-BBQ en de nieuwjaarsbijeenkomst. In november 2024 heeft een afstemmingsoverleg plaatsgevonden van de rekenkamer met de Auditen rekeningcommissie (ARC) waarbij ook de wethouder Financiën, de concerncontroller en de accountant betrokken waren.

Hier worden de plannen voor onderzoeken van de accountant, (in opdracht) van het college (artikel-213a-onderzoeken) en die van de rekenkamer voor het komende jaar afgestemd, zodat overlap en dubbel werk worden voorkomen.

4.2 Communicatie De rekenkamer wil een open en toegankelijk orgaan zijn. Om dit te bereiken voert zij een actief communicatiebeleid. Concreet betekende dit in 2024 het volgende: • •

•

•

De rekenkamer roept inwoners via haar website op suggesties aan te dragen voor nieuwe onderzoeksonderwerpen; Elk afgerond onderzoek leidt tot een schriftelijk rapport. Daarnaast wordt bij de presentatie van onderzoeken gezocht naar passende vormen van communicatie (zowel bij de start als bij de afronding van onderzoeken geeft de rekenkamer in elk geval een persbericht uit); Rapporten, de website en alle online documenten worden zo veel mogelijk volgens de eisen van de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) gepubliceerd zodat deze voor een zo breed mogelijk publiek, met en zonder beperking, toegankelijk zijn; In samenspraak met het gemeentelijk webbureau wordt de website van de rekenkamer voortdurend actueel gehouden. De website bevat alle openbare informatie over de rekenkamer, zoals de samenstelling en (neven)functies van leden, het visiedocument, het reglement van orde en de onderzoeksrapporten. Ook op de website van de VVR zijn de onderzoeksrapporten van de rekenkamer te vinden.

10

4.3 Netwerksamenwerking Om kennis en ervaring over het lokale rekenkamerwerk uit te wisselen, heeft de rekenkamer contact met collega-instellingen in het land. De Rekenkamer Hilversum is lid van de Vereniging van Rekenkamers (VVR). De secretaris heeft contact met collega-secretarissen en onderzoekers via de aan de VVR verbonden Kenniskring. In december heeft de rekenkamer deze kenniskring in Hilversum georganiseerd en is de bijeenkomst gecombineerd met een speciale Dudokrondleiding door het raadhuis. Er is door de secretaris en door verschillende rekenkamerleden deelgenomen aan (online en fysieke) masterclasses, webinars en landelijke dagen.

4.4 Zelfevaluatie Op 9 december 2024 heeft de rekenkamer een zelfevaluatie gehouden. Daarin zijn de eigen documenten onder de loep genomen, zoals het visiedocument, het reglement van orde en de verordening op de rekenkamer. Ook is teruggekeken naar de uitkomsten van eerdere evaluaties en de ontwikkelingen sindsdien, en is gereflecteerd op het functioneren als team. Deze zelfevaluatie heeft een aantal actiepunten voor 2025 opgeleverd, waaronder het actualiseren van genoemde documenten.

5. Financieel overzicht 2024 De raad had voor 2024 een bedrag van € 155.863 voor de rekenkamer begroot ter dekking van alle kosten. Vervolgens is dit budget bij de Voorjaarsnota opgehoogd met € 7.469 naar € 163.332. Het budget van de rekenkamer is in 2024 als volgt besteed:

Tabel 1: Budgetbesteding van de rekenkamer in 2024 Kostenpost

Begroting (na wijziging)

Onderzoeksbudget Onder het onderzoeksbudget vallen de kosten voor inhuur van onderzoeksbureaus, de vergoedingen van de leden van de rekenkamer, de salariskosten van de secretaris/onderzoeker en overige kosten.

€ 163.332

Overschrijding De overschrijding hangt samen met gestegen kosten voor inhuur van onderzoeksbureaus.

Gerealiseerd ultimo 2024

€ 165.748

€ 2.416

11