31. Collegebrief inzake Afdoening motie M24-107

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS DUDOKPARK 1

Aan de gemeenteraad cc commissieleden

TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

30 juli 2024 ZAAKNUMM ER 1512034 BEHA NDELD DOOR Marleen Wiegman TELEFOON (035) 629 2397 DATUM

UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT

Beantwoording Motie 24-107, T24-73, T24-81 Geachte raadsleden, In deze brief informeren wij u over de uitbreidingen van de ambtelijke organisatie over de afgelopen jaren vanaf 2020. Deze brief volgt op een toezegging T24-73 van het college in de gezamenlijke commissie van 5 juni 2024 en op de toezegging T24-81 in raadsvergadering van 12 juni 2024. Overigens beschouwt het college met deze brief ook de motie “Onzekere tijden vragen om tijd’’ (M24-107) aangenomen in de raadsvergadering van 12 juni 2024 P&O als afgedaan. Motie 24-107 roept het college op om: Ten aanzien van de uitbreidingen van de ambtelijke organisatie voor 2024 en verder het college en ons als raad tijd te gunnen om een weloverwogen besluit te kunnen nemen over de programmabegroting 2025 gebaseerd op minder onzekerheden in de aannames waarop de besluiten gestoeld zijn, met dien verstande dat: 1. het college formatie uitbreidt daar waar het primaire proces gevaar loopt; 2. het college formatie uitbreidt daar waar de gemeente risico’s loopt; 3. het college een duidelijke analyse maakt van de uitbreidingen van de ambtelijke organisatie over de afgelopen jaren (vanaf 2020 e.v.); 4. aan de raad een onderbouwing wordt gegeven van de noodzakelijke uitbreidingen; 5. en hier in een RIB zo spoedig mogelijk verslag van te doen.

Opbouw van deze brief: • Inleiding • Analyse uitbreiding formatie vanaf 2020 • Onderbouwing van de noodzakelijke uitbreidingen zoals opgenomen in de Voorjaarsnota 2024

Inleiding We zijn realistisch genoeg om te beseffen dat de ambtelijke organisatie in deze tijd met alle interne en externe ontwikkelingen wendbaar moet zijn om mee te kunnen bewegen met alle ontwikkelingen die er zijn. In het BMC-rapport Impactanalyse herindeling Wijdemeren, onderdeel bestuurskracht is het volgende opgenomen over de organisatie gemeente Hilversum. (Bron: BMC-rapport Impactanalyse herindeling Wijdemeren, onderdeel bestuurskracht, paragraaf 3.3.) De organisatie is stabiel te noemen in kwantitatieve en kwalitatieve zin. Om een beeld te schetsen van de organisatorische gezondheid hebben we de organisatie van de gemeente Hilversum afgezet tegen het gemiddelde van vergelijkbare gemeenten (50.000 -100.000 inwoners) op basis van gegevens van het A+O fonds Gemeenten. We hanteren de cijfers van 2022. Dat zijn de meest actuele gegevens die van het A+O fonds Gemeenten beschikbaar zijn. Het instroompercentage van nieuwe medewerkers bedraagt in de gemeente Hilversum maar liefst 16,4% (gemiddelde gemeenten uit dezelfde grootteklasse = 11,2%). Het doorstroompercentage bedraagt 7% (gemiddelde gemeenten uit dezelfde grootteklasse =6,1%), en het uitstroompercentage bedraagt 6,2% (gemiddelde gemeenten uit dezelfde grootteklasse = 7%).

Bij doorstroom ontwikkelen medewerkers zich binnen de organisatie richting nieuwe functies en blijven zij bij vacatures behouden voor de organisatie. De organisatie van de gemeente Hilversum bestaat uit 710 fte (per 31 december 2022). Dit is 7,6 fte per 1.000 inwoners. Gemeenten uit dezelfde grootteklasse hebben gemiddeld 8,2 fte per 1.000 inwoners. De gemeente Hilversum zit hiermee iets onder het gemiddelde qua formatie in kwantitatieve zin. Daarnaast constateert BMC dat de populatie van medewerkers van de gemeente Hilversum relatief jong is en dat zij relatief veel nieuwe instroom weet te realiseren. Tegelijkertijd stroomt er relatief niet bovenmatig veel personeel uit, en is de doorstroming hoger dan binnen vergelijkbare gemeenten, wat duidt op relatief goed weten te binden en boeien. Het verloop is hieronder in grafiek weergegeven. BMC heeft als bron de Personeelsmonitor 2022 gebruikt. Het aantal van 710 fte wat hierboven genoemd is, is gebaseerd op de werkelijke bezetting per 31 december 2022. Onderstaande grafiek geeft de groei van de afgelopen jaren in de begrote formatie weer. Het verschil ontstaat door niet ingevulde vacatures.

2

Analyse uitbreiding formatie vanaf 2020 De ambtelijke organisatie is onderverdeeld in afdelingen en teams. Zie daarvoor onderstaand organogram 2024.

De verdeling van het aantal fte per afdeling verdeeld over de afgelopen 5 jaar wordt hieronder weergeven, waarbij bij het onderdeel Directie moet worden opgemerkt dat hier ook Concern control onder valt, vandaar het aantal van 8 fte.

Overzicht Formatie fte's

900,00 800,00 700,00 600,00 500,00 400,00 300,00 200,00 100,00 0,00

2020 Directie

Interne Interne Leefomgev Publieksza Dienstverle Advisering ing ken ning

2021

Sociaal Domein

Totaal

2020

8,00

97,54

123,92

182,29

111,38

138,73

661,85

2021

8,00

98,54

123,92

188,87

119,87

148,63

687,83

2022

8,00

98,54

134,62

187,94

124,82

168,64

722,55

2023

7,00

104,64

134,06

195,93

130,42

184,77

756,83

2024

8,00

104,64

138,30

201,93

149,89

189,27

792,04

2022 2023 2024

3

1) In 2022 is de afdeling Beleid en Ontwikkeling samengegaan met de afdeling Openbare Ruimte in de afdeling Leefomgeving. Voor de herkenbaarheid zijn de aantallen fte van deze afdelingen in de tabel samengevoegd. 2) Vanaf 2022 is de afdeling Sociaal Plein overgegaan in Sociaal Domein. Tevens is het team Sociaal Domein van Leefomgeving overgegaan naar de afdeling Sociaal Domein. De ambtelijke organisatie is in totaal vanaf 2020 gegroeid met afgerond 130 fte. De groei zit met name bij de afdelingen die het primair proces vertegenwoordigen van onze organisatie. Dus de taken die er rechtstreeks toe doen voor de inwoners en bedrijvigheid binnen Hilversum. Hierna volgt een toelichting per afdeling: • De groei binnen de afdeling Sociaal Domein (51 fte) heeft zich gericht op versterking van WMOconsulenten, inkomensconsulenten, schuldhulpverlening en beleidsadviseurs. • Binnen de afdeling Publiekszaken (39 fte) wordt deze groei verklaard door de groei van (jeugd)Boa’s en uitbreiding voor de uitgifte van onder andere reisdocumenten. Door de invoering omgevingswet is de afdeling Publiekszaken ook gegroeid vanwege opstellen VTH-beleid, bouwinspecteurs VTH beleid en VTH-handhavingscapaciteit.

• Zoals genoemd is in 2022 de afdeling Beleid en Ontwikkeling samengegaan met de afdeling Openbare ruimte in één afdeling Leefomgeving en is het team Sociaal domein van afdeling Leefomgeving overgaan naar de afdeling Sociaal Domein. De groei van de afdeling Leefomgeving (20 fte) wordt onder andere verklaard door de toename van programma- en projectmanagement, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast zijn er extra functies toegevoegd voor opstellen gebiedsagenda’s en de woonvisie. De groei van realisatie van de plannen heeft geleid door groei in fte op team beheer en onderhoud en op het team voorbereiding en uitvoering. • De bedrijfsvoeringafdelingen kennen een geringere groei met 15 fte voor de afdeling Interne Dienstverlening en 7 fte voor de afdeling Interne Advisering. Binnen Interne Advisering is uitbreiding met gerealiseerd op de rol bestuursadviseur en is het onderdeel recruitment versterkt. Binnen de afdeling Interne Dienstverlening is groei met name zichtbaar binnen de Informatie/ ICT keten door uitbreiding van functies zoals privacy officers, informatieadviseurs en managementondersteuning. Onderbouwing van de noodzakelijke uitbreidingen zoals opgenomen in de Voorjaarsnota 2024 Het college heeft opnieuw scherp gekeken naar de in de voorjaarsnota 2024 opgenomen formatieuitbreiding.

Die heroverweging heeft ertoe geleid dat het college voorstelt om de formatie-uitbreiding voor een ethiek officer terug te trekken. Het voordelig financieel effect hiervan zal worden verwerkt in de programmabegroting 2025. Voor de overige formatie-uitbreiding is het college niet tot andere inzichten gekomen. Het college zal deze formatie dan ook de komende tijd gaan invullen. Uiteraard zal deze uitbreiding gebeuren onder voorbehoud van de beschikbare middelen in de programmabegroting 2025-2028. Hieronder volgt de toelichting op de formatie-uitbreiding zoals deze is opgenomen in de voorjaarsnota 2024. Onder het overzicht is op een aantal uitbreidingen een aanvullende onderbouwing opgenomen.

4

2024

1

Regisseur Dienstverlening

2

Senior Privacy Adviseur

3

2025

2026

2027

2028

166

166

166

40

80

80

80

Uitvoeringskracht organisatie

600

600

600

600

4

OmBuigen (Intensiveren inzet op statushouders)

160

160

160

160

5

Beleidsagenda armoede en schulden 2024-2030

-250

250

Portefeuille

Omschrijving

166 PO en Om het programma Dienstverlening in goede banen te leiden is het noodzakelijk dienstverlening een fulltime regisseur aan te trekken en de kennis en kunde te borgen in de organisatie. 80 Wmo, welzijn, De versterking op privacy met een Senior Privacy Officer wordt steeds belangrijker jeugd, vanwege de toenemende focus op gegevensbescherming en privacywetgeving, bescherming en zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met de groeiende opvang, privacy, aandacht voor gegevensbescherming en de toenemende complexiteit van cultureel privacyregelgeving, is een Senior Privacy Officer cruciaal om ervoor te zorgen dat erfgoed, inkoop de privacy van individuen wordt gerespecteerd, dat gegevens van burgers en en subsidies organisatie op een wettige manier worden verwerkt, en dat de de gemeente voldoet aan de vereisten van privacywetten en -regelgeving. De senior privacy adviseur draagt bij aan het verwerken van de adviezen van de Functionaris Gegevensbescherming, het kunnen voldoen aan landelijke wetgeving en de uitvoering van werkagenda privacy. 600 PO en De gemeentelijke taken worden meer en daardoor wordt de gemeentelijke dienstverlening organisatie groter. Hierdoor groeien niet alleen het aantal teams, maar ook het aantal teammanagers. 160 Werk en Gemeente Hilversum heeft al een aantal jaar een tekort op het budget van de inkomen, uitkeringsregelingen.

Ondanks dat op lokaal en regionaal niveau is ingezet op revluchtelingen en integratie naar werk, is het tekort de afgelopen jaren licht toegenomen. De inburgering gemeente Hilversum wil middelen zo effectief en efficiënt mogelijk in zetten en een gezond financieel beleid voeren. Om het tekort en de toename ervan zoveel mogelijk terug te dringen, is het actieplan omBUIGen opgesteld. Middels RIB 202419 is de raad hierover geinformeerd. Voor de intensivering van de inzet op de activering van het toegenomen aantal statushouders (autonome ontwikkeling) is structureel budget van €160.000 nodig. Werk en De raad heeft op 20 december 2023 de beleidsagenda armoede en schulden 2024inkomen, 2030 vastgesteld. Dit resulteert in een structurele uitbeiding van capaciteit ad. € vluchtelingen en 75.000, de dekking vindt plaats vanuit de coalitiegelden. Voor de continuering van inburgering de inzet van de budgetcoaching in 2024 wordt incidentele budget van € 270.000 (vanuit de stelpost schulden en minima) aangewend. Bovendien is besloten om de toevoeging van € 250.000 vanuit de septembercirculaire 2023 door te zetten van 2024 naar 2025 en dit in de voorjaarsnota 2024 te verwerken.

6

Chief Information Security Officer

78

156

156

156

7

Ethiek Officer

40

80

80

80

8

Versterking kabinetszaken

100

100

100

9

Doorontwikkeling Griffie

166

156

156

90

156 Wmo, welzijn, jeugd, bescherming en opvang, privacy, cultureel erfgoed, inkoop en subsidies

De noodzaak van een CISO (Chief Information Security Officer) wordt steeds groter vanwege de toenemende dreiging van cyberaanvallen en de groeiende waarde van gegevens voor organisaties. De CISO is verantwoordelijk voor het waarborgen van de informatiebeveiligin, het toesten, ontwikkelen en implementeren van beveiligingsbeleid en -procedures en het voorkomen en aanpakken van mogelijke bedreigingen. Met de voortdurende evolutie van technologieën en de complexiteit van cyberdreigingen is een fulltime CISO essentieel om de veiligheid van gegevens en systemen te waarborgen.. Op dit moment wordt de taak als geringe nevenactiviteit uitgevoerd door de IT architekt. Deze tijdelijke oplossing is echter niet verstandig op lange termijn vanwege toenemende rol van informatieveiligheid in opgaven, dientverlening en bedrijfsvoering. Voorgesteld wordt om een fulltime Ciso officer aan te trekken en deze ongewenste kwestbaarheid op te lossen. 80 Wmo, welzijn, In de afgelopen jaren heeft Hilversum grote vooruitgang geboekt op het gebied jeugd, van digitalisering en data-gedreven werken. We zijn actief bezig met het bescherming en genereren, verzamelen en analyseren van een aanzienlijke hoeveelheid opvang, privacy, gegevens. De groeiende omvang van deze gegevens en ons gebruik ervan cultureel benadrukt de toenemende rol van ethiek.

Dit wordt bevestigd door het erfgoed, inkoop Stadspanel en de functionaris gegevensbescherming, die in zijn rapport adviseert en subsidies om het beleid "Mens Centraal Digitaal" verder te integreren in onze werkwijze. Om de ethische aspecten van datagebruik beter te benadrukken wil Hilversum een ethiek officer aantrekken. Op dit moment ontbreekt een dergelijke functionaris, waardoor het bestaande personeel taken op dit gebied op zich neemt. 100 Bestuurlijke Het huidige team Kabinetszaken in Hilversum bestaat uit enkel een vaste aangelegenhede medewerker gericht op protocol, de burgemeestersrol en de organisatie van n en OOV bestuurlijke (college-)activiteiten. Het college van BenW wordt steeds vaker gevraagd om deel te nemen aan diverse evenementen en activiteiten in Hilversum. Hierdoor is een goede bezetting van het team noodzakelijk om een zorgvuldige afweging, voorbereiding en advisering te kunnen garanderen. Om te voldoen aan deze groeiende behoefte en tegelijkertijd de ambitie om proactief Hilversum in de schijnwerpers te plaatsen waar te maken, stellen we voor om de huidige kwetsbare bezetting uit te breiden. De geraamde kosten voor deze uitbreiding bedragen €100.000 voor het aantrekken van een extra vaste medewerker. Dit is nodig om de bestaande kwetsbaarheid van het team te laten afnemen en toekomstbestendig te laten worden.

156 Bestuurlijke In december 2023 heeft de gemeenteraad de instructie van de griffie(r) aangelegenhede vastgesteld. Daarmee heeft de gemeenteraad van Hilversum aangegeven een n en OOV complete (strategische) griffie te ambiëren. Binnen de huidige griffie is de basis op orde, maar deze is niet toekomstbestendig. We zien veel extra werkzaamheden op de griffie afkomen door de vastgestelde ambitie van de gemeenteraad, alle ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur, door de projecten die nu al lopen én door het ingezette samenspel tussen raad, college en organisatie. Er komen veel vragen op de griffie af. De griffie loopt op dit moment tegen zijn grenzen aan. De stip op de horizon is een schaalbare toekomstbestendige complete griffie die de vele werkzaamheden op een effectieve en efficiënte manier oppakt en uitvoert. Een griffie die klaar is voor alle ontwikkelingen die op Hilversum afkomen, in welke vorm dan ook. Om te kunnen doorgroeien naar deze complete griffie, wordt er de komende periode gekeken naar de samenstelling van de huidige griffie in Hilversum. Hiervoor is het griffieplan door de werkgeverscommissie vastgesteld én zal er in 2024 verder onderzoek plaatsvinden naar de benodigde formatie en competenties binnen de toekomstbestendige griffie. In de voorjaarsnota wordt een reservering opgenomen voor deze doorontwikkeling. Dit op basis van het griffieplan.

Bij de begroting zal deze reservering concreter worden uitgewerkt.

5

1. Regisseur dienstverlening Het programma dienstverlening wordt door een programmamanager geleid. Het is noodzakelijk om structureel te blijven werken aan Dienstverlening om de kennis, ervaring en kunde te borgen, hiervoor is een regisseur nodig. Deze regisseur bevordert de ontwikkeling van dienstverlening op verschillende onderdelen zoals de verbetering van de digitale dienstverlening, de (telefonische) bereikbaarheid, het terugdringen van de responstijd voor inwoners en de schriftelijke communicatie. De regisseur kan vanuit de overkoepelende rol een meer organisatie brede en aanpak hanteren. Met als doel meer toegankelijke en uniforme dienstverlening aan de inwoner en bedrijven. 2. Senior privacy adviseur De versterking op privacy met een Senior Privacy Officer wordt steeds belangrijker vanwege de toenemende focus op gegevensbescherming en privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met de groeiende aandacht voor gegevensbescherming en de toenemende complexiteit van privacyregelgeving, is een Senior Privacy Officer cruciaal om ervoor te zorgen dat de privacy van individuen wordt gerespecteerd, dat gegevens van burgers en organisatie op een wettige manier worden verwerkt, en dat de gemeente voldoet aan de vereisten van privacywetten en -regelgeving.

De senior privacy adviseur draagt bij aan het verwerken van de adviezen van de Functionaris Gegevensbescherming, het kunnen voldoen aan landelijke wetgeving en de uitvoering van werkagenda privacy, waaronder de uitvoer van data protection impact assessments (DPIA’s). Er is nu sprake van onderbezetting op privacy uitvoering. 3. Doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie De gemeentelijke taken worden meer en daardoor wordt de gemeentelijke organisatie groter. Hierdoor groeien de teams in omvang. Voorbeelden daarvan is het team toezicht, bijvoorbeeld door de toename van het aantal Boa’s. Dat team is in 2024 gesplitst in twee teams, het team toezicht en het team handhaving. Ook binnen het sociaal domein is het team beleid sociaal domein gesplitst in een team beleid wmo, werk en inkomen en een team beleid jeugd en onderwijs. De noodzaak om de teams de splitsen, waardoor er meer teammanagers nodig zijn, is om zo de kwaliteit van de uitvoering als ook de aandacht en zorg voor de medewerkers op peil te houden. De groei van de organisatie vraagt ook om meer ondersteuning op de bedrijfsvoeringstaken. Doorontwikkelen van organisaties is een meerjarig proces. Zo ook voor gemeenten, die met wisselende taken, complexe opgaven en crises te maken hebben.

De essentie is dat de organisatie flexibel kan inspelen op vragen vanuit de samenleving en tegelijkertijd ook aan alle verplichte taken voldoet. Het waarmaken van deze twee hoofdlijnen vraagt continu bijsturen, anticiperen en keuzes maken. De hier genoemde uitbreiding bevat twee teammanagers binnen de afdeling publiekszaken en één teammanager binnen de afdeling sociaal domein. Gekoppeld aan de groei van het management groeit ook het aantal managementassistenten. De groei van de organisatie vraagt ook om meer ondersteuning op de bedrijfsvoeringstaken waaronder ICT, HR en Financiën, Communicatie en Bedrijfsondersteuning uit te breiden. 6. Chief information officer Een goede informatieveiligheid in de primaire dienstverlening aan burgers, bestuur en organisatie is essentieel. De versterking met 2e lijnfunctie op informatieveiligheid- CISO is nodig om de risico's en kwetsbaarheden vroegtijdig te onderkennen en hier gericht actie te ondernemen en tevens te voldoen aan wetgeving (Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en Network and Information Security (NIS2)).

6

7. Ethiek Officer Terug getrokken. 8. Versterking kabinetszaken Het huidige team Kabinetszaken in Hilversum bestaat uit 1 vaste medewerker en ondersteuning gericht op protocol, zoals de herdenkingen, de nieuwjaarsbijeenkomst, huwelijksjubilea, overlijden en geboorten, decoraties, en andere representatie in verband met de burgemeestersrol en de organisatie van bestuurlijke (college-) activiteiten. Uitval van deze medewerker zou tot een onmiddellijk infarct leiden van alles dat maandelijks op dit zich bovendien snel ontwikkelende terrein te doen is, zowel aan lopende zaken als in de voorbereiding van grote evenementen in de komende periode. Als college van Burgemeester en Wethouders van Hilversum, als Centrumgemeente in de Regio Gooi en Vechtstreek, wordt bovendien een groeiend beroep op het college gedaan ten aanzien van de organisatie van en deelname aan evenementen, conferenties en andere representatie / relatie bijeenkomsten. Daarbij gaat het zowel om strategische partners binnen onze gemeente en regio, als ook in provinciaal, G40 en rijksverband. Een goed relatiemanagement is hiervoor essentieel, als ook voor het actief onderhouden van de sleutel relaties van ons gemeentebestuur. De zeer beperkte bezetting van het kabinet biedt geen mogelijkheid deze ontwikkeling te kunnen ondersteunen en faciliteren.

Om de huidige uitvoering van de bestaande taken minder kwetsbaar te maken, en te kunnen inspelen op de groeiende behoefte aan ondersteuning en organisatie op het gebied van protocol en relatie beheer, is het noodzakelijk de bezetting van het kabinet toekomstbestendig te maken door midden van een formatie uitbreiding. De geraamde kosten voor deze uitbreiding bedragen € 100.000,-. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en beschouwen de motie 24-107 alsmede de toezeggingen T 24-73 en T 24-81 als afgedaan. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

7