22. Kopie van brief gemeenteraad Huizen aan AB Regio GV inzake Toegang tot vertrouwelijke stukken

Huizen, 29-09-2025 Aan het algemeen bestuur van Regio Gooi en Vechtstreek Betreft: vragen over toegang voor raadsleden tot vertrouwelijke AB-stukken

Geacht bestuur, Op de agenda en in de notulen van uw vergaderingen komen vaak één of meer agendapunten voor met de vermelding "vertrouwelijk". Zelfs het onderwerp van bespreking is niet zichtbaar en de onderliggende stukken zijn voor derden niet beschikbaar. Vertrouwelijkheid, lees geheimhouding, strekt ter bescherming van de inhoud van informatie. Die inhoud wordt niet geraakt met de vermelding van het onderwerp op de agenda. Die inhoud wordt wel geraakt als het gaat om het document waarin de geheim informatie is vervat en/of de bespreking in de beslotenheid van een vergadering van uw bestuur. In de raad van Huizen is hier meermaals aandacht voor gevraagd en is de portefeuillehouder verzocht het onderwerp te bespreken in het AB van de regio. Ook is het gebrek aan transparantie besproken met de directie van de regio bij een bezoek aan de raad van Huizen. Tot nu toe zonder resultaat. Naar aanleiding hiervan het volgende. De regio Gooi en Vechtstreek is verlengd lokaal bestuur. Het zwaartepunt in de regeling ligt in de behartiging van bestuurlijke taken, waarvoor normaal de colleges verantwoordelijk zijn. Nu taken van de colleges belegd zijn bij uw regio, is er vanuit de raden vanzelfsprekend ook de behoefte aan controle op de uitvoering van die (college)taken door uw regio.

Daarvoor zijn inmiddels allerlei verantwoordingsmechanismen beschikbaar op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR), uw gemeenschappelijke regeling (GR) en het reglement van orde voor uw vergaderingen (Rv0). Zeker na de recente wijziging van de WGR ter versterking van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen, biedt het beschikbare instrumentarium ons als raadsleden steeds meer handvatten voor adequate controle. Die beperkt zich echter tot de openbare informatie. Zoals reeds in de aanvang van deze brief vermeld moet de constatering tot nu toe namelijk zijn, dat vertrouwelijke informatie die met uw bestuur wordt gedeeld (nog) niet toegankelijk is voor raadsleden van de regiogemeenten. Daardoor blijft een hiaat bestaan als het gaat om de democratische controle op het reilen en zeilen van de regio. Dat achten wij een ongewenste situatie, die zich ook niet verhoudt tot de situatie op lokaal niveau. In de relatie tussen raad en college geldt de verplichting voor het college om alle inlichtingen te verschaffen waarom door een raadslid of de raad wordt gevraagd. Die informatie kan dan openbaar of onder geheimhouding wordt verschaft. De wet geeft het college slechts één mogelijkheid om het verstrekken van inlichtingen achterwege te laten, namelijk als het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

Hoewel sprake van verlengd lokaal bestuur kent de WGR niet in volledige omvang dezelfde regeling voor informatieverstrekking zoals die geldt op lokaal niveau. Wel is in de WGR en in de GR de verplichting vastgelegd voor uw bestuur om: -De raden ongevraagd alle inlichtingen te verstrekken die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur van de Regio gevoerde en te voeren beleid nodig zijn; -De raden alle inlichtingen te verstrekken die door één of meer leden van die raden worden bevraagd. De voormelde weigeringsgrond, die in de inlichtingenrelatie tussen college en raad op lokaal niveau wel bestaat, is niet opgenomen in de WGR. Als het gaat om de beantwoording van de vraag, hoe dan om te gaan met vertrouwelijke informatie, biedt de WGR wel een aanknopingspunt. In artikel 16, lid 5 van de WGR is namelijk bepaald, dat bij het verstrekken van inlichtingen een lid van het algemeen bestuur over zaken waaromtrent krachtens artikel 23 WGR geheimhouding is opgelegd, slechts informatie verschaft indien krachtens artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd en de informatie krachtens artikel 88 van de Gemeentewet aan de raad is verstrekt. Een uitwerking van dit artikel is niet opgenomen in uw GR of in het Rv0 van uw bestuur.

Deze bepaling maakt het dus mogelijk om vertrouwelijke, lees geheime, informatie aan de raden van deelnemende gemeenten te verstrekken, onder de voorwaarde van geheimhouding. Met inachtneming van het vorenstaande hebben wij de volgende vragen aan uw bestuur: 1. Bent u bereid om voortaan bij een vertrouwelijk agendapunt, op de agenda voor de vergadering van uw bestuur, te vermelden wat het onderwerp is waarvoor vertrouwelijkheid geldt. 2. Bent u bereid om met inachtneming van artikel 16, lid 5 van de WGR, een voorziening te treffen die het voor de raadsleden van de regiogemeenten mogelijk maakt om kennis te nemen van die vertrouwelijke informatie onder oplegging van geheimhouding? 3. Bent u bereid om in de notulen, verslag te doen van de behandeling, op gelijke wijze als de overige agendapunten, waarbij de vertrouwelijke delen alleen voor raadsleden toegankelijk zijn.

Omdat in de GR en het Rv0 geen termijnen zijn opgenomen voor het beantwoorden van vragen van raadsleden, zouden wij het zeer op prijs stellen als u ons binnen één maand na dagtekening een schriftelijk antwoord kunt geven. Mocht dit niet mogelijk zijn dan ontvangen wij graag informatie van u over de termijn waarbinnen wel een reactie tegemoet gezien kan worden. Een kopie van deze brief hebben wij via de griffie van Huizen verstuurd aan raden van de overige gemeenten die deelnemen in de regio Gooi en Vechtstreek.

Hoogachtend,

Edwin Koning aadslid Leefbaar Huizen

Margot Leeuwin, raadslid PvdA Huizen

Marijke ~Te louw, raadslid CU Huizen