1g. Lessons learned klankbordgroep 9 mei 2022

Bijlage 1f. Klankbordgroep Omgevingsvisie: lessons learned De klankbordgroep Omgevingsvisie is door het college ingericht als praktische invulling van de intentie uit het bestuurlijk plan van aanpak om de inwoners en organisaties van Hilversum breed te betrekken bij het proces van de Omgevingsvisie. De klankbordgroep reflecteerde op het proces en dacht/hielp mee om hun achterban te bereiken (zoals sport, cultuur, jongeren en duurzaamheid), maar niet als onderdeel van de organisatie of als ‘legitimatie’ van het proces. Naast het geven van feedback op het participatieproces (gebeurt het transparant en onafhankelijk?) heeft een redactieteam naast de klankbordgroep ervoor zorggedragen dat de opgehaalde input bij inwoners en organisaties transparant en goed werd opgeschreven. De klankbordgroep heeft bestaan uit vertegenwoordigers van HOP2040, Vonkindewijk, de Vorstin, Hilversum100 werkgroepen groen en energietransitie, Versa Welzijn, de Alliantie, het sportoverleg, bond Heemschut en Cuypersgenootschap en BV Hilversum en de wethouder Ruimtelijke Ordening. Andere deelnemers waren welkom. De klankbordgroep had een onafhankelijke, externe voorzitter. De klankbordgroep heeft op 9 mei 2022 haar laatste bijeenkomst gehad en een aantal ‘lessons learned’ gedeeld met wethouder Voorink. Deze zijn op schrift gesteld en van waarde voor een volgende groep of volgend proces.

Over het participatieproces • • • •

De gesprekken met elkaar over de toekomst zijn door inwoners en organisaties gewaardeerd. Er zit energie in. De gesprekken moeten doorgaan. De Omgevingsvisie is daarbij een van de middelen, geen doel. De tijdsdruk door de planning is breed gevoeld. Tegelijk waren er partijen die het participatieproces lang vonden duren. In het algemeen is het beeld dat tijdsdruk niet helpend is voor een goed gesprek en het vergroten van deelname. Evalueer niet alleen tussentijds, maar na fase 4 ook het hele proces. Adviezen voor volgende participatieprocessen zijn a. Kom (als gemeente) op plekken waar de mensen zijn, in plaats dat mensen moeten komen waar de gemeente is b. Organiseer onafhankelijkheid door inzet van een onafhankelijk schrijfburo en onafhankelijke gespreksleiders. Zo komen de ideeën van inwoners en organisaties goed op tafel en op papier. c. Het ‘bereik’ van de participatie en representativiteit is een lastig terugkerend thema. In het proces van de Omgevingsvisie was representativiteit een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Wees uitnodigend. Gemeente en klankbordgroepleden hebben veel inzet gepleegd om zoveel mogelijk inwoners en organisaties in staat te stellen mee te doen. Een tussentijdse analyse van ondervertegenwoordigde groepen en de georganiseerde vervolgacties zijn als nuttig ervaren.

Toch blijven sommige groepen ‘ongrijpbaar', zoals bijvoorbeeld ondernemers. De ‘ouderwetse’ manier van aanschrijven van ondernemers werd beperkt door privacywetgeving, waardoor slechts 50% een brief kreeg. Dit moet en kan anders. Een Ondernemerspanel is onmisbaar en moet er zo snel mogelijk komen. d. Communicatie is key. Zorg dat de communicatie met elke doelgroep goed, transparant en volledig is. En het liefst nog communiceren op een manier die aansluit bij de voorkeursstijl van elke doelgroep. Dit is arbeidsintensief, maar nodig. e. Houd de toonzetting positief: hoe wil je het? Breng daarna de consequenties in beeld.

f.

•

Geef uitleg. Koppel als gemeente steeds terug: dit hebben we gezien/gehoord -> zo zijn we er mee omgegaan -> dat leidt hiertoe. Koppel het steeds expliciet aan wat inwoners en organisaties hebben ingebracht. Dit is arbeidsintensief, maar komt het vertrouwen ten goede. g. Zorg in elk gezelschap (klankbordgroep, redactieteam, deskundigen, gespreksleiders) voor een diverse samenstelling. Een divers team betekent samengesteld uit mannen en vrouwen, verschillende achtergronden, verschillende leeftijden, bewoners, ondernemers en organisaties. Het proces is – alles bij elkaar genomen – gedurende het proces beter geworden. Er ligt nu een enorme kans voor de politiek om vertrouwen te winnen. Hoe de raad omgaat met de inbreng bepaalt of inwoners en organisaties meer of minder vertrouwen krijgen. Is hun bijdrage zinvol geweest (onderdeel van het politieke gesprek) en is echt geluisterd naar de inbreng? Durft de gemeente zich kwetsbaar op te stellen?

Over deelname aan de klankbordgroep en het redactieteam • Het doel en de verwachtingen voor de klankbordgroep qua inzet waren in het begin nog niet zo duidelijk. Niet alle klankbordgroepleden zijn even geinformeerd/voorgelicht begonnen: het goed aanhaken van leden (wat ligt er tot nu toe, wat is de bedoeling?) kon beter worden georganiseerd. Duidelijker rollen en inzet aan het begin had beter gekund, maar de situatie was ook zo dat niet alles van tevoren duidelijk was. De agenda, werkwijze en kennis zijn lopende het proces ontwikkeld: learning on the job. Bij de start van de klankbordgroep was nog sprake van een extern bureau dat alles zou organiseren en was het idee dat de klankbordgroep mee zou kijken. Daarna is er veel gebeurd: na het wegvallen van het bureau heeft de gemeente het proces vormgegeven vanuit het idee ‘wees waar de mensen zijn’, met de klankbordgroep in de rol van spiegel. Improviseren en soms zoeken naar de rol van de klankbordgroep zijn nodig gebleken. • Mede hierdoor bleek deelname aan de klankbordgroep gaandeweg een grotere tijdsinvestering te vragen dan waar veel leden rekening mee hadden gehouden. Er zijn klankbordgroepleden afgehaakt. Hier zit spanning: als alles van tevoren bedacht was, was er wel duidelijkheid, maar minder ruimte voor het invullen van de eigen rol en daardoor stappen mensen mogelijk niet in.

Als er veel ruimte is voor het invullen van de eigen rol is het interessant, maar kost het mogelijk meer tijd dan van tevoren gedacht. • Deelname is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Deelnemers hebben veel inzet gepleegd en ook onkosten gemaakt. De onkosten zoals eventuele reis- en parkeerkosten zouden vergoed moeten worden. • In de klankbordgroep is geen inhoud besproken, maar gewerkt aan vertrouwen, loslaten en ‘hoe gaan we met elkaar om?’. Alle deelnemers hebben gewerkt vanuit de vraag: hoe wordt het gesprek beter? Dat gaf binding. Neigende politieke lading leidde snel tot reactie. • Het redactieteam heeft onder tijddruk moeten werken. Dat is gelukt, maar vergde veel van de agenda’s van (vrijwillig deelnemende) redactieleden. • Onafhankelijk voorzitterschap in klankbordgroep en redactieteam was van grote waarde.