14. Brief van Makeltrent inzake Voorstel Pilot - Inloopdag voor Maatwerkinitiatieven en vooronderzoeken

Onderwerp: Voorstel Pilot: Inloopdag voor Maatwerkinitiatieven en Vooronderzoeken Aan: College van B&W, gemeente Hilversum Datum: 24 februari 2025, Hilversum Geachte leden van het College van B&W, Met dit voorstel wil ik een efficiënte en samenwerkingsgerichte aanpak introduceren voor het vergunningsproces binnen de gemeente Hilversum. Dit voorstel richt zich specifiek op maatwerkinitiatieven en vooroverleggen, waarbij de huidige processen vaak vastlopen door gebrek aan directe interactie en afstemming (bijlage 1). Momenteel biedt enkel het idee verkennen (maatwerk initiatief) ruimte voor een gesprek met alle disciplines echter word dit product amper tot zelden gebruikt. De meeste initiatiefnemers zijn bekend om met een vooronderzoek te werken echter biedt moet nu hemel en aarde bewogen worden om een gesprek te krijgen aangezien dit er niet bij hoort. Dat terwijl een dialoog voor een maatwerkinitiatief en vooronderzoek juist het proces kan versnellen. Het is nog te vaak dat plannen wel tot 5 keer terug moeten in de bureaucratische molen. Momenteel is de werkwijze een gesloten werkwijze waarbij er te weinig afstemming is met vakgenoten en dat in een tijd waar de woningnood extreem schrijnend is. Zie ook de uitkomsten van de adviezen van beide adviezen en het besluit. Het is of positief of negatief waarbij het plan geen kans van slagen heeft.

Hier zit ongekend veel ruimte voor verbetering aangezien het of goed is, of niet haalbaar. Iets ertussenin bestaat dus niet en wordt niet goed overgedragen Dit betekent dat men blijft proberen om zelf het plan te bedenken en de gemeente dit telkens toetst. Echter zit hier weinig efficiency en samenspel in. Aanvragen zijn tijdrovend en door geen betrokkenheid ontstaat ruis op de lijn. Vandaar ook een voorstel om het orgaan dienstbaarder en behulpzamer te maken om zo meer mogelijk te maken. Ja Mits is namelijk een houding. Voorstel: Maandelijkse Inloopdag voor Initiatiefnemers, projectontwikkelaars en architecten Een keer per maand stelt de gemeente een inloopdag beschikbaar voor initiatiefnemers met maatwerkinitiatieven, vooroverleggen en vergunningsaanvragen. Op deze dag zijn alle relevante gemeentelijke afdelingen aanwezig, zodat initiatiefnemers direct met betrokken ambtenaren in gesprek kunnen om hun plannen te bespreken, obstakels te benoemen en oplossingen te verkennen. Voordelen van deze aanpak: 1. Versnelling van processen – Door directe afstemming kunnen knelpunten sneller worden opgelost, waardoor minder vertraging ontstaat in het proces. 2. Betere samenwerking – Initiatiefnemers en gemeenteambtenaren werken samen in een open setting, wat leidt tot wederzijds begrip en efficiëntere besluitvorming. 3.

Voorkomen van onnodige negatieve adviezen – Momenteel worden veel initiatieven afgewezen zonder een gedegen gesprek. Met een inloopdag wordt de kans vergroot dat plannen realistisch en haalbaar worden afgestemd. 4. Betere integrale afstemming – Alle betrokken disciplines zijn op dezelfde plek aanwezig, waardoor plannen integraal worden bekeken in plaats van gefragmenteerd per afdeling. 5. Versterking van vertrouwen – Door transparantie en samenwerking wordt het vertrouwen tussen initiatiefnemers en de gemeente vergroot.

Pilotfase en Implementatie Om de effectiviteit van deze aanpak te toetsen, stellen wij voor om deze inloopdagen gedurende een periode van zes a twaalf maanden als pilot te organiseren. Tijdens deze periode worden ervaringen en knelpunten geëvalueerd, waarna een structurele implementatie kan worden overwogen. Een extra succesfactor zou zijn als ook wethouders op deze dagen aanwezig kunnen zijn om signalen uit de praktijk op te vangen en een proactieve houding te tonen richting initiatiefnemers. Slot De woningnood en de behoefte aan pragmatische oplossingen zijn groot. Dit voorstel draagt bij aan een efficiënter proces en een effectievere samenwerking tussen gemeente en initiatiefnemers. Een pilot kan uitwijzen hoe een eenvoudige procesaanpassing tot versnelde en verbeterde besluitvorming kan leiden. Ik nodig de gemeente uit om deze pilot serieus te overwegen en in gezamenlijkheid te werken aan een opener, constructiever en effectiever vergunningsproces. U kunt als Gemeente Hilversum een voorbeeldfunctie zijn voor elke gemeente. Ik zie uit naar uw reactie en sta open voor een verdere toelichting.

Met vriendelijke groet, Raoul van de Wetering Omgevingsregisseur@ Makeltrent 06-24950434

1