1. Collegebrief inzake Stand van zaken project realisatie nieuwe bibliotheek

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de gemeenteraad cc commissieleden cc pers

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

7 mei 2024 ZAAKNUMM ER 1441136 BEHA NDELD DOOR Astrid van Mierlo TELEFOON (035) 629 2533 DATUM

UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT

Stand van zaken project realisatie nieuwe bibliotheek Geachte raadsleden, Met deze collegebrief willen wij u informeren over de voortgang van het project “vernieuwing bibliotheek”, waar uw raad op 21 september 2022 de financiële kaders voor heeft vastgesteld. Vanuit onze positie als borgsteller voor de huidige door de bibliotheek aangetrokken lening en als subsidieverstrekker, is er zowel ambtelijk als bestuurlijk zeer regelmatig overleg over de voortgang van het project. De vernieuwing van de bibliotheek is een groot en complex project en vraagt om een gedegen aansturing. In deze fase van het project waarin het definitieve ontwerp van de verbouwing van het nieuwe gebouw in de Gooische Brink inclusief de kostenraming wordt opgesteld, is voorspelbaarheid en beheersbaarheid cruciaal. Daarnaast worden momenteel ook onder meer afspraken gemaakt binnen een nieuw op te richten Verenging van Eigenaren, en worden intentieovereenkomsten met de toekomstige partners afgesloten. Afgelopen najaar is bij het uitwerken van de businesscase in combinatie met het maken van het ontwerp voor het nieuwe gebouw samen met de architect geconstateerd dat een aantal van de gedane aannames bij het begin van het project op onderdelen niet meer van toepassing zijn, waardoor het oorspronkelijke plan niet goed uitvoerbaar is.

Gebleken is bijvoorbeeld dat de aard van het nieuwe gebouw bestaande uit diverse voormalige winkelpanden, meer technische en constructieve aanpassingen vraagt dan verwacht. Zo moeten de diverse vloerniveaus worden aangepast en extra liften worden aangebracht om het gebouw als een geheel toegankelijk te maken. Daarnaast is het gebouw erg uitgestrekt waardoor er meerdere entrees en voorzieningen nodig zijn om het gebouw beheersbaar en sociaal veilig te maken. Ook de functie van bibliotheek vraagt, zeker nu, een hogere verduurzaming dan een winkel. Dit betekent dat de (niet voor de buitenlucht afsluitende) glazen voorgevel aan de zijde van de Gooische Brink geheel moet worden vervangen om een binnenklimaat te kunnen realiseren. Het moeten doen van dergelijke aanpassingen kan mogelijk financiële implicaties hebben voor de businesscase. Het uiteindelijke financiële effect op de businesscase van de benodigde en aanvullende technische en constructieve aanpassingen wordt momenteel onderzocht, en bekeken in samenhang met

andere onderdelen binnen de businesscase. Onder meer speelt mee of een belangrijke (aanstaande juni) aan te vragen subsidie voor de verduurzaming wordt toegekend. Eerder zijn ten behoeve van de businesscase subsidies toegekend vanuit de rijksregeling "Eenmalige Specifieke Uitkeringen lokale bibliotheekvoorzieningen". De beschreven ontwikkelingen leiden tot een hoger investeringsniveau waarvoor de bibliotheek aanvullende middelen zal aantrekken. Hoewel dit druk zet op de businesscase is deze nog steeds in hoge mate sluitend. Naar verwachting zal de bibliotheek dan ook geen beroep doen op een extra investering door de gemeente. Wel wordt verwacht dat de bibliotheek om een hogere borgstelling zal vragen voor een door hen aan te trekken aanvullende lening. Vanaf het begin realiseren wij ons dat een dergelijk project als deze niet tot de dagelijkse gang van zaken van een bibliotheek behoort. Hoewel de bibliotheek vanaf het begin expertise heeft aangetrokken onderkennen zowel de directeur als de Raad van Toezicht de toegenomen complexiteit van het project. Om het project goed te laten verlopen tot het einde wordt door de bibliotheek daarom additionele expertise op een hoog niveau ingehuurd. Tevens is een risicoanalyse gemaakt met op alle onderdelen de te nemen beheersmaatregelen.

Daarmee zijn afdoende stappen gezet die het financiële risico verkleinen en de voortgang van het project waarborgen. In de voortgangsgesprekken met de directie en Raad van Toezicht is ook gesproken over de voortgang op andere onderdelen van het project zoals de succesvolle verkoop van de huidige locatie van de bibliotheek, en de aankoop van het voormalige pand van Bakker Bart (pas in een later stadium beschikbaar gekomen) waardoor de twee aangekochte gebouwdelen in de Gooische Brink met elkaar verbonden kunnen worden en een eerder geplande en kostbare luchtbrug achterwege kan blijven. Daarnaast zijn met een groot aantal toekomstige partners intentieovereenkomsten gesloten. Naar verwachting zal het nieuwe gebouw door de huidige eigenaar begin mei worden overgedragen aan de bibliotheek. Daarvoor zal een bijzonder persmoment worden georganiseerd. Het realiseren van de nieuwe bibliotheek blijft een verantwoordelijkheid van de bibliotheek. Vanuit onze rol en verantwoordelijkheid als borgsteller en subsidieverstrekker blijven wij de uitvoering van het project nauwlettend monitoren en de bibliotheek houden aan de voorwaarden zoals genoemd bij het verlenen van de borgstelling.

Wij verwachten u na het zomerreces te kunnen informeren over het uiteindelijke financiële effect van de genoemde recente ontwikkelingen op de businesscase, de effecten op de gemeentelijke subsidie en een mogelijk verzoek voor een aanvullende borgstelling. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top