Samenbrengen opstellen voorjaarsnota 2025 en democratische vernieuwing 11-09-2024 (memo)

Aan de raads- en commissieleden Betreft: Samenbrengen opstellen Voorjaarsnota en democratische vernieuwing: Inzicht in aanpak en randvoorwaarden raadpleging inwoners Datum: 11 september 2024

Bij de behandeling van de strategische financiële analyse inclusief de voorjaarsnota 2024 heeft de raad het amendement aangenomen om een raadpleging in te richten waarbij de inwoners georganiseerd tot voorstellen kunnen komen om binnen de beschikbare middelen vanuit de begroting 2026 tot maximaal resultaat te komen. De uitkomst van dit traject dient betrokken te worden bij het opstellen van de Voorjaarsnota 2025. Het college heeft de opdracht gekregen om de planning, inzet van middelen en capaciteit van deze raadpleging, en de kaders die de raad moet stellen waarbinnen een dergelijk traject goed kan verlopen uiterlijk 15 september 2024 inzichtelijk te maken voor de raad. Conform het geamendeerde raadsbesluit ontvangt u bijgaand de gevraagd informatie.

Aanpak In uw raadsvergadering heeft u geconcludeerd dat scherpe keuzes nodig zijn om een structureel sluitende begroting richting de toekomst te realiseren. Deze keuzes vragen voor de komende jaren om een andere manier van denken, namelijk een strategische benadering waarin in samenhang keuzes gemaakt kunnen worden. Zodat beleid, uitvoering en dekkingsmaatregelen bij elkaar passen en elkaar versterken. Om richting te bepalen aan deze keuzes heeft u gekozen voor scenario 2 “Samenwerkend”. Het kiezen voor een scenario heeft grote impact voor inwoners, verenigingen, bedrijven, maatschappelijke partners en onze gemeentelijk organisatie. Met dit scenario als koers gaan we in gesprek met onze inwoners. In de aanpak sluiten we aan op de reeds bestaande inwonersparticipatie en raadplegingen én zetten we in op een algemene uitvraag. Op deze wijze krijgen we een zo’n compleet mogelijk beeld van wat onze inwoners belangrijk vinden waar de beschikbare middelen op in worden gezet en welke voorstellen zij zouden willen aandragen om binnen die middelen tot een maximaal resultaat te komen. We onderscheiden hierin de volgende drie stappen: 1. Bundelen van bestaande inwonersparticipatie en raadplegingen. 2. Inzetten van een inwonerspanel t.b.v. algemene uitvraag op bezuinigingen inclusief open uitnodiging*.

Hierbij wordt onder andere de vraag gesteld wie in stap 3 over een bepaald onderwerp verder mee wil praten en daarbij ook wat achtergrondgegevens zou willen achterlaten (leeftijd, kern, opleidingsniveau ed). Zo kunnen we “op maat” en zonder het al te groot te maken de verdieping pakken. 3. Toetsen van de uitkomsten van het inwonerspanel in bijeenkomsten met mensen uit het stille midden en met belanghebbenden bij de thema’s. * De vragenlijst voor het inwonerspanel is normaal gesproken enkel beschikbaar en in te vullen voor de panelleden. Met een open uitnodiging kunnen ditmaal álle inwoners van Hilvarenbeek meedoen.

1

Zo bereiken we een bredere afvaardiging – het zogenaamde “stille midden”- uit onze samenleving. Daarbij vragen we aan onze Klankborgroepleden inwoners aan te dragen die normaal niet zo snel reageren; denk aan inwoners/ondernemers die mee kunnen denken op specifieke thema’s van de bezuinigingen. Planning Het tijdspad tot aan de Voorjaarsnota is relatief kort voor een aanpak met brede raadpleging, zoals in de aanpak benoemd. De planning wordt dan ook zo praktisch mogelijk ingeregeld met de mogelijkheid om activiteiten te bundelen vanuit efficiency. Denkt u hierbij aan een eerste analyse inclusief grove doorrekening in december ’24 zodat de gesprekken in januari ’25 gericht gevoerd kunnen worden op bijvoorbeeld het denken in kansen binnen de reeds bepaalde bezuinigingen of het slimmer inrichten van inspanningen.

2024 September en oktober - Bundeling bestaande inwonersparticipatie en raadplegingen afronden en analyseren - Detaillering kosten en capaciteitsinventarisatie - Samenstellen vragenlijst in samenwerking met Haagse Beek - Organiseren en plannen van bijeenkomsten November - Uitzetten vragenlijst inwonerspanel en open uitnodiging - Tussentijdse monitoring December - Analyse en eerste doorrekening gegevens inwonerspanel - Voorbereiden van medewerkers t.b.v. bijeenkomsten 2025 Januari Bijeenkomsten Februari - Bundelen opbrengst - Doorrekening op haalbaarheid Maart - Presentatie bevindingen en terugkoppeling aan inwonerspanel en geïnteresseerden 1 april - Opbrengst inclusief financiële effecten bekend en deze worden ingebracht in het proces voor de Voorjaarsnota 2025 Kaders De kaders die het college hanteert in deze aanpak zijn reeds door de raad vastgesteld. Specifiek doelen we hiermee op: - Het in gesprekken en bij het uitwerken van de opbrengst aansluiten bij scenario II “Samenwerkend Hilvarenbeek”. - De door de raad bepaalde richtlijnen onder punten 6 en 7 uit het geamendeerde besluit van 4 juli 2024. - Het hanteren van de uitgangspunten die bij raadsbesluit 14 maart 2024 zijn vastgesteld voor het vormgeven van democratische vernieuwing.

2

Middelen en capaciteit Enkele aandachtpunten t.b.v. budget/capaciteit: - Geen vaste teamleider financiën op dit moment. Deze capaciteit huren we op dit moment ten dele in voor de taak coördinatie van de P&C producten (en daaraan gerelateerde advisering aan MT en bestuur) voor 16 uur per week. Een dergelijk vernieuwend traject vraagt meer inzet dan de beschikbare 16 uur per week. Deze extra inzet is opgenomen in onderstaande tabel. - Geen capaciteit intern beschikbaar op deze korte termijn zonder andere urgente of bestuurlijke opgaven op organisatieontwikkeling/ dienstverlening te laten vallen, waardoor inhuur van een projectleider voor 8 uur per week nodig is. - Door koppeling democratische vernieuwing schakelen we Haagse Beek in voor begeleiding en uitwerking van de bijeenkomsten en de voorbereiding en uitwerking van de vragen voor het inwonerspanel. - Hoewel we bij de start van het project zo concreet mogelijk de verschillende fases uitwerken (en daarmee de in te schatten capaciteit en middelen) is een proces zoals deze waarvoor we ook geen referentie hebben lastig in te schatten. We houden deze inzichten daarom in het project bij zodat deze als referentie kunnen dienen bij volgende (participatie) processen.

- De vorig jaar nieuw verkregen formatieplek communicatieadviseur participatie & strategie zetten we in op deze opdracht; hiervoor is deze formatieplek in het leven geroepen.

Fases

Wie

Werkzaamheden Uren

Algemeen: Projectleiding Algemeen: Projectgroep

Inhuur

Coördinatie

Inhuur en interne medewerkers

Stap 1: bundelen reeds gedane inwonerparticipatie

Interne medewerkers en extra inzet inhuur financiën

Afstemmen ambtelijk -en bestuurlijk opdrachtgevers Inventarisatie, analyse en invullen formats

Stap 2 Inwonerspanel

Interne medewerkers, extra inzet financiën, Inhuur Pon/Telos en Haagse Beek

Opstellen vragen, afstemmen, analyseren en verwerken

8 uur per week Totaal 240 uur 2 uur per week. Opgenomen in project Democratische vernieuwing 4x 8uur communicatieadviseur participatie & strategie, 8x 2u betrokken medewerkers Extra inhuur financiën 6 uur Onderzoeksbudget

Totale kosten (excl BTW) € 27.000,00 Binnen budget

Binnen budget

€ 600,00 Binnen budget

Extra inhuur financiën 18 uur

€ 1.800,00

Haagse Beek

€ 12.000,00

3

Stap 3 Bijeenkomsten

Opbrengst inclusief financiële effecten

Interne medewerkers, Haagse Beek

Interne medewerkers, inhuur financiën, Haagse Beek

Organisatie, begeleiding en facilitering van bijeenkomsten, uitgaande van 6 sessies Analyse, doorrekenen en bundelen

Extra inhuur financiën

€ 600,00

Haagse Beek

€ 9.000,00

Extra inhuur financiën, 30 uur

€ 3.000,00

Haagse Beek

€ 6.000,00

Ondersteuning bij uitwerking van de bijeenkomsten, uitgaande van 6 sessies

Totaal

€60.000,-

Naast bovenstaande vraagt dit inzet van onze medewerkers. Het in gesprek gaan met onze inwoners maakt onderdeel uit van ons werk. De extra inzet om mee te denken hoe de bijeenkomsten eruit zien, het aanwezig zijn bij de gesprekken en de verdere uitwerking in de Voorjaarsnota 2025 lossen we op binnen de bestaande middelen. In het project houden we de uren bij, zodat deze als referentie bij een volgend project gebruikt kunnen worden. Met deze memo voldoen we aan de oproep van uw raad om planning, inzet van middelen en capaciteit van een dergelijke raadpleging, en kaders die de raad moet stellen waarbinnen een dergelijk traject goed kan lopen uiterlijk 15 september 2024 inzichtelijk te maken. De opdracht vraagt, zoals u leest, om aanvullende middelen. Bovenstaand overzicht verwerken wij als voorstel in het boekwerk Begroting 2025 – deze ligt in cyclus 7 voor aan uw raad. Het opnemen van deze middelen in de Begroting 2025 doet recht aan het feit dat deze opdracht voortkomt uit het amendement op het raadsvoorstel Strategische financiële analyse, incl. VJN24. Deze Voorjaarsnota geeft richting aan de begroting 2025. Besluitvorming is voorzien op 6 november 2024. Hierdoor wordt er nog binnen redelijke termijn duidelijkheid verkregen over de uiteindelijke financiële kaders voor de uitvoering van deze opdracht.

Namens het college, Evert Weys | portefeuillehouder Veiligheid, bedrijfsvoering, samenwerking & democratische vernieuwing Piet Machielsen |portefeuillehouder Ruimtelijke ontwikkeling, Wonen & Economie en financiën Vrijthof 10 | 5081 CA Hilvarenbeek Postbus 3 | 5080 AA Hilvarenbeek (013) 505 83 00 | www.hilvarenbeek.nl | @gemeenteHbeek

4