Document · PDF

Najaarsnota 2025 (3 boekwerk) NIEUW

Gemeenteraad 11 december 2025, gemeente HilvarenbeekBij agendapunt: Raadsvoorstel Najaarsnota 2025.8.994 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Najaarsnota 2025

Hilvarenbeek, 7 november 2025 Versie 1.0 Zaaknummer: 1049118

Inhoudsopgave 1

INLEIDING...................................................................................................................4

AUTONOME ONTWIKKELINGEN ...................................................................................6

ADMINISTRATIEVE WIJZIGINGEN............................................................................... 11

BUDGETOVERHEVELINGEN ........................................................................................ 12

BIJLAGEN .................................................................................................................. 22 5.1 5.2 5.3 5.4

MEMO OVER DE OPVOLGING VAN DE BEVINDINGEN MANAGEMENTLETTER .......................................... 22 OVERZICHT RESERVES ................................................................................................................ 25 OVERZICHT INVESTERINGEN ........................................................................................................ 27 OVERZICHT MUTATIES PERSONEEL ............................................................................................... 29

1 Inleiding De najaarsnota in de P&C-cyclus In de begroting leggen we vast wat we willen bereiken, wat we daarvoor doen en wat dat mag kosten. In de voorjaarsnota(+) geven we aan op welke onderdelen we de lopende begroting moesten bijstellen, welke ontwikkelingen we voorzien en welke nieuwe elementen we aan de begroting willen toevoegen voor het komende jaar. De najaarsnota is vergelijkbaar met de voorjaarsnota, alleen ontbreekt hierin het +deel. In de najaarsnota nemen we in principe geen nieuw beleid op voor komende jaren. We richten ons vooral op financiële afwijkingen binnen het bestaand beleid. De najaarsnota is dan ook zoveel als mogelijk een beleidsarm document. Nieuwe ontwikkelingen wegen we normaliter integraal af met de voorjaarsnota(+). Vanwege de gemeenteraadsverkiezingen in 2026 zullen nieuwe ontwikkelingen betrokken worden bij de begroting 2027. Tijdig inzicht in het verwacht jaarresultaat 2025 De najaarsnota is het laatste P&C-document waarin we onze begroting bijstellen over het jaar 2025. We hebben dan over ruim negen maanden van het lopende jaar zicht op het verloop van onze beleidsvoornemens en de uitvoering daarvan. De periode waarover we nog moeten extrapoleren is dan beperkt en we kunnen dus - uiteraard met enige onzekerheid daar nog in - een redelijk beeld van de jaareindeverwachting geven. We krijgen een beeld van de jaarrekening 2025.

Inzicht in personeel, investeringen en de reserves Zoals u gewend bent, hebben we voor het inzicht de najaarsnota aangevuld met de punten waarover we ook in de voorjaarsnota hebben gerapporteerd. Denkt u aan een rapportage van de investeringen, het bijgestelde verwachte verloop van de algemene reserves en ook de rapportage inhuur personeel. Budgetoverhevelingen Het is gebruikelijk dat wij bij de jaarrekening een voorstel doen om niet gebruikte budgetten eventueel over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar omkleed met moverende redenen. Deze gelden worden gestort in de al bestaande reserve budgetoverhevelingen. Om tegemoet te komen aan uw verzoek om eerder dan de jaarrekening inzicht te krijgen in de financiële afwijkingen nemen wij al in deze Najaarsnota een afzonderlijk hoofdstuk op om budgetoverhevelingen in kaart te brengen. Het over te hevelen bedrag bedraagt € 2.268.000. In hoofdstuk budgetoverhevelingen laten we zien dat we € 421.000 niet meer nodig hebben voor het oorspronkelijke doel. Financiële gevolgen Het vertrekpunt voor de jaren 2026 tot en met 2029 is het begrotingsboekwerk 2026 zoals dat door de raad is besloten op 6 november 2025. We verwachten over 2025 een voordelig resultaat van € 153.000. Conform beleid stellen we voor het resultaat te muteren op de algemene bedrijfsreserve.

Als we een verdere doorkijk maken dan zien we geen structureel sluitende begroting met ingang van begrotingsjaar 2028. Zoals in de aanbieding van de begroting 2026 al aangegeven zal het college ook in kaart brengen aan welke knoppen (nog meer) gedraaid kan worden om te komen tot een sluitende begroting en de gewenste ratio’s. 4

Bijgestelde begroting en meerjarenperspectief

2025

2026

2027

2028

2029

Vertrekpunt: raadsbesluiten vjn(+)2025 en begroting 2026

-948

145

-8

-405

-384

Waarvan structureel

-71

525

-391

-370

Waarvan incidenteel

-877

-533

-14

1. Autonome ontwikkelingen

1.101

-49

-29

-49

Totale bijstelling najaarsnota

1.101

-49

-29

-49

Saldi najaarsnota 2025

153

241

-57

-434

-433

Waarvan structureel

1.030

195

476

-420

-419

Waarvan incidenteel

-877

-533

-14

waarbij - = nadelig

Het college van Hilvarenbeek.

2 Autonome ontwikkelingen Waar gaat het over? In dit hoofdstuk leest u welke tegenvallende niet-beïnvloedbare gebeurtenissen zich voordoen. Niet-beïnvloedbaar in de zin van lastenverzwaringen door wet- en regelgeving, bijdragen aan verbonden partijen waar we gehouden zijn aan bestuursbesluiten, vervangingsinvesteringen om de continuïteit van onder andere de bedrijfsvoering te waarborgen of verplichtingen door aanbestedingen, subsidies of bestuurlijke toezeggingen. Ook gaat het hier om bestaand beleid dat meer of minder kost dan eerder verwacht. Financieel overzicht In onderstaand overzicht ziet u een samenvatting van de autonome ontwikkelingen. Verder in het hoofdstuk beschrijven we de ontwikkelingen nader. Nr Ontwikkeling 1 Armoede 2 Beleid en uitvoering arbeidsparticipatie 3 Algemene bijstandsregelingen Participatiewet (BUIG) 4 Onderhoud Woonwagenkamp Beerten 5 Leges omgevingsvergunningen 6 Afrekening positief rekeningresultaat OMWB 2024 7 Maatregelingen kermis Diessen 2025 8 Legesinkomsten Burgerzaken 9 Verkiezingen 10 Algemene Uitkering 11 Vrijval budgetoverhevelingen 12 Jaarrekening controle accountant 13 Inkoopproces 14 Toerekening overhead aan projecten 15 Realisatiekracht onderzoek 16 Mutaties investeringen (kapitaallasten) Totaal

2025 2026 2027 2028 2029 106 33 300 -101 182 30 -8 43 18 350 -7 -49 -29 -49 421 -33 -41 -154 -45 103 1.101 96 -49 -29 -49

Nr 1.

Onderwerp 1. Programma Samenlevend Hilvarenbeek Armoede De uitgaven voor het armoedebeleid omvatten in hoofdzaak de bijzondere bijstand en minima -regelingen. Maar ook de – via subsidie – bekostigingen van Quiet, Voedselbank en st. Leergeld. Het overschot is toe te schrijven aan het (lagere) gebruik van de minimaregelingen. Het gebruik in Hilvarenbeek is sowieso lager in vergelijking met andere gemeenten. Enerzijds doordat er minder inwoners met een laag inkomen zijn (in Hilvarenbeek 3% tegenover landelijk gemiddeld 6%), maar ook omdat veel inwoners met een laag inkomen vermogen hebben in een woning. Hierdoor komen zij niet in aanmerking voor de minimaregelingen (met uitzondering van de collectieve zorgverzekering).

2025

2026

2027

2028

106

Niettemin, het gebruik kan jaarlijks verschillen, zowel in aantallen aanvragen als in de gevraagde bedragen.

Voor 2025 is een budget van € 412.003 begroot. Beleid en uitvoering arbeidsparticipatie In 2025 verwachten we een overschot van circa €33.000 binnen dit budget. Het betreft een open -einde regeling die wordt gebruikt voor pilots, incidentele uitgaven en regionale projecten binnen de arbeidsmarktregio.

De afwijking hangt samen met de doorontwikkeling van het Regionaal Werkcentrum Midden Brabant (RWC). Dit is de nieuwe regionale samenwerkingsstructuur voor arbeidsmarkt en arbeidsparticipatiebeleid. Eind 2024 is het werkcentrum operationeel geworden. In 2025 lag de nadruk op de doorontwikkeling van het werkcentrum en het inrichten van de governance erboven. Hierdoor zijn lopende regionale projecten tijdelijk geparkeerd en zijn nieuwe initiatieven nog niet gestart. De verwachting is dat per 1 januari 2026 de nieuwe regionale meerjarenagenda van kracht gaat, waarmee de activiteiten weer toenemen.

We melden de afwijking nu, omdat recent de laatste facturen zijn betaald en duidelijk is geworden dat er geen aanvullende regionale verplichtingen meer volgen. Daardoor ontstaat in 2025 een incidenteel overschot, dat samenhangt met de overgangsfase naar het werkcentrum. Algemene bijstandsregelingen Participatiewet (BUIG) Het BUIG-budget is bestemd voor bijstandsuitkeringen en loonkostensubsidies. Bij het opstellen van de begroting 2025 verwachtten we €1,8 miljoen te ontvangen; inmiddels is de beschikking vastgesteld op €2,3 miljoen. De uitgaven worden geraamd op €2,0 miljoen, wat resulteert in een positief verschil van circa €300.000. Dit overschot hoeft niet te worden terugbetaald aan het Rijk.

300

Het aantal bijstandsgerechtigden blijft stabiel (106 in 2023, 97 in 2024 en 106 in 2025), met uitgaven rond de €2 miljoen. De hogere rijksbijdrage in 2025 komt door een landelijke herverdeling en prijsontwikkeling binnen de BUIG-verdeling.

2029

Onderwerp De meevaller is incidenteel. Door de T+2-systematiek past het Rijk het BUIG-budget pas twee jaar later aan op basis van de werkelijke uitgaven. Een lagere realisatie in 2025 kan daardoor in 2027 leiden tot een lagere rijksbijdrage, terwijl de uitgaven dan juist kunnen stijgen. Het overschot kan daarom nodig zijn om toekomstige tekorten op te vangen.

2025

2026

2027

2028

De afwijking wordt nu gemeld omdat het Rijk begin oktober het definitieve BUIG-budget heeft vastgesteld. 2. Programma Belevend Hilvarenbeek 4.

Onderhoud Woonwagenkamp Beerten Het fysieke- en contractbeheer van het woonwagenkampje is uitbesteed aan Woonstichting Leystromen. Voor deze woonwagenlocatie is door ons in het verleden geen MJOP opgesteld op grond waarvan investeringen op dit vlak zijn geraamd. In het kader van het beheer door Leystromen zijn de afgelopen jaren onderhoudsmaatregelen uitgevoerd aan de gebouwde en ondergrondse voorzieningen en verharding op het terrein. Leystromen heeft ons pas achteraf geconfronteerd met de uitgevoerde werkzaamheden. Met hen is het gesprek gevoerd over de wijze waarop dit proces is doorlopen. Bij het opstellen van de begroting was dat nog niet afgerond. Het uitgevoerde onderhoud is door ons inmiddels getoetst en noodzakelijk geacht. Om vergelijkbare situaties in de toekomst te voorkomen wordt voor de woonwagenlocatie een Meerjaren Onderhouds Programma opgesteld. De effecten daarvan nemen we mee in de voorjaarsnota 2026. Leges omgevingsvergunningen Het aantal initiatieven voor woningbouw neemt fors toe. De advieskosten van met name welstand vallen daardoor ook hoger uit. De Omgevingswet heeft er daarnaast ook toe geleid dat er minder vergunningplichtig is geworden voor bedrijven, waardoor hun bedrijfsactiviteiten met een melding afgedaan kunnen worden. Hiervoor ontvangen we geen leges. Dat was op voorhand anders ingeschat door de OMWB.

Per saldo ontstaat er een positief resultaat. Afrekening positief rekeningresultaat OMWB 2024 De jaarrekening 2024 van de Omgevingsdienst OMWB sloot met een positief resultaat. De gemeente Hilvarenbeek ontvangt hierin een aandeel van € 30.000.

-101

182

3. Programma Ondernemend Hilvarenbeek 7.

Maatregelingen kermis Diessen 2025 In verband met signalen met betrekking tot de openbare orde en veiligheid hebben we extra maatregelingen moeten treffen voor de kermis in Diessen. Rond het terrein zijn bouwhekken geplaatst (huur € 350) en is beveiliging ingeschakeld (€ 8.000).

-8

2029

Nr 8.

Onderwerp 4. Programma Dienstverlenend Hilvarenbeek Legesinkomsten Burgerzaken De legesinkomsten bij Burgerzaken bestaan uit 4 onderdelen. In de stand tot en met het derde kwartaal verwachten we in 2025 hogere inkomsten dan begroot op de onderdelen reisdocumenten en huwelijken.

2025

2026

2027

2028

2029

-7

-49

-29

-49

We voorzagen een toename in de reisdocumenten vanwege de ‘reisdocumentenpiek’. Deze blijkt hoger dan verwacht. Reisdocumenten voor minderjarigen zijn niet opgenomen in de prognosecijfers voor de reisdocumentenpiek en aantallen zijn vooraf moeilijk te voorspellen. We verwachten eind 2025 een voordeel van € 20.000. Het voordeel uit de huwelijken ontstaat door hogere inkomsten en minder kosten dan verwacht. Echtparen kozen vanwege de wachtlijst op gratis huwelijken vaker voor een verkorte ceremonie. Zij kozen daarnaast vaker voor een eigen BABS in plaats van een BABS die in dienst is van de gemeente. In totaal verwachten we een voordeel van € 27.000. Op het onderdeel Basisregistratie personen verwachten we een nadeel. Het komt steeds vaker tot een juridische kwestie op dit onderdeel. De expertise hiervoor ontbreekt in onze organisatie, waardoor we juridische ondersteuning moeten inhuren. Het aantal casussen waarop juridische bijstand nodig is is vooraf onvoorspelbaar. Op basis van de huidige situatie verwachten we een nadeel van € 4.000 voor 2025. 9.

10.

11.

Op het onderdeel rijbewijzen verwachten we geen afwijking voor 2025. Verkiezingen In de septembercirculaire 2025 hebben we van het rijk extra middelen ontvangen. Daar bovenop is er jaarlijks een regulier budget beschikbaar voor het organiseren van de verkiezingen. Daardoor is er dit jaar meer geld beschikbaar dan dat we nodig hebben. Van het overschot hevelen we 25.000 over naar 2026. Zie voor verdere toelichting hoofdstuk budgetoverhevelingen. Het dan nog resterende overschot vormt een voordeel in 2025. 5. Programma Algemene Dekkingsmiddelen Hilvarenbeek Algemene Uitkering We informeerden u over de uitkomsten van de septembercirculaire met RIB nr 2025-83. Zoals vermeld in de RIB verwerken we de effecten van de septembercirculaire in deze najaarsnota. Vrijval budgetoverhevelingen In hoofdstuk 4 treft u de specificatie en toelichting aan over de rapportage budgetoverhevelingen. Een aantal eerder gedane budgetoverhevelingen zijn (deels) niet meer nodig voor het oorspronkelijke doel. In die gevallen komen deze bedragen nu weer beschikbaar als algemeen dekkingsmiddel.

350

421

Nr 12.

13.

14.

15.

16.

Onderwerp 6. Programma Overhead Hilvarenbeek Jaarrekening controle accountant De kosten voor de jaarrekening 2024 zijn door verschillende oorzaken hoger dan begroot. Zo was er een groter aantal SISA-regelingen (die per stuk afgerekend worden) dan voorzien. Andere redenen voor de overschrijding zijn diverse meerwerkposten met betrekking tot het inkoopproces, een evaluatie van de lasten WMO en een langere doorlooptijd van de jaarrekening. Inkoopproces Onze inkooptrajecten worden uitgevoerd inkoopbureau Karel. Hierbij is in het contract een vast aantal dagdelen afgesproken. Dit is voor 2025 niet voldoende gebleken omdat de aanbestedingskalender voor 2025 niet op orde bleek te zijn. Om de rechtmatigheid van de inkopen te kunnen waarborgen is het noodzakelijk om een inhaalslag te maken en de achterstand in de aanbestedingskalender versneld weg te werken. Hiervoor is het noodzakelijk om extra dagdelen in te kopen. Toerekening overhead aan projecten In de jaarlijkse begroting gaan we ervan uit dat we een deel van de overheadkosten toe kunnen rekenen aan diverse projecten, grondexploitaties en investeringswerken op het gebied van riolering en wegen. Daarmee drukt dat deel van de overhead in de begroting niet op de algemene middelen. Naar nu blijkt blijft de werkelijke urenbesteding aan die onderdelen dit jaar achter bij de geraamde urenbesteding.

Dit heeft onder andere te maken met het feit dat eerder geplande investeringen later starten. Dit maakt het dan ook dat voor een bedrag van € 154.000 aan overheadkosten alsnog drukken op de algemene middelen dit jaar. Realisatiekracht onderzoek De keuze voor het strategisch financieel scenario 2 (Samenwerkend Hilvarenbeek) vraagt om een heroriëntatie op de bestaande werkwijze van onze organisatie. Om goed voorbereid en toegerust te zijn voor de toekomst start in november 2025 tegen die achtergrond een realisatie- en formatiekracht onderzoek. Dit geeft ons in het 1e kwartaal van 2026 een beeld van de actuele stand van zaken van onze organisatie is en wat in de komende jaren nodig is om de komende jaren duurzaam onze dienstverlening in te richten. Mutaties investeringen (kapitaallasten) Voor een inhoudelijke toelichting per investeringskrediet verwijzen wij u naar bijlage 5.3 Niet alle projecten die voorzien waren voor 2025 kunnen volgens de planning worden uitgevoerd. Dit heeft als gevolg dat de begrootte kapitaallasten doorschuiven. Dit aangezien de kapitaallasten het jaar volgend op het jaar van afronding starten. In dit geval resulteert het later opleveren in een incidenteel voordeel van € 103.000.

2025

2026

2027

2028

-33

-41

-154

-45

103

2029

3 Administratieve wijzigingen Administratieve wijzigingen zijn niet-politieke wijzigingen zonder een financieel effect voor de exploitatie, maar waarbij het noodzakelijk is dat u hier formeel over besluit. U kunt bijvoorbeeld denken aan budgetverschuivingen van het ene programma naar het andere, reguliere reservemutaties of taakmutaties als gevolg van de Rijkscirculaires. Nr

Toelichting

Overige beperkte financieel technische wijzigingen Dit zijn wijzigingen zonder een financieel effect voor de exploitatie. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid is het noodzakelijk dat u hier formeel over besluit. U kunt denken aan budgetverschuivingen van het ene programma naar het andere, reguliere reservemutaties en opbrengsten waar di rect gerelateerde uitgaven tegenover staan. Budgetoverhevelingen In tegenstelling tot voorgaande jaren is voor de budgetoverhevelingen nu een afzonderlijk hoofdstuk voor opgenomen.

4 Budgetoverhevelingen Waar gaat het over? In dit hoofdstuk gaan we in op de budgetoverhevelingen. In het raadsvoorstel vaststelling jaarstukken 2024 kondigde het college aan na te gaan in hoeverre de activiteiten die ten grondslag liggen aan de budgetoverhevelingen nog uitgevoerd gaan worden. Hierdoor ontstaat in deze tijd van financiële schaarste meer inzicht of dat de gereserveerde gelden alsnog worden besteed voor het uitvoeren van taken of dat de gereserveerde middelen vrij kunnen vallen. In de tabel hieronder treft u de resultaten aan van de beoordeling of de budgetoverhevelingen en incidentele budgetten 2025 nog nodig zijn. Wij stellen u voor om € 421.000 vrij te laten vallen als algemeen dekkingsmiddel. Financieel overzicht In onderstaand overzicht ziet u een samenvatting van de budgetoverhevelingen. Verder in het hoofdstuk beschrijven we de budgetoverhevelingen nader.

Nr Omschrijving

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via

Budget in 2025

2025

naar 2026

vrijval

1 Brede aanpak dak- en thuisloosheid

Rekening 2020

18.000

2 Project versterking onafhankelijke cliënt ondersteuning

Rekening 2020

48.626

26.253

22.373

3 Budget Corona steunmaatregelen pakket

Rekening 2020

62.010

4 Budget brede aanpak dak- en thuisloosheid (Blokhuismiddelen)

Rekening 2021

25.000

5 Budget Erfgoed

Rekening 2021

3.187

6 Versterken sociale basis ouderen

Rekening 2022

11.000

7 Voorbereiding SWA Doelakkers

Rekening 2022

100.000

8 Overschot SD tbv Hervormingsagenda

Rekening 2023

400.000

Programma 1: Samenlevend

62.010

4.066

6.934

100.000

300.000

70.000

280.000

9 Vestigen rechten van opstal voor sportverenigingen

Rekening 2023

9.103

10 Aanpak ontheemden en gemeentelijk vastgoed

Rekening 2024

350.000

11 Opgravingen Gelderakkers 2

Rekening 2024

5.000

12 Budget faciliteren Stichting Esbeek sport

Rekening 2024

25.000

13 Budget Register externe veiligheidsrisico Programma 2: Belevend

Rekening 2024

10.000

14 Controles project aanpak bewoning recreatieverblijven

Rekening 2017

14.000

15 Programma investeringen 'aanpassingen Holstraat'

Rekening 2017

24.900

16 GVP Projecten 17 Project Omgevingswet

Rekening 2017 Rekening 2019, 2022 en 2023

61.000 258.000

131.000

61.000 127.000

55.000

13.000

42.000

18 Opstellen en actualiseren mobiliteitsbeleid

Rekening 2022 en 2024

19 Project aanpak landbouwverkeer

Rekening 2022

36.000

20 Subsidieregeling Varkenshouderijen

Rekening 2022

80.000

21 Personele kosten gebiedsgerichte aanpak (progr. Ruimtelijke Kwaliteit)

Rekening 2023

22.000

22 Flexwonen (wonen op tijdelijke locaties) 23 Verbetering bouwproces en versterking slagkracht in dossier woningbouw

Rekening 2023 Rekening 2023, 2024 en NJN 2025

129.000 234.000

9.103

10.000

36.000

80.000

67.000

22.000

62.000 200.000

34.000

24 Project Mostaert Esbeek

Rekening 2023

10.000

25 Kaders woningbouw

Rekening 2024

117.000

Rekening 2024 Rekening 2024 en VJN 2025

40.000 264.116

26 Opstellen landbouwvisie 27 Project en uitvoeringskosten LBV en LBV plus

Nr Omschrijving 28 Gebiedsontwikkeling N269 29 Centrumvisie 30 Project Hoge Zij 31 Platform Beeks Buiten

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via Rekening 2024 en begroting 2025 Rekening 2024 en begroting 2025

Budget in 2025 100.000

2025

naar 2026 100.000

vrijval -

85.000

31.000

54.000

Rekening 2024

33.000 15.000

14.000 -

15.000

19.000 -

Rekening 2024 en 2025

32 Verbeteren dienstverlening parkeerschijfzone

VJN 2025

12.000

33 Uitvoeringskosten mobiliteit onderzoek Hilvarenbeek-zuid / N269 Programma 3: Ondernemend 34 Aanlegsteiger Biest-Houtakker

VJN 2025

45.000

Rekening 2024 en begroting 2025

100.000

10.000

90.000

VJN 2025

35.000

22.000

13.000

Rekening 2020

45.000

Rekening 2022 Rekening 2024 en begroting 2025

18.000 10.000

2.000

16.000

10.000

NJN 2025

25.000

Rekening 2019

24.000 60.000

35.000

24.000 25.000

35 Uitvoeringsprogramma Economisch Actieplan (EAP) Programma 4: Dienstverlenend 36 Digitale toegankelijkheid van raads- en commissievergaderingen 37 Opleidingsprogramma van de raad 38 Visie samenwerking met omliggende regio's 39 Verkiezingen Programma 6: Overhead en VPB 40 Digitale Dienstverlening en meldingen openbare ruimte 41 Common Ground ICT infrastructuur

Rekening 2021, 2022 en 2023

45.000

42 Ruimte voor contractbeheer

Rekening 2022

20.000

43 Doorontwikkeling zaaksysteem (digitaal samenwerken)

Rekening 2023

44.000

44 Voorzien in vacatures 45 Project Maptionnaire

Rekening 2023

15.000 60.000

15.000 30.000

30.000

44.870 3.202.812

13.870 512.936

31.000 2.268.390

421.486

46 Vitaler maken van werkplekken Totalen

Rekening 2024 en 2025 Rekening 2019

Nr Omschrijving

3 4

Programma 1: Samenlevend Brede aanpak dak- en thuisloosheid In april vorig jaar heeft het college ingestemd met het Regionaal actieplan dakloosheid ‘Iedereen een (t)huis’ Hart van Brabant. Daarnaast is in april 2024 ook de ETHOS -telling uitgevoerd. Regionaal zijn we druk bezig, in verschillende werkgroepen, met de uitwerking en uitvoering van het regionaal actieplan en de uitkomsten van de ETHOS-telling. De verwachting is dat dit volgend jaar gaat leiden tot concrete acties. Dit budget willen we graag inzetten voor de bekostiging van deze acties. Project versterking onafhankelijke cliënt ondersteuning Meer OCO's scholen. Daarvoor is een investering nodig in de vorm van dit budget. De onafhankelijk cliëntondersteuners (hierna OCO) worden periodiek geschoold en bijgeschoold om hun kennis up to date te houden. Met het versterken van de sociale basis gaat dit ook meer kennis van hen gaan vragen. Dit om inwoners bij te kunnen staan. Daarom is het noodzakelijk dit budget te behouden om de kennis van de OCO’s verder te verbreden en meerdere OCO’s te kunnen scholen. Daarnaast kan het geïnvesteerd worden in de samenwerking tussen de OCO’s en dorpsondersteuners, alle dorpsondersteuners zijn ook OCO en vervullen daarmee twee rollen. Budget Corona steunmaatregelen pakket Dit budget is niet meer nodig voor het doel waar het oorspronkelijk voor bedoeld is.

Budget brede aanpak dak- en thuisloosheid (Blokhuismiddelen) In april vorig jaar heeft het college ingestemd met het Regionaal actieplan dakloosheid ‘Iedereen een (t)huis’ Hart van Brabant. Daarnaast is in april 2024 ook de ETHOS -telling uitgevoerd. Regionaal zijn we druk bezig, in verschillende werkgroepen, met de uitwerking en uitvoering van het regionaal actieplan en de uitkomsten van de ETHOS-telling. De verwachting is dat dit volgend jaar gaat leiden tot concrete acties. Dit budget willen we graag inzetten voor de bekostiging van deze acties. Budget Erfgoed Het restant van dit budget wordt nog gebruikt voor een aantal uitvoeringsmaatregelen vanuit de vastgestelde Erfgoedvisie. Een aantal uitvoeringsaspecten zijn al betaald vanuit dit budget. Voor 2026 staan er nog een aantal uitvoeringsmaatregelen op de rol, zoals de Open Monumentendag, het Erfgoedcafé en de actualisering van de Cultuurhistorische Waardenkaart. Versterken sociale basis ouderen In 2026 wordt er 10% gekort op het GALA budget. Echter is er 1.5 jaar geleden een nota Zicht op een versterkte sociale basis geschreven met daarin verwerkt waar we het GALA budget de komende jaren aan besteden. Het budget wat in 2026 minder wordt, betekent dat we ook organisaties minder toekennen om de activiteiten uit te voeren. Echter zijn er succesvolle initiatieven die wellicht meer budget vragen.

Hierom wordt geadvi seerd betreffend budget over te hevelen. Voorbereiding SWA Doelakkers In 2022 is € 100.000 beschikbaar gesteld als voorbereidingskrediet. Tot op heden is hier geen gebruik van gemaakt. Daarna zijn meerdere budgetten beschikbaar gesteld en tot slot is er eind 2023 een nieuw krediet beschikbaar gesteld voor de Doelakkers met een

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via

Budget in 2025

2025

naar 2026

vrijval

Rekening 2020

18.000

Rekening 2020

48.626

26.253

22.373

Rekening 2020

62.010

Rekening 2021

25.000

Rekening 2021

3.187

Rekening 2022

11.000

6.934

Rekening 2022

100.000

62.010

4.066

100.000

Nr Omschrijving

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via

Budget in 2025

2025

naar 2026

vrijval

Rekening 2023

400.000

100.000

300.000

9 Vestigen rechten van opstal voor sportvereniginge

Rekening 2023

9.103

10 Aanpak ontheemden en gemeentelijk vastgoed Het programma structurele aanpak ontheemden loopt door in 2026. Een deel van het budget is voor de kosten voor locatieontwikkeling en deze worden pas gemaakt na besluitvorming en deze is uitgesteld van begin 2025 naar eind 2025. De aanleiding hiervan zijn de inloopavonden en de gesprekken met de opgerichte stichting duurzaam woongenot Hilvarenbeek. Vandaar dat een deel van dit bedrag overgeheveld wordt naar 2026. Dit bedrag zullen we in de jaarrekening vermelden. 11 Opgravingen Gelderakkers 2 Met amendement A-08 bij de begroting 2024 stelde uw raad hiervoor € 5.000 beschikbaar en met de najaarsnota 2024 is dit budget overgeheveld naar 2025. De archeologische vondsten van Gelderakkers II zijn nog niet beschikbaar gesteld vanwege onderzoek en behandeling van de vondsten. De tentoonstelling van de vondsten kan naar verwachting in 2026 plaatsvinden. Vandaar dat we voorstellen het budget over te hevelen naar 2026, als ook de dekking via de reserve budgetoverhevelingen.

Rekening 2024

350.000

Rekening 2024

5.000

hele nieuwe doorrekening. Bij deze doorrekening is geen rekening gehouden met dit voorbereidingskrediet zodat wij nu voorstellen om dit budget vrij te laten vallen. 8 Overschot SD tbv Hervormingsagenda Projectleider Stevig Lokaal Team. Over te hevelen bedrag zullen we in de jaarrekening vermelden. Van de beschikbare 300K in 2026 is met de voorjaarsnota 2025 knop 25 reeds een bedrag van 100K in 2026 geoormerkt. De kosten voor algemeen programmamanagement kunnen voor de jaren 2025 en 2026 worden ingeschat. Voor de jaren 2027 tot 2030 is het op dit moment niet mogelijk een inschatting te maken. We kunnen nu nog niet overzien welke specifieke activiteiten zullen plaatsvinden na 2026. FTE Rol Kosten 2025 2026 0,8 Programmamanager(s) €163.000 €235.000 2025 vanaf mei = 32 wkn x 32u p/wk (36 wkn – 4 vakantieweken) 2026 = 46 wkn x 32u p/wk (52 weken – 6 vakantieweken) X uurtarief Programmabijeenkomsten: spreker, facilitaire € 10.000 € 10.000 kosten (locatie, eten en drinken) Totale kosten € 173.000 € 245.000 Dekking reserve jaarrekening 2023 €0 € 100.000 Dekking volledig voor 2026 om die volledige jaarschijf zoveel als mogelijk te dekken Totaal € 173.000 € 145.000

9.103 70.000

280.000

5.000

Nr Omschrijving

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via Rekening 2024

Budget in 2025 25.000

2025

naar 2026 25.000

vrijval -

Rekening 2024

10.000

14 Controles project aanpak bewoning recreatieverblijven Ongeacht de koers van het kabinet blijft een vorm van controles nodig (een kabinetsbesluit is alleen bepalend voor het voortzetten van de bestaande insteek of een gewijzigde aanpak). 15 Nog te maken kosten grondoverdracht, naar verwachting begin 2026.

Rekening 2017

14.000

Rekening 2017

24.900

16 Gemeentelijk Verkeersveiligheidsplan

Rekening 2017

61.000

Project Omgevingswet De afgelopen jaren heeft uw gemeenteraad incidentele middelen beschikbaar gesteld voor de implementatie/start van de omgevingswet. Het resterende budget van de afgelopen jaren zetten we in 2025 en de volgende jaren in ter afronding van de implementatie en uitvoering.

Rekening 2019, 2022 en 2023

258.000

131.000

127.000

18 Opstellen en actualiseren mobiliteitsbeleid Het restantbudget van de mobiliteitsplannen 2022 en 2024 willen we gebruiken als dekking voor de nog vast te stellen uitvoeringsagenda mobiliteit. 19 Project aanpak landbouwverkeer Budget volledig handhaven, omdat er nog geen definitieve besluitvorming is over de afwikkeling van landbouwverkeer rond de N269. 20 Subsidieregeling Varkenshouderijen

Rekening 2022 en 2024

55.000

13.000

42.000

Rekening 2022

36.000

Rekening 2022

80.000

21 Personele kosten gebiedsgerichte aanpak (progr. Ruimtelijke Kwaliteit) Deze middelen worden aangewend ter dekking van de kosten die gemaakt worden voor lopende GGA's (Kempenland west o.a.) 22 Flexwonen (wonen op tijdelijke locaties) Na het raadsbesluit om dit project te beëindigen moeten openstaande verplichtingen uit het project nog worden afgesloten. Daarna kunnen we de balans opmaken en bepalen hoeveel er van dit werkbudget resteert en vrijvalt. 23 Verbetering bouwproces en versterking slagkracht in dossier woningbouw Het gehele woningbouwproces wordt doorgelicht van idee tot aan het opleveren van de woning. Het doel is de werkprocessen efficiënter te maken, zodat de woningbouw versneld kan worden. De insteek van aanpak en uitwerking is in 2025 bepaald, uitvoering in 2026. Het resterende budget van € 200.000 wordt ingezet in 2026. Toevoeging is 100K 30K inzet projectleider.

Rekening 2023

22.000

Rekening 2023

129.000

Rekening 2023, 2024 en NJN 2025

234.000

12 Budget faciliteren Stichting Esbeek sport Dit betreft het overgehevelde budget uit 2024. Ook is er in 2025 een budget van 25K beschikbaar. Het eventueel resterende bedrag van 2025 hevelen we over bij de jaarrekening 2025. 13 Budget Register externe veiligheidsrisico

10.000

Programma 2: Belevend

Het restantbudget van de uitvoering van het gemeentelijk verkeersveiligheidsplan willen we inzetten voor het afronden van een aantal maatregelen en voor uitvoeringsmaatregelen van de komende uitvoeringsagenda en daarom overhevelen naar 2026. 17

80.000

67.000

22.000

62.000

200.000

34.000

Nr Omschrijving 24 Project Mostaert Esbeek Dit budget gebruiken we om het initiatief van de Mostaert verder te ondersteunen. Daarom graag overhevelen naar 2026. 25 Kaders woningbouw De gemeenteraad stelde in een eerder stadium budget beschikbaar voor het opstellen van woningbouwbeleid. Een deel daarvan is in 2025 besteed aan de communicatiestrategie voor de beleidsregel Woonvormen. Het voorstel is om het resterende budget over te hevelen naar 2026. Komend jaar zal dit budget gebruikt worden voor het onderzoek naar mogelijke woningbouwlocaties. Het restant van het budget zal worden gebruikt voor de dataregistratie van de woningbouwprogrammering in de woningbouwmonitor. Het budget zal daarnaast worden gebruikt voor het opstellen van het programma Wonen & Volkshuisvesting. De verwachting is dat na deze werkzaamheden het budget in 2026 volledig gebruikt zal zijn. 26 Opstellen landbouwvisie In de omgevingsvisie is in de breedte gekeken naar alle aspecten en invalshoeken. Ook landbouw is daarin meegenomen en inmiddels door de gemeenteraad vastgesteld. Het oorspronkelijke budget voor de landbouwvisie willen we inzetten voor (stimulerings)maatregelen en concrete uitwerkingen voor de transitie landbouw en geheel overhevelen naar 2026.

27 Project en uitvoeringskosten LBV en LBV plus Vanuit de decembercirculaire 2024 respectievelijk meicirculaire 2025 ontvingen we in totaal € 264.000 ter besteding aan de uren die nodig zijn om deelnemers aan de LBV (Landelijke Beëindigingsregeling Veehouderijen) en LBV+ regeling te begeleiden. De begeleiding gebeurd door de inzet van met name RO medewerkers. De begeleiding stopt pas wanneer de ruimtelijke procedures geheel zijn afgerond. De verwachting is dat die ook volgende jaar nog doorlopen of zelfs pas officieel in gang worden gezet, waarvoor ook personele i nzet nodig is. 28 Gebiedsontwikkeling N269 In het project landschapsontwikkeling zijn verschillende aspecten aan de orde. We richten ons nu op de inrichting van het landschapspark. Over de verwerving van de gronden zijn we in gesprek met de grondeigenaar. Budget vooralsnog volledig handhaven/overhevelen naar 2026. 29 Centrumvisie Met de najaarsnota 2024 hevelde uw raad hiervoor een bedrag van € 85.000 over van 2024 naar 2025. In de loop van 2025 hebben de leden van het huidige aanjaagteam besloten om te stoppen met de werkzaamheden. Wij hebben vervolgens in samenspraak met stichting Ondernemend Hilvarenbeek het Uitvoeringsprogramma 2021-2025 geëvalueerd en bezien op welke wijze een aanjaagteam nieuwe stijl kan worden samengesteld.

Daarmee kan de uitvoering van de Centrumvisie 2040 vanaf 2026 wederom voortvarend worden opgepakt. Het bestede budget is gebruikt voor de structurele kosten voor (onderhoud/vervanging van) de couleur lokale (hanging baskets/bloembakken in diverse straten in het centrum).

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via Rekening 2023

Budget in 2025 10.000

2025

naar 2026 10.000

vrijval -

Rekening 2024

117.000

Rekening 2024

40.000

Rekening 2024 en VJN 2025

264.116

Rekening 2024 en begroting 2025

100.000

Rekening 2024 en begroting 2025

85.000

54.000

31.000

Vanwege het tijdelijk wegvallen van het aanjaagteam heeft stichting Ondernemend Hilvarenbeek een lijst van doelbestedingen opgesteld die recht doet aan de ambities uit de

Nr Omschrijving

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via

Budget in 2025

2025

naar 2026

vrijval

Rekening 2024

33.000

14.000

19.000

31 Platform Beeks Buiten Bij de najaarsnota 2024 stelde u € 15.000 beschikbaar ten behoeve van het onderzoeken wat de rol van het platform Beeks Buiten kan zijn. Deze taak is belegd bij de nieuwe medewerker (adviseur transitie landbouw/landelijk gebied). Deze medewerker start pas eind oktober waardoor we verwachten de middelen pas in 2026 nodig te hebben. 32 Verbeteren dienstverlening parkeerschijfzone Eerder stelde de raad € 12.000 beschikbaar voor het verbeteren van de dienstverlening voor parkeerschijfzoneontheffingen. Momenteel is de benodigde capaciteit niet aanwezig bij het Team Informatiemanagement om bij te dragen aan de projectgroep. Deze bijdrage is noodzakelijk om de achterliggende digitale infrastructuur aan te passen, om het proces te verbeteren. Deze capaciteit komt echter wél beschikbaar in kwartaal 4 van 2025 en het project start daarmee eind 2025, waardoor het budget noodzakelijk is in 2026. 33 Uitvoeringskosten mobiliteit onderzoek Hilvarenbeek-zuid / N269 De uitvoeringsagenda mobiliteit is nog niet vastgesteld. In het concept van dit plan willen we huidig gereserveerde middelen over te heven naar 2026. Dit geldt ook voor het beschikbaar gestelde budget in de voorjaarsnota 2025 voor het onderzoek naar de extra ontsluiting Hilvarenbeek Zuid. Programma 3: Ondernemend

Rekening 2024 en 2025

15.000

VJN 2025

12.000

VJN 2025

45.000

34 Aanlegsteiger Biest-Houtakker Met de voorjaarsnota 2023 stelde u € 100.000 beschikbaar voor het herstel of verwijderen van de aanlegsteiger in Biest-Houtakker in 2024. Het budget -en de dekking daarvan via de reserve budgetoverhevelingen- is bij de najaarsnota 2024 overgeheveld naar 2025. Van het beschikbare budget is in 2025 € 10.000 besteed aan onderzoekskosten. De pacht is inmiddels langjarig gevraagd en verkregen. Op dit moment loopt er nog een onderzoek naar vervuiling voordat de nieuwe pachtperiode daadwerkelijk kan starten. Indien er geen grondsanering nodig is dan moet er nog een besluit genomen worden op de vraag om vervanging van de steiger. De kosten van vervanging zijn naar verwachting overigens hoger dan het gereserveerde budget. Ook eventuele saneringskosten komen tlv de gemeente. De verwachting is dat we het restantbedrag van € 90.000 dit jaar niet meer uitgeven en

Rekening 2024 en begroting 2025

100.000

10.000

90.000

Centrumvisie 2040. Daarmee komen de uitvoeringsgelden voor de centrumvisie middels het aanjaagteam (M-02 van 7 november 2024 / begroting 2025) rechtstreeks ten goede aan de versterking en aantrekkelijkheid van het Hilvarenbeekse centrum en het verder uitdragen van het merk ‘Het is hier Echt’. Het resterende budget van € 54.000 willen we in 2026 inzetten als uitvoeringsbudget voor het nieuwe aanjaagteam om met de eerste prioritaire acties/ projecten uit op te stellen uitvoeringsprogramma 2026-2030, te denken valt o.a. aan het opstellen vastgoedmonitor, transformatiekaders, verduurzaming, aanpak leegstand, looproutes dwaalmilieu, terrassenbeleid etc 30 Project Hoge Zij Eerder stelde de raad € 50.000 beschikbaar voor het autovrij maken van de Hoge Zij. Voor de uitwerking blijkt € 19.000 van dit budget niet nodig te zijn. Naast het budget voor het autovrij maken, stelde u ook een krediet € 205.000 beschikbaar voor de herinrichting. Dit traject is inmiddels opgestart in de vorm van onder andere riool- en boomonderzoeken.

Nr Omschrijving stellen dan ook voor het restantbedrag over te hevelen naar 2026, als ook de dekking via de reserve budgetoverhevelingen. 35 Uitvoeringsprogramma Economisch Actieplan (EAP) In de voorjaarsnota 2025 stelde u € 35.000 beschikbaar voor het uitwerken van een uitvoeringsprogramma en het realiseren van enkele kleine acties uit dit programma. Het uitvoeringsprogramma is in nauwe samenwerking met stichting Ondernemend Hilvarenbeek voorbereid. Hierdoor wordt een door de Hilvarenbeekse ondernemers gedragen EAP opgeleverd; door de inzet worden ook advieskosten bespaard. In het najaar van 2025 wordt het EAP afgerond, die we op 29 januari 2026 aan de gemeenteraad voorleggen ter vaststelling. Een deel van het budget is bestemd voor advieskosten in 2025. Het resterende budget zal in 2026 worden ingezet voor uitvoering van kleine acties en maatregelen uit het EAP. De acties komen als gevolg hiervan direct ten goede aan de Hilvarenbeekse ondernemers en de bedrijvigheid. Programma 4: Dienstverlenend 36 Digitale toegankelijkheid van raads- en commissievergaderingen Dit betreft een eventuele ondertiteling van de uitzendingen van raads- en commissievergaderingen. Na installatie van een nieuw AV-systeem en de technische mogelijkheden daarvan kan eventueel uitvoering worden gegeven aan ondertiteling van vergaderingen. Indien nodig zal daarvoor dan budget worden gevraagd.

37 Opleidingsprogramma van de raad Voor komend jaar wordt deze budgetoverheveling benut. Mede afhankelijk van de wensen en behoeften van de raad kan daarna een structureel budget en de hoogte daarvan in beeld worden gebracht.. 38 Visie samenwerking met omliggende regio's RIB 2023-116 Met het opstellen van de uitgangspunten bestuurlijke samenwerking is de visie op bestuurlijke samenwerking in Hilvarenbeek verstevigd binnen regulier werk zonder uitputting gereserveerd budget. Daarom stellen wij voor om dit budget vrij te laten vallen. 39 Verkiezingen In de septembercirculaire 2025 hebben we van het rijk extra middelen ontvangen. Daar bovenop is er jaarlijks een regulier budget beschikbaar voor het organiseren van de verkiezingen. Daardoor is er dit jaar meer geld beschikbaar dan dat we nodig hebben. Van het overschot hevelen we 25.000 over naar 2026. Programma 6: Overhead en VPB 40 Digitale Dienstverlening en meldingen openbare ruimte Meldingen openbare ruimte is geïmplementeerd en loopt. Nieuwe ontwikkelingen op burgerzaken, website toepassingen en wetgeving (toegankelijkheidseisen, gegevensuitwisseling tussen landen, etc) vragen in 2026 om een aantal kleine implementaties van “modules en technieken” die de digitale toegankelijkheid voor inwoners, de samenwerking met externe partners en de efficiency in het team bevorderen.

Het resterende budget willen we in 2026 voor deze digitale dienstverleningstoepassingen inzetten 41 Common Ground ICT infrastructuur

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via

Budget in 2025

2025

naar 2026

vrijval

VJN 2025

35.000

22.000

13.000

Rekening 2020

45.000

Rekening 2022

18.000

Rekening 2024 en begroting 2025

10.000

NJN 2025

25.000

Rekening 2019

24.000

Rekening 2021, 2022 en 2023

60.000

45.000

2.000

16.000

10.000

35.000

25.000

24.000

25.000

Nr Omschrijving Common Ground loopt sinds 2020, maar ontwikkelingen zijn op nationaal niveau vertraagd. In juni 2025 stemden gemeenten tijdens de ALV van de VNG in met een realisatiekoers om de digitale transformatie collectief te versnellen. Dit is een belangrijke stap richting bredere productie inzet van Common Ground ‘producten’. In 2026 zetten we het resterende deel van het budget (2023) in voor de start van de Common Ground transformatie op het onderdeel ‘applicatie koppelingen’. 42 Ruimte voor contractbeheer De accountant heeft onrechtmatigheid op contract beheer vast gesteld in de jaarstukken 2024. Budget wordt hiervoor gebruikt in 2025 met uitloop in 2026. 43 Doorontwikkeling zaaksysteem (digitaal samenwerken) In 2024 is gestart met een meerjaren Equalit programma voor onze werkplek. Dit leidt per eind 2025 en in 2026 tot een wijzigingen in onze werkplek en M365 omgeving. Doorontwikkeling loopt door tot en met 2027. Het resterende deel van dit budget blijft hiervoor noodzakelijk. Bijvoorbeeld voor 2026 pilots op AI assistent op de digitale werkplek. 44 Voorzien in vacatures De overheveling betreft een deel van budget dat bedoeld is voor wervingsstrategie. Het opstellen van de wervingsstrategie is meerjarig, opgestart in 2024 en eindigt in december 2026. Hiervoor is €36.000 beschikbaar.

Beschikbaar

Besteding

Overheveling

Restant =

Via

Budget in 2025

2025

naar 2026

vrijval

Rekening 2022

20.000

Rekening 2023

44.000

Rekening 2023

15.000

Rekening 2024 en 2025

60.000

30.000

Rekening 2019

44.870

13.870

31.000

3.202.812

512.936

2.268.390

421.486

In 2024 is een deel van het budget voor wervingsstrategie ingezet voor vacatures omdat daar de nood het hoogst en meest acuut was en het opstellen van de wervingsstrategie pas in het kwartaal 4 van 2024 is opgestart. Uit het budget voorziening vacatures worden alle activiteiten bekostigd die bijdragen aan het vervullen van vacatures (o.a licentiekosten jobboard, wervingskosten en online jobmarketing campagnes). 45 Project Maptionnaire Maptionaire is een visueel hulpmiddel om in de communicatie over gebiedsontwikkelingen alle ontwikkelingen goed zichtbaar te maken. Het hulpmiddel is bij wijze van experiment een keer ingezet. In 2025 ontbrak het ons opnieuw aan tijd om de inzet van maptionnaire als communicatiemiddel bij gebiedsontwikkelingen structureel in te bedden in de manier van werken. Gezien de verwachte grote hoeveelheid gebiedsontwikkelingen hebben we het instrument in 2026 hard nodig voor de inwonerparticipatie. We hevelen het voor 2025 beschikbare budget van € 30.000 over naar 2026, zodat er in 2026 in totaal € 60.000 (2 x € 30.000) beschikbaar is. Daarmee hebben we dan ook ruimte om ons te laten ondersteunen bij het inbedden in de manier van werken. Het nog gereserveerde budget uit 2024 van € 30.000 kan wel vrijvallen.

46 Vitaler maken van werkplekken Aanpakken commissiekamer: om deze een andere uitstraling (huiselijk, professioneel, energie gevend) en inrichting te geven icm vervangen verlichting (totaalplaatje). Hierj wordt ook de fractiekamer in meegenomen, zodat beide – aan elkaar gerelateerde/ naast elkaar liggende – kamers dezelfde uitstraling krijgen en houden. Totalen

5 Bijlagen 5.1

Memo over de opvolging van de bevindingen managementletter

In het raadsvoorstel bij de jaarrekening over 2024 informeerden wij u over de voorgenomen verbetermaatregelen met betrekking tot het inkoop- en factuurproces. In deze bijlage geven wij u stand van zaken weer over onderstaande verbeter- en aandachtspunten uit de managementletter 2024.

Memo van de Portefeuillehouder Financiën Betreft: Voortgang opvolging bevindingen managementletter 2024 externe accountant Inleiding In januari 2025 heeft de externe accountant een managementletter uitgebracht na de jaarlijkse interim-controle. Hierin zijn bevindingen genoemd die bijdragen aan een betere interne beheersing binnen onze organisatie. Deze bevindingen zijn besproken op ambtelijk niveau (28 januari 2025) en met de auditcommissie (11 februari 2025). Met deze memo informeren wij u over de wijze waarop we structureel opvolging geven aan de bevindingen. Reactie op bevindingen facturenautorisatie en archivering prestatieverklaring Naar aanleiding van de opmerkingen over het inkoopproces zijn we medio 2025 gestart met het actualiseren van het inkoopbeleid. Dit nieuwe inkoopbeleid maakt het proces inzichtelijk en transparant, door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen de inkoop plaats moet vinden. Hierbij is rekening gehouden met: • Meer uniformiteit en samenwerking binnen de GHO-gemeenten. • Verlichting van de lasten voor de gemeente en inschrijvers • Realisatie van maximale economische en maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Dit is gerealiseerd door: • Een overzichtelijk plan van aanpak. • Geactualiseerd inkoopbeleid afgestemd in GHO-verband.

• Geactualiseerde aanbestedingskalender • Een klachtenregeling voor aanbestedingen • Vormgeving van de samenwerking met het inkoopbureau en geoptimaliseerde formats, waardoor het proces efficiënter verloopt (startformulier nieuwe aanbestedingen, inkoopstrategieformulier), controle vindt vooraf plaats voordat de aanbestedingen worden gegund • Uniforme documenten zodat ondernemers weten waar ze aan toe zijn, gebaseerd op de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen diensten (model VNG) en de gemeentelijke inkoopvoorwaarden voor ICT diensten (GIBIT). Beide houden rekening met de belangen van onze gemeente en opdrachtnemers • Aansluiting van het inkoopbeleid bij het Omgevingsprogramma Duurzaam Hilvarenbeek, met meer focus op Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). 22

•

Aanpassing van de drempelbedragen bij aanbestedingen:

Procedure Leveringen en Diensten* Niet Tot € 2.500,00 gereguleerde inkoop Enkelvoudig onderhands € 2.500,00 – € 70.000,00 Meervoudig onderhands € 70.000,00 - Europese drempel Nationaal n.v.t. Europees Vanaf Europees drempelbedrag * Uitzondering op de genoemde Diensten in bovenstaande tabel zijn: 1. 2.

Werken en Concessie-opdrachten Tot € 2.500,00 € 2.500,00 – € 150.000,00 € 150.000,00 - € 3.000.000,00 € 3.000.000,00 - Europese drempel Vanaf Europees drempelbedrag

De Sociale- en andere Specifieke diensten (SAS-diensten) zoals vernoemd onder bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU. Voor deze SASdiensten hanteert de gemeente de bedragen als opgenomen in de aanbestedingswetgeving. Diensten via een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) of broker, zoals de inzet van externe inhuur (Europees) aanbesteed via Flex W estBrabant.

Dit geactualiseerde inkoopbeleid wordt in november 2025 ter goedkeuring voorgelegd aan het college. De implementatie in de organisatie staat gepland voor eind november of begin december 2025. Het is altijd toegestaan om de aanbestedingsprocedure met meer openbaarheid te gebruiken dan wordt voorgeschreven. Afwijking van het beleid blijft een bevoegdheid van het College van Burgemeester en Wethouders, op basis van een afwijkingsvoorstel (collegeadvies). Na vaststelling van het inkoopbeleid en bijhorende kaders bekijken wij intern hoe we het inkoopproces verder kunnen verbeteren. Hierbij betrekken we nadrukkelijk de opmerkingen van de externe accountant. Hieronder volgt het tijdpad dat wordt doorlopen: • Controle op juistheid budgethouders- en mandaatregeling, door medewerker AO/IC (december 2025 / januari 2026). • Schrijven handboek met procesbeschrijvingen en werkinstructies, door Bureau Karel in samenwerking kwartiermaker Goirle (december 2025 / januari 2026) • Inrichten contractbeheer (december 2025 / januari 2026) • Inrichten van een verplichtingenadministratie op basis van drempels die worden genoemd in het nieuwe inkoopbeleid. Om de rechtmatigheid op basis van bestedingsanalyses te toetsen, vermelden we voortaan contractnummers op de facturen. (maart 2026) * Start contractbeheer na invulling vacature Crediteurenadministratie.

We versterken onze financiële beheersing door de verbeterpunten van de externe accountant verder uit te werken en te implementeren: 1. Aanbrengen van een afgedwongen technische functiescheiding tussen de functionaris budgethouder en prestatieverklaarder, zowel in het proces als in het systeem. Hiermee borgen we het 4ogenprincipe (juni 2026) 2. Het structureel archiveren van prestatieverklaringen, inclusief onderliggende documentatie of via een tickbox in het systeem, ter verbetering van consistentie, transparantie en een solide kader voor zorgvuldig financieel beheer. (juni 2026) Tot de invoering van het 4-ogenpricipe vangen we het risico hiervan tijdelijk op met een uitgebreide steekproef op het inkoopproces bij de verbijzonderde interne controle. Daarbij toetsen we onder andere ook of aan iedere inkoop een adequate prestatielevering ten grondslag ligt. Aan het eind van het jaar voeren

we ook een gedetailleerde controle uit op de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Materiele onrechtmatigheden worden hierbij opgenomen in de jaarrekening als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf bedrijfsvoering. Ook delen we deze bevinden en “risicodossiers” met de interne organisatie, conform voorgaand boekjaar. Op basis daarvan nemen we gerichte maatregelen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Reactie op bevindingen Memoriaalboekingen Binnen het proces van memoriaalboekingen is functiescheiding. Hierin zijn de budgethouder, de financieel adviseur en financieel medewerker betrokken. Deze functiescheiding is niet binnen de financiële applicatie geborgd, maar per e-mail. De memoriaalboeking wordt pas doorgevoerd nadat de boeking met een 4ogenprincipe is geaccordeerd. In april 2026 onderzoeken we of deze primaire functiescheiding ook technisch in de financiële applicatie af te dwingen is. Op deze manier wordt een memoriaalboeking pas definitief, al een tweede functionaris binnen de applicatie zijn autorisatie heeft gegeven. Ook onderzoeken we hoe wij kunnen vastleggen welke controlewerkzaamheden worden verricht bij het doorvoeren van een memoriaalboeking, voordat verwerking plaatsvindt. Dit ligt nu niet vast omdat slechts een e-mail met ‘verwerkt’ als documentatie aanwezig is.

Reactie op bevinding: Uitkeringen Bij de controle over boekjaar 2023 bleek dat signalen van het Inlichtingenbureau (IB) over mogelijk onrechtmatige uitkeringen niet waren opgevolgd, wat het risico op foutieve verstrekkingen vergrootte. Voor de ToZo-regeling is opvolging van deze signalen bovendien verplicht. Dit punt in 2025 opgepakt. Alle IB-signalen van de verstrekte Tozo-uitkeringen zijn afgehandeld en gedocumenteerd. Voor elk signaal zijn de bijbehorende werkprocessen en beschikkingen opgesteld en verstuurd Ook overige IB-signalen worden voortaan opgevolgd en gekoppeld aan een werkproces, ondersteund met rapportages of beschikkingen. Daarmee is de opvolging aantoonbaar en transparant. De werkprocessen worden apart vastgelegd. Hilvarenbeek, 4 november 2025 Piet Machielsen | Wethouder Ruimtelijke ontwikkeling, wonen, economie & financiën Vrijthof 10 | 5081 CA Hilvarenbeek Postbus 3 | 5080 AA Hilvarenbeek (013) 505 83 00 | www.hilvarenbeek.nl | @gemeenteHbeek

5.2

Overzicht reserves

We lichten in dit onderdeel de algemene reserves toe. Verloop algemene bedrijfsreserve Reeks Verloop Algemene Bedrijfsreserve x € 1.000 Stand per 01-01 (jaarschijf 2025 cfm jaarrekening 2024)

2025 4.572

Saldo jaarstukken 2024

-338

Geraamde afwaardering grondaankopen Hart van Haghorst

Saldi ná najaarsnota 2025 Raming Stand per 31-12 ná najaarsnota 2025

Ondergrens incidentele weerstandscapaciteit o.b.v. risicoprofiel begroting 2026

2026 4.387

2027 4.628

2028 3.071

2029 2.637

-1.500 153

241

-57

-434

-433

4.387

4.628

3.071

2.637

2.204

775

Reeks 1:

Saldo jaarstukken 2024. Vastgesteld in de raad van 3 juli 2025.

Reeks 2:

De geraamde afwaardering komt voort uit besluitvorming door uw raad aangaande het project Hart v Haghorst.

Reeks 3:

Saldi na verwerking najaarsnota 2025.

Reeks 4:

De ondergrens van de reserve op basis van het risicoprofiel ten tijde van de begroting 2026. Het betreft de weerstandscapaciteit die nodig is om incidentele risico’s op de vangen.

Verloop algemene reserve grondexploitaties, exclusief geraamde winstnemingen Reeks

1 2

Verloop Algemene Reserve Grondexploitaties x € 1.000 Stand per 01-01 (jaarschijf 2025 cfm jaarrekening 2024). Onttrekking in verband met project Hart van Haghorst Dekking lasten ontwikkelingen Raming Stand per 31-12 ná najaarsnota 2025 Ondergrens incidentele weerstandscapaciteit o.b.v. risicoprofiel begroting 2026

2025

2026

2027

2028

2029

1.845

1.825

1.800

1.259

1.215

-503 -20

-25

-38

-44

1.825

1.800

1.259

1.215

1.171

538

Verloop algemene reserve grondexploitaties, inclusief geraamde winstnemingen Reeks

1 2 3

Verloop Algemene Reserve Grondexploitaties x € 1.000 Stand per 01-01 (jaarschijf 2025 cfm jaarrekening 2024). Onttrekking in verband met project Hart van Haghorst Dekking lasten ontwikkelingen Geraamde winstnemingen Raming Stand per 31-12 ná najaarsnota 2025, inclusief geraamde winstnemingen Ondergrens incidentele weerstandscapaciteit o.b.v. risicoprofiel begroting 2026

2025

2026

2027

2028

2029

1.845

3.007

3.296

3.084

3.095

-503 -20

-25

-38

-44

1.182

314

329

3.007

3.296

3.084

3.095

3.065

538

Reeks 1:

De gemeenteraad besloot op 4 juli 2024 het geraamde eindresultaat van de grondexploitatie Hart van Haghorst, die in eerste terechtkomt in de reserve grondexploitaties (GREX), toe te voegen aan de reserve Dekking kapitaallasten. Dit ter dekking van een deel van de kapitaallasten die voortkomen uit de realisatie van Hart van Haghorst.

Reeks 2:

We dekken de kapitaallasten ten laste van de reserve van een aantal ontwikkelingen die nu nog drukken op de algemene dienst, waarvan de verwachting is dat die uiteindelijk onderdeel uitmaken van de grondexploitaties.

Reeks 3:

Met het vaststellen van de jaarstukken 2024, zijn ook de geraamde winsten voor de verschillende grondexploitaties geactualiseerd.

Reeks 4:

De ondergrens van de reserve op basis van het risicoprofiel bij de begroting 2025.

5.3

Overzicht investeringen

In deze paragraaf stellen wij uw raad voor onderstaande investeringskredieten bij te stellen. In de jaarrekening zal op basis van de eindstand op 31 december 2025, de restantkredieten van alle gevoteerde kredieten worden vastgesteld en doorgeschoven naar 2026. We verwachten dat dit nog een substantieel bedrag zal zijn. De mutaties in de najaarsnota 2025 zijn de volgende:

Onderstaande twee kredieten zijn gereed:

Toelichting: 569 (gereed, uitgaven binnen verleend krediet) De uitgaven zijn binnen het krediet gebleven. Dit krediet is gereed gemeld. 368 (gereed, overschrijding van het krediet in 2025, krediet vrijval in 2026) De uitgaven overschrijden in 2025 het krediet, vandaar de kredietverhoging van ca. € 3.000,-. Het nog openstaande krediet van € 70.000,- in 2026 zal vrijvallen. De reconstructie ‘Van de Veldenweg’ is afgerond. Voor dit jaar is er daardoor een kleine overschrijding. Een flink deel van de kosten van het schadeherstel hebben we kunnen verhalen op de veroorzaker waardoor een flink deel van het eerder geraamde budget vrij kan vallen.

Onderstaand krediet is afgesloten:

Toelichting: 411 (overboeking, uitgaven binnen verleend krediet) De 19 zonnepanelen liggen op de werf in opslag. Het krediet wordt afgesloten en de waarde van de zonnepanelen worden overgeboekt naar de onderhoudsbudgetten. Er kan helaas geen bestemming worden gevonden voor het leggen van de zonnepanelen. Enerzijds heeft dat te maken met beperkingen die de gebouwen opleveren (denk hierbij aan draagconstructie of een geschikt dakvlak qua bezonning). Anderzijds zijn deze zonnepanelen niet meer actueel qua opbrengst, oftewel ze zijn verouderd. De zonnepanelen kunnen we later nog inzetten bij vervanging door (weer) schades of vandalisme.

Onderstaande kredieten wijzigen:

Toelichting: 364 en 587 De gemeenteraad heeft voor de vervanging van het milieupark € 410.000 beschikbaar gesteld. In dit bedrag is rekening gehouden met een voertuig voor afvalmanagement. Omdat voor dit voertuig een andere afschrijvingstermijn geldt, wordt hier een separaat investeringsnummer voor aangemaakt. We dekken deze investering (€ 104.000) door het investeringskrediet vervanging milieupark te verla gen met € 150.000. Beide mutaties vallen binnen het product Afval (gesloten exploitatie) in 2025. Krediet 571 heeft betrekking op de vervanging van de John Deere in 2026. Het krediet moet worden verhoogd met € 40.000 omdat geen rekening was gehouden met de te betalen BPM en een stukje BTW . Deze investering is gepland voor begin 2026, vandaar het verzoek om het krediet nu te verhogen. Krediet 573 wordt niet meer in 2025 uitgevoerd, maar doorgeschoven naar 2026. Krediet 498 en 499 worden niet meer in 2025 uitgevoerd, maar doorgeschoven naar 2026. Mutaties in kredieten die onderdeel uitmaken van projecten:

Toelichting: Krediet 469, 452 en 455 worden niet meer in 2025 opgepakt. De laatste inzichten leiden tot het doorschuiven van deze kredieten naar 2027. Er is geen capaciteit om het werk op te pakken. Krediet 468 en 445 maken onderdeel uit van het project “Rijtseweg”. Het restantbedrag van het onderdeel Wegen zal worden doorgeschoven naar 2026. De overschrijding in 2025 op het onderdeel Riolering gaat later teniet door een nog te ontvangen bedrag. Op dit project is door waterschap De Dommel namelijk een subsidie verleend vanuit ”gemeentelijke uitvoeringsagenda’s klimaatadaptatie 2023” van ca. € 218.621,-. Het restantbedrag van dit krediet eind 2025 zal worden overgeheveld naar 2026. Na het opstellen van de eindafrekening van het werk zal daardoor het project in 2026 met een plus eindigen.

5.4

Overzicht mutaties personeel

Op diverse terreinen ontkomen wij er niet aan om externe capaciteit in te huren. Dit kan voortkomen uit een capaciteitstekort door openstaande vacatures of piekbelasting, (langdurige) ziekte of door benodigde specifieke expertise. De kosten maken we inzichtelijk door een onderverdeling te maken conform onderstaande tabel. We brengen alle externe inhuur in beeld onderverdeeld naar de hoofdreden van de inhuur, waarbij gezegd dient te worden dat de scheidslijn niet altijd zo scherp gesteld kan worden. Het betreft de inhuur voor geheel 2025 voor zover die nu bekend. Detacheringen in het samenwerkingsverband met andere gemeenten valt niet onder externe inhuur en blijft hier buiten beeld.

Inhuur: lasten en budgetten Inhuur voor vervanging bij langdurige ziekte

Lasten

Dekking

Structureel budget voor vervanging bij langdurige ziekte:

€ 150.000

Budget door loonkorting ziekte en UWV inkomsten zwangerschapsverlof en ziekte

€ 55.000

Tekort Inhuur voor capaciteit (flexibele inzet (payroll), vacatures en piekbelasting) Dekking vanuit personele budgetten (inhuurbudgetten en vrijgevallen vacatureruimte)

€ 108.000

€ 2.411.000 € 2.123.000

Tekort Inhuur specifieke expertise Dekking vanuit projecten/budgetten voor een specifieke (tijdelijke) taak Tekort Locatiemanagers opvanglocatie de Elshorst / Nieuwe erf Totaal externe inhuur

Onttrekking reserve personeel t.b.v. dekking tekort inhuur VJN2025

Tekort

€ 313.000

€ 288.000 € 1.863.000 € 1.701.000 € 162.000

€ 341.000

€ 4.928.000

€ 4.370.000

€ 558.000 -/- € 305.000

In de voorjaarsnota 2025 verwerkt tekort inhuur

-/- € 150.000

Onttrekking reserve personeel t.b.v. dekking tekort inhuur NJN2025

-/- € 103.000

Tekort inhuur NJN2025

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16329287/1