Memo aan de raad - instelling klankbordgroep en vervolg democratische vernieuwing 300424 DEF

f

Aan de raads- en commissieleden Betreft: Instelling klankbordgroep en vervolg democratische vernieuwing Datum: 30 april 2024 Conform het geamendeerde raadsbesluit, genomen op 14 maart 2024, met zaaknummer 1013664, informeren we u bij deze over de klankbordgroep die als doel heeft om te reflecteren op experimenten van de gemeente die zich richten op democratische vernieuwing. De klankbordgroep is op 30 april bij besluit van het college ingesteld. De klankbordgroep wordt ingesteld tot en met het eerste kwartaal van 2025 en zal naar verwachting vier tot vijf keer bij elkaar komen. De klankbordgroep zal bestaan uit inwoners uit de dorpskernen die niet in gremia functioneren waar vanuit er overleg is met de gemeente in het kader van inwonersbetrokkenheid. Zij staan in dat licht dus iets meer op afstand van de gemeente. Conform de rapportage van Haagse Beek organisatieadvies zetten wij onze structuur in met corporaties en andere organisaties en betrokkenen die een actieve rol hebben in onze samenleving. Via deze organisaties en betrokkenen zullen wij per dorpskern een aantal personen vragen om toe te treden. Waar nodig zullen wij tussentijds besluiten de klankbordgroep uit te breiden met inwoners. Uw raadsfracties vragen wij om met een afgevaardigde toe te treden tot de klankbordgroep. Meld jullie graag uiterlijk 15 mei 2024 bij de griffie via griffie@hilvarenbeek.nl .

Daarnaast treedt de griffier toe tot de klankbordgroep. De gemeentesecretaris en een ambtelijk ondersteuner, een vakinhoudelijk wethouder en de portefeuillehouder nemen tevens deel aan de klankbordgroep. De portefeuillehouder functioneert als voorzitter. De vakinhoudelijk wethouder en ambtelijk ondersteuner worden bepaald van het onderwerp van desbetreffende klankbordgroep. De klankbordgroep bestaat getalsmatig uit meer inwoners dan andere functionarissen. Voorts informeren we u graag conform toezegging over de planning voor het opzetten en evalueren van experimenten in het kader van democratische vernieuwing. In de bijlage treft u de planning aan. Het is onze wens om voor de zomer bijeenkomsten in de dorpskernen te beleggen waar we met inwoners in gesprek gaan over onderwerpen die in experimenten vorm kunnen krijgen. Samen met een bredere uitvraag in de gemeente, vormen deze de input voor de experimenten. Met de raad zouden we graag na de zomer bespreken op welke wijze de experimenten vorm krijgen en welke kaders daar vanuit de raad voor nodig zijn, zodat we daarna met de uitvoering aan de slag kunnen. Graag plannen we ook een aantal reflectiemomenten in om te leren, onder meer met inspiratie vanuit andere gemeenten. Het geheel aan ervaringen wordt door ons gebruikt om aan het begin van het nieuwe jaar nieuwe werkwijzen vast te stellen.

Welke we vervolgens verwerken in een nieuwe participatieverordening. Alleen gezamenlijk, als raad, college, ambtelijke organisatie en onze inwoners kunnen we dit tot traject goed vormgeven. Wij kijken ernaar uit om in deze samenwerking vernieuwing vorm te geven. Bijlage: planning

Namens het college, Evert Weys | portefeuillehouder Veiligheid, bedrijfsvoering, samenwerking & democratische vernieuwing Vrijthof 10 | 5081 CA Hilvarenbeek Postbus 3 | 5080 AA Hilvarenbeek (013) 505 83 00 | www.hilvarenbeek.nl | @gemeenteHbeek

Bijlage: Planning