Accommodatie- en vastgoedbeleid (2 presentatie)
Tekst van het document
Themasessie Accommodatiebeleid Raadsinformatieavond 7 december 2023
Opdrachtgever
Datum
Gemeente Hilvarenbeek
29 november 2023
Referentienummer
Samenstelling
2220384/20231121
René van Ling en Joëlle Wijntjens
Doel van vanavond Informeren over resultaten en proces, delen van verwachtingen en ophalen input op beleidsthema’s om richting te geven aan de uitwerking van beleid. Uw input: 1. Reactie accommodatiebeleid conform input van de stakeholders. 2. Richting en kaders voor verdere uitwerking middels workshop. 3. Vervolgtraject met extra participatiesessies en themasessie raad.
29 november 2023
Agenda 1. Terugblik op het proces 2. Wat is accommodatiebeleid? 3. Enquête onder stakeholders 4. Participatieavond 21 november 5. Workshop op vier thema’s • •
Kwantiteit, kwaliteit en spreiding Organisatie van de gemeente
• •
Realisatie, beheer & onderhoud en exploitatie Financieel kader
6. Vooruitblik vervolgproces 29 november 2023
1. Terugblik op het proces
29 november 2023
Terugblik proces accommodatiebeleid 7 december
Themasessie raad • Terugkoppeling informatieavond • Input ophalen thema’s • Richting geven aan beleid
juli
Start enquête • Inzicht in wat er leeft bij verenigingen/stakeholders. • inzicht in verwachte investeringen
april
Beleidsanalyse • Uitvoerige studie naar staand beleid met relevantie accommodaties
2023
apr
mei
jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
2024
feb
29 juni
Uitkomsten gemeenteraad: • Actief betrekken verenigingen/stakeholders. • Inzicht in wat er leeft bij verenigingen/stakeholders. • De raad informeert naar de financiën. 23 mei
Consultatie stakeholders • Toelichting locatiekaarten • Inzicht in wat er leeft bij verenigingen/stakeholders. • Thema's basisvoorzieningen, functieclustering, multifunctionaliteit. 29 november 2023
21 november
Informatie en participatieavond • Informatie proces delen • Input ophalen thema’s
mrt
apr
mei
2. Wat is accommodatiebeleid?
29 november 2023
Positionering accommodatiebeleid
Proces wordt nu doorlopen om te komen tot accommodatiebeleid en vastgoedbeleid.
29 november 2023
Ingrediënten accommodatiebeleid Inventarisatie: staand beleid onderwijs, jeugd, sociaal, sport, et cetera
A
Rolopvatting gemeente
B
C
D
Inventarisatie (locatiekaarten)
E
Taak en verantwoor delijkheden (eigendom , beheer en exploitatie)
Te vormen accommodatiebeleid
Beleid Plan
Uitvoeringsplan = accommodatieplan = concreet IHP Onderwijs
29 november 2023
SHP Sport
SHP Cultuur
SHP algemeen (o.a. gemeentehuis)
Nevenstaand zijn voorbeelden van concrete plannen en niet uitputtend.
Wanneer dan een accommodatieplan? •
Eerst een accommodatiebeleid optellen
•
Vervolgstap is een of meerdere accommodatieplannen, waarin per accommodatie/veld wordt gekeken naar behoeften/wensen en bijbehorende maatregelen.
Een accommodatieplan is een verdere uitwerking van accommodatiebeleid. Een accommodatieplan bevat concrete maatregelen per accommodatie. Bijvoorbeeld: het vervangen van een dorpshuis in kern X in jaar Y. Het accommodatiebeleid doet alleen beleidsmatige uitspraken die leidend zijn voor de plannen. Een voorbeeld kan zijn dat multifunctioneel ruimtegebruik het uitgangspunt is.
Plan
29 november 2023
Uitvoeringsplan = accommodatieplan = concreet IHP Onderwijs
SHP Sport
SHP Cultuur
SHP algemeen (o.a. gemeentehuis)
Het accommodatiebeleid en vastgoedbeleid geeft antwoord op: •
Of basissporten gedefinieerd worden, sociaal-culturele voorzieningen en bijbehorende basisvoorzieningen waarvoor de gemeente zich verantwoordelijk acht en kwantiteit, kwaliteit en spreiding van de voorzieningen.
•
Wijze van organisatie.
•
Afspraken realisatie en instandhouding
•
Wijze van bekostiging.
Van akkoorden naar concrete plannen Collegeprogramma
Accommodatiebeleid
Plannen en Businesscase
Op hoofdlijnen afspraken in coalitie en verkiezingsbeloftes.
Structuur en proces om afspraken te maken over werkwijzen, beheer/exploitatie van accommodaties, relaties tussen gebruiker-gemeente en derden.
Concrete voorstellen voor invulling functies in kernen, herontwikkelingsvraagstuk ken, portefeuille analyses en verbeteringen.
Visie op Hilvarenbeek, voorstellen voor aanpak, mix tussen visie-doelbeoogd resultaat.
Financiële afspraken, effecten voor subsidiestromen etc. Rol-opvatting gemeente ondersteunend aan maatschappelijke doelen die met vastgoed gerealiseerd worden.
29 november 2023
(behoefte wensen vertalen naar concrete vastgoedvraagstukken) Zoals IHP, SHP sport en cultuur. Vertaalt verder door naar businesscases.
Uitwerking en structuur accommodatiebeleid Visie en toekomstbeeld Sluit aan op de 5 thema’s
• • •
Collegeprogram ma + input akkoorden + visie
Geldend beleid Wettelijke kaders Beleidskaders Huidige voorzieningen (inventarisatie)
Wet + beleid + wat is de huidige situatie in voorzieningen Nieuw
Accommodatiebeleid 4 thema’s
29 november 2023
Sport en bewegen • .. • .. • ..
Onderwijs • .. • .. • ..
Gemeenschapshuizen • .. • .. • ..
4 thema’s: Et cetera • .. • .. • ..
1. Spreiding, kwantiteit en kwaliteit 2. Organisatie van de gemeente 3. Programma, realisatie, beheer en exploitatie 4. Financieel kader
3. Resultaten enquête ‘zomer 2023’
29 november 2023
Enquête stakeholders Op verzoek van raad in themasessie op 29-6-2023. Gevraagd naar: • Wat er leeft bij de verenigingen op vastgoedgebied • •
Investeringen die er gedaan moeten worden Waar in geïnvesteerd moet worden volgens respondenten
•
Of en waarover contact is met de gemeente.
Resultaten enquête: • 43 respondenten (46% van 94 genodigden) •
Veelal gericht op operationele zaken en investeringen die verenigingen nu zelf doen.
•
Enkele zaken die gaan over de rolopvatting van de gemeente en te maken afspraken als gevolg van onduidelijkheid.
29 november 2023
Resultaten enquête Grootste investeringen in accommodaties
Verbouwen om meer maatschappelijke en culturele functies (tegelijk) te kunnen laten plaatsvinden.
Wat leeft er?
The Box aantrekkelijker maken
Onderhoud accommodatie betaalbaar houden
Verduurzamen
Functionaliteit verbeteren
Ontmoeting laagdrempelig en goed bereikbaar. Specifiek ook voor groei ouderen.
Ruimte bieden aan maatschappelijke partijen die nu elders gevestigd zijn en verbetering om geluidsoverlast terug te dringen.
Verbouw en aanbouw kleedkamers en kantines.
Afname leden en/of vrijwilligers
Renovatie en verduurzamen van vastgoed (meermaals).
Rol van de gemeente, inclusief beleid en duidelijke kaders, zowel voor vastgoed als op maatschappelijk gebied.
Samenwerking met andere verenigingen op Roodloop en met andere maatschappelijke partners
Afvalverwerking (ondersteuning voor sportverenigingen)
Groot onderhoud – financiële haalbaarheid en ondersteuning gemeente
Afspraken over huurovereenkomsten en erfpachtrecht
29 november 2023
Enquêteresultaten naar beleid, plan en businesscase Collegeprogramma Kaders, wat politiek (kiezers) wenst met gemeente (richting, wensen en ambities).
Acc. plan Acc. beleid Wie waar verantwoordelijk voor, structuur voor eigendom, onderhoud financiën etc. (structuur voor overheid, geeft houvast in processen)
Enquêteresultaten
Enquêteresultaten • Ontmoeting laagdrempelig en goed bereikbaar. Specifiek ook voor groei ouderen. • The Box aantrekkelijker maken. • Verduurzamen. • Onderhoud betaalbaar houden.
• Afvalverwerking (ondersteuning voor sportverenigingen).
Enquêteresultaten • Verbouwen om meer maatschappelijke en culturele functies (tegelijk) te kunnen plaatsvinden, ruimte bieden aan maatschappelijke partijen die nu elders gevestigd zijn en verbetering om geluidsoverlast terug te dringen. • Verbouw of nieuwbouw kleedkamers en kantine.
• Onderhoud accommodatie betaalbaar houden. • Groot onderhoud – financiële haalbaarheid ondersteuning gemeente. • Proces huurovereenkomst en recht van opstal als frustrerend ervaren. • Samenwerking met andere verenigingen.
29 november 2023
Relaties tussen verschillende culturele accommodaties, prio’s, wat waar investeren etc. Wat van belang in welke kern. (concrete voorstellen)
Plannen en businesscase
Resultaten uit enquête, geordend per beleid of plan.
4. Participatieavond 21 november
29 november 2023
21 november: Participatieavond met stakeholders Wat leeft er? •
Er is behoefte aan richtinggevende kaders vanuit de raad.
•
Willen actieve betrokkenheid bij de beleidsvorming.
•
Bewustwording dat het anders moet: eenduidigheid.
•
Gedeelde visie dat samen gezocht moet worden naar passend beleid.
Openstaande vragen vanuit de stakeholders: •
Welke kaders geeft de Raad mee aan de stakeholders voor verdere uitwerking?
•
Ontvangen de stakeholders de concept beleidsnotitie? En welke invloed hebben zij daarop?
•
Wat gebeurt er als de Raad en de stakeholders uiteenlopende of verschillende opvattingen hebben over het (inhoudelijk) beleid?
29 november 2023
Vier thema’s in accommodatiebeleid volgens stakeholders Kwaliteit kwantiteit en spreiding • Opgehaalde input veelal op basis van huidige situatie. • Geen grote wijzigingen • Leefbaarheid en de sociale functie van sportverenigingen voor (kleine)kernen
29 november 2023
Vier thema’s in accommodatiebeleid volgens stakeholders Organisatie van de gemeente • Algemeen beeld: Hilvarenbeek als accommoderende gemeente • Uitzondering: primair onderwijs, cultuur • Behoefte aan duidelijk en eenduidig beleid
29 november 2023
Vier thema’s in accommodatiebeleid volgens stakeholders Programma, realisatie, beheer en exploitatie • Er is behoefte aan een vast aanspreekpunt bij de gemeente. • Multifunctionaliteit stimuleren van accommodaties en samenwerking belonen. • De gemeente als partner. • De opgehaalde resultaten verschillen per domein. • Bijvoorbeeld: sport & bewegen met name samenwerking, multifunctionaliteit, (financieel) ondersteunen. Terwijl onderwijs juist meer een inhoudelijke denkrichting naar inclusiever aanbod van onderwijs, opvang en zorg/welzijn
29 november 2023
Vier thema’s in accommodatiebeleid volgens stakeholders Financiële kaders • Prioriteiten: sport, cultuur, jongeren en verduurzaming. • Vorm van financiële bijdrage: zowel eenmalige subsidie, als exploitatie subsidie. • Er is behoefte aan meer transparantie in geldstromen.
29 november 2023
De meerderheid van de stakeholders geeft de voorkeur aan: •
De spreiding van de huidige voorziening. Dit vraagt wel om optimalisatie ruimtegebruik, samenwerking en programmering.
•
Een accommoderende gemeente. Dit komt deels overeen met de huidige rol, maar om een accommoderende gemeente te zijn, vraagt dit om verdere professionalisering. Ook kijkend naar de opgehaalde resultaten van de stakeholders.
•
Samenwerking, multifunctionaliteit en heldere afspraken met onderscheid op de domeinen.
•
Transparantie in financiën, heldere kaders voor subsidies en duidelijkheid in prioritering.
Herkent u zich in deze punten? En is dit de richting die u ook verder wilt uitwerken voor beleid?
29 november 2023
5. Workshop: Uw input op 4 thema’s
29 november 2023
Introductie workshop Doel: - ‘Ophalen’ en beeldvorming over thema’s. - Breed denken over rol verenigingen en gemeente.
Uitkomst:
Gedragen beleid waarin begrip is voor gemaakte keuzes, brede thema’s zoals de zelfredzame samenleving en een duidelijke rol voor de gemeente. Vanavond:
Richting geven aan beleid door reactie op uitkomsten participatieavond stakeholders (tot nu toe) én eigen visie te delen ten behoeve van (richtinggevende) kaders voor de verdere uitwerking.
29 november 2023
Thema 1: Kwantiteit, kwaliteit en spreiding Cluster de voorzieningen in de gemeente Hilvarenbeek op schaal: gemeente, cluster dorpen of per dorp. Geef aan welke voorziening u waar verwacht of nodig vindt. Gebruik daarvoor de kaarten met voorzieningen. Geef aan welke kwaliteit u noodzakelijk vindt A = Hoog niveau, technisch ‘state of the art’, zeer duurzaam. B = Netjes onderhouden, gematigd duurzaam, gericht op comfort en functie. C = Geen eisen aan kwaliteit, minimaal onderhoud, niet duurzaam.
Gemeente
Cluster dorpen
Gemeentehuis Kwantiteit:
1
..
.. per
(laag)
29 november 2023
Kwaliteit:
A/B/C
Dorp
Thema 2: Organisatie van de gemeente
Effect organisatie
1
2
4
3
Vastgoedloze gemeente
Minimale gemeente
Accommoderende gemeente
Ondernemende gemeente
Geen eigendom, faciliteren en ondersteunen.
Beperkte rol, focus op wettelijk en minimale behoefte
Gemeente investeert en ontwikkelt, stelt ruimtelijke plannen op. Faciliterend.
Gemeente neemt initiatief, investeert en ontwikkelt, stelt ruimtelijke plannen op.
Ambtelijke organisatie faciliteert andere maatschappelijke partijen in ontwikkeling van voorzieningen (zoals scholen, mfa’s)
Ambtelijke organisatie belast met ontwikkeling essentiële voorzieningen (scholen, zorg en openbare veiligheid)
Ambtelijke organisatie belast met inhoudelijke ontwikkeling voorzieningen (ook niet essentieel). Vraaggestuurd.
Ambtelijke organisatie belast met, verwerving, ontwikkelen en beheren, inhoudelijke ontwikkeling voorzieningen (ook niet essentieel). Proactieve rol
Regiegemeente 29 november 2023
Actieve, ondernemende gemeente
Thema 3: Programma, realisatie, beheer en exploitatie Geef aan welke kansen u ziet in de samenwerking, multifunctioneel gebruik, het beheer of het exploiteren van maatschappelijke accommodaties. Per domein kan dit verschillen. Thema’s: - Samenwerking tussen verenigingen - Functiemix van gebouwen - Knelpunten en kansen - Bezettingsgraad, efficiënt gebruik van gebouwen - Wie verantwoordelijk voor beheer/exploitatie?
29 november 2023
Thema 4: Financiële kaders 1.
2.
3.
Geef aan welke (financiële) thema’s u belangrijk vindt en prioriteer ze van laag (wenselijk) naar hoog (fundamenteel). Geef aan welke vorm u passend vindt (investeringsbijdrage, exploitatiebijdrage etc.) voor allerlei vastgoedvragen. Geef aan wat u vindt over geldstromen voor maatschappelijk vastgoed zoals gebruiksvergoedingen, verkapte subsidies, marktconforme prijzen, kostprijs-dekkende huur.
29 november 2023
Prioriteit (Thema of onderwerp) Plak hier een post-it of schrijf uw toelichting.
1
--Vorm van bijdrage (investering, exploitatie) Plak hier een post-it of schrijf uw toelichting.
2 Geldstromen maatschappelijk vastgoed Plak hier een post-it of schrijf uw toelichting.
3
+++ !!!
Stellingen (1) Stellingen: eens of oneens (nuanceren achteraf) 1.
Geef per stelling aan of u het eens of oneens bent met de stelling.
1.
De gemeente moet veel initiatief tonen in het beheren, exploiteren en stimuleren van gebruik van accommodaties die van belang zijn voor de inwoners van Hilvarenbeek.
2.
U kunt uw mening nuanceren of toelichten middels het plakken van een post-it onderaan deze pagina.
2.
Accommodaties waar de gemeente direct belang bij heeft (eigen gebruik, huur, eigendom) moeten zonder uitzondering duurzame accommodaties zijn. Ter info: duurzame
3.
4.
De stellingen helpen met vormen van beleidsrichtingen. U geeft hier mee aan wat vindt van maatschappelijke accommodaties en de rol van gemeente en vereniging De stellingen zijn strak geformuleerd. Dit is bewust om met u het gesprek aan te gaan.
accommodaties hebben hoog niveau door o.a. energielabel A, gasloos, energieneutraal, circulair e.a. kwalificaties.
3.
Accommodaties waar de gemeente indirect belang bij heeft (gebruik verenigingen, primair door inwoners gerund) moeten zonder uitzondering duurzame accommodaties zijn.
4.
De gemeente moet subsidies verstrekken om accommodaties van maatschappelijk belang, technisch, in stand te houden. Ter info: technisch betekent technische staat van gebouwen.
5.
Iedereen, iedere instelling, iedere partij, moet dezelfde bijdragen in organisatie en ondersteuning en financiën (subsidies) krijgen voor het beheren en exploiteren van zijn accommodaties.
6.
De gemeente moet basissporten aanwijzen die van vitaal belang zijn voor de gezondheid van inwoners en de leefbaarheid van kernen binnen Hilvarenbeek. Zij verkrijgen voorrang in ontwikkeling en subsidies ten opzichte van andere sporten. Ter info: basissporten zijn bijvoorbeeld voetbal, atletiek, tennis.
7. 29 november 2023
De gemeente moet leefbaarheid stimuleren door kleinschalige accommodaties (gemeenschapshuizen) voor zorg, jongerenwerk, kinderopvang in dorpen zelf te realiseren.
Stellingen (2) Stellingen: eens of oneens 1.
Geef per stelling aan of u het eens of oneens bent met de stelling.
8.
De gemeente moet de historische waarde van gebouwen, centra en dorpsgezichten, monumentale status van objecten ten koste van alles behouden en daarin investeren.
2.
U kunt uw mening nuanceren of toelichten middels het plakken van een post-it onderaan deze pagina.
9.
De gemeente moet verenigingen (en ondernemingen) binnen de gemeente helpen met hun duurzaamheidsambities. Ter info: het gaat hier om maatschappelijke ondernemingen,
De stellingen helpen met vormen van beleidsrichtingen. U geeft hier mee aan wat vindt van maatschappelijke accommodaties en de rol van gemeente en vereniging
10. De gemeente moet boven op de wettelijke verplichtingen, middels vastgoed, bijdragen aan de leefbaarheid van dorpen binnen Hilvarenbeek. Ter info: het gaat hier om aanvullende
De stellingen zijn strak geformuleerd. Dit is bewust om met u het gesprek aan te gaan.
12. Gemeente moet alle overeenkomsten (huur, gebruik etc.) voor alle partijen gelijk maken zodat iedere partij gelijke voorwaarden heeft (opgeven bestaande rechten en voorwaarden).
3.
4.
bijvoorbeeld Elckerlyc.
ambities bovenop de wettelijke verplichtingen.
11. De gemeente moet professionele ondersteuning bieden aan verenigingen om hun vastgoed te beheren.
13. Verenigingen en maatschappelijke organisaties moeten bij investeringen en exploitatievraagstukken zelfredzaamheid inbrengen. Ter info: dit wil zeggen dat verenigingen/maatschappelijke organisaties (deels) financieel zelfredzaam zijn.
29 november 2023
6. Vooruitblik vervolgproces
29 november 2023
Zomer 2024
Vooruitblik
Start plannen en businesscases • Concrete invulling investeringsvraagstukken
7 december
Themasessie gemeenteraad • Terugkoppeling informatieavond • Input ophalen thema’s • Richting geven aan beleid juli
Beleidsanalyse • Uitvoerige studie naar staand beleid met relevantie accommodaties
2023
apr
mei
jun
februari
Start enquête • Inzicht in wat er leeft bij verenigingen/stakeholders. • inzicht in verwachte investeringen
april
jul
aug
sep
okt
nov
Voorstel: Participatieavond • Bespreken beleidskaders en effecten met stakeholders
2024
dec
feb
apr
mrt
mei
december 29 juni
Uitkomsten gemeenteraad: • Actief betrekken verenigingen/stakeholders. • Inzicht in wat er leeft bij verenigingen/stakeholders. • De raad informeert naar de financiën.
Terugkoppelen uitkomsten • Delen resultaten participatieavond en themasessie gemeenteraad
maart
Voorstel: Themasessie raad • Vaststellen kaders accommodatiebeleid
23 mei
Consultatie stakeholders • Toelichting locatiekaarten • Inzicht in wat er leeft bij verenigingen/stakeholders. • Thama’s basisvoorzieningen, functieclustering, multifunctionaliteit. 29 november 2023
mei 21 november
Informatie en participatieavond • Informatie proces delen • Input ophalen thema’s
Concept beleid naar college/raad • Ter besluitvorming en vaststelling