19 Jaarstukken 2021 (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 72832

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 16 juni 2022 : 10 mei 2022 : Plenaire commissie van 2 juni 2022 : : Planning en control : Jaarstukken 2021

Voorstel De raad besluit: 1. Het jaarverslag en de jaarrekening van het dienstjaar 2021 vast te stellen; 2. Het totaal positief resultaat op de jaarrekening 2021 van € 324.000 vast te stellen en van dit positieve resultaat: 3. het positieve saldo afdeling Biest over 2021 van € 9.000 te reserveren in de algemene reserve van afdeling Biest; 4. € 322.000 te reserveren in de reserve budgetoverheveling voor taken die we niet in 2021 hebben uitgevoerd maar wel in volgende jaren willen uitvoeren; 5. Het nadeel van € 7.000 wat resteert na de voorgaande beslispunten aan de algemene bedrijfsreserve te onttrekken. Inleiding Hierbij bieden wij u de jaarstukken 2021 aan. Dit bestaat uit het jaarverslag en de jaarrekening over boekjaar 2021. Met de jaarstukken leggen we verantwoording af over de uitvoering van het door u vastgestelde beleid in de programmabegroting 2021 en de goedgekeurde wijzigingen daarop. Argumenten 1.1 In te stemmen met de verantwoording van het college In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de in de programmabegroting 202 1 opgenomen ambities. Tevens legt het college verantwoording af over het gevoerde financieel beleid. Door in te stemmen met de jaarstukken gaat de raad akkoord met de verantwoording van het college over boekjaar 2021. 1.2 De door de raad goedgekeurde stukken moeten uiterlijk 15 juli aan GS en CBS worden toegezonden.

Overschrijding van deze wettelijk vastgelegde termijn kan consequenties hebben voor het toezicht regime en de uitbetaling van de algemene uitkering. 2.1 Het positief onbestemde jaarresultaat maakt onderdeel uit van de jaarrekening 2021 Het positief saldo van de jaarrekening bedraagt € 324.000. Met de volgende beslispunten bestemmen we dit resultaat. Hoe het jaarrekeningresultaat zich verhoudt tot de verwachting bij onze najaarsnota 2021 en wat de belangrijkste financiële afwijkingen zijn leest u onder ‘financiën’ in dit raadsvoorstel. 1

Raad van 16 juni 2022, nr 19.

3.1 De raad is bevoegd om te beslissen over de reservering van het positief saldo afdeling Biest in de algemene reserve van de afdeling Biest. Afdeling Biest maakt onderdeel uit van de gemeentelijke administratie, maar wel met een eigen exploitatie en balans. In bijlage 1 van het boekwerk is de balans van afdeling Biest weergegeven. Het saldo over 2021 van afdeling Biest is een voordeel van € 9.000. Het voorstel is - conform de gebruikelijke werkwijze - om dit bedrag te reserveren in de algemene reserve van afdeling Biest. 4.1 De uitgaven kunnen pas rechtmatig worden gedaan als de raad instemt met deze reservering van de budgetten Een aantal incidentele taken hebben om aanwijsbare redenen niet in 2021 plaatsgevonden. De middelen die hiervoor gebudgetteerd waren hebben we niet (volledig) uitgegeven. We willen deze taken nog wel in volgende jaren uitvoeren. Daarom stellen we voor om € 322.000 aan budget te reserveren in de reserve budgetoverhevelingen voor de verdere uitvoering van deze taken die niet in 2021 hebben plaatsgevonden. In het boekwerk hoofdstuk 3 ‘Overzicht van baten en lasten en de balans met toelichting’ en paragraaf 3.1.3 ‘Budgetoverhevelingen’ hebben we het overzicht met budgetoverhevelingen weergegeven. 5.1 De raad is bevoegd om te beslissen over de bestemming van het resultaat.

Het totaal positief onbestemd resultaat van de jaarrekening 2021 bedraagt € 324.000. Met de voorgaande beslispunten bestemmingen we € 331.000 van dit resultaat. Daardoor resteert een financieel nadelig resultaat van € 7.000. Conform de gebruikelijke werkwijze stellen we voor dit nadeel te onttrekken aan onze algemene bedrijfsreserve. Kanttekeningen 1.1 De controlewerkzaamheden van de accountant zijn nog niet afgerond. De accountant is bezig de controlewerkzaamheden af te ronden. Wij verwachten dat de jaarstukken in de raad van 16 juni vastgesteld kunnen worden met de bijbehorende accountantsverklaring. Doordat de controlewerkzaamheden van de accountant nog afgerond moeten worden kan het voorkomen dat we nog enkele aanpassingen moeten doorvoeren in de jaarstukken naar aanleiding van deze controlewerkzaamheden. Deze aanpassingen nemen we dan mee in het besluitvormingstraject. We voegen eventuele aanpassingen met een addendum toe aan het raadsvoorstel van de jaarstukken. Financiën In november stelde uw raad het begrotingsboekwerk 2021 vast. De verwachting was dat we 2021 zouden afsluiten met een positief resultaat van € 209.000. Met de voorjaarsnota 2021 stelden we de verwachting bij naar een voordeel van € 2.000 en met de najaarsnota 2021 naar € 889.000.

In de najaarsnota kunt u teruglezen dat dit positief resultaat met name veroorzaakt werd door meevallers op de jeugdzorg en de algemene uitkering. Deze meevallers zijn ook al verwerkt in onze meerjarenbegroting. Het uiteindelijke jaarresultaat t.o.v. het begrotingsboekwerk 2021 is uitgekomen op € 1.213.000. De € 889.000 waar we met de najaarsnota 2021 rekening mee hielden hebben we al toegevoegd aan de algemene bedrijfsreserve. In deze jaarstukken resteert daarom een nog te bestemmen resultaat van € 324.000. Het resultaat in deze jaarstukken 2021 Het resultaat van € 324.000 veroorzaakt door de volgende afwijkingen: Korte omschrijving Bedragen x € 1.000,1. Algemene uitkering 2. Omgevingsvergunningen 3. Jeugdzorg 4. Toeristenbelasting

-/-

270 215 116 111

V V V N

I I I I 2

Raad van 16 juni 2022, nr 19.

5. Verrekening loonkosten en overhead 101 V I 6. Vrijval voorziening pensioenen 91 V I 7. Budgetoverhevelingen van 2021 naar volgende jaren 322 V I 8. Precariobelasting 2017 -/1.098 N I 9. Overige afwijkingen 418 V I Totaal 324 V In paragraaf 3.1.2 van de jaarrekening wordt dit resultaat verder gespecificeerd en toegelicht Uitvoering U bent tot en met zondag 22 mei in de gelegenheid om hierover schriftelijke technische vragen in te dienen bij de griffie. Hiervoor gebruikt u het format dat de griffie aan u beschikbaar stelt. Uiterlijk donderdag 26 mei beantwoordt het college deze vragen, zodat u de antwoorden kunt betrekken bij de debatvergadering van 2 juni. De besluitvorming over de jaarstukken vindt plaats in de raad van 16 juni. De jaarstukken worden ook nog besproken in de auditcommissie. Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Advies Auditcommissie Dit voorstel is behandeld in de auditcommissie van 30 mei 2022. De auditcommissie brengt het volgende advies uit: De jaarstukken over 2021 zijn besproken in de auditcommissie op 30 mei 2022. Het advies van de auditcommissie bestaat uit drie afzonderlijke delen. In het eerste deel geeft de auditcommissie haar advies over de jaarstukken en jaarrekening 2021. In het tweede deel geeft de auditcommissie aan welke aandachtspunten zij op basis van de managementletter en het concept-controleverslag de komende periode op zal pakken. Ten slotte staat in het derde deel dat de auditcommissie adviseert om aandacht te besteden aan de verbetering van de technische leesbaarheid en begrijpelijkheid van de jaarrekening De Auditcommissie adviseert als volgt: 1. Advies auditcommissie m.b.t. Jaarstukken en Jaarrekening 2021 De auditcommissie constateert naar aanleiding van het concept controleverslag d.d. 20 mei 2022 dat er geen bijzonderheden of zaken zijn die als abnormaal zijn te kwalificeren, op technisch gebied. De accountant heeft geen controleverschillen geconstateerd die van effect zijn op het al dan niet afgeven van een goedkeurende verklaring. De jaarrekening 2021 is getrouw in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.

Onder de voorwaarde dat de accountant een ondertekende, goedkeurende, controleverklaring afgeeft voorafgaand aan de besluitvorming in de raadsvergadering, adviseert de auditcommissie om de jaarrekening in de vergadering van 16 juni 2022 in de gemeenteraad ter vaststelling voor te leggen.

3

Raad van 16 juni 2022, nr 19.

2. Op te pakken aandachtspunten door de auditcommissie Op basis van de managementletter en het controleverslag denkt de auditcommissie de volgende zaken op te pakken: 1. Behandeling Precario claim In de jaarrekening en ook in het controlerapport wordt de behandeling van de precario claim op diverse plaatsen toegelicht, het college geeft aan om bij de behandeling van de VJN met oplossingen te komen. De auditcommissie adviseert om de raad en/of de auditcommissie in samenhang met de VJN te betrekken bij de wijze waarop de gesignaleerde problemen met het weerstandsvermogen zouden kunnen worden opgelost; 2. Rechtmatigheidsverantwoording Naar het zich nu laat aanzien zal met ingang van boekjaar 2022 de rechtmatigheidsverantwoording niet meer door de accountant worden opgesteld, maar door het college. Eerste stappen hiervoor zijn al gezet, het college heeft hiervoor al een stappenplan/notitie afgegeven. De auditcommissie wordt graag betrokken bij de verdere invoering hiervan. 3. Frauderisicobeheersing / management-override [1] Ten aanzien van de frauderisicobeheersing adviseert de accountant om stappen te zetten ten aanzien van het vergroten van de rol van de gemeenteraad/auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing. Dit kan bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s nader te laten onderzoeken.

Zoals geadviseerd door de accountant pakt de auditcommissie dit punt op. 3. Leesbaarheid De jaarrekening is goed leesbaar en voldoet aan de eisen die daaraan in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden gesteld. Wanneer het college het advies van de auditcommissie niet integraal overneemt, bijvoorbeeld via een eindvoorstel aan de raad, dan wijzen wij de raad erop dat fracties, wanneer die daarover een ander standpunt hebben dan het college, in de raadsvergadering van 16 juni 2022 moties en amendementen kunnen indienen teneinde het college ertoe te bewegen om alsnog uitvoering te geven aan het advies van de auditcommissie. De griffier, Maarten Janus

[1]

Dit risico houdt in dat het management of andere key-functionarissen zich in de unieke positie bevinden dat zij, gezien hun positie binnen de organisatie, vastgestelde procedures of autorisaties kunnen omzeilen of doorbreken.

4

Raad van 16 juni 2022, nr 19.

Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de plenaire commissie op 2 juni 2022. De commissie is van oordeel dat het voorstel als hamerstuk, mits de goedkeurende accountantsverklaring is bijgevoegd, voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. De griffier,

Maarten Janus Eindvoorstel Het college handhaaft de voorstellen genoemd onder de paragraaf “Voorstel”.

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris,

burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) • Jaarstukken 2021

5