16 actualisatie verordeningen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 1014497

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 1 februari 2024 : 19 december 2023 : Samenleving van 18 januari 2024 : 16 : Planning en control : Actualisatie verordeningen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording

Voorstel 1. De financiële verordening 2023 vast te stellen 2. De controleverordening 2023 vast te stellen 3. Het controleprotocol 2023 vast te stellen 4. Het normenkader 2023 vast te stellen Inleiding Aanleiding De gemeente is op grond van de Gemeentewet verplicht diverse verordeningen op te stellen. Deze verordeningen zijn relevant voor de accountantscontrole. Twee verplichte verordeningen hebben directe impact op de financiële rechtmatigheid en de controle daarvan: verordening 212 de financiële verordening en 213 de controleverordening. Het controleprotocol en het bijbehorende normenkader zijn een verdere uitwerking van de controleverordening. Omdat vanaf boekjaar 2023 het College verantwoordelijk is voor de rechtmatigheidsverantwoording moet deze regelgeving geactualiseerd worden op de nieuwe situatie. De accountant controleert uiteindelijk de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Argumenten 1.1 Er zijn enkele artikelen toegevoegd om invulling te geven aan de rechtmatigheidsverantwoording.

Het gaat vooral om artikelen 8 en 9 die toegevoegd zijn waarin een verwijzing wordt gemaakt naar het de controleverordening en het controleprotocol waarin de volgende zaken geregeld moeten worden: - een verantwoordingsgrens en rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording; - Beleid ten aanzien van het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium. Dit zijn criteria die te maken hebben met de rechtmatigheid. En artikel 19 waarin staat opgeschreven dat het College zorgdraagt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Dat het College bij afwijkingen rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. En de raad informeert over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

1

Raad van 1 februari 2024, nr. 16

1.2 Enkele andere onderdelen zijn aangepast aan de praktijk Zo staat opgenomen dat het College aan de raad nota’s aanbiedt aangaande waardering en afschrijving en reserves en voorzieningen. Maar is niet meer opgenomen dat deze iedere vier jaar geactualiseerd moeten worden. In de praktijk blijven dergelijke nota’s langer actueel en is een verplichte aanpassing niet altijd nodig (artikel 10 en 12). Ook is een grens opgenomen wanneer incidentele lasten en baten toegelicht worden. Dit doen we vanaf € 25.000. Dit is al praktijk alleen adviseert de Commissie BBV dit te regelen in de financiële verordening (artikel 3) In artikel 5 lid 5 is opgenomen dat voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voorlegt. Eerder was opgenomen dat bij investeringen groter dan € 3 miljoen het college de raad in het voorstel informeert over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. Gezien de schuldpositie een nadrukkelijk aandachtspunt is stelt college voor de limiet bij te stellen naar € 1 miljoen. Is opgenomen in artikel 6 dat het College de raad informeert over de realisatie van de begroting met de tussentijdse rapportages.

Eerder stond hier nog dat de raad dit iedere periode opnieuw vaststelt. Het informeren gebeurt in ieder geval bij afwijkingen groter dan € 25.000. Tot slot is in artikel 7 nog nader geduid dat: vooruitlopend op de definitieve vaststelling van de jaarrekening door de raad, worden uitgaven die in het volgende jaar gedaan worden ten behoeve van over te hevelen budgetten als rechtmatig beschouwd. Dit is hoe het in de praktijk al werkt omdat het College vaak niet kan wachten op vaststelling van de jaarrekening in juli. 2.1 Er zijn enkele artikelen toegevoegd om invulling te geven aan de rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat om artikel 5 lid 7 en 8 om voor de rechtmatigheidsverantwoording waarin wordt aangegeven dat de accountant voor de controle zoveel als mogelijk gebruik maakt van bestaande onderzoeken, interne beheersing en controles. 2.1 Enkele andere onderdelen zijn aangepast aan de praktijk Zo is aangepast dat de aanwijzing van de accountant niet alleen kan geschieden voor een periode van vier jaar, maar dat er ook verlengingsopties kunnen zijn (artikel 2) Is in artikel 4 lid 2 de rekenkamer eruit gehaald waarmee de accountant periodiek overleg moet hebben. Moet de gecontroleerde jaarrekening uiterlijk 15 juli in plaats van 1 juli aan de raad worden gestuurd.

Dit in navolging ook van de wettelijke termijn van 15 juli wanneer de jaarrekening gestuurd moet worden aan de toezichthouder (artikel 5, lid 4) 3.1 Het controleprotocol geeft concrete invulling aan de accountantscontrole en het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het College. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren 2023 en verder.

2

Raad van 1 februari 2024, nr. 16

3.2 We stellen de verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie voor rechtmatigheid vast op 3% In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Ten aanzien van de rechtmatigheid wordt een rapporteringstolerantie gehanteerd. De moet liggen tussen een bandbreedte van 0% tot 3%. We stellen voor deze grens van 3% te hanteren. De rechtmatigheidsverantwoording is nog nieuw en het is van belang ruimte te bieden voor de nieuwe werkwijze. Een lagere grens betekent in beginsel een toename en diepgang van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden en dus kosten en capaciteit. Als de nieuwe werkwijze is ingebed in de organisatie kan overwogen worden de verantwoordingsgrens te verlagen. 3.3 Er worden een aantal zaken opgesomd die ook in hogere wet- en regelgeving is vastgelegd: Zoals: - Invulling van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik; - Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. - De accountants toets de rechtmatigheidsverantwoording van het College.

De Raad kan immers haar controlerende rol niet goed invullen als de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording niet is gecontroleerd. - Vanaf 2023 rapporteren burgemeester en wethouders over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. 4.1 Het normenkader moet vanaf de controle op boekjaar 2023 vastgesteld worden door de raad. Het normenkader 2023 is de opsomming van regelgeving waaraan de accountant toetst met betrekking tot het rekeningjaar 2023. Financiële beheershandelingen die de gemeente heeft verricht worden hieraan getoetst. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2023 verklaart het college in het kader van de rechtmatigheid of er bij financiële beheershandelingen aan de regelingen uit het normenkader is voldaan. De opgenomen regelingen zijn alleen relevant voor die gedeelten die financiële beheershandelingen betreffen. De inhoud van het normenkader heeft dezelfde inhoudelijke strekking als voorgaande jaren. Tot 2023 mocht het normenkader ter kennisgeving doorgestuurd worden aan de raad en was vaststelling niet nodig. Kanttekeningen N.v.t. Financiën N.v.t. Uitvoering Na vaststelling worden de verordeningen digitaal gepubliceerd. Advies auditcommissie Dit voorstel is behandeld in de vergadering van de auditcommissie van 8 januari 2024.

De auditcommissie brengt het volgende advies uit: De auditcommissie brengt een positief advies uit over voorliggend raadsvoorstel. Vanwege het belang van de grote projecten Hart van Haghorst en SWA De Doelakkers zal de auditcommissie op grond van artikel 4 lid 2 onder b en c van de Verordening op de Auditcommissie gemeente Hilvarenbeek 2022 in haar vergadering op 5 februari 2024 met de accountant in overleg treden ten einde de accountant in zijn controle specifieke aandacht te laten 3

Raad van 1 februari 2024, nr. 16

besteden aan deze grote projecten en de wijze waarop dat terugkomt in het rapport van de accountant. De auditcommissie informeert de raad over de uitkomsten daarvan.

De griffier, Maarten Janus Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de raadscommissie Samenleving op 18 januari 2024. De commissie is van oordeel dat het voorstel als hamerstuk voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. De griffier, Maarten Janus Eindvoorstel Het college handhaaft de voorstellen genoemd onder de paragraaf “Voorstel”.

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester, Frank Jansen

Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) 1. De financiële verordening 2023 2. De controleverordening 2023 3. Het controleprotocol 2023 4. Het normenkader 2023 Ter inzage gelegde stukken N.v.t. burgemeester en wethouders van Hilvarenbeek,

4