15 - Kaders burgerbegroting Gildeweide - experiment democratische vernieuwing NIEUW (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 1022448

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 26 september 2024 : 27 augustus 2024 : Commissie Samenleving van 12 september 2024 : 15 : Ruimte en samenleving : Kaders voor de burgerbegroting Gildeweide – experiment in het kader van democratische vernieuwing

Voorstel 1. Instemmen met de in dit raadsvoorstel toegelichte kaders ten aanzien van het experiment met een burgerbegroting voor Gildeweide, Diessen.

Inleiding In het kader van democratische vernieuwing heeft de raad besloten om experimenten uit te voeren (raadsbesluit dd 14 maart 2024 + memo aan raad klankbordgroep en planning dd 30 april 2024). Er is een klankbordgroep ingesteld om in kaart te brengen welke initiatieven geschikt zijn voor een experiment en om deze initiatieven te beoordelen in het kader van democratische vernieuwing. Initiatiefnemers en omwonenden van de Gildeweide in Diessen hebben aangegeven ideeën te hebben over de inrichting van de Gildeweide. De plannen zijn in afstemming met de buurt en de omgeving gemaakt door de coöperatie Wij-Wel. In de klankbordgroep is besproken dat deze plannen tot uitvoering kunnen komen door het inzetten van een burgerbegroting. Zo willen we experimenteren met deze nieuwe vorm van democratie, hiervan leren en dit zo mogelijk in de toekomst een vervolg geven bij andere initiatieven. We vragen u een besluit te nemen over de kaders die we willen meegeven voor dit initiatief. Onder normale omstandigheden zou dit niet nodig zijn, maar omdat het een experiment betreft in het kader van democratische vernieuwing vragen wij u hier om aan de voorkant uw kaderstellende rol op te pakken en aan te geven wat u als raad belangrijk vindt en waar in dit experiment rekening mee moet worden gehouden.

We monitoren het experiment en bij positieve resultaten verwachten we te zijner tijd aan u algemene kaders ter besluitvorming voor te kunnen leggen. Op deze wijze hoeft u niet steeds opnieuw in te stemmen met kaders of bijvoorbeeld toe te delen budgetten voor individuele initiatieven. Zie hierover ook verder in deze nota. Voor het plan voor de Gildeweide zijn in afstemming met de initiatiefnemers kaders geformuleerd waarbinnen de initiatiefnemers tot voorstellen kunnen komen. We hebben deze opgesplitst in algemene en specifiek voor dit initiatief bedoelde kaders. Gedurende het gehele traject van experimenteren bouwen we aan een set van algemene kaders voor alle bewonersinitiatieven in de toekomst mocht dit een vervolg krijgen. We bezien en evalueren het nut en de noodzaak van waarde van de specifieke kaders voor dit initiatief. De algemene kaders worden zoals eerder aangegeven te zijner tijd ter besluitvorming aan u voorgelegd. Werken vanuit deze algemene 1

Raad van 26 september 2024, nr. 15

kaders zorgt ervoor dat niet ieder nieuw initiatief opnieuw langs de gemeenteraad hoeft voor besluitvorming. De algemene kaders die wij op voorhand al van belang achten – en dus ook van toepassing zijn op dit experiment- staan hieronder toegelicht. In samenspraak met de klankbordgroep, de raad en de initiatiefnemers zullen deze kaders gedurende het traject nader worden aangescherpt.

Algemene kaders: - De initiatiefnemers komen eigenstandig tot voorstellen en geven deze vorm. - De voorstellen komen tot stand in samenspraak met de direct betrokkenen. Ook de minderheidsbelangen zijn gehoord en meegenomen in de voorstellen. - In nauwe samenspraak tussen de initiatiefnemers en de gemeente worden afspraken gemaakt over de uitvoering van de voorstellen en het beheer. Centraal staat daarbij dat er eigenaarschap van de initiatiefnemers wordt verwacht. - De initiatiefnemers maken gebruik van de vakkennis en kunde voor de werkzaamheden die bij de gemeente aanwezig is. De aan te wijzen contactpersoon van de ambtelijke organisatie zorgt ervoor dat dit proces soepel verloopt. - Veiligheid staat te allen tijde voorop bij inrichtingsvoorstellen. - De gemeente houdt te allen tijde toezicht op een veilige en correcte uitvoering van de voorstellen. Specifieke kaders voor dit initiatief: -

-

-

-

Samenspraak komt tot stand met iedereen die belang heeft bij de inrichting van de Gildeweide. Naast de aanwonenden zijn dat ook inwoners die om uiteenlopende redenen gebruik maken van de Gildeweide. Met de voorstellen wordt de leefbaarheid van het plein behouden of vergroot. Met de voorstellen wordt de toegankelijkheid van het plein behouden of vergroot. De eigenheid van de Gildeweide blijft behouden. Hieronder verstaan we onder meer openheid, rust en ruimte voor recreatie en (sporadische) georganiseerde evenementen zoals kermis, sportclubs, Jong Nederland en kindervakantieweek. De voorstellen zijn niet gericht op bedrijvigheid of horeca op en rond de Gildeweide. Vanuit de gemeente is er een bedrag van €45.000 euro beschikbaar voor de uitvoering. De initiatiefnemers kunnen zelf waar mogelijk aanvullende subsidies aanvragen om de voorstellen binnen de kaders verder uit te voeren. De initiatiefnemers kunnen zelf beslissen welke werkzaamheden tot uitvoering worden gebracht. Het door de gemeente beschikbaar gestelde bedrag kan niet worden overschreden. De dekking van het bedrag wordt onder het kopje ‘financiën’ nader toegelicht. Met het oog op de evaluatie van de pilot en het kunnen voldoen aan onze verplichtingen jegens de accountant dienen de initiatiefnemers aan te geven waar ze het geld aan hebben besteed.

Gedurende het traject monitoren we zoals aangegeven zowel de algemene als de specifieke kaders en na afloop van het experiment vindt er een evaluatie plaats. Monitoren en evalueren zal op een lerende manier plaatsvinden. In elke stap stellen we een aan aantal mensen (uit elk gremium een of twee) vragen zoals: Wat heb je anders gedaan? Hoe pakte dat uit? Wat heb je geleerd? Wat ga je de volgende keer

2

Raad van 26 september 2024, nr. 15

anders doen? De eindevaluatie bestaat vervolgens uit de rode draden van deze opgehaalde leerervaringen en een conclusie.

Argumenten 1.1. De voorgestelde kaders zijn afgestemd met de initiatiefnemers en met ambtenaren van de organisatie. We komen graag tot uitvoering van het ingediende plan van Wij-Wel. Door het stellen van deze kaders maken we duidelijk wat wel en niet kan en moedigen we de initiatiefnemers aan om kritisch te kijken naar de eigen plannen en te bezien wat zij wel en niet willen en kunnen realiseren. We bieden vanuit de organisatie ondersteuning door middel van kennis en kunde. Door in deze experimentele fase de kaders aan de voorkant goed af te stemmen met elkaar is er duidelijkheid. 1.2. De ingediende plannen worden breed gedragen door inwoners van Diessen. De initiatiefnemers hebben vanuit een brede inventarisatie bezien wat de wensen zijn van de inwoners van Diessen en omwonenden van de Gildeweide. Hieruit zijn de voorstellen voor investeringen in en rondom de Gildeweide voortgekomen. Als gemeentelijke organisatie willen we deze wensen graag faciliteren en binnen de gestelde kaders tot uitvoering brengen. 1.3. De voorgestelde kaders borgen de eigenheid, toegankelijkheid en veiligheid van het plein. De initiatiefnemers hebben aangegeven graag te investeren in de Gildeweide. Vanwege de publieke functie van de weide borgen we met het stellen van kaders graag de publieke waarde die de weide binnen Diessen heeft.

Het gaat dan om eigenheid, toegankelijkheid en veiligheid als belangrijkste waarden. 1.4. De voorgestelde kaders borgen ruim draagvlak voor de voorstellen die de initiatiefnemers zullen indienen. Niet alle voorstellen uit het ingediende plan kunnen worden gerealiseerd. We moedigen de initiatiefnemers aan om met de gestelde kaders te komen tot prioritering en/of creatieve oplossingen. Dit dient te gebeuren in afstemming met de omwonenden en betrokkenen. Daarmee wordt draagvlak gecreëerd voor de plannen die uiteindelijk tot uitvoering komen. Kanttekeningen 1.1. De gemeente geeft een deel van de zeggenschap over de inrichting van de Gildeweide uit handen. Doel van de experimenten in het kader van democratische vernieuwing is te komen tot nieuwe vormen van samenwerking tussen inwoners en gemeente. In dit geval wordt een kaderstellende rol van de raad gevraagd. Binnen deze kaders kunnen de betrokkenen zelf tot voorstellen komen en deze tot uitvoering brengen. Deze initiatieven, mits ze voldoen aan de gestelde voorwaarden, worden overgenomen. Dit betekent voor u als raad dat u aan de voorkant kaders meegeeft en vervolgens loslaat. Ook college en organisatie dienen in dit proces rolvast te blijven; dit betekent dat zij expertise inzet waar nodig en toetst of men zich aan de kaders houdt. Het initiatief en de daarbij benodigde ruimte blijft zodoende bij de initiatiefnemers liggen.

Wij nemen als gemeente niet over. 1.2. Benutten van deze onderhoudsgelden gaat ten koste van andere initiatieven in de dorpskern Met het budget dat wordt ingezet vindt prioritering plaats voor de dorpskern, hetgeen kan betekenen dat er voor andere initiatieven in de gemeente Hilvarenbeek komend jaar minder budget beschikbaar is.

3

Raad van 26 september 2024, nr. 15

Samenwerking De kaders zijn tot stand gekomen na een bespreking in de klankbordgroep waar de initiatiefnemers, raadsleden, collegeleden en de portefeuillehouder aanwezig waren, alsmede de betrokken ambtenaren van de gemeente. Vervolgens zijn de kaders in nauw overleg m et de initiatiefnemers opgesteld. Financiën Op basis van de wensen van initiatiefnemers, opgehaald door Wij-Wel heeft de gemeente begin 2024 een begroting opgesteld. De begroting van de initiatiefnemers komt uit op een benodigd budget ter hoogte van €90.000. De gemeente kan een bedrag van €45.000 als investering beschikbaar stellen voor het financieel ondersteunen van dit initiatief. Aanvullend is het de bedoeling om via het experiment ook de eigen kracht van de samenleving te stimuleren. We moedigen actief aan dat de initiatiefnemers op zoek gaan naar (creatieve) oplossingen om het plan te kunnen realiseren. Gemeente Hilvarenbeek ziet gelegenheid om 45k, 50% van het benodigde budget, vrij te maken voor experiment Gildeweide. Dit investeringskrediet halen we uit het investeringsbedrag voor bijdragen aan participatie-initiatieven uit de samenleving (Participatie Projecten Openbare Ruimte voorjaarsnota 2018 nummer 57)) Het budget is een investeringskrediet. Hierop schrijven we af. Wat er in de algemene dienst in het budget zit zijn de afschrijvingslasten van die 45k.

Deze lasten zijn al in de begroting verwerkt aangezien het een bestaand investeringskrediet is. Het mag gebruikt worden projecten in de openbare ruimte die tot stand zijn gekomen na weloverwogen participatie van bewoners en gemeente . In totaal bedraagt het participatie-projectenkrediet een investeringsbedrag van € 168.000 voor 2024, bestaande 45.000 voor 2024 en 123.000 vanuit overheveling van eerdere jaren. Na de inzet van 45.000 voor Gildeweide is er nog 123.000 beschikbaar om in andere participatie projecten te investeren. Het heeft onze voorkeur om de beslissingsbevoegdheid over hoe de burgerbegroting wordt uitgegeven bij de initiatiefnemers te leggen. Werkend vanuit vertrouwen en het geven van ruimte is de insteek dat de initiatiefnemers achteraf inzage geven in de uitgaven. Dit voorkomt ook onnodige vertraging in het traject. Op welke wijze en mate dit kan maakt onderdeel uit van dit experiment.

Communicatie In het communicatie proces onderscheiden we twee doelgroepen. We hebben inhoudelijke belanghebbenden en belanghebbenden van het experiment democratische vernieuwing. Bij de eerste groep richten we ons op informeren. Bij de tweede groep richten we ons op actief deelnemen en informeren. 1. Belanghebbenden Gildeweide o Direct omwonenden o Inwoners Diessen/Gemeente o Raads- en commissieleden o College o Organisatie 2. Belanghebbende experiment democratische vernieuwing o Initiatiefnemers 4

Raad van 26 september 2024, nr. 15

o o o o o o o

Klankbordgroep Inwoners/initiatiefnemers gemeente Raad College Direct betrokken medewerkers Organisatie Samenwerkingspartners

We spreken met elkaar aan de voorkant af op welke momenten er wordt gecommuniceerd en op welke wijze. Hierbij houden we ook rekening met de momenten van monitoring en de mijlpalen zoals start en oplevering. De initiatiefnemers en de communicatiemedewerker stemmen dit samen af. De aanpak maakt hierbij onderdeel uit van de communicatiestrategie Dienstverlening. Op deze wijze borgen we de continuïteit van informatieverstrekking. Het eigenaarschap qua communicatie ligt vervolgens hoofdzakelijk bij de initiatiefnemers. Vanzelfsprekend zetten wij onze kennis in waar nodig en gewenst vanuit de initiatiefnemers.

Uitvoering Na een positief besluit wordt gestart met uitvoering en na een startgesprek tussen de adviseurs van de gemeente en initiatiefnemers wordt door initiatiefnemers gestart met uitvoering. burgemeester en wethouders van Hilvarenbeek

Burgemeester Evert Weys

secretaris Frank Jansen

Raadscommissie Het concept-voorstel is oriënterend behandeld in de commissie Samenleving van 12 september 2024. Presidium De voorzitter geeft aan dat het concept-raadsvoorstel nog op kleine punten wordt aangepast. Het presidium heeft in zijn vergadering op 16 september 2024 besloten om het raadsvoorstel, na de oriënterende behandeling in de commissie Samenleving van 12 september, als bespreekstuk op de voorlopige agenda van de raadsvergadering van 26 september 2024 te plaatsen. De griffier, Maarten Janus

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) 1. Informatie aan de raad – voortgang democratische vernieuwing augustus 2024 2. PPT Wij-Wel met wensen en informatie aan klankbordgroep democratische vernieuwing dd 2 juli 2024 3. Begroting Gildeweide Diessen dd. 20 augustus 2024

5